遙距工作讓 團隊跨境 合作。 但是 ,溝通對遙距工作來說可能是一個巨大的挑戰。 擁有一流的 名義僱主 (EOR) 和良好的溝通策略,您可以 為您的全球團隊提供互聯 的體驗。
讓我們探索關鍵策略,以改善現今遙距員工的溝通。
為什麼溝通策略對遙距團隊至關重要?
由於許多公司採用混合工作模式和靈活的安排, 遙距工作將在這裡繼續。 向 分散團隊轉型可能使難以建立有意義的聯繫。 Gallup 表示,完全遙距工作的員工比混合或現場員工 更有可能感到孤獨 。 這就是為什麼 有效的團隊溝通對員工士氣和業務成功至關重要的原因。
以下是強有力的溝通策略可以提高遙距團隊績效的一些方法:
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改善社區意識:穩健的 溝通基礎鼓勵合作、建立團隊,以及對公司的整體信任。
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保持員工敬業度: 高達 85% 的員工 表示,當他們定期更新公司新聞和資訊時,他們感到更有動力。 開放的溝通可以讓團隊成員更自在地分享想法和意見。
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提升績效: 在工作中感覺歸屬感的員工在精神上健康 的可能性是 4.4 倍 ,這是他們整體健康和生產力的關鍵。
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促進創新: 工作場所協作激發可以 改善工作質素的新想法。 清晰的溝通可減輕任何不必要的前後溝通和誤解,以保持項目正常運行。
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促進跨文化聯繫: 根據 2025 項全球員工趨勢報告,領導者表示跨地區維持公司文化是建立全球團隊的最大挑戰。 與全球所有員工溝通能力強,包括 1099 名員工 和遙距團隊成員,是打造成功員工隊伍的關鍵。
15 全球團隊遙距工作溝通的最佳做法
大約 14% 的美國員工 完全遙距工作。 而 75% 在家工作 的員工有時會這樣做。 Globally, the World Economic Forum anticipates around 92 million fully remote jobs by 2030. 隨著公司和員工擺脫傳統辦公室設置,調整溝通方法至關重要。
讓我們探索遙距團隊的 15 個通訊策略。
1. 建立集中通訊渠道
建立成功溝通策略的第一步是了解哪些渠道最適合分散的員工。 簡化書面溝通的工具有助團隊成員迅速回應訊息及要求。
Slack、Microsoft Teams 及 Discord 等平台可方便遠程通訊。 例如,使用 Slack 的員工可以即時發送訊息、分享文件,並整合他們的 CRM 和項目管理解決方案,以改善遙距協作。
2. 設定明確的期望並建立規範
開放並設定期望,讓遙距員工清楚了解其角色、職責和僱傭條款。 我們的研究發現, 30% 的員工對為全球公司工作的猶 豫不決,因為他們的稅務和法律考慮並不明確。 清晰的溝通可以解決疑慮,促進問責,並協調組織目標。
概述團隊目標、截止日期和角色,以確保每個人都處於同一頁面。 雖然您的協作計劃可能會根據團隊的需求而改變,但請確保創造一個讓每個人都感到被聽到的環境。
3. 定期報到
每天、每週或甚至每兩週召開團隊會議,討論進度、解決任何特定專案障礙,並讓每個人都知道。
人格在群組設定中各有不同。 有些團隊成員更渴望說話、分享他們面臨的問題,並尋求支援,而其他團隊成員則更保留。
同理心是確保每個人都有機會表達自己的關鍵。 定期安排一對一會議,讓所有類型的個性都更容易開放。
4. 密切關注跨文化的細微差別
如果您跨越國界工作,您有機會擁有一個多元文化的團隊。 國際團隊是任何公司的資產。 務必確認員工的所有文化細微差別。
在跨文化溝通方面的培訓和經驗 可改善員工的協作和績效。 全面的溝通策略有助於防止誤解,確保與優先事項和目標保持一致,提高透明度,建立信任,並建立更具凝聚力的組織文化。
此外,不要忘記考慮不同地區的口頭溝通可能有何不同。 有些文化更直接、更直言不諱,有些則更保守。
5. 考慮當地規範和法律
建立全球團隊時,請密切注意當地的就業法律和規範。 全球領導者表示,就業法律(47%)和稅務法規(47%)是國際聘請的首要障礙。
在許多情況下,您的全球團隊與國內團隊有不同的強制假日。 研究特定國家的權利以保持合規。 如果您不確定從哪裡開始, G-P Gia™ 可以提供幫助。 即時獲得您在 50 個國家及 50 個美國各州最棘手的合規問題的答案。 我們的代理 AI 可以幫助您了解當地就業法律、強制休假和合規情況,以便您可以專注於構建成功的溝通策略。
6. 優先考慮虛擬協作的時間
雖然 非同步通訊工具 非常適合跨團隊協作,但不要完全依賴它們。 69% 的遙距工作者 報告因訊息應用程式等數碼通訊工具而被燒毀。
為您的遙距團隊安排實時虛擬協作。 視像會議工具建立融洽關係,加強團隊成員之間的聯繫。 視像會議讓同事可以互相看到、閱讀肢體語言,並通過簡單的電子郵件進行聯繫。

7. 注意時區
跨時區工作同時實時合作,對遙距團隊而言是一項挑戰。 在安排會議或發送訊息時,請記住時間差異。
經理如何在不安排每日會議的情況下建立協作團隊環境? 密切注意會議節奏。 盡可能安排不需要遙距團隊成員超出正常工作時間的會議。 為每次會議設定特定議程,包括所有團隊的主要優先事項。
8. 定期評估您的流程
反饋對於改善至關重要。 安排定期反饋會議,討論績效、提供和接受建設性批評,並解決任何流程問題。
透明度有助團隊成員了解自己的強項及貴公司的改進領域。
9. 鼓勵建立團隊的體驗
在進行任何工作相關討論時,一律鼓勵團隊成員進行非正式溝通。 這些非正式接觸點在團隊中建立關係、提升士氣,並培養友情意識。 透過組織團隊建設經驗來激發這些對話,例如虛擬破冰、三維遊戲或水冷機活動。
10. 記錄通訊指引並經常更新
創建一個活生生的“如何溝通”劇本,涵蓋何時使用哪些工具、回應時間期望、會議規範、時區禮儀,以及如何處理溝通問題。 指派負責人,新增變更記錄,並檢視團隊輸入的建議。 將本文件儲存在您的知識庫中,以便新入職員工入職。
使用 Gia 為您的全球團隊草擬當地合規的通訊指引文件。
11. 闡述各通訊渠道的目的
多渠道溝通流程僅在每個渠道都有明確目的時才有效。 例如,使用直接訊息來解決緊急問題,並透過電子郵件進行一般更新。 設定每個渠道的回應時間期望,以及不使用的歸檔渠道。 使用關鍵字和標籤進行通訊路由,以便每個團隊成員只看到他們需要的訊息。
