När du funderar på hur du ska hantera internationella team kommer du att upptäcka att det tar en ny nivå av betydelse att ha tillgång till rätt tekniska verktyg. Tänk till exempel på skillnaden mellan att samarbeta med lokala medarbetare och internationella medarbetare. När dina medarbetare befinner sig tvärs över skrivbordet eller nerför hallen kan du arbeta med projekt tillsammans personligen – även med analoga verktyg som whiteboards eller bärbara datorer i vissa fall. När dina medarbetare bor tusentals mil bort behöver du effektiv internationell samarbetsteknik.
Samarbetsteknik för internationella team tar sig många former och syftar till att hjälpa till med olika affärsprocesser. Vissa andra viktiga verktyg är särskilt utformade för HR-avdelningar och ledning för att övervaka och styra processer i hela organisationen. Vi kommer att diskutera några av de bästa typerna av teknik som du bör implementera så att du kan effektivisera och förbättra ditt sätt att hantera ditt team och hjälpa dem att ansluta över hela världen.
1. Programvara för videokonferenser
Videosamtal har funnits under en tid, men ökningen av distansarbete har tagit denna teknik från roman till väsentlig. En undersökning från april 2020 fann att företag ökade sina utgifter för webbkonferensprogramvara mer än några andra programvarulösningar. Redan innan videokonferenser verkligen tog fart mitt i den globala pandemin var 62 procent av cheferna överens 2017 om att videokonferenser var en betydande förbättring jämfört med ljudkonferenser när det gällde kommunikationskvaliteten.
Det är inte konstigt att företag har gravitating mot videokonferenser i stället för ljudkonferenssamtal. Tänk på alla visuella signaler du får när du pratar med människor ansikte mot ansikte jämfört med via telefon. Videokonferenser gör det lättare att veta vem som talar hela tiden och att känna igen när en person håller på att tala så att du undviker oavsiktliga avbrott. Du kan också läsa människors ansikten för att få mer insikt i deras avsikter och tankar. Dessa visuella signaler kan vara särskilt användbara i tvärkulturell kommunikation, där missförstånd uppstår lättare.
Gratis applikationer finns i överflöd för individer att göra videosamtal till vänner och familj, men professionell videokonferensprogramvara är utformad med företag i åtanke så många deltagare kan delta i samtalet. Dessa program innehåller också användbara funktioner som skärmdelning och whiteboarding - där en eller flera användare kan markera en tom skärm precis som de skulle ha en fysisk whiteboard - för att hjälpa till i presentationer och samarbete.
2. Projektledningsplattform
Att hantera projekt och scheman är vanligtvis en tillräckligt svår uppgift, även för småföretag med lokala anställda. Men för globala företag kan det vara särskilt utmanande. Rätt projektledningsplattform kan dock göra det enklare. Projekthanteringsprogramvara kan hjälpa ditt team att hålla reda på både dagliga uppgifter och större mål. För internationella företag kan rätt projektledningsplattform hjälpa dig att ansluta hela ditt team på ett ställe.
Alla plattformar bör hjälpa dig att ställa in deadlines, skapa scheman och tilldela uppgifter. Vissa program kommer också med andra funktioner, som projektmallar, fildelning och kommunikationsverktyg. Vanligtvis är hemmabasen på en projektledningsplattform instrumentpanelen där du kan få en snabb översikt över pågående projekt. Anställda bör ha sina egna personliga instrumentpaneler eller att-göra-listor där de kan hantera sina egna uppgifter.
Många projektledningsplattformar finns att välja mellan. Vissa kan vara bättre lämpade för din bransch eller tillåta den anpassning du behöver för att skräddarsy plattformen för dina behov. Business News Daily rekommenderar att du tar hänsyn till följande faktorer när du väljer det bästa projektledningsprogrammet för ditt team:
- Din organisations nuvarande storlek
- Skalbarheten för ett program, om du växer
- Projektledningsutmaningar som du vill att din programvara ska lösa eller förbättra
- Ett programs användarvänlighet
Rätt program kan öka ditt globala teams produktivitet och hjälpa till att säkerställa att inget projekt någonsin faller genom sprickorna. Det är viktigt för organisationer att fortsätta uppdatera de verktyg de använder och lära sig om vad som finns där ute, särskilt när distansarbete har blivit den nya spelaren i spelet.
