Finland is een Scandinavisch land met een sterke economie die vrije onderneming en particulier eigendom aanmoedigt. Het is ook de thuisbasis van een zeer vaardig personeelsbestand. Of u nu overweegt om een Finse werknemer in te huren om op afstand voor uw bedrijf te werken of een heel team van werknemers in Finland in te huren, u moet een aantal belangrijke aspecten van de Finse arbeidsmarkt, wervingspraktijken en arbeidswetgeving begrijpen. In onze handleiding voor het inhuren van personeel in Finland zullen we deze belangrijke punten behandelen en enkele tips geven.
Wat u moet weten voordat u in Finland personeel gaat inhuren
Internationale aanwerving vereist wat onderzoek en vaak juridische bijstand van lokale experts, omdat elk land zijn eigen wetten en gebruiken heeft die het proces beïnvloeden. Het arbeidsrecht en de wervingspraktijken in Finland kunnen verschillen van die in uw thuisland. Laten we eens kijken naar een aantal belangrijke aspecten van de werkgelegenheid in Finland die u moet begrijpen voordat u daar werknemers gaat werven.
1. De Finse arbeidsmarkt
De Finse beroepsbevolking onderscheidt zich door een uitzonderlijk hoog opleidingsniveau. Vanaf 25 had 2016 87.9 procent van de Finnen ouder dan een hoger secundair of tertiair onderwijs gevolgd. De gemiddelde Finse student zal naar verwachting ongeveer 20 jaar onderwijs volgen, wat drie jaar boven het gemiddelde voor de EU ligt.
Wat studeren deze studenten? In werd 2019het grootste percentage van de diploma's behaald op het gebied van bedrijfsleven, administratie en recht, en geesteswetenschappen en kunst, op de voet gevolgd door technologie. Meer gedetailleerde gegevens uit 2017 tonen aan dat techniek, productie, bouw, journalistiek en sociale wetenschappen ook populair zijn onder universiteitsstudenten. De populairste studiegebieden voor promovendi in 2019 waren handel, administratie en recht, geesteswetenschappen en kunst, technologie en gezondheid en welzijn.
De grootste sector in Finland is verreweg de dienstensector. De meeste Finse werknemers werken in deze sector, die een breed scala aan industrieën omvat, zoals vervoer, gezondheidszorg en sociale diensten, en horeca. De volgende grootste sector in Finland is productie. Als uw bedrijf tot een van deze sectoren behoort, kunt u waarschijnlijk hoogopgeleide kandidaten met ervaring in uw vakgebied vinden.
2. Collectieve arbeidsovereenkomsten
Vakbonden spelen een prominente rol op de Finse arbeidsmarkt. Net als in andere Scandinavische landen is een hoog percentage Finse werknemers lid van een vakbond. Deze vakbonden onderhandelen met werkgeversorganisaties om een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) te sluiten. Cao’s voegen bepalingen toe aan de wettelijke vereisten van Finland voor werknemers, waarbij vaak minimumloonvereisten, maximale werktijden, opzegtermijnen en meer worden vastgesteld.
Sommige cao’s zijn gemaakt voor een specifiek bedrijf of groep van bedrijven. Veel cao’s in Finland zijn echter van toepassing op hele bedrijfstakken. Dit betekent dat een CAO waarschijnlijk van toepassing is op uw bedrijf en uw Finse werknemers, zelfs als u niet tot een werkgeversvereniging in Finland behoort of als uw werknemers geen lid zijn van de vakbond. Naast het leren over de Finse arbeidswetgeving, moet u ook de toepasselijke cao’s begrijpen om aan de voorschriften te blijven voldoen.
3. Werkuren en salaris
De werkweek in Finland mag niet langer zijn dan acht uur per dag of 40 uur per week. De meeste bedienden zijn gewend aan een iets kortere werkweek van 37.5 uren, verdeeld in 7.5-hour dagen. Werknemers kunnen overwerken als hun werkgever daarom vraagt en zij daarmee instemmen. Maar zelfs met overuren mag een werkweek in het algemeen niet meer bedragen dan een gemiddelde van 48 uren over een periode van vier maanden.
Werknemers hebben recht op een 50 procentuele premie op hun normale uurloon voor de eerste twee uren overwerk die ze op een dag werken. Extra overuren daar bovenop leveren een verhoging op van 100 procent van het normale loon. In Finland is er geen nationaal minimumloon, omdat deze norm aan de collectieve arbeidsovereenkomst wordt overgelaten. Cao’s kunnen ook een andere vergoeding voor overwerk voorschrijven.
4. Belastingen en sociale uitkeringen
Finse werknemers betalen inkomstenbelasting volgens een progressief tarief, evenals gemeentelijke inkomstenbelasting. Leden van de Finse evangelische lutherse en orthodoxe kerken zijn ook onderworpen aan een kerkbelasting. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor de inhouding van belastingen op het salaris van werknemers.
Zowel werknemers als werkgevers moeten bijdragen aan socialezekerheidsregelingen. Werkgevers dragen als enige bij aan de ongevallenverzekering en de collectieve levensverzekering voor hun werknemers. Werkgevers en werknemers dragen bij aan de werkloosheidsverzekering, de ziekteverzekering en de pensioenverzekering. Veruit de grootste bijdragen gaan naar de pensioenverzekering. In 2020droegen werkgevers gemiddeld 16.95 procent van het brutosalaris van werknemers bij aan de pensioenverzekering. Werknemers dragen 7.15 procent of 8.65 procent bij, afhankelijk van hun leeftijd. Werkgevers moeten de bijdragen van werknemers aan de sociale zekerheid inhouden.
5. Betaald verlof
De wet op jaarlijkse vakantie geeft Finse werknemers recht op betaald verlof en bepaalt dat het vakantietegoedjaar loopt van april tot en met maart. Tijdens het eerste werkjaar verdienen werknemers twee dagen betaald verlof voor elke maand dat ze werken. Na deze periode verdienen werknemers elke maand iets meer, in totaal 30 dagen, of vijf weken, aan jaarlijks betaald verlof. Werknemers krijgen ook meestal elk jaar 10 betaald verlof.
Finnen hebben ook recht op betaald ziekteverlof. Als werknemers ziek worden of letsel oplopen en werk moeten missen, zolang die werknemers ten minste een maand bij uw bedrijf zijn, moet u hen tot 10 dagen blijven betalen. Werknemers die ziek worden voordat ze een volle maand hebben gewerkt, hebben nog steeds recht op de helft van hun normale loontarief.
6. Lokale talen
Finland heeft twee officiële talen: Fins en Zweeds. Fins wordt van beide verreweg het meest gesproken. De meeste Finnen die Zweeds als hun eerste taal spreken, wonen op de Ålandseilanden, een autonoom deel van Finland in de Oostzee. Uit een 2018 enquête bleek dat 93 procent van de Finse inwoners van de leeftijd een zekere mate van vaardigheid 18-64 had in ten minste één taal naast hun moedertaal.
De meest voorkomende tweede talen in Finland zijn Engels, Zweeds en Duits. Bedrijven in Engelstalige landen moeten weten dat ongeveer 90 procent van de Finnen verklaart Engels te spreken. Engels spreken is vooral gebruikelijk in de zakelijke omgeving. Toch is het leren van een paar Finse zinnen om te gebruiken in een gesprek met uw Finse collega's een goede manier om respect en goodwill te tonen.
De kosten van het inhuren van een werknemer in Finland
Wanneer u in een nieuw land personeel inhuurt, moet u rekening houden met de lopende arbeidskosten en de kosten vooraf van het wervingsproces. De arbeidskosten in Finland liggen iets boven het gemiddelde voor de EU. Naast het salaris dat u uw werknemers betaalt, moet u rekening houden met de extra kosten van de secundaire arbeidsvoorwaarden. In Finland raden we aan om een extra 25 percentage van het salaris van een werknemer te begroten om naar wettelijke secundaire arbeidsvoorwaarden te gaan.
