Ci sono molte ragioni per cui espandersi globalmente in Germania può essere una mossa intelligente. La Germania rappresenta un quinto del PIL totale dell’Unione Europea ed è la patria del più grande mercato di consumatori dell’UE. Se ti interessa assumere personale per una nuova succursale o società controllata in Germania, o se sei solo interessato ad assumere qualche dipendente da remoto tedesco, dovrai dedicare del tempo a studiare le pratiche di assunzione e i requisiti legali tedeschi. I nostri suggerimenti ti aiuteranno ad assumere in Germania.
Cose da sapere prima di assumere personale in Germania
Prima di iniziare a cercare personale in Germania, devi studiare il diritto del lavoro tedesco. Ecco alcune cose fondamentali da prendere in considerazione.
1. Leggi in materia di remunerazione
In passato, la Germania consentiva ai gruppi privati e ai sindacati di imporre minimi salariali ma nel 2014 il governo tedesco ha fissato il primo minimo salariale della sua storia con la Mindestlohngesetz, ovvero la Legge sul minimo salariale. Il salario minimo federale è attualmente di €9.35 all'ora e tale importo è destinato ad aumentare in piccoli incrementi fino a €10.45 all'ora in luglioi 2022.
Sebbene esista una legge che limita la quantità di straordinari alla settimana consentiti a un dipendente tedesco, non c’è una legge che specifichi il pagamento degli straordinari. Ciò significa che i datori di lavoro devono stabilire quanto pagheranno ai loro dipendenti per gli straordinari e includerlo nei contratti di assunzione. Un’altra cosa a discrezione dei datori di lavoro sono i bonus. La tredicesima non è obbligatoria per legge, ma alcuni datori di lavoro scelgono di dare ai dipendenti un premio annuo.
2. Ore di lavoro e congedi obbligatori
La settimana lavorativa in Germania è influenzata da requisiti di legge specifici. La settimana lavorativa non può superare le 48 ore a settimana (6 giornate lavorative/settimana) e le giornate lavorative non possono superare le otto ore. Il pagamento degli straordinari ha un tetto di 12 ore alla settimana. La maggior parte dei tedeschi lavora 40 ore alla settimana o meno. I tedeschi hanno diritto a nove giorni di ferie per festività durante l’anno solare. Ogni Land tedesco può prevedere festività proprie.
I dipendenti hanno anche diritto alle ferie retribuite e al congedo per malattia. La Bundesurlaubsgesetz, la legge federale sulle ferie, stabilisce che i dipendenti devono godere di 20 giorni di ferie o 24 giorni se lavorano sei giorni alla settimana invece di cinque. La maggior parte dei datori di lavoro offrono un numero maggiore di giorni di ferie di quelli previsti per legge. I dipendenti devono usare le ferie nell’anno di calendario e non possono accumulare ferie non godute, salvo alcune eccezioni. L’accumulo è concesso solo per ragioni operative e solo con il consenso del datore di lavoro. Quando i dipendenti si ammalano, hanno diritto per legge a sei settimane di congedo retribuito all’anno dietro presentazione di certificato medico. Dopo questo periodo di tempo, i dipendenti possono ricevere la remunerazione attraverso la loro assicurazione medica.
3. PAYE e previdenza sociale
La Germania adotta il modello di ritenuta alla fonte (Pay As You Earn, PAYE) che chiede ai datori di lavoro di calcolare e dedurre le trattenute necessarie dalle buste paga dei dipendenti. Sono incluse le imposte sul reddito, la cui aliquota sarà diversa per ciascun dipendente, insieme a quattro tipi di assicurazione che formano il sistema di previdenza sociale tedesco. Questi contributi assicurativi seguono determinate percentuali con un tetto specificato.
L’assicurazione pensionistica e l’assicurazione medica sono le due assicurazioni principali pagate dai dipendenti. I datori di lavoro versano un importo pari ai contributi versati dai dipendenti. Lo stesso vale per l’assicurazione di disoccupazione e l’assicurazione ospedaliera che costituiscono una percentuale molto minore dei contributi di previdenza sociale. I datori di lavoro hanno un quinto tipo di assicurazione a cui contribuire, che i dipendenti non pagano: assicurazione contro gli incidenti. In definitiva, i datori di lavoro versano contributi alla previdenza sociale per un importo pari a circa il20.7% del salario di un dipendente.
4. Requisiti di licenza AUG
I datori di lavoro che vogliono collaborare con un’organizzazione di lavoro professionale (PEO) devono conoscere anche i requisiti di licenza Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AUG) specificati nella Legge sulle agenzie di lavoro temporaneo. Le norme aggiornate nel 2017 stabiliscono che i dipendenti distaccati diventano automaticamente dipendenti dell’azienda di destinazione dopo 18 mesi di lavoro sui progetti. Per evitare questa situazione, l’azienda che funge da datore di lavoro deve possedere una licenza AUG e deve soddisfare i requisiti per mantenere il dipendente sul suo libro paga.
