Uno degli aspetti più impegnativi nell'espandere le operazioni negli Stati Uniti è trovare e assumere i dipendenti giusti, navigando in una complessa rete di leggi federali, statali e locali. Assumere dipendenti negli USA implica comprendere le principali normative del lavoro per garantire un inserimento efficace dei lavoratori. Il processo di assunzione richiede la conoscenza delle leggi sul lavoro, dei benefici aggiuntivi e della conformità all'assunzione dei dipendenti.​​ 

Leggi statunitensi in materia di reclutamento e non discriminazione.​​ 

Il reclutamento negli USA richiede il rispetto sia delle leggi federali che statali per evitare complicazioni legali. Questo include conoscere come il Dipartimento del Lavoro governa le pratiche di reclutamento e assunzione. La base dell'assunzione equa negli Stati Uniti è il principio di pari opportunità lavorative. La Commissione per l'Uguale Opportunità di Impiego (EEOC) è la principale agenzia federale che applica le leggi che rendono illegale discriminare contro un candidato indipendente, candidato o lavoratore indipendente a contratto. La legge federale vieta la discriminazione basata su:​​ 

Molti stati e città offrono ulteriori protezioni, vietando la discriminazione basata su fattori come lo stato civile o l'affiliazione politica. Per evitare accuse di discriminazione, i datori di lavoro dovrebbero assicurarsi che le descrizioni del lavoro siano neutre ed evitare domande durante i colloqui sulle caratteristiche protette. Inoltre, le aziende devono assicurarsi che le proprie pratiche di assunzione rimangano conformi all'Immigration and Nationality Act (INA).​​ 

Quando si espande in nuove regioni, G-P Gia offre una guida istantanea ed esperta sulla conformità, valutando i rischi e definindo le leggi sul lavoro—risparmiando tempo prezioso per concentrarsi sull'assunzione del talento giusto. Gia fornisce anche controlli di conformità in tempo reale e multi-giurisdizione sui contratti di lavoro — niente più giorni di attesa per consulenti legali o accumulo di costose ore fatturabili.​​ 

Reclutamento negli Stati Uniti​​ 

Per attrarre una forza lavoro globale, le aziende dovrebbero implementare piani di reclutamento che enfatizzino la diversità culturale e rispettino le leggi internazionali del lavoro. Piattaforme digitali come LinkedIn possono espandere la rosa di talenti accedendo a una forza lavoro globale. Comprendere le complessità delle leggi sul lavoro globali, delle tasse e delle normative è fondamentale per sviluppare strategie di reclutamento inclusive, posizionando così le aziende come datori di lavoro attraenti per il talento internazionale.​​ 

Controlli dei precedenti e controlli preassunzione​​ 

I datori di lavoro che effettuano controlli sui precedenti devono rispettare il Fair Credit Reporting Act (FCRA) federale e gestire la sicurezza delle informazioni personali. Questa legge regola come i datori di lavoro possono ottenere e utilizzare i rapporti sui consumatori, che includono la storia penale e i rapporti di credito. I datori di lavoro devono ottenere il permesso scritto del candidato prima di effettuare un accertamento dei precedenti.​​ 

È fondamentale essere consapevoli delle leggi statali e locali che possono imporre regole più severe. Ad esempio, numerose giurisdizioni hanno emanato leggi "ban-the-box" che limitano quando un datore di lavoro può informarsi sulla storia penale di un candidato. Allo stesso modo, molti stati e città hanno approvato leggi che vietano ai datori di lavoro di chiedere ai candidati informazioni sulla loro storia salario.​​ 

Come assumere dipendenti: Lettere di impiego a volontà e offerte​​ 

Gli Stati Uniti operano principalmente secondo il principio di "impiego con libera recedibilità". Ciò significa che, in assenza di un contratto specifico che dica diversamente, sia il datore di lavoro che il dipendente possono terminare il rapporto di lavoro in qualsiasi momento, per qualsiasi motivo legale, senza preavviso. Il Montana è l'unico stato che non è completamente a volontà, il che rende essenziale comprendere le leggi sul lavoro specifiche per ogni stato.​​ 