Voor het wervingsproces moet u rekening houden met de volgende kosten:
- onderzoek en juridische bijstand ter ondersteuning van de naleving;
- kosten voor het opzetten van een bedrijf;
- de tijd van uw wervingscommissie;
- extern wervingsbureau;
- betaalde personeelsadvertenties;
- screening voor indiensttreding;
- Reiskosten
Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers te gaan inhuren in Finland?
Wanneer u werknemers in een nieuw land wilt inhuren, hebt u twee hoofdopties: een bedrijfsentiteit in het land oprichten of samenwerken met een Employer of Record (EOR). Als u ervoor kiest om een dochteronderneming op te richten, moet u alle vereisten voor de specifieke locatie volgen, naast de vereisten die zijn uiteengezet in de Finse Wet op vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid. Het opzetten van een bedrijf in Finland duurt 13 dagen of meer. U moet de volgende stappen doorlopen voordat u begint met het inhuren:
- Bedrijfsstructuur kiezen: over het algemeen wilt u kiezen tussen een besloten of een naamloze vennootschap voor uw dochteronderneming. U kunt ook een buitenlandse vestiging van uw bedrijf opzetten, maar vestigingen moeten in nauwere samenhang met uw hoofdkantoor werken dan een dochteronderneming. U moet ook uw managementstructuur bepalen.
- Een bankrekening openen: u moet een bankrekening openen in Finland en voldoen aan de minimale kapitaalvereiste voor uw bedrijfstype.
- Zakelijke documenten indienen: U moet verschillende documenten opstellen en indienen, waaronder basisaktes, uw oprichtingsakte en een uitleg van de zakelijke en bankactiviteiten van uw bedrijf. U moet ook identificerende informatie indienen voor alle aandeelhouders en bestuurders, inclusief notariële kopieën van paspoorten.
- Dien een start van de bedrijfsmelding in: U moet ook een melding indienen dat u een bedrijf start, zodat u kunt worden geregistreerd bij de registers Handelsregister en Belastingdienst.
- Verzekeringspolissen kopen: U moet particuliere verzekeringen afsluiten. Dit omvat een arbeidspensioenverzekering, een werknemerscompensatieverzekering en een collectieve levensverzekering. Koop deze polissen van verzekeringsmaatschappijen die zijn erkend door de Finse wetgeving.
U kunt deze lijst met vereisten vermijden als u ervoor kiest om met een Employer of Record te werken. Wanneer u samenwerkt met een Employer of Record, ook bekend als een professionele arbeidsorganisatie (PEO), hoeft u geen bedrijfsentiteit op te richten — de Employer of Record fungeert als de officiële Finse werkgever en is verantwoordelijk voor de salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en HR-taken zoals onboarding, zodat u zich kunt concentreren op de groei van uw bedrijf. U beheert echter nog steeds uw werknemers en hun dagelijkse verantwoordelijkheden.
Stappen voor het inhuren van personeel in Finland
Als u zich afvraagt hoe u in Finland personeel kunt inhuren, zult u merken dat het proces er in veel andere landen sterk op lijkt. Sommige aspecten van de Finse wet en cultuur moeten echter van invloed zijn op de manier waarop u elke stap aanpakt.
1. Vacature s adverteren
Zodra u klaar bent om te beginnen met zoeken, moet u personeelsadvertenties maken. In de meeste gevallen is het de bedoeling dat u deze advertenties in het Fins opstelt, dus u moet mogelijk een vertaler inhuren om hierbij te helpen. U kunt ook advertenties in het Engels plaatsen als u als u vloeiend Engels sprekenden wilt aantrekken. Nadat u uw personeelsadvertentie hebt opgesteld, moet u op zoek gaan naar de beste plaatsen om deze te publiceren.
Finland heeft een indrukwekkend hoge penetratiegraad van internetgebruikers, dus online adverteren is een solide strategie. U kunt nog steeds advertenties publiceren in kranten of andere traditionele media, maar online vacaturesites zoals Monster.fi, Oikotie.fi en Duunitori.fi zijn populaire platforms. U kunt ook advertenties plaatsen op vacaturebanken die specifiek zijn voor uw branche. Sommige Finnen zoeken ook naar banen op sociale mediasites, vooral LinkedIn.
