Viktiga takeaways
- Anställningsalternativ med efterlevnadsavvägningar: Globala arbetsgivare kan komma in i Polen med hjälp av en Employer of Record (EOR)), direkt registrering utan enhet, genom att etablera ett lokalt dotterbolag eller genom att arbeta med oberoende entreprenörer. Att välja rätt modell är viktigt. Felaktiga inställningar kan ifrågasättas av Polens statliga arbetsinspektion (PIP), vilket kan resultera i efterbetalningar och lagstadgade böter.
- Starkt ekonomiskt och kompetenscentrum: Polen har en växande ekonomi (3,4% genomsnittlig årlig bruttonationalprodukt tillväxt) med stöd av en högutbildad, flerspråkig och STEM-fokuserad arbetskraft. Det är en populär destination för IT, företagstjänster (BPO/SSC) och avancerad tillverkning.
- Strikta efterlevnads- och anställningsregler: Polsk arbetsrätt kräver skriftliga kontrakt (på polska eller tvåspråkiga) före dag ett, registrering hos ZUS socialförsäkring inom sju dagar och obligatoriskt läkarintyg och säkerhetsgodkännande (BHP) före anställning. Standardarbetsveckor är begränsade till 40 timmar med obligatoriska viloperioder, ett månatligt minimum på PLN 4,806 och 20–26 dagars betald ledighet.
Polen är en av de snabbast växande ekonomierna i EU. Dess ekonomi har stadigt expanderat, med en genomsnittlig årlig bruttonationalprodukttillväxttakt på 3,4% under det senaste decenniet.
Polen är ett attraktivt resmål för utländska direktinvesteringar (FDI) på grund av stora planerade investeringar från EU:s återhämtningsfonder och den privata sektorn inriktade på avancerad tillverkning, IT och energiomställning. Polens kompetenspool är högkvalificerad, välutbildad (särskilt inom STEM-områden) och flerspråkig, vilket är en stor dragningskraft för globala företag som vill etablera sig i Polen.
Innan du expanderar till Polen behöver du förstå avtal, skatter, löner, förmåner och andra arbetsrättslagar. Vår guide berättar allt du behöver veta om att anställa personal i Polen.
Vad man bör veta innan anställning i Polen
Om du expanderar din verksamhet till Polen för första gången finns det viktiga juridiska krav att vara medveten om. Dessa normer och lagar påverkar anställningspraxis i Polen och många aspekter av förhållandet mellan arbetsgivare och anställd, inklusive ersättning och förmåner.
G-P Gia™, vår globala HR agent baserad på artificiell intelligens, kan svara på dina tuffaste efterlevnadsfrågor i 50 länder – inklusive Polen – och alla 50 amerikanska delstater. Minska ditt beroende av extern rådgivning och minska tiden och kostnaden för efterlevnad med upp till 95% med Gia.
Här är fem saker att veta om att anställa i Polen.
1. Språk i Polen
Polska är det officiella språket. Engelska är det vanligaste språket utanför polska. Landet rankas bland de 15–20 bästa globalt när det gäller engelskkunskaper.
sektorer för stora affärsprocessutkontrakteringar (BPO) och delade servicecenter (SSC) drivs av en stor pool av kvalificerade, flerspråkiga kompetenser
2. Anställningsavtal i Polen
Arbetsgivare ska lämna ett skriftligt anställningsavtal, eller en skriftlig bekräftelse på huvudvillkoren, innan anställd börjar arbeta.
Avtalet måste vara på polska eller åtföljas av en polsk översättning. I flerspråkiga avtal är den polska versionen den juridiskt bindande.
Avtalet måste innehålla minst:
- Typ av anställningsavtal (prövning, tidsbestämd, obestämd)
- Namn och adresser på både arbetsgivare och anställd
- Kontraktets varaktighet (tidsbestämd eller prov)
- Datum för underskrift och arbetsstartdatum
- Jobbtitel och beskrivning
- Arbetsplats (er)
- Fördelning av lön och förmåner
- Arbetstid (heltid/deltid)
Om det inte ingår i avtalet måste arbetsgivaren skriftligen inom sju dagar från anställningens startdatum tillhandahålla:
- Dagligt och veckovis arbetsschema
- Betalningsperioder och betalningssätt
- semesterrätt,
- uppsägningstid.