Sebbene i contratti formali di lavoro a tempo determinato siano rari, fornire una lettera di offerta scritta è una prassi standard e raccomandata. Una lettera di offerta completa aiuta a prevenire futuri malintesi e dovrebbe essere firmata dal candidato potenziale. I termini chiave da includere sono:​​ 

Comprendere i benefici indipendenti negli USA​​ 

Comprendere i benefici indipendenti negli Stati Uniti è importante per le aziende che mirano a assumere e trattenere dipendenti qualificati negli Stati Uniti. Offrire un pacchetto di benefit robusto, che includa assicurazione medica, piani pensionistici e congedo retribuito, può migliorare significativamente la fidelizzazione indipendente. Garantire il rispetto dei mandati federali come i contributi alla Sociale Security e le normative fiscali è fondamentale per strutturare correttamente i benefici dipendenti. Soddisfacendo a questi requisiti, le aziende garantiscono stabilità e soddisfazione organizzativa tra la forza lavoro.​​ 

Considerazioni chiave sul diritto del lavoro​​ 

Sebbene le leggi sul lavoro varino notevolmente da stato a stato, tutte le aziende devono rispettare gli standard federali:​​ 

    • Dipendente o lavoratore indipendente una classificazione contratto: Prima di applicare stipendio e orario, imposta sul salario, benefici o altre norme lavorative, i datori di lavoro devono determinare se un lavoratore dipendente o un lavoratore a contratto indipendente secondo lo standard legale applicabile. Il rapporto di lavoro effettivo conta più del titolo utilizzato in un contratto, dell'etichetta scelta dalle parti o della classificazione preferita dal lavoratore.​​ 
    • Leggi su salari e ore: Il minimo federale è USD 7.25 all'ora per i dipendenti non esentati. Tuttavia, la maggior parte degli stati e molte città hanno tassi salariali minimo più alti. La soglia federale dello stipendio per la maggior parte dei dipendenti esenti (stipendiati) è di35USD568 all'anno. I dipendenti non esenti generalmente hanno diritto a straordinari per le ore lavorate oltre 40 durante la settimana lavorativa. I datori di lavoro devono prestare attenzione sia alle normative federali che statali sulle borse di studio.​​  
    • Verifica dell'idoneità all'impiego: il Modulo I-9 è richiesto per ogni candidato potenziale che lavora negli Stati Uniti. Il dipendente deve completare la Sezione 1 non oltre il primo giorno di lavoro, mentre il datore di lavoro deve completare la Sezione 2 entro tre giorni lavorativi dalla data di inizio del dipendente. I datori di lavoro devono esaminare i documenti accettabili, registrare le informazioni sul Modulo I-9e conservare il modulo compilato per il periodo più lungo di tre anni dopo la data di assunzione del titolare o un anno dopo la fine dell'impiego.​​ 
    • Dichiarazione e ritenute federali delle imposte sul lavoro sul lavoro:​​ 
    • Ritenute federali imposta sul reddito: I datori di lavoro sono tenuti a trattenere le imposta federali sul reddito e la quota dipendente delle tasse Sociale Security e Medicare dai salari, pagando anche la quota datore di lavoro delle tasse Sociale Security e Medicare. La maggior parte dei datori di lavoro deve pagare anche la tassa sul Federal Unemployment Tax Act (FUTA). Le responsabilità del servizio paga negli Stati Uniti includono generalmente depositi fiscali federali tempestivi, presentazioni trimestrali del Modulo 941, rendicontazione annuale del Modulo 940, consegna del Modulo W-2 ai dipendenti e presentazioni applicabili delle buste paga statali.​​ 
    • Numero di Identificazione del Datore di Lavoro (EIN): Prima che il primo dipendente inizi a lavorare, i datori di lavoro dovrebbero ottenere un Numero di Identificazione del Datore di Lavoro (EIN) dall'IRS e istituire un processo fiscale federale sul lavoro salario. L'EIN identifica l'azienda nelle dichiarazioni dei redditi sul lavoro e in altre dichiarazioni di deposito. I datori di lavoro dovrebbero anche registrarsi per pagamenti fiscali federali elettronici, riscuotere​​ 
    • Registrazione statale e trattenute fiscali: prima di assumere una nuova persona a debito, i datori di lavoro devono comunemente registrarsi presso lo stato per i conti di trattenuta e assicurazione contro la disoccupazione statale. I requisiti dipendono da dove il dipendente svolge il lavoro, non solo da dove l'azienda è costituita. I datori di lavoro dovrebbero anche confermare la copertura per l'indennità dei lavoratori, la segnalazione potenziale dei candidati e eventuali registrazioni o avvisi locali richiesti dallo stato, Contea o città.​​ 

