La Malesia è un Paese del Sud-Est asiatico suddiviso in due aree geografiche, la Malesia orientale e la Malesia occidentale, separate da 640 chilometri del Mar Cinese Meridionale. La Malesia si è affermata come una delle economie più forti e in più rapida crescita del Sud-est asiatico. Con un tasso medio annuo di crescita del PIL che è rimasto al 4.404 per cento nell’ultimo decennio, la Malesia dovrebbe continuare ad attrarre aziende di tutto il mondo.
Se vuoi assumere dipendenti in Malesia, questi suggerimenti ti aiuteranno ad affrontare il processo.
Cosa sapere prima di assumere in Malesia
Prima di cominciare ad assumere in Malesia, devi comprendere gli aspetti di base della manodopera malese e il diritto del lavoro locale. Le assunzioni internazionali non sono un’impresa per cui imparare strada facendo sia una strategia intelligente. Il mancato rispetto degli aspetti del diritto del lavoro potrebbe comportare multe e ramificazioni legali. Diamo un’occhiata ad alcune informazioni da conoscere quando si tratta di assumere nuovi dipendenti in Malesia.
1. Le lingue in Malesia
La Malesia è un Paese multiculturale e ospita vari gruppi etnici: alcuni dei più importanti sono il malese, l’India e il cinese. Non sorprende, quindi, che la Malesia sia un crogiolo di lingue. Il malese malese, spesso chiamato semplicemente malese, è la lingua ufficiale del Paese. Ma trovi anche ben oltre 100 lingue indigene in Malesia. A seconda dell’area del Paese in cui ti trovi, puoi incontrare persone che parlano cinese, tamil o altre lingue come prima lingua.
L’inglese è una seconda lingua popolare ed è utilizzato principalmente in contesti educativi. Tuttavia, è probabile che l’inglese che senti in Malesia sia malese Standard English (MySE), una lingua pidgin che attinge alle influenze malesi, tamil e cinesi. I locali possono farvi riferimento come “manglish” o “bahasa rojak” che significa lingua mista.
Il MySE è notevolmente diverso dall’inglese usato negli Stati Uniti, nel Regno Unito, in Canada o in Australia, per cui, se stai cercando candidati che parlino inglese, devi specificare che tipo di inglese e il livello di competenza necessario per il lavoro. Per fortuna delle aziende internazionali, molte persone che parlano il manglish possono parlare anche altri tipi di inglese standard, se necessario. Se vuoi assumere dipendenti che non parlano la tua lingua madre, preparati a richiedere la presenza di un interprete nei colloqui e per altre comunicazioni.
2. Il mercato del lavoro malese
La Malesia accoglie una popolazione diversificata e i malesi sono eccezionalmente ben istruiti rispetto ad altri Paesi del Sudest asiatico. Il tasso di alfabetizzazione in Malesia è del 95 percento e, nel 2017, erano 538.555 gli studenti iscritti alle università pubbliche malesi. La sfera di studi più popolare tra questi studenti riguarda scienze sociali, business e legge.
Il settore manifatturiero del Paese, in particolare quello elettrico ed elettronico (E&E), contribuisce in modo significativo all’economia della Malesia ed è uno dei motivi per cui alcune aziende internazionali scelgono di stabilire operazioni in Malesia. Il settore manifatturiero attrae più investimenti esteri rispetto ai settori primario o dei servizi. Nel 2018, il valore delle vendite del settore E&E è salito a 290 miliardi di Ringgit malesi (RM). Alcune aziende tecnologiche globali, tra cui Intel e Texas Instruments, hanno costituito filiali in Malesia.
La Malesia ha altri settori fiorenti nei settori dei servizi e della produzione, e la sua popolazione di lavoro offre una serie diversificata di competenze. Alcuni altri settori degni di nota nel Paese includono la produzione automobilistica, l’edilizia, la difesa, la tecnologia delle comunicazioni, l’informatica e le fintech.
3. Ore di lavoro e congedi previsti per legge
La settimana lavorativa standard in Malesia è composta da cinque giorni di otto ore, in genere dalle 9 a.m. alle 5 p.m., dal lunedì al venerdì. Le ore di lavoro possono aumentare fino a un massimo di 48 ore settimanali, ma le ore extra danno diritto al pagamento degli straordinari che corrisponde a 1.5 volte il livello retributivo normale di un dipendente. I dipendenti hanno anche diritto a un giorno di riposo dopo sei giorni di lavoro.
I dipendenti in Malesia hanno diritto alle ferie retribuite ogni anno. Prima di raggiungere i due anni in un’azienda, i dipendenti devono ricevere almeno otto giorni di ferie annuali. Dopo due anni, il minimo sale a 12 giorni e, dopo cinque anni, cresce fino a 16 giorni. Tutti i dipendenti malesi hanno diritto anche alle festività pubbliche come giorni liberi retribuiti.In alcune circostanze, i dipendenti possono anche ricevere un congedo per malattia retribuito.
4. Remunerazione
La Malesia ha il minimo salariale più alto nel Sud-est asiatico, ma è ancora relativamente basso rispetto a molti altri Paesi. A partire dal febbraio 2020, il Ministero delle Risorse Umane ha rilasciato una gazzetta che richiede ai datori di lavoro di pagare i propri lavoratori almeno RM1.200 al mese o RM5.77 all’ora. Le aziende internazionali devono anche studiare le fasce di stipendio tipiche della Malesia per le diverse posizioni nel settore e considerare il costo della vita nella zona specifica dove stanno assumendo.
Molti dipendenti malesi sono abituati a ricevere bonus in base alle prestazioni. Se pensi di offrire questi bonus, devi includere le informazioni relative nei contratti di assunzione. La tredicesima, ovvero il pagamento dell’equivalente a un mese di stipendio a fine anno, non è obbligatorio per legge in Malesia, diversamente da altri Paesi, ma è una pratica diffusa. Per questa ragione, devi chiarire nelle lettere di offerta e nei contratti se il salario dichiarato include la tredicesima o no.
5. Imposte e previdenza sociale
La maggioranza dei dipendenti malesi pagano l’imposta sul reddito, la cui aliquota varia fino a un tetto del 30 percento. I datori di lavoro sono tenuti a trattenere l’imposta sul reddito dei dipendenti dalle loro buste paga seguendo lo schema di deduzioni fiscali mensili (Monthly Tax Deduction). I dipendenti contribuiscono inoltre con il 11 percento del loro reddito lordo mondiale al Fondo per i dipendenti (Employment Provident Fund, EPF). Si tratta di un tipo di cassa di risparmio finalizzato al pensionamento o a cui i dipendenti possono accedere in occasioni particolari, come acquistare casa o pagare spese mediche. I dipendenti versano anche contributi alla previdenza sociale.
I datori di lavoro, dal canto loro, contribuiscono all’EPF e alla previdenza sociale. A seconda dei guadagni di un dipendente, il datore di lavoro verserà contributi all’EPF per un importo equivalente al 12 o al 13 percento dello stipendio lordo medio del dipendente. Anche i contributi previdenziali a carico del datore di lavoro dipendono dal salario dei dipendenti. L’importo massimo è RM69.05 al mese. Per i dipendenti non idonei per la pensione di invalidità, i datori di lavoro devono versare contributi al sistema di assicurazione sul lavoro.
Il costo di assunzione di un dipendente in Malesia
Assumere nuovi dipendenti implica alcuni costi inevitabili. Quando assumi in un nuovo Paese, devi calcolare le spese aggiuntive legate all’espansione in quel Paese. Tra i costi da preventivare ci sono:
- Registrazione della società: in qualità di datore di lavoro non della Malesia, per prima cosa hai bisogno di un’entità nel Paese prima di poter iniziare ad assumere. Registrare una società nel Paese implica alcune spese.
