Skapa din företagsuppförandekod med G-P Gia™

Viktiga lärdomar

• Definition: En uppförandekod beskriver ett företags beteendestandarder och omvandlar värderingar till praktiska regler.

• Lokalisering: Lokala uppförandekoder hjälper dig att navigera i olika anställningsmiljöer samtidigt som du bygger en konsekvent kultur.

• Viktiga komponenter: Uppförandekoder bör innehålla policyer för hälsa och säkerhet, inkludering, användning av företagets tillgångar, intressekonflikter och rapporteringsprotokoll.

• Implementering: En framgångsrik implementering innebär verkställande godkännande, utbildning, anställdas bekräftelser och kontinuerliga uppdateringar.

• Hur Gia hjälper till: Gia, vår AI-drivna globala HR-agent, kan generera en lokalt kompatibel uppförandekod på några minuter.

En uppförandekod är ett viktigt dokument och riskhanteringsverktyg. Den sätter standarder som håller ditt företag konsekvent, etiskt och globalt anpassat. 

Det traditionella sättet att skapa en uppförandekod är långsamt och dyrt. Idag finns det ett bättre alternativ. Denna guide förklarar hur man skriver en uppförandekod med Gia, den första agentiska AI:n för HR. 

Vad är en uppförandekod?

En företagsuppförandekod är ett dokument som beskriver uppförandestandarder för alla i din organisation. Det förvandlar ditt uppdrag och dina värderingar till arbetsplatsåtgärder. Den här koden vägleder anställda i dagliga interaktioner och gäller för alla från C-sviten till dina senaste anställningar.

En uppförandekod är ett levande dokument som utvecklas med ditt företag och de juridiska och kulturella miljöer där du är verksam.

Hur fungerar en uppförandekod?

En uppförandekod på arbetsplatsen hjälper anställda att fatta etiska beslut i komplexa situationer. Den definierar tjänstefel och fastställer tydliga processer för att ta itu med det. Dessa processer inkluderar rättvisa standarder för utredningar och disciplinära åtgärder.

Kodens beteendevakter främjar en säkrare och mer positiv arbetsplats. 

Varför en uppförandekod är viktig för ditt företag

Att skapa en uppförandekod är viktigt för alla företag. En välstrukturerad uppförandekod:

• Främjar en positiv kultur. En uppförandekod sätter tydliga förväntningar på respekt, säkerhet och professionalism. Dessa standarder hjälper dig att skapa en hälsosam arbetsmiljö där ditt team kan trivas.

• Minskar juridiska och ekonomiska risker. Din uppförandekod är din första försvarslinje mot efterlevnadsfel. I vissa länder är en uppförandekod obligatorisk. Företag i EU:s medlemsstater måste till exempel ha en uppförandekod för att följa EU:s visselblåsardirektiv. 

• Skyddar ditt rykte. Din kod är ett offentligt åtagande för etisk verksamhet. Det bygger förtroende hos kunder, partners, investerare och anställda.

Nyckelkomponenterna i en uppförandekod

En effektiv uppförandekod är omfattande, tydlig och koncis. Den täcker följande avsnitt: 

1. Introduktion från ledarskap och kärnvärden: Ett uttalande från ledarskap betonar etiskt engagemang från toppen. Detta kopplar koden till kärnvärden och ditt företags uppdrag.

2. Hälsa, säkerhet och trygghet: Detta avsnitt täcker policyer för fysisk och psykisk säkerhet på arbetsplatsen. Det kan till exempel innehålla vägledning om datasäkerhet för distribuerade team. Den tar också upp frågor som våld på arbetsplatsen, cyberhot och substansanvändning.

3. Inkludering och antidiskriminering: En fast policy mot alla former av trakasserier, diskriminering och mobbning är avgörande. Detta avsnitt främjar en kultur av inkludering och tillhörighet. Det ger definitioner och exempel på oacceptabelt beteende för att förhindra feltolkning.

4. Användning av företagets tillgångar och information: Detta avsnitt innehåller regler för korrekt användning av all företagsegendom, inklusive bärbara datorer, telefoner, programvara och immateriella rättigheter. Den omfattar även ansvarsfull användning av sociala medier och skydd av konfidentiella uppgifter.

5. Intressekonflikter: Denna del ger vägledning om hur man identifierar, förebygger och rapporterar potentiella intressekonflikter. Dessa konflikter kan omfatta situationer som att ta emot gåvor från kunder eller anställa familjemedlemmar.