- Regler för övertid, viloperioder och raster
- Eventuella tillämpliga kollektivavtal
Dessa detaljer måste gås igenom med anställd på eller före deras första dag.
3. Arbetstid och löner i Polen
Arbetsveckan i Polen är 40 timmar lång, fördelad över fem dagar. Övertid är begränsad till 150 timmar per år, såvida inte en högre gräns anges i kollektivavtal, arbetsplatsregler eller individuellt avtal. Oavsett eventuella avtal får den genomsnittliga veckoarbetstiden (inklusive övertid) inte överstiga 48 timmar. Anställda får minst 11 timmars sammanhängande vila per 24timmars period och minst 35 timmars sammanhängande vila per vecka.
Från och med 2025 är minimilönen i Polen 4,806 PLN per månad.
4. Betald ledighet i Polen
Polen har 14 nationella helgdagar. Anställda får dessa dagar lediga med lön.
Beräkningen av tjänsteår inkluderar alla tidigare anställningar (oavsett uppehåll eller arbetsgivare) och tillgodoräknade utbildningsperioder (t.ex. upp till åtta år för högre utbildning). Anställda med mindre än 10 års erkänd tjänstgöring (inklusive både anställning och vissa utbildningsperioder) får 20 dagars betald årstermin. Anställda med 10 eller fler års erkänd tjänstgöring får 26 dagar.
Arbetsgivare måste betala minst 80% av anställds lön för sjukfrånvaro. Antalet arbetsgivarefinansierade sjukdagar beror på anställdes ålder:
- För anställda under 50 betalar arbetsgivaren för upp till 33 dagars sjukfrånvaro per kalenderår.
- För anställda som är 50 år eller äldre betalar arbetsgivaren för upp till 14 dagar.
- Efter dessa perioder (33 eller 14 dagar, beroende på ålder) tar socialförsäkringsinstitutionen (ZUS) över sjuklönen.
5. Inkomstskatt och socialförsäkring i Polen
Arbetsgivare måste registrera anställda hos ZUS inom sju kalenderdagar efter anställningens början. Social inkluderar pension, invaliditets-, olycksfalls- och sjukförsäkring, med specifika satser för varje typ. Sjukförsäkringsavgiften är 9% av lönen. Arbetsgivare måste vidarebefordra socialförsäkringsavgifter till ZUS senast den 15 eller 20 i följande månad, beroende på deras juridiska status.
Polen använder ett progressivt inkomstskattssystem. I 2025 är skattesatserna 12% på årsinkomst upp till PLN 120,000 och 32% på inkomst över den gränsen. Arbetsgivare ansvarar för att beräkna, inneha och remittera personlig inkomstskatt (PIT).
Arbetsgivare ska dra av och vidarebefordra både anställd och arbetsgivare socialförsäkringsavgifter till ZUS månadsvis. Social täcker pensions-, invaliditets-, olycksfalls- och sjukförsäkring samt sjukförsäkring.
- Pensionsförsäkring: lika fördelad (9.76%)
- Invaliditetsförsäkring: 6.5% betalas av arbetsgivaren, 1.5% av anställd
- Olycksfallsförsäkring: betalas av arbetsgivaren, vanligtvis 1.67% för små arbetsgivare, men premien varierar beroende på risk
- Sjukförsäkring: betalas av anställd (2.45%)
- Sjukförsäkring: betalas av anställd (9%)
Totalt är arbetsgivares bidrag (inklusive alla fonder) cirka 18–20%, och anställda bidrag är 13–14%.
Arbetsgivare måste bidra med 2,45% av de anställdas bruttolön till arbetskraftsfonden (1,00% till arbetskraftsfonden och 1,45% till solidaritetsfonden). Arbetsgivare bidrar också 0,1% till de anställdas garanterade förmånsfond.
Vården finansieras med obligatoriska sjukförsäkringsavgifter. Du behöver inte teckna en privat sjukförsäkring, men kompletterande sjukförsäkring är en populär förmån.
