Rätt teknik kan hjälpa dig att skala upp din verksamhet och hjälpa ditt team att fungera mer effektivt var som helst i världen. Med det överflöd av programvarupaket som finns på marknaden kan det vara svårt att sikta igenom bullret och hitta vad du verkligen behöver. Var börjar du?!
Även om varje företag och varje situation är annorlunda, finns det sex saker att tänka igenom när du tittar på tekniska lösningar för ditt globala team.
Håll dig framför kurvan
Den bästa tiden att tänka på en tekniklösning är innan du träffar en kritisk punkt med dina nuvarande system. Se över din organisation för ”tryckpunkter” – när ditt företag växer, var kommer arbetet att öka? Kanske har du ett befintligt system som inte kommer att kunna hålla jämna steg med din tillväxt, eller kanske finns det manuella processer som görs där ett system behöver införas för att du ska kunna skala upp din verksamhet.
Tänk på följande när du utvärderar programvara:
- Framtida tillväxt – köp ett system som kan hålla jämna steg med din tillväxt under många år framöver. Övergångssystem är tuffa och svåra för ditt team, så investera i din framtid i förväg för att undvika att ändra saker senare.
- Integrering mellan team – att ha individuella system för varje avdelning kan vara ineffektivt och kostsamt, leta efter mångsidig programvara som kan vara användbar på flera platser i din organisation och/eller system som enkelt kan integreras med varandra för att förbättra effektiviteten i hela ditt företag.
Lär känna distributionsteamet
Ditt beslut är inte bara vilket programvarupaket du väljer - din framgång kommer i hög grad att bero på implementeringsteamet från leverantören. När du tittar på mjukvarupaket är chansen att det finns flera alternativ som ger dig den grundläggande funktionaliteten du behöver. När du talar med potentiella leverantörer, behandla dessa samtal som om du intervjuar en potentiell anställd – dessa personer kommer att vara en förlängning av ditt team. De måste förstå din kultur och kunna rulla med dig genom projektet.
Vid flera tillfällen kom vårt slutliga beslut om att välja en leverantör definitivt ner till distributionsteamet. Vem vill du ha med dig i skyttegravarna när du febrilt arbetar för att möta en deadline? Eller när saker går fel? Ibland är den stora, hushållsnamnleverantören inte rätt svar. Att välja det mest kompetenta teamet som passar ditt företags arbetsstil kommer alltid att vara rätt val.
Nå ut till molnet
Särskilt med ett globalt team är det viktigt att ha flexibiliteten att arbeta var som helst. Att välja system som låter dig logga in via molnet från vilken enhet som helst anses nästan vara det minsta minimumet idag, men det blir allt viktigare när du växer globalt. Som en del av en utvärdering och implementering av nya system bör ditt IT-team också se till att alla dina kontor har rätt infrastruktur och bandbredd för att stödja ditt val.
Fokus på säkerhet
Med team som får tillgång till din information från hela världen är säkerhet avgörande. Som en del av utvärderingsprocessen, se till att ditt IT-team förstår vilka länder du för närvarande arbetar i och var du kan expandera till inom en snar framtid för att undvika överraskningar. De bör förstå datasäkerhetslagarna i dessa länder så att alla system du köper eller bygger är kompatibla. Dessa regler varierar mycket från land till land, så ta dig tid att göra dina läxor och undvika eventuella problem senare.
Du bör också titta på funktionalitet inom systemet för att hjälpa ditt team över tidszoner - saker som möjligheten för en användare att återställa sitt eget lösenord. Du vill inte att någon i Asien ska förlora en arbetsdag eftersom din USA-baserade systemadministratör sover och inte är tillgänglig för att återställa lösenordet.
Minimera din anpassning
Det finns ingen magisk formel på vad den perfekta nivån av anpassning är på ett visst programvarupaket. Det beror på programvaran och på ditt företag. Du bör sträva efter precis tillräcklig anpassning - tillräckligt för att det ska vara meningsfullt för ditt företag och arbetsflöde, men den minimala mängden anpassning som är möjlig för att uppnå det målet.
Ju mer anpassning du har, desto fler problem kan du ha på linjen när det är dags för en ny utgåva från programvaruleverantören. Du och ditt team - och kanske din leverantör - måste testa alla dina anpassningar innan de kan släppa en uppgradering. Det kan översättas till mycket tid och pengar. Anpassa för att få bästa möjliga effektivitet för ditt team, men minimera så gott du kan och hitta istället kreativa sätt att använda systemets befintliga funktionalitet i programvaran för att uppfylla dina behov.
Lyssna på ditt team
De personer som är bäst positionerade för att hjälpa dig att välja och designa ditt nya system är INTE programvaruleverantörerna, din projektledare eller din ledningsgrupp – det är de personer som utför arbetet. Du kan komma på en fantastisk idé, men baserat på hur arbetet faktiskt flyter för ditt team kan det sluta med att de gör sitt jobb HARDER och kan potentiellt störa din företagsskalningsstrategi. Låt de människor som i slutändan kommer att använda programvaran vara din guide om krav och anpassningar.
Du bör vara i kontakt med de personer som kommer att vara slutanvändare av systemet under hela din utvecklings- och utrullningsprocess:
- Ha en "fokusgrupp" typ av diskussion med vart och ett av de berörda teamen när du bygger dina initiala affärskrav - dröm stort och få allas önskelista, samtidigt som du ställer in förväntan att inte alla önskelista objekt kommer att göra snittet
- Om det är en situation där du har wireframes, samla teamen för att ge input innan du går för djupt in i utvecklingen
- Dela upp funktionaliteten i delar eller moduler och låt teamen fokusera på att utföra kontrollerade UI-tester
- Om du behöver fasa in funktionalitet över tid, fråga teamet vad som kommer att vara mest användbart och effektfullt för dem – och prioritera dessa punkter
- Ha interaktiva utbildningssessioner med dem före driftsättning – de är din bästa källa för att ta reda på den detaljerade logistiken som får allt att fungera dagligen.
För mer information om hur du skalar ditt företag globalt, ladda ner vår e-bok Hur man skalar globalt utan att sjunka här: