Viktiga lärdomar

  • Planen: Efterlevnad handlar inte bara om att följa regler, det handlar om att bygga ett ramverk som skyddar verksamheten och dess medarbetare.

  • Anställningsgrund: Misstag i anställnings- och onboardingfasen kan skapa kostsamma risker. Börja med att identifiera arbetsrelationens karaktär.

  • Den amerikanska "at-will" standarden är ett globalt undantag. Många länder kräver lagenliga skriftliga avtal på det lokala språket, så kontraktshantering är viktigt.

  • Prestationsförsvar: Väldokumenterad prestationshantering (inklusive prestationsförbättringsplaner eller PIP) är det bästa rättsliga försvaret mot felaktiga uppsägningskrav.

  • Offboardingprecision: Utanför USA är obligatoriska uppsägningstider eller domstolsgodkännandeprocesser vanliga, vilket innebär att jurisdiktionsspecifik planering behövs.

För fler insikter, titta på webbinariet: ”Efterlevnad under hela den globala livscykeln för anställda”

Träffa Tiffany Cruz, en erfaren anställningsadvokat på G-P som tar sitt ingenjörsfokuserade perspektiv till komplexiteten i globala arbetsstyrkor. Ett analytiskt sinne finslipat av år av teknik och den röriga världen av arbetsrätt - de gjordes för varandra.

Från motorrum till rättssal

Tiffany trodde att hon skulle driva patenträtt, men hittade en djupare passion för arbetsrätt - ett dynamiskt fält där regler, mänskligt beteende och kommersiell strategi interagerar och kolliderar. Hon beskriver arbetsrätten som "den levande versionen av en tvålopera", inklusive det mycket verkliga mänskliga dramat i hjärtat av varje arbetsplats.

Hennes blandning av teknisk och juridisk expertis formar hennes tillvägagångssätt och var precis vad hon behövde för att ta itu med global sysselsättning.

För de som är nya inom global efterlevnad föreslår Tiffany att man delar upp livscykeln för de anställda i tre faser: anställning, prestationshantering och offboarding. Låt oss starta saker med att anställa.

Din grund: lagenlig anställning och onboarding

Enligt Tiffany bestämmer sättet du startar ett anställningsförhållande hur det ska lyckas eller risknivån. Hon varnar för att ”misstag som görs under rekryterings- och onboardingprocessen kan få långvariga, kostsamma konsekvenser”. Fokus ligger på att minska risken från dag ett.

Anställd eller entreprenör? Dubbelkolla alltid.

Ett av de vanligaste felstegen i efterlevnaden är felklassificering. Entreprenörer erbjuder flexibilitet, men Tiffany är tydlig: ”De juridiska testerna för denna klassificering är strikta och varierar beroende på jurisdiktion.”

Hon uppmanar företag att titta förbi jobbtiteln och granska relationens sanna natur. Överväg kontroll över arbetstider, utrustning som tillhandahålls och teamintegration.

Tiffanys råd: Att samarbeta med juridik och HR för en grundlig utvärdering är en investering som kan "rädda din organisation från ekonomiska och juridiska problem på vägen".

Om du dikterar timmar, levererar verktygen och integrerar dem i ditt team, "de kvalificerar sig sannolikt som anställd." Felklassificering kan ha en ”monumental inverkan på ditt företag”, inklusive statliga påföljder, betalningsskyldigheter, obetalda förmåner och övertid. ”Du vill se till att du tar den tid du behöver för att verkligen utvärdera inte bara juridik och HR, utan även pratar med den anställande chefen.” 

Lönetransparensen förändras

Från Ontario till EU sprider sig lagar om rättvisa och transparens över globala marknader. De kommer i olika namn, i olika stater, städer och länder, men det här är något du vill ha i åtanke. De har verkligen tagit fart, förklarar Tiffany.

Allt fler jurisdiktioner kräver att arbetsgivare inkluderar ett löneintervall i god tro i jobbannonser. Hon noterar att i Ontario kommer ny lagstiftning nu att begränsa hur brett dessa intervall kan vara.

Tiffanys råd: "Efterlevnad kräver ett proaktivt, väldokumenterat tillvägagångssätt." Hon rekommenderar att "verkligen tänka på ett kompensationsintervall i god tro på dina jobbannonser." Att dokumentera hur dessa siffror bestäms hjälper företag att visa god tro, även om budgetarna ändras senare. 

Titta på ditt anställningsavtal

I USA är at-will sysselsättning normen i de flesta stater. Men Tiffany påpekar, "detta är inte den globala standarden."

Ett skriftligt kontrakt är ofta ett lagkrav runt om i världen, inte bara en bästa praxis. Lokala arbetslagar dikterar allt från obligatoriska klausuler till signeringsmetoden. "Vissa länder kräver våtbläcksignaturer, medan andra kräver kvalificerade digitala signaturer", förklarar Tiffany.