Anställer modeller för globala företag som vill anställning i Polen
Den bästa modellen när du bestämmer dig för att anställa personal i Polen beror på dina övergripande affärsmål.
| Modell | Bäst för | Viktiga punkter | Huvudsakliga risker |
|---|---|---|---|
| Direkt arbetsgivareregistrering | Anställa personal i Polen utan lokal enhet, där det är möjligt. | Kör polsk löneutbetalning, innehåll PIT, betala ZUS, registrera anställda inom 7 dagar, för register. | Lönefel, sen ZUS-registrering, skatteexponering, arbetslagstiftning non-efterlevnad, PIP/ZUS verkställighet. |
| Employer of Record | Snabb marknadsinträde. | Employer of Record sköter avtal, löner, ZUS, skatteinnehavare och arbetslagstiftning efterlevnad. | Risk för olaglig uthyrning av arbetskraft om klienten anvisar arbetstagare som den verkliga arbetsgivaren eller arrangemanget saknar laglig struktur. |
| Dotterbolag eller filial | Långsiktig verksamhet. | Hanterar uthyrning, lönehantering, ZUS-registrering och arbetslagstiftning, skatt, redovisning och företagsefterlevnad. | Högre etableringsbörda, företagsefterlevnad, skatteexponering, moderbolagsansvar och lokala styrningsmisslyckanden. |
| Oberoende entreprenörer | Projektbaserat arbete med självständighet. | Behåll entreprenörens oberoende. Undvik anställningsliknande kontroll, fasta scheman och integration. | Omklassificering enligt artikel 22 arbetslagstiftning riskerar PIP/ZUS-verkställighet, retroaktiv ZUS/skatt, rättigheter och böter. |
De bästa uthyrningscentrumen i Polen
Vissa städer i Polen är kända för särskilda industrier. Att veta vad varje stad har att erbjuda gör att du kan fokusera dina ansträngningar när du anställer personal i Polen och tillsätta tjänster snabbare.
De främsta kompetenshubbarna i Polen är:
- Warszawa är Polens huvudstad och största stad. Warszawa är landets främsta centrum för affärer, finans och teknik. Det är värd för multinationella företag, finansinstitut och teknikföretag.
- Kraków är känt för sin IT-scen, affärstjänster (BPO/SSC) och startup-verksamhet. Kraków är en viktig destination när globala företag väljer att anställa i Polen, särskilt inom teknik, finans och delade tjänster.
- Wrocław är ett centrum för IT, FoU, tillverkning och företagstjänster, med en stark närvaro av globala teknikföretag och ingenjörsföretag.
- Poznań är känt för sina tillverknings-, logistik- och affärstjänstesektorer och är en populär plats för globala arbetsgivare.
- Gdańsk har en skicklig kompetenspool inom IT, sjöfart, logistik och finans. Staden har ett växande antal teknikstartups och globala affärscentra.
Nyckelbranscher i Polen
Att förstå Polens huvudindustrier gör att du kan jämföra löner och förmåner med andra när du anställer i Polen. Du kan använda denna insikt för att göra smarta val om var du ska investera och expandera din arbetskraft.
De viktigaste industrierna i Polen inkluderar:
- Affärsprocessutkontraktering (BPO) och delade tjänster (SSC): Detta är en av Polens snabbast växande och modernaste sektorer. Globala företag baserar sina delade servicecenter för finans, redovisning, HR och forskning och utveckling i städer som Kraków, Warszawa och Wrocław tack vare den högkvalificerade, flerspråkiga och utbildade arbetskraften.
- IT och digitala tjänster: Polen är ett viktigt IT-kompetenscentrum med en stor pool av mjukvaruutvecklare, ingenjörer och IT-specialister. Globala företag etablerar i allt större utsträckning FoU- och digitala teknikcenter här. Regeringen investerar också kraftigt i digital teknik och artificiell intelligens.
- Fordon: Detta är en av Polens största industrisektorer. Det fokuserar på produktion av delar och komponenter (som levererar till globala tillverkare), samt lätta nyttofordon. Polen har också Europas största fabrik för elbilsbatterier.
- Elektronik och hushållsapparater: Polen är en ledande europeisk producent av hushållselektronik och apparater. Stora globala företag har produktions- och FoU-centra där.
- Avancerad tillverkning: Detta inkluderar områden som flyg- och rymdindustrin och försvarsindustrin, särskilt i kluster som Aviation Valley i sydöst.