Inserimento dei nuovi assunti negli Stati Uniti.​​ 

Un processo strutturato di inserimento in azienda è essenziale per preparare i nuovi dipendenti al successo. Oltre a introdurre la cultura aziendale e le responsabilità lavorative, una conformità processo di inserimento in azienda deve includere la compilazione della documentazione richiesta candidato potenziale. Il primo giorno, i dipendenti dovrebbero compilare i documenti essenziali, tra cui:​​ 

Fornire un programma chiaro per la prima settimana aiuta a creare un'esperienza coinvolgente e positiva, integrando efficacemente il nuovo membro del team.​​ 

Semplificare l'assunzione con soluzioni di datore di lavoro of record (Employer of Record)​​ 

Un approccio Employer of Record degli Stati Uniti (EOR)) facilita il processo di assunzione per le aziende che desiderano espandersi a livello globale o gestire team remoto. Un Employer of Record gestisce compiti lavorativi critici come le buste paga e la conformità con la legislazione locale sul lavoro, assicurando che le aziende rispettino i requisiti fiscali e diritto del lavoro. Il modello Employer of Record è particolarmente vantaggioso per le imprese che assumono in nuovi mercati internazionali senza il costo di costituire un'entità locale.​​ 

Cresci a livello globale con G-P.​​ 

G-P Employer of Record rende l'assunzione di team globali in pochi minuti semplice, senza rischi e conforme alla normativa. Tutto senza la necessità di costituire entità o di spendere tempo, denaro e risorse per coinvolgere consulenti ed esperti locali in Risorse umane, diritto e tasse. Con G-P ottieni flussi di lavoro semplici, integrazioni e funzionalità artificiali intelligenti che trasformano il modo in cui inserisci, gestisci e paghi i contractor in più di 130 valute e in 190 paesi. Risparmiandoti ore di lavoro manuale.​​ 

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Domande frequenti​​ 

Quando devono essere completate le sezioni Form I-9 1 e 2 ?​​ 

I dipendenti supportati devono compilare il Modulo I-9 Sezione 1 entro e non oltre il primo giorno di lavoro a pagamento, dopo aver accettato l'offerta di lavoro. I datori di lavoro devono completare la Sezione 2 entro tre giorni lavorativi dal primo giorno. Se l'impiego dura meno di tre giorni lavorativi, completa la Sezione 2 entro il primo giorno.​​ 

Perché i nuovi assunti compilano il Modulo W-4e come viene utilizzato?​​ 

I nuovi assunti compilano il Modulo W-4 così i datori di lavoro statunitensi possono calcolare federal imposta sul reddito trattenuta dai salari. Il servizio paghe gestisce lo stato di deposito e le modifiche insieme alle tabelle di trattenuta. Senza un modulo W-4valido, i datori di lavoro trattengono le tasse al tasso di presentazione separata per single o matrimonio senza aggiustamenti.​​ 

Cos'è il candidato potenziale reporting e tutti gli stati lo richiedono?​​ 

La segnalazione dei nuovi assumere obbliga i datori di lavoro a segnalare i talenti appena assunti e riassunti agli elenchi statali per l'applicazione del mantenimento dei figli e la prevenzione delle frodi. La legge federale copre tutti i datori di lavoro statunitensi con una scadenza valore di riferimento di 20 giorni dall'assumere. Gli Stati possono imporre una rendicontazione più rapida o imporre dati aggiuntivi su talento e datore di lavoro.​​ 

Per quanto tempo i datori di lavoro devono conservare i documenti compilati del Modulo I-9 ?​​ 

