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Assumere in Polonia
Il processo di assunzione e onboarding in Polonia è simile a quello del resto dell’Unione Europea, con una manciata di eccezioni chiave – o sfumature. La Polonia è un paese membro dell'UE dal 2004 , ma non fa parte dell'Unione monetaria dell'UE. Pertanto la sua valuta locale è ancora lo zloty polacco (PLN).
Contratti di lavoro in Polonia
I contratti di lavoro devono essere firmati e l'impiego deve essere registrato presso l'Ufficio di previdenza sociale (ZUS) entro 7 giorni dall'inizio del lavoro. Per la registrazione presso le autorità, oltre al contratto di lavoro firmato, sono necessari una serie di dichiarazioni e moduli specifici. devono essere scritti in polacco e, come minimo, includere i seguenti elementi:
- Parti interessate all'accordo: Indica il datore di lavoro e il lavoratore.
- Tipologia contratto: Dipende dalla tipologia contratto.
- Data di esecuzione: Si tratta semplicemente del momento in cui è stato firmato il contratto.
- Termini e condizioni di lavoro: Comprende le mansioni da svolgere, il luogo di lavoro, l'orario di lavoro, i dettagli della retribuzione, compresi la retribuzione variabile e i bonus, se la posizione è a tempo pieno o part-time, l'ambito delle funzioni , e la data di inizio.
Tipologie contrattuali in Polonia
Esistono tipologie di contratti di lavoro 2 :
- A tempo determinato: Valido fino a 33 mesi e rinnovabile fino a 3 volte
- Indefinito o “a tempo indeterminato”
I datori di lavoro possono includere un periodo di prova all'interno di un contratto di lavoro a tempo determinato e indeterminato. Il periodo di prova dipende dalla durata del rapporto di lavoro a tempo determinato.
- 1 mese – contratto a tempo determinato inferiore a 6 mesi
- 2 mesi – contratto a tempo determinato per più di 6 mesi ma meno di 12 mesi
- 3 mesi – in tutti gli altri casi
Inoltre, il datore di lavoro deve informare il dipendente, per iscritto ed entro 7 giorni dalla data di stipula del contratto, di alcune condizioni di lavoro se non sono già presenti nel contratto:
- Ore lavorative
- Pause al lavoro
- Componenti della remunerazione del dipendente
- Frequenza di pagamento
- Diritto alle ferie annuali
- Norme per la risoluzione dei contratti di lavoro
- Periodo di preavviso per lo scioglimento del contratto di lavoro
- Diritto del lavoratore alla formazione, se prevista dal datore di lavoro
- Informazioni sulla previdenza sociale del lavoratore, compreso il nome dell'istituto di previdenza presso il quale devono essere versati i contributi legati al rapporto di lavoro
- Informazioni sul PPK del dipendente
- Diritto al riposo giornaliero e settimanale
- Regole del lavoro straordinario e sua remunerazione
Orario di lavoro in Polonia
L'orario di lavoro normale non deve superare le ore 8 al giorno e le ore 40 alla settimana. Tutto ciò che eccede l'orario di lavoro concordato sarà considerato straordinario. La legge sul lavoro prevede che lo straordinario in un dato anno non debba superare le 150 ore. Gli straordinari vengono compensati in base a un programma di indennità, pagando 50 % o 100 % della retribuzione lorda oltre alla retribuzione regolare, a seconda di quando sono avvenuti gli straordinari. Oppure può essere compensato con ferie aggiuntive — 1 ora di ferie per ogni ora di straordinario prestato se il dipendente richiede ferie aggiuntive, oppure 1.5 ore di ferie per ogni ora di straordinario prestato se il datore di lavoro ha deciso di compensare con ferie aggiuntive Partire.
Giorni festivi in Polonia
La Polonia ha giorni festivi 14 , inclusa la domenica di Pentecoste, che è automaticamente un giorno non lavorativo poiché le domeniche sono sempre giorni non lavorativi in Polonia. Le festività aggiuntive comprendono:
- Capodanno
- Epifania
- Domenica di Pasqua
- Pasquetta
- Festa del Lavoro/Primo maggio
- Giorno della costituzione
- Domenica Whit
- Corpus Domini
- Festa dell’Assunzione
- Giorno di Ognissanti
- Festa dell’Indipendenza
- Natale
- Santo Stefano
Giorni di vacanza in Polonia
I dipendenti hanno diritto a 20 o 26 giorni di ferie retribuite, a seconda dell'incarico. Il mandato è considerato in base al per tutti i periodi di lavoro e istruzione, non solo con l'attuale datore di lavoro. I dipendenti con meno di 10 anni di mandato hanno diritto a 20 giorni di ferie mentre i dipendenti con 10 anni o più di mandato hanno diritto a 26 giorni.