Kostnad för anställa personal i Polen
Oavsett om du anställer en enda teameller expanderar en hel division, är kostnader oundvikliga när du anställer anställda i Polen. Budget för följande:
- Enhetsinrättning (såvida du inte samarbetar med en registrerad arbetsgivare)
- Platsannonser
- arbetskraftskostnader för granskning av arbetssökande
- Löner
- Skatt
- löner
- Fördelar
- Bonusar
- traktamenten,
- försäkring
- Resa
- Översättare (om tillämpligt)
Enligt G-P verifierade källor från Gia är arbetsgivarens börda i Polen, inklusive kostnader utöver lönerna, cirka 20–21%.
Vad behöver ett företag för att anställa personal i Polen?
Se till att du har täckt dessa viktiga saker innan du utökar ditt team i Polen:
- Registrera verksamheten, vanligtvis KRS för företag eller CEIDG för enskilda firmor.
- Bekräfta REGON- och NIP-nummer.
- Registrera dig som ZUS-avgiftsbetalare.
- Öppna ett polskt bankkonto för betalning av löner, skatt och ZUS.
- Registrera varje anställd hos ZUS inom sju dagar från deras startdatum.
- Tillhandahåll ett skriftligt anställningsavtal innan arbetet påbörjas.
- Fullfölja obligatoriska BHP-skyldigheter, inklusive inledande säkerhetsutbildning innan arbetet påbörjas.
- Sätt upp lagenlig lönelista, PIT-innehavare, ZUS-avgifter och anställda poster.
- Registrera dig för moms.
Att etablera ett dotterbolag i Polen kan ta veckor eller månader. Använd G-P Employer of Record för att anställa anställda i Polen utan att skapa en egen enhet. Bygg ditt team i Polen till en lägre kostnad och med sinnesro i vetskapen om att du gör det i enlighet med reglerna.
Steg för att anställa i Polen
Anställningsprocessen i Polen liknar den du förmodligen känner till i ditt eget land. Anställningsprocessen följer fem grundläggande steg: annonsera tjänsten, utvärdera ansökningar, intervjua kandidater, skicka jobberbjudanden och onboarding nya medarbetare.
1. Annonsera lediga jobb i Polen
Skapa en detaljerad arbetsbeskrivning och definiera rollen baserat på ansvarsområden och kvalifikationer. Se till att arbetsbeskrivningen överensstämmer med polska antidiskriminerings- och arbetsrättslagar.
Pracuj, Praca, OLX Praca, LinkedIn och GoldenLine är populära jobbsajter i Polen.
2. Utvärdera ansökningar för dina polska kandidater
Samla in ansökningar och granska CV. Screenskandidater baserat på deras kvalifikationer, erfarenhet och lämplighet för rollen. Du behöver uttryckligt samtycke för att utföra bakgrundskontroller, kontakta tidigare arbetsgivare, eller granska en professionell sociala medier.
3. Intervju kandidater i Polen
Intervjua kandidater som kom med på din lista. Du kan göra dessa intervjuer personligen eller virtuellt. Använd strukturerade, icke-diskriminerande intervjufrågor. Gia kan hjälpa dig att skapa frågor som följer antidiskrimineringslagar i Polen, så att du kan hitta den bästa kandidaten för rollen samtidigt som du följer lokala bestämmelser.
4. Gör jobberbjudanden i Polen
Kontakta din valda kandidat för att erbjuda dem en Befattning med ditt företag. Förbered ett laglig anställningsavtal på polska. Inkludera alla lagstadgade termer, såsom jobbtitel, lön, arbetstider, startdatum etc. Båda parter måste skriva under kontraktet innan anställd påbörjar arbetet.
5. Ombord på nya medarbetare i Polen
Nu kan du onboarda nya medarbetare. Registrera dina potentiella kandidater hos ZUS inom sju dagar efter anställningsstart. Ordna obligatorisk utbildning i arbetsmiljö och säkerhet och boka en läkarundersökning före anställning. Samla in och verifiera nödvändiga dokument såsom ID, examensbevis och arbetstillstånd.
Om du arbetar med en registrerad arbetsgivare som G-P™ behöver du inte oroa dig för den administrativa bördan med onboarding. Vi effektiviserar processen så att du kan fokusera på att utbilda dina potentiella kandidater och integrera dem i din företagskultur.