I datori di lavoro statunitensi devono trattenere ogni Modulo I-9 per tre anni dopo l'assumere o un anno dopo la fine dell'incarico, a seconda di quale caso si verifichi dopo, mantenendo i registri pronti per l'ispezione.​​ 

Come si crea un datore di lavoro presso l'IRS prima di assumere?​​ 

Prima di effettuare la gestione delle buste paga negli Stati Uniti, ottieni un Employer Identification Number (EIN) dall'IRS per identificare l'azienda per depositi fiscali, dichiarazioni e rendicontazioni di stipendio. I candidati stranieri fanno domanda utilizzando il Modulo SS-4 invece del portale online. Usa lo stesso EIN in modo coerente per tutti i depositi e le dichiarazioni di busti paga.​​ 

Come si decide se un lavoratore è un dipendente o un lavoratore a contratto?​​ 

La classificazione dei lavoratori si basa su una revisione basata su fatti e circostanze, non su etichette contrattuali. Valuta il controllo comportamentale dell'IRS, il controllo finanziario e i fattori relazionali — inclusi istruzioni, formazione, investimento, profitto o perdita, benefici e permanenza. Applica il test di realtà economica FLSA e le linee guida statali. La classificazione errata comporta arretrate fiscali, salari non pagati, sanzioni e richieste di benefici. Il motoreG-P Contractor errore di classificazione automatizza le revisioni dello status dei lavoratori per prevenire queste multe regolamentari.​​ 

Quali tasse sul lavoro e dichiarazioni si applicano quando si assume talento statunitense?​​ 

I datori di lavoro statunitensi trattengono l'imposta federale sul reddito e la quota dipendente della FICA mentre pagano la quota datore di lavoro di Sociale Security e Medicare. I datori di lavoro pagano FUTA, effettuano accantonamenti fiscali federali e dichiarano le tasse sul lavoro trimestralmente sul Modulo 941 e annualmente sul Modulo 940. A fine anno, emettere i moduli W-2 a talento e presentare i moduli W-2 e W-3 presso la SSA. Possono essere applicate anche ritenute statali e locali, tasse di disoccupazione e contributi per congedo retribuito.​​ 

Quali registrazioni statali sono necessarie prima di assumere talenti statunitensi?​​ 

La posizione di lavoro determina le registrazioni statali di datore di lavoro, incluse quelle di lavoro da remoto, non solo lo stato di costituzione. Prima che inizi la busta paga, le aziende hanno bisogno dell'autorizzazione a svolgere attività in quello stato, imposta sulla registrazione sul reddito trattenuta, conti di assicurazione contro la disoccupazione e copertura per infortuni sul lavoro. Alcuni stati impongono anche congedi familiari retribuiti, assicurazioni per invalidità o conti fiscali libro paga locale.​​ 

Un'azienda straniera può assumere un membro del team con sede negli Stati Uniti senza un'entità statunitense?​​ 

Sì. Un'azienda straniera può assumere direttamente un lavoratore con base negli Stati Uniti senza formare una società sussidiaria statunitense, completando registrazioni federali e statali rispettando gli obblighi di busta paga, trattenuta fiscale, Modulo I-9e stipendio. Poiché il talento con sede negli Stati Uniti può creare rischi per l'istituto permanente, molte organizzazioni collaborano con G-P Employer of Record per assumere rapidamente il talento senza creare entità locali.​​ 

Cosa dovrebbe includere un'offerta di lavoro negli Stati Uniti per supportare la conformità?​​ 

Un'offerta di lavoro statunitense deve indicare il nome del datore di lavoro, il titolo di lavoro, le mansioni principali, la data di inizio, la posizione di lavoro, l'orario, la remunerazione, la frequenza di pagamento, lo stato FLSA, il riepilogo dei benefici, le contingenze, la scadenza di accettazione e il linguaggio at-will. I datori di lavoro devono verificare le regole statali di stipendio notice, trasparenza salariale, fair chance e accertamento dei precedenti. Fornisci le autorizzazioni FCRA accertamento dei precedenti in una dichiarazione autonoma invece di inserirle nella lettera di offerta.​​