3. Fillagrings- och delningstjänster
Oavsett vilken bransch du befinner dig i, skapar du sannolikt, konsulterar, utbyter och lagrar filer regelbundet. Under årens lopp förlitade sig många företag på lokal lagring för att organisera sina filer. Om du ville dela en fil, du förmodligen bara e-postade det, eller kanske du kom åt den via en delad mapp och en Ethernet-anslutning. Du kan också ha förlitat sig på utskrivna dokument som lagras i arkivskåp. Dessa metoder för fillagring och delning har blivit föråldrade som molnbaserade lösningar har blivit allt populärare.
Idag lagras hälften av all företagsdata över hela världen i molnet. För internationella företag är molnlagring mer än bara bekvämt - det är nödvändigt så att alla anställda enkelt kan komma åt de filer de behöver. Med molnmodellen lagrar molnleverantören dina data på fjärrservrar och låter dig komma åt data online, antingen via en applikation på din enhet eller via din webbläsare. Med andra ord kan anställda över hela världen komma åt delade mappar och filer så länge de har rätt inloggningsuppgifter och en internetanslutning.
Många tjänster finns på marknaden idag för lagring, synkronisering och delning av filer. Du kanske är bekant med några gratis alternativ, men dessa lösningar begränsar antalet gigabyte (GB) du kan lagra gratis, vanligtvis i intervallet GB5-15. Företag som behöver en mer robust lagringslösning kan välja betalda versioner från dessa välkända leverantörer eller registrera sig hos andra leverantörer som kan vara bättre anpassade till dina behov.
4. Verktyg för dokumentsamarbete
Möjligheten att dela och komma åt filer är nyckeln, men för många team räcker det inte med att bara dela färdiga produkter. Du kan också behöva samarbeta under skapandet av dokument, oavsett om det är en artikel för din företagsblogg, en bildspelspresentation för ett kommande möte med en kund eller ett kalkylblad som innehåller kvartalsvisa försäljningsdata. Under tidigare år skulle du ha varit tvungen att turas om att arbeta på ett dokument, maila nya versioner eller feedback fram och tillbaka tills det var klart - en rörig och ineffektiv process.
Idag har molnet löst detta problem, och du kan dra nytta av den lösningen genom att använda ett dokumentsamarbetsverktyg som passar ditt team. Alla dessa verktyg bör ge flera anställda tillgång till ett dokument eftersom det pågår ändringar i dokumentet eller erbjuda feedback i form av kommentarer eller föreslagna redigeringar. Användare bör kunna granska revisionshistoriken så att de kan återställa äldre versioner om det behövs eller förstå vilka ändringar som gjorts och av vem.
Vissa fildelningstjänster inkluderar också redigeringsverktyg online, men det här är inte en standardfunktion för alla tjänster. Och när det ingår kan det vara otillräckligt för dina behov. Du bör överväga att använda samarbetsverktyg online, antingen gratis eller betalt, när du behöver skapa och redigera dokument i en grupp. Forskning visar att samverkansarbete ökar individers engagemang och prestation.Därför bör företag hitta sätt att underlätta denna synergistiska dynamik mellan anställda, även om en person är primärt ansvarig för ett projekt.
5. Snabbmeddelande-app
Även om du vill kommunicera med kollegor i samma byggnad, kommer du sannolikt att skjuta dem en anteckning online snarare än att gå över till deras kontor eller ringa dem på telefon. När du behöver kommunicera med internationella kollegor är skriftlig kommunikation ännu viktigare. E-post har länge varit standard för skriftlig kommunikation i affärsmiljöer, men det har förändrats under de senaste åren. Instant messaging-appar har fått dragkraft inom många företag eftersom de kan underlätta mer direkt och omedelbar kommunikation än e-post.
Om du för närvarande inte använder en snabbmeddelandeapp och vill prova något förutom e-post, överväga att integrera en av dessa appar i din dagliga affärskommunikation. Harvard Business Review rekommenderar att du väljer en app som de flesta av dina anställda redan är bekanta med att använda så att de kommer att vara mer benägna att anta den på arbetsplatsen. Eftersom olika meddelandeappar är populära i olika delar av världen kan det innebära att du väljer en app som dina internationella anställda känner till, även om den är ny för dig.
Snabbmeddelandeappar värderas för hur de främjar omedelbar kommunikation fram och tillbaka, men de kanske inte alltid fungerar så när de används bland internationella kollegor. Speciellt när du arbetar i mycket olika tidszoner kanske en medarbetare inte ser ditt meddelande direkt när du skickar det. Vissa appar kommer att låta dig veta när någon är online, så du vet om personen kommer att se ditt snabbmeddelande eller om ett e-postmeddelande som ska läsas senare skulle vara mer meningsfullt.
