De complete gids voor inzicht in telewerken

Een van de blijvende veranderingen die de pandemie teweegbracht, was de toegenomen vraag naar werken op afstand. Naarmate de lockdowns en de thuisblijvers zich vermenigvuldigden, omarmden veel bedrijven dit werkmodel om hun activiteiten voort te zetten en het hoofd boven water te houden.

Jaren later, ondanks de mogelijkheid om terug te keren naar kantoor, blijft werken op afstand steeds populairder worden. Veel werknemers geven er de voorkeur aan om tenminste een deel van de tijd op afstand te werken.

In de VS stegen de zoekopdrachten naar banen op afstand   met 458 % tussen 2020 en 2022 . In Groot-Brittannië zijn de zoekopdrachten naar werk op afstand met 729 % gestegen. Er is een vergelijkbare toename in het zoeken naar banen op afstand in Frankrijk, Italië en Duitsland.

Naarmate uw bedrijf groeit en nieuwe medewerkers aanneemt, kan het aanbieden van volledig externe of hybride functies u helpen zich te onderscheiden van de concurrentie. Leer meer over wat hybride en volledig op afstand betekenen en waarom banen op afstand de moeite waard zijn om aan te bieden.

Wat is een taak op afstand?

De definitie van een baan op afstand is een functie waarbij iemand buiten een traditionele kantooromgeving kan werken. Externe medewerkers voeren hun taken en verantwoordelijkheden thuis, in een koffiezaak of in een bibliotheek uit. Sommige externe medewerkers werken vanuit een kantoor, zoals een co-workingruimte.

Taken op afstand bieden doorgaans meer flexibiliteit dan functies op kantoor of op locatie. Werknemers die op afstand werken, hebben vaak meer vrijheid over wanneer ze hun werkdag beginnen en wanneer ze stoppen met werken.

Vaak worden taken op afstand mogelijk gemaakt door communicatiemiddelen, zoals e-mail, videoconferenties en chatsoftware. Hoewel veel soorten taken op afstand kunnen worden uitgevoerd, kan het voor bepaalde functies nodig zijn dat werknemers ten minste een deel van de tijd ter plaatse zijn.

Waarom zijn mensen geïnteresseerd in werken op afstand?

  Werken op afstand bestaat al jaren, maar de belangstelling ervoor is de afgelopen jaren dramatisch toegenomen. Uit één onderzoek bleek dat  87 % van   Amerikaanse werknemers op afstand zou werken als ze de kans hadden. Uit hetzelfde onderzoek bleek dat 58 % van de in de VS gevestigde werknemers ten minste een deel van de week op afstand werkt.

Verschillende factoren dragen bij aan de interesse in werken op afstand. Een belangrijke reden waarom mensen op afstand willen werken, is dat dit meer flexibiliteit biedt. De traditionele werkdag van negen tot vijf werkt niet voor alle werknemers.

Ouders met kinderen hebben vaak tijd nodig om ze op school af te zetten of aan het eind van de dag op te halen. Wanneer ouders op afstand werken, kunnen ze hun taken zo regelen dat ze tegemoetkomen aan het wegbrengen en ophalen van school.

Door op afstand te werken, is het niet meer nodig om te pendelen, waardoor werknemers tijd overhouden voor hun dag. In plaats van elke dag een uur in het verkeer te staan, kunnen ze die tijd gebruiken om te ontspannen, aan yoga te doen, te lezen of een sport te beoefenen.

Geen woon-werkverkeer en een grotere flexibiliteit betekenen vaak een beter evenwicht tussen werk en privéleven voor werknemers. In dezelfde zin geeft werken op afstand mensen meer vrijheid bij het kiezen van hun woonplaats. Werknemers die in meer landelijke gebieden willen wonen, kunnen banen op afstand aanvaarden zonder elke dag een slopende reis naar de stad. Werknemers die op afstand werken, kunnen ook de digitale nomadenlevensstijl aannemen en zich van de ene plaats naar de andere verplaatsen wanneer zij dat willen.