Le ferie non godute possono essere riportate all'anno solare successivo. È previsto un periodo di riporto fino a 3 anni. In questo diritto alle ferie sono inclusi i giorni su richiesta 4 .
Congedo aggiuntivo
Ai dipendenti vengono offerti anche alcuni recenti diritti alle ferie aggiuntive:
- Il congedo per badante non retribuito di 5 giorni in un anno solare è previsto per i dipendenti che devono prendersi cura o sostenere un familiare diretto (figlio, figlia, madre, padre o coniuge) o qualcuno che vive nello stesso nucleo familiare, con una grave condizione medica.
- Il congedo di 2 giorni o 16 ore in un anno solare è previsto come assenza giustificata per emergenza familiare o “forza maggiore”. I dipendenti possono conservare il diritto al 50 % della retribuzione calcolata allo stesso modo della retribuzione per le ferie annuali regolari dello stesso periodo.
Congedo per malattia Polonia
I dipendenti hanno inoltre diritto a ulteriori assenze per malattia retribuite certificate per malattie di lunga durata su prescrizione medica. Per questo congedo è necessaria una dichiarazione formale di un medico. In questo caso, il datore di lavoro paga fino a 33 giorni di malattia (o fino a 14 giorni di malattia per i dipendenti di età pari o superiore a 50 ) e qualsiasi importo aggiuntivo è pagato dallo ZUS.
Congedo parentale in Polonia
In Polonia il congedo parentale è pagato dallo ZUS. La durata del congedo per maternità dipende dal numero di figli nati nello stesso parto. La durata massima è 37 settimane in caso di parto di 5 o più figli, mentre in caso di parto di 1 solo figlio è 20 settimane. La lavoratrice, dopo aver utilizzato almeno 14 settimane di congedo dopo il parto, ha diritto a rinunciare alla restante parte del congedo. In questo caso il convivente della lavoratrice dovrà utilizzare la parte non utilizzata del congedo di maternità.
La lavoratrice che non partorisce ha diritto a 2 settimane di congedo da prendere prima che il bambino raggiunga l'età di 12 mesi. Può essere sostenuto tutto in una volta o in parti 2 , ma ciascuna parte deve durare almeno 1 settimana.
I dipendenti hanno diritto a un congedo parentale aggiuntivo per un importo di settimane 41 o settimane 43 se nascono 2 o più figli. Entrambi i genitori hanno diritto al congedo parentale e possono usufruirne contemporaneamente. La durata complessiva del congedo non deve superare gli importi sopra indicati. Ciascun genitore ha diritto esclusivo a 9 settimane di congedo parentale dell'importo di congedo sopra indicato. Questo diritto non può essere trasferito ad un altro genitore.
Un dipendente che è stato assunto per almeno 6 mesi ha diritto a prendere un congedo non retribuito per l'assistenza ai figli che non deve superare 36 mesi (incluso 1 mese di congedo, di cui può usufruire solo l'altro genitore). Il congedo è concesso prima che il figlio raggiunga i 6 anni di età.
Cessazione e severance in Polonia
Il contratto di assunzione può sempre essere risolto, senza alcuna penale, di comune accordo tra datore di lavoro e dipendente. I contratti a tempo indeterminato e determinato sono più difficili da risolvere in quanto richiedono basi legali e giustificazione per la risoluzione. I dipendenti possono contestare queste ragioni dinanzi al tribunale del lavoro se non sono d'accordo con esse. I termini di preavviso dipendono dall'anzianità di servizio.
Il preavviso richiesto durante il periodo di prova è il seguente:
- 3 giorni lavorativi se il periodo di prova non supera le 2 settimane
- 1 settimana se il periodo di prova è più lungo di 2 settimane
- 2 settimane se il periodo di prova è di 3 mesi
Preavviso obbligatorio per i contratti a tempo determinato e a tempo indeterminato :
- 2 settimane se il dipendente ha lavorato per meno di 6 mesi
- 1 mese se un dipendente ha lavorato almeno 6 mesi
- 3 mesi se un dipendente ha lavorato almeno 3 anni
È importante notare che il datore di lavoro può sciogliere il contratto di lavoro solo dando un preavviso. Pagare al dipendente un’indennità invece di dare un preavviso non è un’opzione.
Il datore di lavoro può ridurre il preavviso 3-month a non meno di 1 mese solo in caso di fallimento, liquidazione o altre cause imputabili al datore di lavoro. In tali casi, il lavoratore conserva comunque il diritto ad un'indennità pari alla retribuzione per la restante parte dell'intero periodo di preavviso, denominata “permesso di giardino”.
