Essendo la più grande economia al mondo con un prodotto interno lordo (PIL) di 20.5 miliardi di dollari USA, gli Stati Uniti offrono ricche opportunità per le imprese internazionali. Il suo incoraggiamento alla libera impresa e la relativa facilità di fare affari nel paese rendono gli Stati Uniti un luogo redditizio in cui le aziende possono crescere.
Mentre si considera la scalabilità negli Stati Uniti, la consulenza di esperti può aiutare a fare scelte di successo. Abbiamo sviluppato questa guida per assumere dipendenti negli Stati Uniti in modo che tu possa ottenere il massimo dal tuo nuovo team.
Cosa sapere prima di assumere negli Stati Uniti
Prima di assumere, la tua azienda avrà bisogno di una solida base di conoscenze su argomenti come l’impiego a volontà, il libro paga e le tasse, l’orario di lavoro, i benefit, il corredo della forza lavoro e come navigare tra le normative federali e statali.
1. Impiego e licenziamento a volontà
La maggior parte delle aziende negli Stati Uniti opera su base volontaria. I dipendenti possono lasciare il proprio lavoro in qualsiasi momento e per qualsiasi motivo. Le aziende possono licenziare i propri dipendenti a proprio piacimento, con alcune eccezioni, senza fornire preavviso o esubero.
Molte aziende lo informano a titolo di cortesia, ma la legge non lo richiede. Alcune aziende negoziano anche il trattamento di fine rapporto, specialmente per i dirigenti di livello superiore.
La pratica dell’impiego a volontà significa che la firma di contratti di lavoro formali non è una pratica comune negli Stati Uniti. Alcune aziende li utilizzano, specialmente per i dirigenti chiave o altri membri importanti di un’azienda. Tuttavia, i contratti non sono standard.
L'unica eccezione a questa regola generale è lo stato del Montana. Nella maggior parte dei casi, un’azienda che desidera licenziare un dipendente in Montana deve dimostrare la giusta causa del licenziamento.
2. Libro paga e imposte
Quando le aziende iniziano ad assumere nuovi dipendenti negli Stati Uniti, devono aggiungerli alle loro buste paga. Devono trattenere le tasse e inviarle come contributi dei dipendenti ai programmi di previdenza sociale. Devono anche contribuire direttamente alla previdenza sociale per ogni dipendente. Le percentuali attuali per questi contributi sono il 6.2 percento per i dipendenti e il 6.2 percento per i datori di lavoro.
I tuoi dipendenti dovranno anche pagare le imposte sul reddito statali e federali. Le imposte federali sul reddito sono suddivise in diverse fasce fiscali, con gli utenti che guadagnano di più pagando di più in tasse. Le percentuali fiscali in queste parentesi variano da 10 percentuale, la più bassa, fino alla 37 più alta. Le aliquote fiscali variano in base allo stato.
3. Orario di lavoro standard
La settimana lavorativa standard negli Stati Uniti è composta da 40 ore: otto ore al giorno, cinque giorni alla settimana. Tuttavia, le variazioni di questo programma sono comuni. Alcune aziende richiedono quattro giorni 10-hour lavorativi con tre giorni di ferie. Nei settori sanitario ed estrazione, i cambiamenti ancora più lunghi sono standard. Alcune aziende operano nelle settimane 35-hour lavorative e alcuni dipendenti lavorano part-time.
Gli straordinari sono consentiti negli Stati Uniti in base a determinate linee guida. I dipendenti generalmente rientrano in due categorie: esenti e non esenti.
I dipendenti esenti sono esclusi dalle regole sugli straordinari. Si tratta generalmente di dipendenti stipendiati in posizioni esecutive, creative o professionali specifiche. Non ricevono la retribuzione per gli straordinari anche se lavorano più di 40 ore alla settimana.I dipendenti non esenti sono inclusi nelle regole sugli straordinari. Devono ricevere una retribuzione per gli straordinari per il lavoro oltre le 40 ore.
In generale, i dipendenti che lavorano più di 40 ore in una settimana devono ricevere il 150 percento del loro stipendio abituale per qualsiasi ora di straordinario. Un dipendente che guadagna USD 10 all’ora fa USD 15 all’ora per gli straordinari.
4. Benefit per i dipendenti
I benefit per i dipendenti negli Stati Uniti possono essere un argomento complicato. La legge federale sul lavoro degli Stati Uniti non garantisce ai dipendenti i benefit disponibili per molti altri dipendenti in tutto il mondo. In alcuni casi, le leggi statali mirano a colmare le lacune.