Wat betekent werken op afstand?

Werken op afstand heeft meerdere betekenissen. Voor sommige medewerkers betekent het de mogelijkheid om te werken waar en wanneer ze willen. Andere werknemers zijn mogelijk gebonden aan een bepaald schema, zoals van negen tot vijf of 10-to-six , maar kunnen kiezen waar ze werken.

Vaak hebben medewerkers op afstand bepaalde hulpmiddelen nodig om werken op afstand mogelijk te maken. Een sterke internetverbinding is doorgaans een must-have, aangezien externe werknemers meestal de hele dag contact moeten opnemen met hun supervisors en collega's.

Samenwerkingstools, zoals chatprogramma's, software voor videoconferenties en e-mail, zijn ook cruciale tools voor externe medewerkers.

Werken op afstand kan synchroon of asynchroon zijn. In een synchrone werkomgeving op afstand werkt iedereen tegelijkertijd, ook al bevinden ze zich op verschillende locaties. Synchrone werkomgevingen op afstand maken vaak gestroomlijnde communicatie mogelijk, omdat het team tegelijkertijd werkt.

In een asynchrone werkomgeving op afstand werkt elke medewerker volgens zijn eigen schema. Werknemers kunnen zich in verschillende tijdzones bevinden of in totaal verschillende diensten werken. Communicatie kan een grotere uitdaging zijn, omdat werknemers mogelijk niet dezelfde uren werken als hun leidinggevenden en mogelijk moeten wachten op antwoorden op vragen.

Soorten werkstructuren op afstand

Bedrijven die opties voor werken op afstand aan werknemers willen aanbieden, kunnen kiezen uit verschillende soorten structuren voor werken op afstand:

1. Volledig op afstand: Werknemers die volledig op afstand zijn, gaan nooit een kantoor binnen. Ze werken altijd vanuit huis of vanuit hun favoriete werkplek. In sommige gevallen beschikt het bedrijf mogelijk niet eens over een gecentraliseerde werkruimte.
2. Hybride: Hybride medewerkers werken een deel van de tijd op afstand en zijn de rest van de tijd op kantoor. Ze kunnen andere verplichtingen hebben, zoals het afleggen van locatiebezoeken, waarvoor ze persoonlijk moeten verschijnen. Hoe vaak werknemers op afstand of op kantoor werken, hangt af van hun voorkeuren en wat hun bedrijf toestaat.
3. Werken op afstand optioneel: Sommige bedrijven bieden de mogelijkheid om op afstand te werken, maar geven er sterk de voorkeur aan dat werknemers zoveel mogelijk op kantoor zijn. De optie voor werken op afstand kan iets zijn dat werknemers gebruiken als ze een ziek kind thuis hebben of andere huishoudelijke verplichtingen hebben.
4. Tijdelijk op afstand:   Bedrijven kunnen soms op afstand werken, afhankelijk van de behoefte. In een tijdelijk afgelegen omgeving bestaat het besef dat medewerkers ooit weer naar kantoor zullen terugkeren.

Welke soorten taken kunnen op afstand worden uitgevoerd?

Hoewel sommige soorten banen geschikter lijken voor werken op afstand dan andere, is de waarheid dat beroepen op vrijwel elk gebied afgelegen kunnen zijn. Enkele van de meest populaire taken op afstand zijn:

1. Softwareontwikkelaar
2. Schrijver of redacteur
3. Projectmanager
4. Designer (web, UX, producten)
5. Digitale, content- en socialemediamarketeer
6. Accountant
7. Advocaat
8. Klantenservice

Uit een onderzoek van McKinsey blijkt dat werknemers op afstand vaker voorkomen dan ooit tevoren. Bijvoorbeeld,   Ongeveer de helft van de deelnemers aan de enquête die in het onderwijs werken en 45 % van degenen die in de gezondheidszorg werken, meldde dat ze minstens een deel van de tijd op afstand werkten.

Zelfs bepaalde banen die een persoonlijke aanwezigheid lijken te vereisen, zoals fysieke trainers of reisleiders, kunnen op zijn minst gedeeltelijk op afstand worden uitgevoerd.

Zolang werknemers toegang hebben tot een internetverbinding, telefoon en computer, kunnen ze waarschijnlijk een deel, zo niet al hun werk op afstand doen.

De voor- en nadelen van extern personeel

Als uw bedrijf overweegt om op afstand te gaan werken of de mogelijkheden voor werken op afstand uit te breiden, zijn er voor- en nadelen aan verbonden. Voordat u medewerkers op afstand inhuurt of bestaande medewerkers meer opties voor werken op afstand aanbiedt, moet u zorgvuldig de voor- en nadelen van een medewerker op afstand afwegen.

Voordelen van werken op afstand

Enkele voordelen van werken op afstand zijn onder meer:

1. Trekt meer kandidaten aan.   De meerderheid van de werkzoekenden wil nu de mogelijkheid hebben om tenminste een deel van de tijd, zo niet de hele tijd, thuis te werken. Uw bedrijf zal waarschijnlijk meer sollicitaties van gekwalificeerde kandidaten zien als u een optie op afstand aanbiedt.
2. Kan leiden tot een grotere productiviteit. Externe werknemers kunnen productiever zijn dan werknemers op kantoor. Ze hebben vaak minder afleiding van collega’s die zich met hun werk kunnen bemoeien. Er zijn ook minder afleidingen tijdens het woon-werkverkeer als mensen op afstand werken. Ze beginnen hun dag minder gestresst, waardoor ze efficiënter kunnen werken.
3. Verlaagt de kosten voor bedrijven. Door gedeeltelijk of volledig op afstand te gaan, kunnen bedrijven geld besparen. Uw bedrijf kan het aantal kantoren dat het huurt verminderen als het grootste deel van uw team op afstand werkt. Er zijn ook andere kostenbesparende mogelijkheden. Uw bedrijf hoeft bijvoorbeeld niet te betalen om de pauzeruimte gevuld te houden met snacks of kantoorbenodigdheden.
4. Biedt meer flexibiliteit bij het aannemen van personeel. Door op afstand te gaan, kan uw bedrijf zijn wervingshorizon vergroten. U bent niet langer beperkt tot het aannemen van personeel uit lokale talentenpools. Als uw bedrijf internationale groei plant, kunt u met een extern personeelsbestand wereldwijd personeel aannemen, zonder dat u fysieke kantoren in die landen hoeft te vestigen.
5. Bevordert de balans tussen werk en privéleven. Burn-out is tegenwoordig een groot probleem onder werknemers. Er zijn veel factoren die bijdragen aan burn-out, maar gebrek aan stilstand en lange reistijden zijn twee belangrijke oorzaken. Wanneer werknemers op afstand werken, hoeven ze niet te pendelen, wat een belangrijke bron van stress vermindert. Externe werknemers kunnen vaak meer betrokken zijn bij het werk dat ze doen en voelen zich gelukkiger in hun werk, wat hen, hun collega's en hun bedrijven ten goede komt.

Nadelen van werken op afstand

Er zijn enkele potentiële nadelen van werken op afstand die het overwegen waard zijn.