Ciò significa che, per le aziende che desiderano collaborare con un Employer of Record (EOR) globale per lavorare in Germania, è fondamentale restringere la ricerca alle società pienamente conformi ai requisiti di licenza AUG. Globalization Partners possiede le licenze e l’esperienza per garantire che i dipendenti non si ritrovino inavvertitamente a essere tuoi impiegati e non più nostri, obbligandoti di colpo ad aprire un’entità commerciale legale in Germania.
Il costo dell’assunzione di un dipendente in Germania
Ogniqualvolta assumi nuovi dipendenti, è importante prendere in considerazione i costi. Il processo di assunzione all’estero normalmente implica costi maggiori rispetto ad assumere nel proprio Paese. Secondo uno studio, il costo medio delle assunzioni di lavoratori specializzati in Germania è di 4.700 EUR o più di otto settimane di paga. Questo numero potrebbe crescere facilmente per un’azienda che si espanda in Germania per la prima volta, salvo che si lavori con un Employer of Record. Tra i costi da preventivare ci sono:
- Servizi fiscali e legali: la Germania è un Paese eccellente in cui espandersi a causa delle opportunità economiche, ma non per la facilità di fare affari. In Germania vigono leggi severe per le quali costituire un’impresa e gestire le imposte e il libro paga diventa un processo complicato e lunghissimo. Ne consegue che devi contrattare esperti locali in materia di tasse e diritto del lavoro che possono garantirti la conformità legale del tuo processo di assunzione e impiego.
- Registrazione aziendale: per avere una presenza commerciale legale in Germania, dovrai pagare le spese di registrazione necessarie per stabilire la tua attività.
- Annuncio di lavoro: la pubblicità dell’apertura di lavoro può anche aumentare i costi, sia che pubblichi un annuncio su un giornale o che pubblichi online. In questo caso, la buona notizia è che in Germania ci sono alcuni portali del lavoro che ti consentiranno di pubblicare inserzioni gratuitamente.
- Agenzia di assunzione: lavorare con un’agenzia di assunzione locale in Germania può aiutarti a identificare i migliori candidati più rapidamente e semplicemente che se gestissi il processo da solo. Naturalmente, avvalersi di un’agenzia di ricerca del personale accrescerà i costi di assunzione.
- Comitato per le assunzioni: se scegli di creare un comitato interno per le assunzioni invece di collaborare con un’agenzia, anche qui avrai dei costi. Le ore di lavoro che la commissione per le assunzioni dedica a produrre e pubblicare inserzioni, condurre colloqui e altro, tutto si somma ai costi totali di assunzione.
- Costi di viaggio: espandere la tua attività e assumere nuovi dipendenti in Germania può anche comportare alcune spese di viaggio, specialmente se desideri condurre colloqui di persona o se hai intenzione di costituire una filiale o una società sussidiaria ufficiale della tua attività.
- Servizi di traduzione: potresti anche dover assumere un traduttore per aiutarti a compilare documenti legali o comunicare con i candidati.
- Controlli legali: spetta ai datori di lavoro assicurarsi di assumere solo persone che hanno il diritto legale di lavorare in Germania. Ciò significa che devi controllare la cittadinanza o il visto di lavoro di un candidato. Potresti anche dover pagare terze parti perché effettuino gli accertamenti dei precedenti. Tuttavia, ricorda che la legge tedesca limita gli accertamenti dei precedenti e le indagini di tipo personale alle informazioni direttamente rilevanti per il lavoro.
Di cosa necessita un’azienda per assumere dipendenti in Germania?
Prima di iniziare ad assumere qualcuno in Germania, devi porre in essere alcune cose di base. Puoi evitarlo lavorando con un Employer of Record che di sicuro avrà già un’entità commerciale legalmente riconosciuta nel Paese e può operare come Employer of Record per i tuoi dipendenti tedeschi. Senza un Employer of Record, avrai bisogno di:
- Entità commerciale legale: prima di poter assumere dipendenti, è necessaria un’entità commerciale legale in Germania. Per la maggior parte delle aziende estere, le due opzioni principali sono costituire una società controllata o una succursale. Una società controllata è più indipendente mentre una succursale è legata più strettamente alla società madre.
- Registrazioni fiscali e previdenziali: stabilire se stessi come azienda comporterà anche l’ottenimento di un numero di datore di lavoro in modo da potersi registrare presso le autorità previdenziali e fiscali del Paese. È un processo che può metterci qualche settimana, quindi assicurati di cominciare al più presto per essere pronto a impostare il libro paga per i nuovi dipendenti.
- Conto bancario tedesco: aprire un conto bancario in Germania non è tecnicamente un requisito, ma è una mossa intelligente poiché semplifica le cose e offre al governo un luogo in cui inviare eventuali rimborsi a cui potresti avere diritto.