Le prestazioni sanitarie generalmente rappresentano circa il 7.3 percento della retribuzione totale. L’Affordable Care Act (ACA) richiede alle aziende con più di 50 dipendenti di fornire ai propri lavoratori a tempo pieno una copertura essenziale minima e conveniente. Le piccole aziende hanno diritto a opzioni di acquisto per piccole imprese e crediti fiscali.
L’ACA si impegna inoltre a fornire un’assicurazione sovvenzionata per le persone che non sono idonee all’assicurazione sanitaria da qualsiasi altra fonte.
La persona media negli Stati Uniti paga USD 1.122 ogni anno in spese sanitarie vive. Solo i residenti svizzeri pagano di più. Senza un’assicurazione sanitaria supportata dal datore di lavoro, anche le cure mediche di base sarebbero proibitivamente costose per molte persone. Probabilmente la tua azienda dovrà accantonare una parte significativa del suo budget per la copertura assicurativa sanitaria per i suoi nuovi assunti.
Nel complesso, i dipendenti statunitensi non hanno diritto a congedi per malattia o ferie retribuiti. Gli Stati Uniti hanno designato le festività 10 federali, ma solo i dipendenti federali sono tenuti a ricevere tali giorni di ferie.
Sebbene il governo federale non imponga il congedo per malattia ai dipendenti, questi stati:
- Arizona
- California
- Colorado
- Connecticut
- Maine
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- Nevada
- New Jersey
- Nuovo Messico
- New York
- Oregon
- Rhode Island
- Vermont
- Washington
Alcuni comuni impongono il congedo per malattia, così come Washington, DC. Se la tua azienda opera in tali aree, dovrai fornire le penali di congedo o rischio di non conformità richieste. Alcuni stati impongono anche ferie retribuite e congedo parentale.
A differenza di tutti gli altri membri 192 delle Nazioni Unite, ad eccezione della Papua Nuova Guinea, del Suriname e di alcuni paesi delle piccole isole del Pacifico, gli Stati Uniti non richiedono un congedo parentale retribuito. In alcuni paesi, le nuove madri ricevono fino a un anno e mezzo di congedo di maternità retribuito. Negli Stati Uniti, le madri devono ricevere 12 settimane di congedo per maternità se si qualificano ai sensi del Family and Medical Leave Act (FMLA), ma le loro aziende possono richiedere loro di assumerlo non retribuito.
L’FMLA consente ai dipendenti di alcune aziende più grandi di prendere 12 settimane di congedo non retribuito all’anno per motivi medici o familiari.
In pratica, molte aziende scelgono di fornire ferie retribuite o non retribuite, nonché congedi per malattia retribuiti e congedi parentali. Queste politiche promuovono luoghi di lavoro più sicuri e più sani, aiutano i datori di lavoro a ringraziare i dipendenti per il loro duro lavoro e rendono le aziende più attraenti per i candidati di talento.
Le aziende negli Stati Uniti spesso offrono benefit aggiuntivi e opzionali, tra cui assicurazione odontoiatrica e oculistica, piani pensionistici, piani pensionistici, assicurazione sulla vita, pianificazione flessibile e assistenza all’infanzia. In Globalization Partners, richiediamo alle aziende che collaborano con noi di fornire un ’assicurazione medica, dentale, della vista, della vita e della morte e smembramento accidentale (AD&D), nonché 401(k) piani di risparmio. Le aziende pagano i premi per i piani assicurativi.
5. Mercato del lavoro e forza lavoro
Il mercato del lavoro negli Stati Uniti è relativamente stabile. Durante la Grande recessione dal 2007 al 2009, il tasso di disoccupazione ha raggiunto un massimo del 9.3 percento. Dal 2009, il tasso di disoccupazione è in costante calo. Ha raggiunto un minimo del 3.67 percento nel 2019 prima di rialzarsi in risposta alla Covid-19 pandemia.
Gli Stati Uniti vantano una forza lavoro relativamente qualificata ed educata. Secondo il Bureau of Labor Statistics, il 25.8 percento dei lavoratori statunitensi ha un diploma di scuola superiore senza ulteriore istruzione. Un’ulteriore 27.5 percentuale ha una laurea o un college. Un altro 24.2 percento ha una laurea e il 14.7 percento ha conseguito un'istruzione ancora superiore.