1. Technologische problemen: Technologie maakt werken op afstand mogelijk, maar technologie is niet zonder problemen. Werknemers kunnen de internetverbinding kwijtraken en waardevolle werktijd verspillen. Als het systeem van een bedrijf uitvalt of als er een probleem is met een server, kunnen werknemers mogelijk hun werk die dag niet doen.
2. Gebrek aan face-to-face interactie: Wanneer werknemers op afstand werken, leren ze elkaar niet persoonlijk kennen. Het gebrek aan persoonlijke interactie kan ervoor zorgen dat werknemers zich geïsoleerd of eenzaam voelen in hun werk. Ze werken mogelijk niet zo vaak samen met hun collega's als in een persoonlijke omgeving, wat de betrokkenheid kan verminderen.
3. Vertraagde reacties en miscommunicatie: Wanneer werknemers face-to-face werken, kunnen ze in realtime of met beperkte vertraging antwoorden op vragen krijgen. In een werkomgeving op afstand is er vaak een vertraging tussen het moment waarop een medewerker een vraag stelt en het moment waarop hij antwoord ontvangt. Miscommunicatie kan ook vaker voorkomen in een externe omgeving, vooral als berichten elkaar kruisen of als werknemers niet verifiëren dat ze de taak volledig begrijpen. Gelukkig zijn er hulpmiddelen beschikbaar om te helpen de communicatie tussen externe teamleden te verbeteren.
4. Vertrouwensproblemen: Werken op afstand vereist veel vertrouwen. supervisors kunnen niet over de schouders van hun werknemers kijken om te controleren of ze op kantoor zijn of het werk doen dat ze beweren te doen.

Zijn modellen voor werken op afstand effectief?

Externe medewerkers zijn over het algemeen zeer productief. Uit een enquête onder werkgevers die vanwege de pandemie een model voor werken op afstand hebben aangenomen, bleek dat  83 % van mening was dat de overstap naar werken op afstand een succes was . Ruim de helft van de werkgevers en bijna de helft van de werknemers geeft aan dat werken op afstand leidt tot een verhoging van de productiviteit.

Bedrijven die bepaalde praktijken toepassen, behalen doorgaans betere resultaten met werken op afstand dan bedrijven die dat niet doen. Een bedrijf moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat al zijn externe medewerkers thuis een betrouwbare internetverbinding hebben en een laptop of apparaat dat overweg kan met de software en applicaties die nodig zijn voor het werk.

Investeren in tools die de communicatie en samenwerking op afstand stroomlijnen, is ook een must voor bedrijven die het meeste uit een werkomgeving op afstand willen halen.

Het hebben van bepaalde protocollen verhoogt ook de effectiviteit van een team op afstand, vooral als werknemers over de hele wereld verspreid zijn. Uw bedrijf kan check-ins plannen tussen projectmanagers en externe teamleden, waardoor ze de kans krijgen om zorgen en voortgang van projecten te bespreken. Het gebruik van samenwerkingstools en het aanmoedigen van teamleden om hun werkvoortgang te delen en bij te werken, stroomlijnt ook de communicatie.

Het vanaf het begin inhuren van de juiste medewerkers vergroot ook de effectiviteit van een team op afstand. Sommige werknemers zijn beter geschikt voor een werkomgeving op afstand dan andere. Ze zijn gewend zelfstandig te werken en hebben een bewezen staat van dienst in het voltooien van projecten en taken met weinig toezicht.

Ten slotte kunt u, ook al ontmoet uw externe team elkaar misschien nooit persoonlijk, toch stappen ondernemen om de interactie te vergroten en teambuildingactiviteiten te creëren. Virtuele teambuildingoefeningen of ijsbrekers voorafgaand aan videovergaderingen kunnen ervoor zorgen dat iedereen elkaar leert kennen en dat ze zich meer verbonden voelen. Als uw team zich een eenheid voelt, zal het effectiever werken.

Huur en beheer uw externe personeel met G-P.

Werken op afstand is niet meer weg te denken en biedt veel voordelen voor bedrijven. Naarmate uw bedrijf groeit en de omvang van het externe personeelsbestand begint te groeien, kan G-P u helpen de groeipijnen te beheersen.

Ons volledig conforme, SaaS-gebaseerde Global Growth Platform™  automatiseert en stroomlijnt wervings-, onboarding-, aanwervings-, salarisadministratie- en HR-processen. Met onze technologie kunt u snel uw externe medewerkers inhuren en beheren, waar ter wereld ze zich ook bevinden. Met dit platform kun je internationale teams bouwen in meer dan 180 landen, zonder dat er een entiteit hoeft te worden opgericht, terwijl je voldoet aan de arbeids- en belastingwetgeving.

Vraag vandaag nog een voorstel aan om te zien hoe het werkt.