Synkron vs asynkron: Bemästra kommunikation på fjärrarbetsplatsen

Utan tydlig kommunikation mellan team på distans, kan uppgifter stoppas, policyer förbises och team kopplas bort. Att veta när och hur man använder synkron kontra asynkron kommunikation hjälper till att hålla din globala arbetsstyrka effektiv, informerad och anpassad.

Vad är synkron kommunikation? 

Synkron kommunikation sker i realtid. Alla inblandade är närvarande och svarar omedelbart. Exempel är telefonsamtal, videosamtal eller live-samarbete på plattformar som Google Docs. Alla deltagare måste vara tillgängliga samtidigt – oavsett var de befinner sig –  för att möjliggöra synkron kommunikation. Denna typ av kommunikation är praktisk för teammöten, personliga och brådskande beslut. 

Vad är asynkron kommunikation?

Asynkron kommunikation sker inte i realtid. Du skickar ett meddelande och mottagaren svarar senare, som med e-post och projektledningsverktyg. Denna typ av kommunikation är bra för att dela uppdateringar, tilldela uppgifter, dokumentera beslut och samla in synpunkter från olika team. Asynkron kommunikation fungerar bra för team över tidszoner eller med flexibla scheman. 

Skillnader mellan synkron och asynkron kommunikation 

Välj en kommunikationsmetod baserat på brådskande, problemkomplexitet, teamplats och arbetsstil. Här är en jämförelse:

Hitta balansen mellan synkron och asynkron kommunikation

Det är viktigt att hitta en kommunikationsbalans för ditt team. Cirka 53 % av distansanställda har svårt att hålla kontakten med sina medarbetare, och synkron kommunikation kan hjälpa. Att förlita sig för mycket på synkron kommunikation kan dock orsaka möteströtthet. 

Målet är att matcha meddelandet med metoden. Håll arbetsflödena smidiga, stöd fokus och respektera allas tid. Så här skapar du en balanserad strategi som passar ditt teams behov.

1. Investera i en säker, kompatibel kommunikationsplattform

Globala team behöver verktyg som stöder lokalisering, mobil åtkomst och integrationer med andra system. Välj en plattform som uppfyller dina integritets-, säkerhets- och efterlevnadsbehov. Du hanterar känsliga ekonomiska, HR-relaterade och juridiska data, så din plattform bör stödja kryptering, granskningsloggar och åtkomstkontroller. Dessa verktyg måste också uppfylla standarder som EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) och system- och organisationskontroller 2 (SOC2) i USA.

2. Skapa en balanserad kommunikationskultur

Balans är nyckeln. Överanvändning av en metod kan orsaka friktion eller utbrändhet. Ställ in kärntimmar för synkront arbete och uppmuntra till asynkrona uppdateringar där så är möjligt. Att tydligt definiera när ett meddelande motiverar ett möte jämfört med en skriftlig uppdatering förstärker värdet av båda kommunikationstyperna. Till exempel kan team som arbetar över tidszoner använda Slack och Asana för dagliga uppdateringar, reservera veckovisa videosamtal för problemlösning. Teamledare bör:

• Schemalägg regelbundna avstämningar med team.

• Ange en svarsförväntning för synkrona och asynkrona meddelanden.

• Fastställa procedurer för förväntningar på kommunikation mellan tidszoner.

3. Sätt tydliga förväntningar och protokoll

Skapa riktlinjer för verktygsanvändning och responsförväntningar. Ange vilka kanaler som används för vad. Slack är till exempel perfekt för snabba incheckningar. Sätt förväntningar på svarsfönster, tillgänglighet och eskaleringsvägar. Dokumentera protokoll och gör dem tillgängliga för alla teammedlemmar, inklusive nyanställda. Detta förenklar kommunikationen och visar förtroende för anställdas kommunikationsinsatser.

4. Prioritera utbildning och teknikintegration

Utbilda chefer och teammedlemmar i hur man använder kommunikationsverktyg. Fokusera på att skriva tydliga meddelanden, använda kalendrar, hantera meddelanden och upprätthålla register. Integrera plattformar med ditt HR-informationssystem (HRIS), programvara för kundrelationshantering (CRM) eller projektverktyg för att effektivisera arbetsflöden. Uppmuntra feedback för att förbättra antagandet och hålla verktygen i linje med ditt teams behov.

Verktyg och tekniker för effektiv kommunikation med globala team

Att hantera kommunikation över gränserna är komplext. Olika tidszoner, språk och regler kan leda till felinriktning och förseningar. En hybridkommunikationsmodell kombinerar synkrona och asynkrona metoder baserat på din teamstruktur, arbetsflöden och behov. Här är några verktyg och bästa praxis för fjärrkommunikation:

• Dokumentsamarbete: Använd verktyg som Google Workspace för att skapa, granska och redigera dokument i realtid eller asynkront. 

• Kunskapsdelning: Verktyg för kunskapsdelning, som Begrepp eller Samverkan, centraliserar kommunikationen och spårar beslut.

• Integrering: Dina kommunikationsverktyg bör stödja samlad inloggning, kryptering, åtkomstkontroll och integrering med din befintliga teknikstack. Detta säkerställer att kommunikationen är säker och centraliserad.

G-P Gia™ är den oumbärliga globala HR-agenten för företag som är överväldigade av komplexiteten i internationell teamledning. Gia granskar, redigerar och genererar kompatibla HR-dokument på några sekunder. Säkerställ tydlig kommunikation i hela ditt globala team med Gia översättningsmöjligheter. Anpassa snabbt policyer, kontrakt, erbjudandebrev, arbetsbeskrivningar och mer till över 50 språk.

Hur kan global employment platform hjälpföretag förbättra personalhanteringen?

Global employment platforms minskar riskerna för att kommunikationen upphör genom att standardisera hur HR-team hanterar gränsöverskridande arbetskraft. G-Pkan hjälpa ditt företag att förbättra personalhanteringen med: 

• En centraliserad plattform: Ta hand om HR-, juridiska och efterlevnadsfunktioner på en säker plattform, var som helst i världen.

• Integrationsmöjligheter: G-P integreras med HCM-, löne- och PEO-leverantörer av högsta klass för att skapa en enda sanningskälla för alla dina globala teamdata.

• Experter inom landet: G-P :s experter inom landet kan hjälpa dig att förstå lokala arbetsmetoder och kommunikationsnormer. 

En global employment platform förenklar anställning, onboarding och hantering av team i olika länder. Det ger dig ett centraliserat system för hantering av anställdas data, processer och policyer, vilket hjälper till att anpassa kommunikationsstandarder och verktyg. 

Skapa ett anslutet globalt team med G-P

Synkron och asynkron kommunikation hjälper till att hålla globala arbetsstyrkor anslutna. En hälsosam balans mellan båda metoderna ökar produktiviteten och ger ditt team möjlighet att prestera på topp.

G är den  erkända ledaren inom global sysselsättning och G-P hjälper företag i alla storlekar att anställa, onboarda och hantera globala team i över 180 länder, oavsett enhetsstatus.  VåraAI-drivna globala anställningsprodukter och EOR-lösningar stöds av det största teamet av HR-, juridiska och efterlevnadsexperter inom landet för att effektivisera och förenkla hela den globala anställningslivscykeln. 

Kontakta oss idag för att lära dig mer.