Samarbete är en utmaning för många organisationer. Därför har de flesta agila metoder som introducerats under de senaste 20 åren utformats för att bryta silor och förbättra samarbetet mellan team, avdelningar, funktioner och till och med produkter.

På G-P är vi ett företag som prioriterar distansarbete. Ingenjörer, designers och produktchefer finns i hela Amerika, Europa och Asien. Vårt fokus: skapa relationer, ta dig tid för samtal, uppnå anpassning och främja kontakt när teammedlemmar kan separeras av hav eller i helt olika tidszoner. Fjärrarbete har varit en spelväxlare. Och det finns alltid möjlighet att träffa lagkamrater personligen.

Bättre tillsammans

Vi samlar ofta team för personliga evenemang. Syftet är vanligtvis planering, och vi lyckas också smyga i tid för att umgås och ansluta. År 2024 märkte vi att planeringsaktiviteten var i vägen för våra samtal. Lärdomen: Anslutning är lika viktigt som strategisk planering.

Experimentering – ett hackathon

Vi älskar experiment. Även om det inte finns någon formell process använder vi modellen Observe, Orient, Decide, Act (OODA). OODA-loopar är alltid i aktion när våra team arbetar, eftersom ingenting förblir konstant i teknik.

År 2025 bestämde vi oss för att göra en meningsfull inverkan genom att sammanföra människor med öppen teknik (OST).

Vi presenterar OST

OST är ett okonferens- eller deltagarlett mötesformat som jag har använt under de senaste 10 åren. Vi deltar ofta i konferenser och upptäcker att de mest minnesvärda upplevelserna inte är samtalen själva utan de passionerade samtalen med andra deltagare under kaffepauser. 

OST är utformad för att replikera informella konferenskaffepauser. En liten organisation och några enkla regler tillåter  stora grupper att självorganisera och varje enskild deltagare att bidra.

Reglerna för OST

En OST behöver några gränser för att fungera. Det finns fem principer och bara en lag. Principerna är:

  • Den som deltar är rätt person. Arbeta med vem som helst som kommer till din session, oavsett om det är fem personer eller 50. De bryr sig och kommer att vara engagerade.

  • Varje gång det börjar är rätt tid. Kreativitet bryr sig inte om klockan. Ge gruppen tid att bosätta sig.

  • Där du är är rätt plats. Du kanske har planerat att delta i en session, men du är redan engagerad i ett intressant samtal. Stanna där du är.

  • När det är över är det över. Om samtalet eller sessionen har nått en naturlig slutsats före schemat, tacka gruppen och avsluta den.

  • Vad som än händer är det enda som kunde ha hänt. Lita på processen och se vart saker och ting tar vägen. Få ut det mesta av vad som har hänt och acceptera att saker inte alltid går enligt plan. 

Lagen om två fötter är enkel: Om du känner att du inte lär dig eller bidrar med något, använd dina två fötter för att gå någon annanstans.

Lagen på två meter ger alla byrån att göra skillnad. Under arbetsdagen sitter vi genom tråkiga möten och känner att vi inte har något val - inte i en OST.

Sitta i en cirkel

Formatet på en OST är alltid roligt. Vi börjar och avslutar dagen med en cirkel. Det låter normalt, tills du inser att sätta 180 personer i en cirkel är en annan typ av möte. Den första frågan är alltid, "Var är skärmen?" Det finns ingen. Följt av, "Kan du skicka mig agendan?" Det finns inte heller någon av dem.

Öppningscirkeln ställer in dagen. Och den avslutande cirkeln ger oss tid att reflektera. Huvuddelen av dagen spenderas i sessioner - vanligtvis en folkmassa runt en whiteboard som artigt diskuterar ett ämne. Sessionerna är 30 minuter vardera, och det finns 3 till 5 parallella spår som körs. Det finns gott om val. Ämnen är ofta frågor,  som "Hur testar vi AI-agenter?"

Atmosfären

Från en ledares POV finns det risk. Du får alla offsite för en dag, du spenderar mycket pengar på processen, och du vill ha en avkastning på din investering. Det är förståeligt. För deltagarna kan det finnas idén att det finns en dold agenda, och vi låtsas att det är spontant.  Vi låtsas inte. Naturligtvis är noggrann förberedelse nödvändig för att säkerställa en känsla av spontanitet. 

När någon säger, "Det finns ingen agenda, det kommer att bli bra", blir ledare nervösa. Det är förståeligt.

Energin i varje OST är densamma. Nyfikenhet, nervositet vid bristen på skärmar, spänning vid isbrytaren, genuint intresse för de ämnen som tas upp, förväntan på att gå med i diskussionen och överraskning i slutet av dagen när allt fungerar. Insiktsfulla reflektioner kommer att dyka upp efteråt – ett bevis på att en OST är  en transformativ upplevelse.

Nyckeln är lärande och äkthet. Lärande kräver ett säkert utrymme för utredning. Människor måste ställa frågor. Och de behöver ett utrymme för att dela galna idéer och träffa varandra.

På många arbetsmöten finns det politik och press att komma överens. Nagging frågor får icke-svar som, "Låt oss sätta det på parkeringsplatsen." Kanske är ett öppet utrymme parkeringsplatsen. Och parkeringsplatsen är lika viktig som huvudbyggnaden (ämnen att diskutera). Du behöver båda.

En känsla av säkerhet

Öppna utrymmen fungerar eftersom de skapar en miljö av psykologisk säkerhet. Det låter lätt, men det är det inte. Det är viktigt att följa de idéer som föreslås i det öppna utrymmet. Konversation utan handling hjälper ingen. 

Vikten av uppföljning

I år har vi tagit ett annat förhållningssätt. Vi hade över 30 sessioner i det öppna utrymmet, och en notator eller skriftlärd följde med varje session. De skrev intressanta punkter på en A3 -sida under sessionen. Vi skapar vanligtvis en stämningsvägg i slutet av dagen för att reflektera över våra tankar. Den här gången tog vi cirka 60 bilder av anteckningar, matade dem till Gemini och konverterade dem till Markdown. Sedan slog vi ihop och laddade upp den till NotebookLM. Som ni kan föreställa er, plockade det upp på känslor, takeaways, teman, handlingar och insikter på några minuter.

Spendera tid klokt

Remote-first har många fördelar, men det är svårt att köra en stor workshop på ett videosamtal. Inte omöjligt, men svårt. Vi har funnit att personlig tid tillsammans skapar spänning, säkerhet, band och planer som inte skulle ha hänt på ett videosamtal.

För tio år sedan skulle det ta en vecka att syntetisera alla resultat från en öppen platshändelse. Idag tar det ett par timmar. Hur kommer det att se ut i framtiden? En sak är säker: Energin och livskraften hos en OST  - i kombination med kraften att ansluta människor - kommer att fortsätta att vara värdefull.