6. Normative statali e federali
Gli Stati Uniti differiscono da molti altri Paesi in quanto le normative sul lavoro sono un mix di leggi statali e federali. Ad esempio, la legge federale impone un salario minimo, attualmente USD 7.25 all’ora. Tuttavia, i singoli stati possono imporre leggi sui salari minimi più elevate, se lo desiderano.
In Montana, il salario minimo è di USD 8.75 all'ora. A New York, il costo è di USD 15 all'ora. Nel Wyoming, il minimo salariale statale è di soli USD 5.15 all'ora. Con alcune eccezioni per le aziende come le piccole aziende agricole e le operazioni stagionali, la maggior parte dei datori di lavoro deve pagare il salario minimo statale o federale, a seconda di quale sia il più alto. Esistono alcune altre eccezioni per i dipendenti con punta e i dipendenti molto giovani.
Le aziende che operano negli Stati Uniti devono fare attenzione a conoscere i dettagli delle leggi federali in materia di imposte e lavoro, nonché le leggi del loro stato. Ad esempio, se uno stato ha leggi sulla protezione dei lavoratori che differiscono dalle normative federali, le aziende devono rispettare entrambi.
La legge federale richiede inoltre ai dipendenti di dimostrare di essere idonei a lavorare negli Stati Uniti. Indipendentemente dallo stato in cui intendono lavorare, i dipendenti internazionali devono essere preparati a mostrare visti di lavoro validi.
Globalization Partners aiuta le aziende a rispettare le leggi degli Stati Uniti partecipando a E-Verify, un programma basato sul web che aiuta i datori di lavoro a confermare l’idoneità dei propri dipendenti a lavorare negli Stati Uniti. I dipendenti devono compilare un I-9 che sarà inviato a E-Verify per garantire la conformità ai requisiti dei Servizi di cittadinanza e immigrazione (USCIS) degli Stati Uniti.
Il costo dell’assunzione di un dipendente negli Stati Uniti
Il costo per assumere dipendenti negli Stati Uniti non è un dato fisso. Varia tra diverse aziende e settori. La tua azienda dovrebbe ricordarsi di preventivare i costi diretti e indiretti delle assunzioni, tra cui:
- Istituzione commerciale formale
- Annunci di lavoro
- Gestione del reclutamento
- Processo di colloquio con il candidato
- Libro paga e imposte
- Retribuzioni
- Infortuni
- Altri vantaggi
- Commissioni e bonus
I bonus tredicesima mensilità non sono standard negli Stati Uniti, anche se alcune aziende offrono bonus di fine anno per un lavoro ben fatto. Le aziende possono anche offrire bonus più piccoli, come premi del mese per i dipendenti o premi di riconoscimento tra pari, nel corso dell’anno.
Pratiche di assunzione negli Stati Uniti
Quando la tua azienda sta assumendo qualcuno negli Stati Uniti, potresti trovare il processo molto simile a quello del tuo Paese. Acquisire familiarità con le pratiche di assunzione essenziali negli Stati Uniti è sempre una buona idea. In questo modo, puoi assicurarti di soddisfare le aspettative dei tuoi candidati e rimanere competitivo come datore di lavoro.
Di seguito sono riportate le pratiche generali di assunzione da tenere a mente:
- Preparati a negoziare: negli Stati Uniti, soprattutto per le posizioni salariate, i dipendenti ricercano comunemente i ruoli a cui si applicano. Possono determinare il tasso equo di mercato per qualcuno con le sue competenze e qualifiche o imparare gli stipendi tipici per posizioni comparabili. Quando la tua azienda fa offerte di lavoro, preparati affinché i tuoi candidati negozino i termini dei loro stipendi, benefit o altri vantaggi. Queste conversazioni sono una parte normale e prevista del processo di assunzione.
- Distinguere correttamente tra appaltatori e dipendenti: come molti Paesi, gli Stati Uniti hanno leggi diverse che disciplinano dipendenti e appaltatori. Le conseguenze della classificazione errata possono essere gravi: anni di imposte arretrate e benefit non pagati, nonché sanzioni finanziarie. Garantire una classificazione corretta ti aiuta a evitare perdite e a fornire un compenso equo e benefit ai tuoi lavoratori.
- Mantenete pratiche eque: Anche se gli Stati Uniti generalmente operano con un impiego a volontà, la vostra azienda non può sempre assumere e licenziare a piacere. Le leggi sulle pari opportunità impediscono ai datori di lavoro di discriminare sulla base di determinate caratteristiche protette come razza, sesso, età, orientamento sessuale, religione o handicap.