- Licenze o permessi: a seconda del settore in cui ti trovi, potresti anche dover ottenere licenze o permessi specializzati che ti consentano di assumere dipendenti e gestire la tua attività legalmente.
Passaggi per le assunzioni in Germania
Come abbiamo visto, devi completare diverse attività prima di avviare il processo di assunzione. Una volta pronto per iniziare ad assumere, devi effettuare alcuni passaggi per trovare nuovi dipendenti e inserirli nel tuo team. Ecco i passaggi fondamentali su come assumere in Germania.
1. Inserzionare il posto di lavoro disponibile
Creare un’inserzione per ogni posizione aperta. Assicurati di far sapere ai candidati quali sono le qualità e qualifiche che cerchi e fornisci tutte le informazioni possibili sulle loro mansioni senza esagerare con i dettagli.
Devi anche comunicare alle persone alla ricerca di un lavoro se stai assumendo dipendenti da remoto in Germania o se il lavoro sarà in un ufficio. Se sei interessato ad assumere persone che parlano tedesco e non devono necessariamente parlare bene la lingua madre della tua azienda, assicurati di pubblicare l’inserzione in tedesco. Ciò potrebbe significare contrattare dei servizi di traduzione per garantire di tradurre efficacemente l’inserzione in tedesco prima di pubblicarla.
2. Trovare i candidati più qualificati
Dopo aver ricevuto le candidature delle persone alla ricerca di un lavoro, puoi cominciare a valutare le loro credenziali e determinare quali candidati siano probabilmente i più adatti. Restringere la lista dei candidati prima di cominciare i colloqui ti aiuterà a concentrarti più efficientemente sui candidati ideali.
Anche qui potresti avere bisogno dell’aiuto di un traduttore se le candidature sono in tedesco. Se sei abituato a visionare curriculum brevi, preparati a ricevere dai candidati tedeschi curriculum vitae (CV) più dettagliati che non trascurano nulla o quasi nulla della loro educazione ed esperienza professionale.
3. Condurre i colloqui
Ora devi contattare i candidati migliori per programmare i colloqui. Se stai assumendo dipendenti da remoto, sarebbe meglio condurre i colloqui online o al telefono. Tieni conto della differenza oraria, se pertinente. La Germania rientra nell’Orario standard dell’Europa Centrale per cui, se il tuo ufficio è situato nell’Orario Standard Orientale degli Stati Uniti, per esempio, dovrai programmare i colloqui alla mattina che corrisponde al tardo pomeriggio per i candidati in Germania.
In tutti i colloqui, virtuali o di persona, stai attento a non violare i diritti alla riservatezza dei candidati o a non fare domande che potrebbero essere considerate discriminatorie poiché il governo tedesco prende questi temi molto sul serio. Sono considerate discriminatorie domande sulla pianificazione familiare, l’appartenenza politica, le confessioni religiose e altri argomenti personali non direttamente legati al lavoro.
4. Inviare i contratti ai candidati migliori
Una volta deciso chi vuoi che si unisca al tuo team, presenta un’offerta di lavoro formale e redigi una bozza di contratto da far leggere al candidato. Questo è un passaggio chiave nelle pratiche di assunzione in Germania dal momento che i contratti di assunzione sono obbligatori.
Il contratto deve concentrarsi su aspetti dell’assunzione che non siano già previsti per legge. Per esempio, quali sono le tue politiche in materia di straordinari e se offri giorni liberi o altri benefit che eccedono i requisiti minimi. Devi anche dichiarare chiaramente cosa ti aspetti che faccia un dipendente nel suo ruolo e come funziona un eventuale licenziamento.
5. Inserire il neoassunto
Ora puoi inserire in azienda i neoassunti, chiedendo loro di compilare tutti i documenti necessari per definire le trattenute per le ritenute alla fonte. Inoltre, ci saranno i documenti interni riguardanti i neoassunti e l’eventuale formazione che devono completare prima di iniziare il nuovo lavoro.
Se lavori con un Employer of Record come Globalization Partners, una volta selezionati i neoassunti puoi passare le redini e consentire all’organizzazione di lavoro professionale (PEO) di occuparsi dell’inserimento in azienda e di tutte le altre questioni di libro paga, Risorse Umane e conformità.
Inizia ad assumere dipendenti in Germania con l’aiuto di Globalization Partners
Se vuoi cominciare subito ad assumere dipendenti in Germania, valuta la possibilità di collaborare con un Employer of Record globale. Globalization Partners può fungere da Employer of Record per i tuoi dipendenti tedeschi, gestendo tutti gli aspetti tecnici di libro paga, benefit e tasse così tu puoi concentrarti sul funzionamento della tua azienda. I tuoi dipendenti tedeschi lavorano per te, mentre noi assicuriamo che la loro assunzione sia conforme alla legge. Richiedi una proposta per saperne di più su come Globalization Partners può aiutarti con la tua espansione globale.