- Assistenza legale: poiché la legge malese differisce dalle leggi a cui sei abituato, è consigliabile lavorare con uno studio legale malese che possa aiutarti a creare contratti e a svolgere operazioni commerciali in modo pienamente conforme alla legge.
- Commissioni di ricerca del personale:assumere mediante un’agenzia di ricerca del personale può risultare più comodo che gestire il processo di assunzione in sede, ma aspettati di pagare un onorario notevole per questo servizio. Normalmente, le commissioni di ricerca del personale sono determinate moltiplicando il salario annuo che pensi di pagare a un dipendente per la percentuale dell’agenzia. In Malesia, la percentuale può variare dal 12 al 35 percento circa.
- Dipendenti HR: se lasciate l’assunzione al vostro personale delle risorse umane (HR), dovete tenere conto del costo del tempo che dedicano al processo di reclutamento. Potresti persino dover assumere personale extra a supporto degli sforzi per le assunzioni internazionali.
- Viaggi: se stai aprendo un ufficio, un negozio al dettaglio o uno stabilimento di produzione in Malesia, pensa che dovrai viaggiare molto avanti e indietro durante il processo di preparazione. Anche se stai solo assumendo dipendenti da remoto in Malesia, potresti dover viaggiare per condurre i colloqui o partecipare ad altri eventi.
- Interprete:a seconda della lingua dei candidati, potresti aver bisogno di un interprete che partecipi ai colloqui o aiuti con altre comunicazioni. Non hai bisogno di un traduttore per redigere i documenti di registrazione della società perché è permesso presentarli in inglese.
- Annunci di lavoro a pagamento: la pubblicazione di annunci di lavoro sui portali di lavoro online o nelle pubblicazioni del settore può comportare un costo.
- Controlli dei precedenti personali: i datori di lavoro in Malesia sono liberi di ordinare controlli dei precedenti personali sui candidati come parte del processo di pre-assunzione. Se decidi di pagare una società perché gestisca gli accertamenti dei precedenti, devi preventivarlo nei tuoi costi di assunzione.
Di cosa necessita un’azienda per assumere dipendenti in Malesia?
Leggere una guida sulle assunzioni di dipendenti in Malesia non è sufficiente per avviare il processo di reclutamento con successo. Prima di poter assumere legalmente lavoratori malesi, devi costituirti come datore di lavoro nel Paese. Puoi scegliere di aprire una succursale o una società controllata. Per aprire una società controllata, devi:
- Stilare e presentare i documenti di incorporazione;
- Registrare una sede;
- Aprire un conto presso una banca commerciale in Malesia;
- Registrarti per la tassa sul libro paga e l’imposta su beni e servizi (Goods and Service Tax, GST);
- Iscriverti presso l’ufficio di previdenza sociale malese (SOCSO)
Un’alternativa più semplice per non dover aprire un’entità commerciale è collaborare con un Employer of Record (EOR), conosciuto anche come organizzazione di lavoro professionale (PEO). Un EOR è responsabile di garantire che la tua azienda sia conforme a tutte le leggi pertinenti in Malesia e si occupa di attività delle Risorse Umane come l’iscrizione al libro paga e i pacchetti di benefit.
Quando lavori con un Employer of Record, sei comunque tu a selezionare i tuoi dipendenti, i quali lavoreranno per la tua azienda e, al contempo, dipenderanno tecnicamente dall’Employer of Record in qualità di loro datore di lavoro. Ciò significa che puoi evitare di aprire una tua entità commerciale in Malesia e trasferire le responsabilità delle Risorse Umane e della conformità legale all’Employer of record. Questa soluzione ti consente di iniziare ad assumere molto più rapidamente. Anche se stessi pensando di aprire una società controllata in Malesia, lavorare con un Employer of Record all’inizio può essere una maniera eccellente di provare il mercato prima di impegnarti più a fondo.
Passaggi delle assunzioni in Malesia
I metodi di assunzione validi nel tuo Paese non funzioneranno perfettamente per la Malesia. Le pratiche di assunzione in Malesia sono influenzate dalle leggi, le risorse e le consuetudini locali. Diamo un’occhiata ai passaggi di base delle assunzioni in Malesia.
1. Pubblicizzare i posti di lavoro
Inizia scrivendo le descrizioni dei lavori e le qualifiche richieste per pubblicare le posizioni aperte presso la tua azienda in Malesia. Puoi scrivere gli annunci in malese, o in inglese se punti a candidati che parlino inglese correntemente. Una volta redatte le inserzioni, devi determinare su quali piattaforme è più probabile che siano viste dal tuo pubblico di riferimento.
Con un tasso di penetrazione di Internet superiore al 90 percento, i malesi sono abituati a cercare lavoro online. Tra i portali del lavoro particolarmente popolari nel paese ci sono JobStreet, WOBB, Sling, adnexio, e LinkedIn. Puoi anche cercare bacheche degli annunci di lavoro o riviste settoriali dove pubblicare le posizioni aperte presso la tua azienda.
2. Vagliare le candidature e restringere la rosa dei candidati
I malesi sono abituati a presentare curriculum vitae (CV) di una o due pagine, accompagnati da una lettera di accompagnamento, quando fanno domanda per un lavoro. Se pubblichi le inserzioni sia in inglese che in malese, potresti ricevere domande in entrambe le lingue. L’agenzia di ricerca del personale o la commissione per le assunzioni interna filtreranno tutte le domande in entrata, con l’aiuto di un software, per selezionare i candidati più qualificati.
3. Intervistare i candidati più qualificati
Negli anni passati, i colloqui internazionali implicavano viaggiare nel Paese dei candidati o intervistarli mediante chiamata telefonica. Se stai assumendo dipendenti per un ufficio fisico, uno stabilimento di produzione o un altro tipo di sede dell’azienda in Malesia, i colloqui di persona restano una buona idea. Per i dipendenti da remoto, anche le videochiamate sono diventate un metodo di colloquio diffuso. Una videochiamata per Internet ti consente di replicare il feedback visivo che ottieni quando sei seduto a un tavolo di fronte a qualcuno, senza dover viaggiare.
Se stai programmando colloqui mediante chiamate telefoniche o a video, assicurati di calcolare l’eventuale differenza oraria tra la tua località e quella del candidato. Il fuso orario della Malesia è il Malaysia Time (MYT), che è otto ore prima del Coordinated Universal Time (UTC).
4. Inviare lettere di offerta e contratti di assunzione
Una volta selezionati i candidati più qualificati, puoi inviare le lettere di offerta. È anche il momento giusto per condividere una bozza del contratto di assunzione di ciascun candidati, Se stai pensando di assumere qualcuno in Malesia per un periodo superiore a un mese, sei tenuto per legge a stipulare un contratto di assunzione scritto.
Ai sensi della Legge sulle assunzioni, i contratti di assunzione devono includere una clausola di licenziamento. Altri termini sono a discrezione del datore di lavoro, ma devono essere coerenti o più favorevoli delle condizioni a cui hanno diritto i dipendenti ai sensi della Legge sulle assunzioni. Assicurati di indicare il salario in Ringgit malesi.
Potrebbero aver luogo alcune trattative con i candidati in questa fase, prima di poter finalizzare il contratto e farglielo firmare. Se le assunzioni sono soggette agli esiti di un accertamento dei precedenti, assicurati che ciò sia chiaro e fai firmare il contratto solo dopo aver ricevuto gli esiti.
5. Inserire i nuovi dipendenti
Le procedure di inserimento sono leggermente diverse in ciascuna azienda, ma rappresentano un passaggio importante nel processo di assunzione per tutte le aziende. È il periodo in cui i dipendenti compilano la documentazione utile per istituire il libro paga e per aggiungerli nei sistemi interni. L’inserimento in azienda dovrebbe essere accompagnato da una qualche formazione o preparazione generale per supportare i dipendenti nel loro debutto nel nuovo ruolo in azienda.
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