15 種策略，加強遙距團隊的溝通

遙距工作讓 團隊跨境 合作。 但是 ，溝通對遙距工作來說可能是一個巨大的挑戰。 擁有一流的 名義僱主 （EOR） 和良好的溝通策略，您可以 為您的全球團隊提供互聯 的體驗。 

讓我們探索關鍵策略，以改善現今遙距員工的溝通。

為什麼溝通策略對遙距團隊至關重要？

由於許多公司採用混合工作模式和靈活的安排， 遙距工作將在這裡繼續。 向 分散團隊轉型可能使難以建立有意義的聯繫。 Gallup 表示，完全遙距工作的員工比混合或現場員工 更有可能感到孤獨 。 這就是為什麼 有效的團隊溝通對員工士氣和業務成功至關重要的原因。

以下是強有力的溝通策略可以提高遙距團隊績效的一些方法：

• 改善社區意識：穩健的 溝通基礎鼓勵合作、建立團隊，以及對公司的整體信任。

• 保持員工敬業度： 高達 85% 的員工 表示，當他們定期更新公司新聞和資訊時，他們感到更有動力。 開放的溝通可以讓團隊成員更自在地分享想法和意見。

• 提升績效： 在工作中感覺歸屬感的員工在精神上健康 的可能性是 4.4 倍 ，這是他們整體健康和生產力的關鍵。

• 促進創新： 工作場所協作激發可以 改善工作質素的新想法。 清晰的溝通可減輕任何不必要的前後溝通和誤解，以保持項目正常運行。

• 促進跨文化聯繫： 根據 2025 項全球員工趨勢報告，領導者表示跨地區維持公司文化是建立全球團隊的最大挑戰。 與全球所有員工溝通能力強，包括 1099 名員工 和遙距團隊成員，是打造成功員工隊伍的關鍵。

15 全球團隊遙距工作溝通的最佳做法

大約 14% 的美國員工 完全遙距工作。 而 75% 在家工作 的員工有時會這樣做。 Globally, the World Economic Forum anticipates around 92 million fully remote jobs by 2030. 隨著公司和員工擺脫傳統辦公室設置，調整溝通方法至關重要。

讓我們探索遙距團隊的 15 個通訊策略。

1. 建立中央通訊渠道

建立成功溝通策略的第一步是了解哪些渠道最適合分散的員工。 簡化書面溝通的工具有助團隊成員迅速回應訊息及要求。

Slack、Microsoft Teams 及 Discord 等平台可方便遠程通訊。 例如，使用 Slack 的員工可以即時發送訊息、分享文件，並整合他們的 CRM 和項目管理解決方案，以改善遙距協作。

2. 設定明確的期望並建立規範

開放並設定期望，讓遙距員工清楚了解其角色、職責和僱傭條款。 我們的研究發現， 30% 的員工對為全球公司工作的猶 豫不決，因為他們的稅務和法律考慮並不明確。 清晰的溝通可以解決疑慮，促進問責，並協調組織目標。 

概述團隊目標、截止日期和角色，以確保每個人都處於同一頁面。 雖然您的協作計劃可能會根據團隊的需求而改變，但請確保創造一個讓每個人都感到被聽到的環境。

3. 定期報到

每天、每週或甚至每兩週召開團隊會議，討論進度、解決任何特定專案障礙，並讓每個人都知道。

人格在群組設定中各有不同。 有些團隊成員更渴望說話、分享他們面臨的問題，並尋求支援，而其他團隊成員則更保留。

同理心是確保每個人都有機會表達自己的關鍵。 定期安排一對一會議，讓所有類型的個性都更容易開放。

4. 密切關注跨文化的細微差別

如果您跨越國界工作，您有機會擁有一個多元文化的團隊。 國際團隊是任何公司的資產。 務必確認員工的所有文化細微差別。

在跨文化溝通方面的培訓和經驗 可改善員工的協作和績效。 全面的溝通策略有助於防止誤解，確保與優先事項和目標保持一致，提高透明度，建立信任，並建立更具凝聚力的組織文化。

此外，不要忘記考慮不同地區的口頭溝通可能有何不同。 有些文化更直接、更直言不諱，有些則更保守。

5. 考慮當地規範和法律

建立全球團隊時，請密切注意當地的就業法律和規範。 全球領導者表示，就業法律（47%）和稅務法規（47%）是國際聘請的首要障礙。

在許多情況下，您的全球團隊與國內團隊有不同的強制假日。 研究特定國家的權利以保持合規。 如果您不確定從哪裡開始， G-P Gia™ 可以提供幫助。 即時獲得您在 50 個國家及 50 個美國各州最棘手的合規問題的答案。 我們的代理 AI 可以幫助您了解當地就業法律、強制休假和合規情況，以便您可以專注於構建成功的溝通策略。