Det är också värt att nämna språket. "Många länder kräver att kontrakt är på det lokala språket", konstaterar hon. I Quebec måste kontraktet till exempel vara på kanadensisk franska, och den versionen har den juridiska myndigheten. Om du har något i den engelska versionen som inte finns i den franska versionen av Quebec, kan du ha ett problem eftersom vad är verkställbart? det lokala språket."

Tiffanys råd: "Du vill ha tvåspråkiga kontrakt. Hur gör du det? Du skapar bara två kolumner i ett kontrakt och ser till att allt som finns på det lokala språket också finns i den engelska versionen. Kontraktshantering är ”en av de viktigaste åtgärderna du kan vidta” för att skydda verkställbarheten.

Håll ögonen på prestationshantering

Prestationshantering innebär att ha tuffa samtal. Vid denna tidpunkt möts ledning, kommunikation och juridisk efterlevnad – och det kan göra det särskilt utmanande.

Ur juridisk synvinkel rekommenderar Tiffany att ”konsekvent och dokumenterad prestationshantering är ditt bästa försvar mot felaktiga uppsägningsanspråk”.

Hon föreslår att chefer kartlägger en uppsättning mål och ger läglig, konstruktiv feedback. ”Chefer bör muntligen ha detta samtal med arbetarna och de bör följa upp skriftligen. Varför? För det första smälter människor information annorlunda - det är bra att upprepa feedback. "

Om prestationen fortsätter att minska rekommenderar Tiffany en plan för prestationsförbättring (PIP). Hon säger att PIP:er bör vara ”en genuin insats för att hjälpa medarbetaren att lyckas, inte bara ett steg mot uppsägning”.

Tiffanys råd: "Om de [chefer] inte ser personen som utför enligt arbetsbeskrivningen eller andra saker som de har diskuterat, borde de ha detta [PIP] samtal med arbetarna och följa upp det skriftligen."

En välgjord PIP visar att företaget ”gav medarbetaren en rättvis chans att uppfylla förväntningarna”. Och tydlig dokumentation visar att det potentiella uppsägningsbeslutet baserades på prestationsfrågor, inte diskriminerande motiv.

Offboarding (och hur man gör det enklare)

Uppsägning är aldrig lätt, men "hur du hanterar det har betydande juridiska konsekvenser", betonar Tiffany. Processen skiljer sig åt runt om i världen.

I de flesta amerikanska stater kan anställningen sägas upp när som helst av alla lagliga skäl. Tiffany varnar: "Du vill att det ska vara av laglig anledning." Det kan aldrig vara diskriminerande.

Utanför USA finns en annan historia. Där, "du går in i världen av uppsägningstider." I länder som Kanada och över hela Europa är arbetsgivare ”rättsligt skyldiga att tillhandahålla ett visst meddelande eller betala i stället för meddelande innan en anställd sägs upp”. Denna tidsperiod ” beror ofta på den anställdes anställningstid”, så arbetsgivare måste känna till jurisdiktionskrav innan processen påbörjas.

Att säga att dessa meddelanden är viktiga är en underdrift. Underlåtenhet att tillhandahålla en kan "leda till ett felaktigt uppsägningskrav, vilket kan vara mycket dyrare än den ursprungliga meddelandebetalningen." I vissa regioner är det inte en enkel betalning: "Det är inte ens så lätt att bara säga," Hej, jag ska betala dig. " Arbetsgivare på platser som Nederländerna "måste gå till domstol för att få godkännande" för uppsägningar.

Tiffanys råd: "Effektiv offboarding kräver noggrann planering och en djup förståelse för lokala lagar för att undvika att förvandla ett vanligt affärsbeslut till en långvarig juridisk kamp."

Du har grunden. Låt en arbetsgivare föra samman allt.

Tiffany ser global efterlevnad som ett åtagande som aldrig riktigt tar slut. Det är "en kontinuerlig process för lärande och anpassning". Hennes perspektiv, format av hennes tekniska bakgrund, lärde henne att "se komplexa utmaningar som system som ska förstås och optimeras."

Hon rekommenderar att företag tillämpar ett liknande tillvägagångssätt i den globala livscykeln för anställda. Dela upp det i kärnstadierna (anställning, ledning och offboarding) och ”tillämpa rigorösa, jurisdiktionsspecifika efterlevnadsrutiner i varje steg” för att bygga ett skyddat globalt team.

Men du behöver inte ta itu med komplexiteten på egen hand. G-P EOR minimerar kostnaden, komplexiteten och risken för global anställning. Med det kan du anställa, onboarda och hantera topptalanger i över 180 länder, utan att skapa enheter. Vi hanterar alla frågor om efterlevnad, så att du kan bygga ditt team med fullt förtroende.

Tiffanys råd: "Du kan samarbeta med en registrerad arbetsgivare som G-P. Vi tar faktiskt på oss denna underbara uppgift. Vi har kul med det. Vi har experter på det eftersom det är en tung hiss.

Om du vill ta bort huvudvärken från den globala personalhanteringen, ta G-P EOR för en spin "så att du kan se att det verkligen förändras."

Letar du efter mer från Tiffany? Se hela webbinariet här.