Pagare le tasse in Polonia
I dipendenti devono essere registrati presso lo ZUS entro 7 giorni dall'inizio del lavoro. Il sistema di sicurezza sociale della Polonia comprende quanto segue:
- Assicurazione pensionistica
- Assicurazione medica per malattia generale
- Assicurazione parentale
- Assicurazione disabilità
- Assicurazione contro gli infortuni sul lavoro
- Assicurazione morte/funerale
Il contributo sociale del datore di lavoro è una remunerazione del 21%. I contributi sociali del dipendente ammontano a circa il 13.7% della retribuzione lorda mensile.
Inoltre, esiste un tetto annuale al valore dei contributi pensionistici e di invalidità versati collettivamente dal datore di lavoro e dal lavoratore. Nel 2023 questo importo totale è stato fissato in 208.050 PLN.
Il datore di lavoro deve versare un contributo obbligatorio pari al 2.45 % della retribuzione lorda mensile del dipendente al Fondo del lavoro e un ulteriore 0.1 % al Fondo delle prestazioni garantite del dipendente. Entrambi sono legati alle indennità di disoccupazione e sono separati da nel sistema ZUS.
Le prestazioni complementari dell'assicurazione malattie non sono obbligatorie, ma negli ultimi anni sono diventate più comuni. Se il dipendente richiede tali benefici e il datore di lavoro sceglie di fornirli, ciò può essere agevolato nelle modalità 2 :
- Abbinamento della polizza assicurativa integrativa con la fornitura della visita medica preventiva obbligatoria in un unico contratto con un Centro di medicina del lavoro di fiducia.
- Il datore di lavoro può offrire al dipendente un'indennità per una polizza assicurativa privata: si consiglia da PLN 300 a PLN 600 al mese, a seconda del centro medico.
È importante notare che l’assicurazione sanitaria aggiuntiva è considerata reddito ed è, quindi, soggetta ai normali pagamenti dei contributi sociali e alle tasse.
Visite mediche preventive
Tutti i dipendenti devono sottoporsi ad una visita medica preventiva prima di iniziare il lavoro per assicurarsi che stiano sufficientemente bene per svolgere le proprie mansioni lavorative. Il medico rilascerà questo certificato. Questo esame deve essere facilitato dal datore di lavoro, il che significa che il datore di lavoro paga e ordina l'esame tramite un processo formale di "referral".
Questi esami sono personalizzati per un’attività specifica e vengono eseguiti da medici autorizzati. I più importanti di questi centri medici sono Medicover, Lux Med ed Enel-Med. Tuttavia, anche i medici del lavoro autorizzati nei centri medici standard in tutto il paese possono condurre questi esami. Se il datore di lavoro prevede di assumere più di dipendenti 10 , si consiglia di firmare un contratto con uno di questi centri di medicina del lavoro poiché questo è spesso un approccio più conveniente ed efficiente. Mentre alcuni centri medici richiederanno di stipulare un contratto con il datore di lavoro, generalmente questo non è un requisito.
Il costo di una visita medica preventiva è compreso tra 170-PLN500 PLN per dipendente e dipenderà dal numero di test richiesti e dal numero di specialisti coinvolti: ad esempio, un'azienda potrebbe aver bisogno di un oculista per un dipendente che lavora con un computer.
Formazione in materia di sicurezza e salute sul lavoro
Tutti i dipendenti sono inoltre tenuti a seguire una formazione in materia di sicurezza e salute sul lavoro prima di iniziare il lavoro per assicurarsi che siano informati sulle leggi e linee guida generali sulla sicurezza, nonché sulle istruzioni di sicurezza specifiche per il lavoro, come condizioni di salute sul lavoro, rischi e altri requisiti di benessere. Il programma complessivo di formazione sulla sicurezza sul lavoro prevede componenti 2 , comunemente definite come “formazione generale” e “chiacchiere sugli strumenti”:
- La “formazione generale” è solitamente condotta da una società specializzata certificata nelle disposizioni fondamentali in materia di salute e sicurezza sul lavoro come parte del più ampio codice del lavoro polacco.
- Il pezzo "discorso sulla cassetta degli attrezzi" deve essere eseguito da un rappresentante interno autorizzato che abbia una conoscenza approfondita del lavoro e di ciò che è necessario per svolgerlo in sicurezza, dell'ambiente generale, dei rischi per la salute e degli strumenti necessari per minimizzarli.
La spesa stimata per un programma completo di formazione e sicurezza sul lavoro è compresa tra 150-PLN 300 PLN per persona e non è necessario alcun contratto con la società fornitrice.
È importante notare che tutti i dipendenti devono confermare, per iscritto, di conoscere i principi e le disposizioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
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