遙距工作合規比以往任何時候都更加重要。 自大流行開始以來，許多公司採取了永久性的遙距優先工作政策，該政策很可能很快成為常態。 事實上，到 2025 年，75% 的人手將每月至少遙距工作五天。
儘管適用於臨時在家工作安排的法律很少，但許多國家/地區已開始製定有關遙距工作的立法。
以下是公司在努力實施合規的遙距優先工作政策時應考慮的一些法律問題。
問題 #1 ：資料合規性（隱私與安全）
資料合規應位於公司優先順序的首位。 在處理敏感資訊（包括客戶資料）時，確保僱員可以取用和使用的資料的私隱和安全至關重要，尤其是在數據跨國傳輸時。 另一個問題是數據何時在國際上傳輸。 貴公司是否遵守通用數據保障條例 (GDPR) 規定？
您可以做什麽
- 定義涵蓋軟體、硬體、資訊和存取控制的隱私與安全政策。
- 讓員工使用虛擬私人網路(VPN) 服務，以確保網路瀏覽安全，特別是對於使用公共 Wi-Fi 的遠端辦公人員。
- 加密機密資料。
- 為每台設備設置兩因素身份驗證。
議題 #2：薪資合規
Payroll compliance is a common challenge companies face when they have remote employees. Companies must understand the employment and labor laws in every country they hire in to ensure they are paying employees in accordance with those laws.
您可以做什麽
檢查每個州或國家關於以下方面的要求：
- 最低工資。最低工資是指雇主依法可以支付給員工的最低薪酬或報酬。 各國的最低工資標準不盡相同，在美國各州之間也有差異。雖然大多數國家都有最低工資標準，但有些國家已經放棄實施官方的最低工資標準。因此，密切關注您所在國家的工資要求至關重要。未遵守這些要求的公司可能會被罰款和訴訟。
- 加班和工時法。儘管 全世界 都有 工作時數 的標準，但不同國家仍有差異。當地的勞動法規定了員工的最長和最短工作時間以及加班時間，公司必須遵守。
- 葉子當地的勞動法制定了自己的帶薪假期計劃。美洲的休假與歐洲或非洲不同， 產假和陪產假也是如此。 掌握這些法規可避免公司面臨法律責任。
- 付款頻率。薪資頻率定義員工應付薪資的頻率（即每週、每兩週、每半月、每月），每個國家都有所不同。 要遵守每個國家的法規並避免合規問題，牢記這一點至關重要。
- 效益。 僱員有權享受其所在國家勞動法規定的某些強制性福利。 儘管每個國家都有基本福利，例如社會安全，但許多其他國家已確定僱主還應提供失業和退休福利。
- 保險。 許多國家強制要求提供醫療保健、退休和失業保險。 這是公司在這些國家聘請僱員時必須牢記的事情。
- 稅收。 一些國家的稅收制度比其他國家更為複雜。 了解這些系統是遵守稅法和法規的關鍵。
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問題 #3: 健康與安全
自從進入「時距」時代以來，保護員工的健康和安全對公司來說變得更加困難。 但是，即使員工不在辦公室實際工作，公司仍然有責任保障他們的健康和安全。
您可以做什麽
- 識別潛在危害並採取措施控制和降低風險。
- 建立報告傷害或事故的系統，並確保工人知道如何使用它。
- 提供健康和安全培訓，並鼓勵僱員採取必要的預防措施。
- Mental health is also important to pay attention to. Employers should ensure employees are taking breaks and rest periods.
問題 #4: 設備
重要的是為僱員配備必要的工具和設備來執行他們的工作。 在某些國家，僱主必須向僱員提供遙距辦公期間發生的費用的報銷或津貼。
您可以做什麽
- 提供僱員在家工作所需的資源。
- 當公司無法提供設備時，必須與員工達成協議，並償還由此產生的任何費用。
- 遵守當地的遙距法律，要求對電力、電話和互聯網服務進行額外補償金。
議題 #5：智慧財產權
除了保護敏感資訊外，公司還應優先保護員工的勞動成果，包括版權、發明和設計。 國際智慧財產權（IP）保護是僱用遙距員工時要考慮的關鍵因素。
您可以做什麽
- 在您的僱員所在的國家註冊 IP。
- 添加保密條款作為僱傭合約的一部份，並確保條款得到澄清和理解。
為避免這些問題，公司應制定並實施正式的遙距工作政策。
遙距工作政策
定義一套規則和指引來規範和管理遙距工作者是極其重要的。
遙距工作政策應包括：
- 公司規則
在家工作並不免除僱員在工作場所適用的條件和政策。 為防止混淆，最好在公司的遙距指引中明確說明這一點。 - 工作期望和僱員績效
圍繞時間表、截止日期、報告和任務定義指引。 解釋您將如何衡量績效和生產力以及對每個角色重要的指標也很重要。 - 資料隱私和知識產品權利條款確保員工簽署保密協議，並了解保護公司資訊的重要性。
- 補償金與福利
澄清僱員有權獲得與工作場所相同的補償金和福利。 另外，請注意是否會有額外的電費或互聯網費用報酬。 - 通訊指引
確保僱員熟悉您的團隊使用的溝通工具。 定義對工時內在線可用性的任何期望，並強調簽到和會議的重要性，以保持與團隊的順暢溝通。
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