12. 確立溝通章程或標準操作程序
使用標準操作程序 (SOP) 創建文件,概述:
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工時
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重疊的窗戶
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可用性訊號
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回應時間期望
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會議節奏和議程
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文件標準
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升級流程和時間表
標準化分佈式團隊的做法,可保持各渠道和時區的溝通效率。
13. 使用視覺溝通方法
嘗試使用視覺內容來了解複雜的想法,包括:
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圖表
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流程
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旅程地圖
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簡短的介紹影片
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工作坊的數碼白板
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持份者敍述簡報軟件
標準化範本,確保一致性,並新增替代文字和標題以方便存取。
14. 鼓勵反饋和對話
提供常規反饋渠道,例如匿名 調查和虛擬辦公時間。 當您根據回饋實施改變時,請與您的團隊分享,以鼓勵未來的討論和問責制。
15. 定義工作流程和共用術語
記錄您團隊的工作流程,包括負責每個步驟的人員,以及所需時間。 創建共享詞彙表,定義您的團隊使用的任何技術術語或縮寫。 此外,將您如何命名檔案、頻道和票券標準化,以便每個人都能輕鬆找到它們。 這將減少錯誤,並幫助新團隊成員快速趕上速度。
遙距團隊通訊方法
讓您的遙距團隊成員透過以下方法保持聯繫:
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協作軟件: 項目管理和文件分享工具讓團隊協作、追蹤進度並集中資源。
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項目管理工具: 這些平台幫助團隊組織任務、設定截止日期和監控項目里程碑。
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即時通訊: 聊天工具允許快速、非正式的對話和解決問題。
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電郵: 電郵對正式通訊及文件而言至關重要。
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視像會議: 視像通話幫助團隊聯繫、討論複雜主題,並透過視像提示更好地理解彼此。
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語音通話: 不需要視像時,語音通話非常適合快速聊天。
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雲端檔案分享: 雲端儲存解決方案讓團隊成員隨時隨地存取、編輯和分享文件。
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錄音: 記錄會議和簡報可讓缺席的團隊成員趕上工作進度,並提供供日後審核的參考。
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一致的流程是全球團隊有效溝通的基石。 我們的人工智能 全球僱傭產品及名義僱主解決方案 透過簽發本地化合約、提供順暢的入職體驗、管理薪資及福利,以及使薪酬與本地合規要求保持一致,幫助您奠定基礎。
您可以使用我們的全球人力資源代理 Gia 起草和審查當地合規的人力資源文件,以優化您的通訊策略,例如:
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僱傭要約函及合約
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入職歡迎信
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終止函
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紀律處分通知
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政策公告及更新
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員工手冊
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內部備忘錄
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促銷字母
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福利登記或變更通知
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健康與安全通訊
Gia 不僅是另一種人力資源工具或通用 AI 模型,它提供更高級別的代理功能和由 G-P 專有數據和驗證來源支持的深入見解,使人力資源組織能夠改變全球人力資源和合規,並推動無與倫比的業務靈活性和生產力。
Nat Natarajan
Chief Operating Officer, G-P
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