6. 優先考慮虛擬協作的時間

雖然 非同步通訊工具 非常適合跨團隊協作，但不要完全依賴它們。 69% 的遙距工作者 報告因訊息應用程式等數碼通訊工具而被燒毀。

為您的遙距團隊安排實時虛擬協作。 視像會議工具建立融洽關係，加強團隊成員之間的聯繫。 視像會議讓同事可以互相看到、閱讀肢體語言，並通過簡單的電子郵件進行聯繫。

7. 注意時區

跨時區工作同時實時合作，對遙距團隊而言是一項挑戰。 在安排會議或發送訊息時，請記住時間差異。

經理如何在不安排每日會議的情況下建立協作團隊環境？ 密切注意會議節奏。 盡可能安排不需要遙距團隊成員超出正常工作時間的會議。 為每次會議設定特定議程，包括所有團隊的主要優先事項。

8. 定期評估您的流程

反饋對於改善至關重要。 安排定期反饋會議，討論績效、提供和接受建設性批評，並解決任何流程問題。

透明度有助團隊成員了解自己的強項及貴公司的改進領域。

9. 鼓勵建立團隊的體驗

在進行任何工作相關討論時，一律鼓勵團隊成員進行非正式溝通。 這些非正式接觸點在團隊中建立關係、提升士氣，並培養友情意識。 透過組織團隊建設經驗來激發這些對話，例如虛擬破冰、三維遊戲或水冷機活動。 

10. 記錄通訊指引並經常更新

創建一個活生生的“如何溝通”劇本，涵蓋何時使用哪些工具、回應時間期望、會議規範、時區禮儀，以及如何處理溝通問題。 指派負責人，新增變更記錄，並檢視團隊輸入的建議。 將本文件儲存在您的知識庫中，以便新入職員工入職。

使用 Gia 為您的全球團隊草擬當地合規的通訊指引文件。

11. 闡述各通訊渠道的目的

多渠道溝通流程僅在每個渠道都有明確目的時才有效。 例如，使用直接訊息來解決緊急問題，並透過電子郵件進行一般更新。 設定每個渠道的回應時間期望，以及不使用的歸檔渠道。 使用關鍵字和標籤進行通訊路由，以便每個團隊成員只看到他們需要的訊息。

12. 確立溝通章程或標準操作程序

使用標準操作程序 （SOP） 創建文件，概述：

• 工時

• 重疊的窗戶

• 可用性訊號

• 回應時間期望

• 會議節奏和議程

• 文件標準

• 升級流程和時間表

標準化分佈式團隊的做法，可保持各渠道和時區的溝通效率。

13. 使用視覺溝通方法

嘗試使用視覺內容來了解複雜的想法，包括：

• 圖表

• 流程

• 旅程地圖

• 簡短的介紹影片

• 工作坊的數碼白板

• 持份者敍述簡報軟件

標準化範本，確保一致性，並新增替代文字和標題以方便存取。

14. 鼓勵反饋和對話

提供常規反饋渠道，例如匿名 調查和虛擬辦公時間。 當您根據回饋實施改變時，請與您的團隊分享，以鼓勵未來的討論和問責制。 

15. 定義工作流程和共用術語

記錄您團隊的工作流程，包括負責每個步驟的人員，以及所需時間。 創建共享詞彙表，定義您的團隊使用的任何技術術語或縮寫。 此外，將您如何命名檔案、頻道和票券標準化，以便每個人都能輕鬆找到它們。 這將減少錯誤，並幫助新團隊成員快速趕上速度。

遙距團隊通訊方法

讓您的遙距團隊成員透過以下方法保持聯繫： 

• 協作軟件： 項目管理和文件分享工具讓團隊協作、追蹤進度並集中資源。

• 項目管理工具： 這些平台幫助團隊組織任務、設定截止日期和監控項目里程碑。

• 即時通訊： 聊天工具允許快速、非正式的對話和解決問題。

• 電郵： 電郵對正式通訊及文件而言至關重要。

• 視像會議： 視像通話幫助團隊聯繫、討論複雜主題，並透過視像提示更好地理解彼此。

• 語音通話： 不需要視像時，語音通話非常適合快速聊天。

• 雲端檔案分享： 雲端儲存解決方案讓團隊成員隨時隨地存取、編輯和分享文件。

• 錄音： 記錄會議和簡報可讓缺席的團隊成員趕上工作進度，並提供供日後審核的參考。

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一致的流程是全球團隊有效溝通的基石。 我們的人工智能 全球僱傭產品及名義僱主解決方案 透過簽發本地化合約、提供順暢的入職體驗、管理薪資及福利，以及使薪酬與本地合規要求保持一致，幫助您奠定基礎。 

您可以使用我們的全球人力資源代理 Gia 起草和審查當地合規的人力資源文件，以優化您的通訊策略，例如：

• 僱傭要約函及合約

• 入職歡迎信

• 終止函

• 紀律處分通知

• 政策公告及更新

• 員工手冊

• 內部備忘錄

• 促銷字母

• 福利登記或變更通知

• 健康與安全通訊

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