Anställa entreprenörer i Polen
Att arbeta med oberoende entreprenörer i Polen kan vara ett kostnadseffektivt sätt att testa marknaden och bygga upp en närvaro, utan att behöva engagera sig i heltidsanställda. Entreprenörer baserade i Polen förstår lokalt konsumentbeteende, regler, och affärsmetoder. De kommer att vara redo att börja arbeta snabbt med sin egen utrustning och etablerade arbetsprocesser.
Att anlita entreprenörer gör att du enkelt kan anpassa din arbetskraft baserat på dina affärsbehov, utan de komplexiteter och kostnader som en anställning medför.
Innan du ingår ett avtal med en oberoende entreprenör i Polen, tänk på följande:
1. Anställda kontra oberoende entreprenörer i Polen
Det är viktigt att förstå skillnaden mellan anställda och oberoende entreprenörer. I Polen omklassificeras en entreprenör juridiskt som anställd om de utför arbete:
- Under direkt överinseende eller ledning av företaget
- Vid en specifik tid och plats som fastställts av företagaren
- I utbyte mot regelbunden ersättning
Oberoende entreprenörer tillhandahåller tjänster. Till skillnad från anställda sätter entreprenörer sina scheman, använder sin egen utrustning och arbetar med specifika projekt snarare än att ha en löpande roll.
2. Straff för felklassificering i Polen
Att klassificera någon som entreprenör när de inte är det kan leda till allvarliga avgifter. Om felklassificering uppstår måste du:
- Betala alla utestående socialförsäkringsavgifter plus lagstadgad ränta.
- Vara ansvarig för obetalda kvarskatter.
- Ge arbetstagaren upplupna anställda förmåner (t.ex. betald ledighet, övertidsersättning) retroaktivt.
- Betala administrativa böter från PLN 1,000–30,000 per förseelse.
3. Hur man betalar entreprenörer i Polen
G-P Contractor tar bort den röriga och tidskrävande processen att anlita och betala internationella entreprenörer. Du kan skapa och utfärda avtal och betala entreprenörer med bara några få klick, samtidigt som du säkerställer en smidig process.
Anlita anställda och entreprenörer i Polen med G-P
Våra Mjukvara som en service och AI-drivna produkter – Employer of Record, Contractor och Gia – stödjer företag när de bygger och hanterar globala team.
G-P är den erkända ledaren inom global sysselsättning med mer än ett decennium av erfarenhet, det största team av HR, juridik- och efterlevnadsexperter, samt en global, egenutvecklad kunskapsbas.
Gör det enklare att anställa i Polen med G-P. Kontakta oss eller boka en demo idag.
Vanliga frågor (FAQ)
Vilka är de viktigaste lagkraven för att anställa anställda i Polen?
Du måste registrera ditt företag, skaffa ett skatte-ID (NIP), registrera dig hos ZUS och upprätta lagliga anställningsavtal på polska. Varje ny anställd måste registreras hos ZUS inom sju dagar efter att arbetet påbörjats.
Vad bör ett anställningsavtal i Polen innehålla?
Avtalet måste specificera avtalstyp, parternas uppgifter, tjänstetitel, arbetsplats, lön, arbetstider, startdatum och andra villkor. Extra anställningsvillkor måste tillhandahållas skriftligen inom sju dagar om de inte ingår i kontraktet.
Vad är standardprovanställningen i Polen?
Provanställningen kan vara upp till tre månader. Särskilda regler kan gälla beroende på typ och varaktighet för det efterföljande kontraktet.
Vilka är standardreglerna för arbetstid och övertid i Polen?
Standardarbetsveckan är 40 timmar (åtta timmar per dag, fem dagar i veckan). Övertid begränsas till 150 timmar per år om inte en högre gräns fastställs i kollektivavtal. Den genomsnittliga veckoarbetstiden (inklusive övertid) får inte överstiga 48 timmar.
Vilka är de viktigaste arbetsgivare socialförsäkringsavgifterna i Polen?
Du måste bidra till pension, funktionshinder, olycksfallsförsäkring, arbetsfonden, solidaritetsfonden och anställdas garanterade förmånsfond. Den totala arbetsgivarebördan är cirka 20–21% av lönen.