Cosa deve assumere un’azienda negli Stati Uniti?
Uno dei primi passi per assumere negli Stati Uniti è la creazione di un’entità commerciale formale. Molte aziende internazionali scelgono di costituire società controllate, che sono estensioni delle loro aziende che continuano a controllare e di cui sono responsabili.
La creazione di una società sussidiaria è un processo che richiede molto tempo e manodopera. Se scegli di costituire una società sussidiaria negli Stati Uniti, dovrai completare attività come queste:
- Selezionare il tipo di entità giusto, come una società o una società a responsabilità limitata (LLC)
- Scelta di uno degli 50 stati in cui incorporare
- Registrazione del nome dell'azienda
- Individuazione e registrazione dei locali fisici
- Apertura di un conto aziendale
- Ottenere un numero di identificazione del contribuente dall’Internal Revenue Service (IRS)
- Conformità alle normative statali e federali sulle licenze
I requisiti esatti per la vostra struttura formale varieranno in base al tipo di entità scelta e allo stato in cui scegliete di incorporare. Probabilmente vorrai collaborare con esperti del lavoro che possano aiutarti a navigare nel complesso web delle leggi federali e statali.
La creazione di una società sussidiaria statunitense può richiedere settimane, se non mesi. In alternativa, la tua azienda potrebbe scegliere di collaborare con una soluzione nota come Employer of Record globale.
Poiché un Employer of Record come Globalization Partners ha già una presenza consolidata negli Stati Uniti, la tua azienda può fare affidamento sulla nostra esperienza di reclutamento e assunzione. Agiamo come datore di lavoro legale per i tuoi lavoratori, liberandoti dalla necessità di requisiti di configurazione lunghi e costosi. La nostra Global Employment Platform e i nostri esperti nel Paese garantiranno che la tua azienda sia conforme alle normative locali e federali.
Assumere dipendenti da remoto negli Stati Uniti
Quando la tua azienda è pronta a iniziare a reclutare e intervistare, la distanza tra i due Paesi potrebbe rappresentare una sfida. Potrebbe essere necessario fare affidamento sull’assunzione da remoto se i viaggi negli Stati Uniti si rivelano impraticabili. Ecco alcuni suggerimenti per semplificare il processo:
- Presenta un frontale lucido e coordinato: la tua azienda può migliorare la sua immagine implementando un’esperienza il più lucida e professionale possibile. Cerca di delineare in anticipo il flusso degli argomenti del tuo colloquio e assicurati di sapere come utilizzare la tua piattaforma per riunioni da remoto per evitare problemi tecnici e ritardi.
- Mantieni la flessibilità: soprattutto se gli Stati Uniti e il tuo Paese si trovano in fusi orari molto diversi, la programmazione potrebbe richiedere una certa negoziazione. Se puoi, cerca di consentire ai tuoi candidati di scegliere gli orari dei colloqui che funzionano per loro. Probabilmente apprezzeranno la tua flessibilità e considereranno la tua azienda un luogo di lavoro congeniale.
- Investire nell’onboarding di qualità: in alcuni casi, la tua azienda potrebbe anche passare all’onboarding remoto. L’onboarding è fondamentale per presentare ai nuovi membri del team la cultura aziendale e chiarire le aspettative. Assicurati di implementare pratiche di onboarding complete che forniscano ai tuoi dipendenti gli strumenti e le informazioni di cui hanno bisogno per diventare membri del team completamente integrati.
Ulteriori suggerimenti per l’assunzione negli Stati Uniti
Di seguito sono riportati alcuni altri suggerimenti per un’assunzione negli Stati Uniti di successo:
- Usa l’inglese nelle comunicazioni:l’ inglese è la lingua ufficiale degli Stati Uniti e solo il 20.8 % parla una lingua diversa dall’inglese a casa. Comunicare in inglese aiuta la tua azienda a sembrare competente nelle norme statunitensi e ti prepara a comunicazioni efficaci.
- Usa la valuta locale degli Stati Uniti: analogamente, quando fornisci informazioni sullo stipendio e sui benefit ai nuovi membri del tuo team, usa i dollari statunitensi. Molti americani hanno poca esperienza con le conversioni valutarie internazionali. L’utilizzo dei dollari statunitensi aumenta la chiarezza per i dipendenti statunitensi sulla loro retribuzione.
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