6. Programvara för utbildningshantering online
Lärande- och utvecklingsindustrin är värd mer än miljarder dollar370 över hela världen, vilket visar de viktiga roller som utbildning och kompetensutveckling spelar för företag över hela världen. Förutom att erbjuda nyanställda utbildning för att initiera dem i sina nya roller, erbjuder många företag också pågående inlärningsmöjligheter för att hjälpa anställda att förfina sina färdigheter eller till och med bygga nya färdigheter för att möta nya utmaningar och krav.
Internationella företag kan ha ännu mer anledning att fokusera på utbildning av anställda eftersom anställning på nya marknader kan innebära att de anställer medarbetare med olika utbildningsbakgrund. Utbildning kan vara ett effektivt sätt att säkerställa att alla dina anställda har de kunskapsbaser och färdigheter de behöver för att lyckas. Företag kan leverera utbildning på olika sätt, inklusive både personligen och online-alternativ.
Online-lärande, även kallad e-learning, har börjat ersätta personlig instruktörsledd utbildning, som brukade vara vanligare. LinkedIns senaste Workplace Learning Report visar en betydande övergång från personligt lärande till förmån för mer online-lärande, även bara under det senaste året. För globala och avlägsna team är online-lärandealternativ vanligtvis mest meningsfulla. Online programvara för utbildningshantering kan du dela videor, artiklar och mer och testa anställdas lärande genom frågesporter och övningar. De tillåter också anställda att arbeta självständigt i sin egen takt.
7. Global expansionsplattform
Human Resources Information Systems (HRIS) kan hjälpa HR-avdelningar att hålla reda på och automatisera många HR-funktioner, men dessa program är inte nödvändigtvis utformade för internationella företag som hanterar mer HR-komplexiteter. Du kan till exempel inte placera internationella anställda på samma lön som dina inhemska anställda. Dina internationella anställda kan också ha rätt till olika förmåner enligt lag. Lyckligtvis kan du fortfarande effektivisera många HRM-funktioner (HRM) när du använder en global expansionsplattform som GoGlobal från Globalization Partners .
Vår heltäckande teknikplattform ger dig tillgång till alla verktyg du behöver för att hantera en global arbetsstyrka på en enda bekväm instrumentbräda. Hantera HR-funktioner direkt från plattformen, inklusive:
- Onboarding: Från dina anställdas första dag med ditt företag gör Globalization Partners innovativa lösning det enkelt att börja med lagenliga anställningsavtal och andra onboardingprocedurer.
- Lön: Dina internationella anställda placeras på vår lokalt lagenliga lönehantering, men du kan fortfarande godkänna lönehantering, lägga till bonusar eller göra ändringar vid behov.
- Fördelar: Administrera förmånsplaner som följer lokala lagar och normer för alla länder där du anställer medarbetare.
- Tid och kostnad: Du kan enkelt visa och godkänna tids- och utgiftsförfrågningar från alla dina anställda på ett ställe.
Med all HR-teknik är säkerhet nyckeln. Globalization Partners håller anställdas data säkra genom att låta dig implementera rollbaserade säkerhetsåtgärder så att endast behörig personal kan komma åt data.
När du anlitar expertisen hos vår globala registrerade arbetsgivare kan du kontakta experter via hjälpcentret och lära dig mer om internationella marknader så att du kan planera nya expansioner.
Utrusta dig med rätt verktyg och rätt registrerad arbetsgivare
Att arbeta i internationella team kommer med några unika belöningar, liksom några unika utmaningar. Det är därför du behöver rätt tekniska verktyg till ditt förfogande för att förena ditt team och hjälpa din produktivitet. Förutom de rätta verktygen för internationella team behöver du också rätt partnerskap för att hjälpa dig att anställa topptalanger över hela världen.
Att arbeta med en registrerad arbetsgivare är en idealisk lösning för att anställa och hantera internationella arbetare eftersom det gör att du kan hoppa över eller fördröja att etablera dina egna dotterbolag i länder där du anställer. Det sparar dig också från att behöva förstå alla lokala anställnings- och affärslagar. En registrerad arbetsgivare effektiviserar processen för att leda ditt internationella team.
Globalization Partners är en registrerad arbetsgivare som du kan lita på för att hantera HR-, juridiska och finansiella funktioner för dina internationella anställda och för att hjälpa dig att planera och genomföra internationella expansioner framgångsrikt över hela världen. Om du vill lära dig mer om olika typer av registrerade arbetsgivare, välja rätt registrerad arbetsgivare och betydelsen av detta beslut, ladda ner vår kostnadsfria e-bok, ”The Guide to Choose an Employer of Record Model”.