2. Topkandidaten kiezen
Finse werknemers zijn gewend korte cv’s en sollicitatiebrieven in te dienen. U kunt ook vragenlijsten, vaardigheidstests of andere interactieve stappen integreren in het sollicitatieproces, mits u vragen vermijdt die als discriminerend kunnen worden beschouwd. Uw wervingsbureau of -commissie zal waarschijnlijk software gebruiken om de sollicitaties in eerste instantie te sorteren. Naarmate u de groep verkleint, moet u beginnen te bepalen welke kandidaten het best bij u lijken te passen.
3. Kandidaten interviewen
Plan persoonlijke of virtuele sollicitatiegesprekken met de meest indrukwekkende sollicitanten. Omdat Finnen gewend zijn aan digitale communicatie, zou u geen problemen moeten ondervinden met het uitvoeren van interviews via videogesprekken. Dit is met name een waardevolle optie als u telewerkers in Finland in dienst neemt. Persoonlijke gesprekken zijn ook een optie, en dit kan de voorkeur verdienen als u een kantoor in Finland opzet. Als u sollicitatiegesprekken op lange afstand voert, moet u bij het plannen ervan rekening houden met het tijdsverschil, als uw bedrijf zich niet in Oost-Europese tijd bevindt.
4. Het aanbieden van vacatures uitbreiden en contracten beoordelen
Als u na een of meerdere gespreksronden eenmaal de beste kandidaten voor uw bedrijf hebt gevonden, kunt u hun formeel een positie aanbieden. Dit is ook het punt waarop u het salaris en eventuele andere voorwaarden waarover kan worden onderhandeld, moet regelen. Nadat een sollicitant uw aanbod heeft geaccepteerd, moet u een gedetailleerde arbeidsovereenkomst maken. In Finland zijn schriftelijke contracten gebruikelijk.
U bent verplicht om werknemers een schriftelijke verklaring te geven over hun belangrijkste arbeidsvoorwaarden. U moet hen dit document voor het einde van hun eerste betalingsperiode verstrekken en het moet belangrijke contractfuncties omvatten, waaronder:
- taken;
- proefperiode (indien aanwezig);
- toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst (cao);
- Vergoeding
- typische werktijden en vakantiedagen;
- opzegtermijn bij ontslag.
Als u voor een bepaalde periode iemand in Finland inhuurt, moet u deze duur ook opnemen in het contract, samen met de reden die deze vaste termijn rechtvaardigt. Dit komt omdat Finland geen contracten voor bepaalde tijd toestaat, tenzij u een geldige reden hebt om er geen contract voor onbepaalde tijd van te maken.
5. Kandidaten aan boord
Tot slot kunt u uw nieuwe werknemers in dienst stellen, door al het papierwerk dat nodig is voor het opzetten van de salarisadministratie te voltooien en de werknemers aan uw interne systemen toe te voegen. Als u de contracten van de werknemers nog niet hebt met hen besproken, maak dit dan een prioriteit voor hun eerste dag. U moet uw nieuwe werknemers mogelijk ook training geven om vertrouwd te raken met uw bedrijf en hun taken.
Globalization Partners kan u helpen uw Finse team op te bouwen
Deze handleiding voor het inhuren van werknemers in Finland helpt u aan de slag te gaan met uw wereldwijd expansieproces. Maar zoals u ziet, kan de oprichting van een dochteronderneming en de naleving van alle Finse arbeidswetgeving wel een zware last zijn. Als u het proces wilt vereenvoudigen en in Finland nieuwe werknemers wilt inhuren zonder de tijd en kosten voor het oprichten van een entiteit te moeten besteden, kan Globalization Partners in Finland als uw Employer of Record fungeren. Onze oplossing, in combinatie met juridisch deskundigen in het land, zal de salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere HR-taken voor al uw Finse werknemers regelen. Vraag vandaag nog een voorstel aan bij Globalization Partners om aan de slag te gaan met deze oplossing.