6. Rapportering av överträdelser och icke-vedergällningspolicy: Detta avsnitt beskriver processen för att rapportera potentiella överträdelser av uppförandekoden. Det bör ge anställda en konfidentiell kanal för att uttrycka problem. Det måste också innehålla en policy mot repressalier för att skydda alla som rapporterar ett problem i god tro.

Hur man skriver en uppförandekod med Gia

Att skriva en uppförandekod på det traditionella sättet är en långsam och manuell process. Det handlar om fram och tillbaka mellan HR och juridiska team, vilket ökar kostnader och tid. För globala företag är processen ännu mer komplex.

Gia gör det enkelt att skapa en uppförandekod. I stället för att börja från en tom sida och manuellt utarbeta avsnitt kan du generera ett kompatibelt utkast på några minuter. När du är nöjd med ditt utkast kan Gia översätta dokumentet till över 50 språk samtidigt som du säkerställer att lokala arbetslagar följs.

Genom att använda Gia för att skapa en uppförandekod sparar du tid och pengar. Så här kommer du igång:

1. Börja med en tydlig uppmaning: Logga in på Gia och be den att skapa ditt dokument. Se till att inkludera specifika sammanhang, till exempel: "Utarbeta en uppförandekod för ett USA-baserat teknikföretag med internationella distansanställda."

2. Ladda upp ditt uppdrag och din vision: Använd Gia dokumentuppladdningsfunktion för att lägga till ditt företags uppdragsbeskrivning eller befintliga värdepolicyer. Du kan sedan uppmana Gia att integrera det språket och tonen i utkastet, så att resultatet överensstämmer med ditt varumärke och vägledande principer.

3. Förfina utkastet: När Gia ger det första utkastet kan du be om specifika ändringar eller förtydliganden. Till exempel: ”Kan du lägga till fler exempel i avsnittet om uppförandekod på sociala medier?”

4. Lokalisera för ditt globala team: Efter att du har slutfört ditt kärndokument, be Gia att anpassa det för andra länder där du är verksam. Till exempel: "Skapa en version av denna uppförandekod som överensstämmer med arbetslagar i Filippinerna och översätt den till filippinska." Gia genererar en lokaliserad och översatt version på några minuter.

Fördelar med att använda Gia för att skriva en global uppförandekod

Gia gör det snabbt och enkelt att skriva en globalt kompatibel uppförandekod. 

1. Genererar globalt kompatibla utkast direkt

Gia bygger på en patentskyddad kunskapsbas med över 100 000 lagligt granskade källor och över 1 500 statliga källor. Denna kunskapsbas omfattar arbetsrätt i över 50 länder och alla 50 amerikanska stater. Du kan välja dina verksamhetsländer och Gia kommer att generera ett lokalt utkast som är anpassat till varje jurisdiktions bestämmelser. Den kan också översätta HR-dokument till över 50 språk. 

2. Skapar en kunskapsbas för företaget

Gia låter dig ladda upp företagets policyer, värdedeklarationer eller andra relevanta dokument. Gia kommer sedan att hänvisa till dessa policyer när du svarar på dina frågor eller genererar relaterade dokument (som en uppförandekod). Med Gia kan du förvandla dina statiska policydokument till dynamisk intelligens.

Ladda till exempel upp ditt företags uppdragsbeskrivning och etikkod, och Gia kommer att väva in sitt språk i uppförandekodens introduktion. Kodens ton, språk och innehåll kommer att överensstämma med din företagskultur och dina värderingar.

3. Ger dig insikter om efterlevnad

Gia använder avancerade resonemang för att förstå nyanserna i dina frågor. Du kan ställa komplexa, gränsöverskridande HR-frågor, som: "Vilka är de vanliga rapporteringsprocesserna för en intressekonflikt i Tyskland mot USA?" och få ett korrekt svar på några sekunder. Denna on-demand-expertis hjälper dig att lösa komplexa problem snabbt. Med Gia som din agentiska AI-lösning för HR får du de svar du behöver direkt.

4. Övervakar proaktivt regulatoriska ändringar

En ny funktion för övervakning av policyefterlevnad kommer snart att vara tillgänglig för företagsanvändare. Gia kommer att övervaka ditt företags policyer mot globala efterlevnadslagar och meddela dig när relevanta uppdateringar kan påverka ditt företag eller din uppförandekod.

Under tiden kan användare be Gia att granska uppförandekoder för efterlevnad vid behov. Gia använder de senaste artiklarna och laguppdateringarna för att leverera tillförlitlig, uppdaterad vägledning om efterlevnad av dokument och policyer. 

Din plan för utrullning av uppförandekoden

Att implementera din uppförandekod kräver en tydlig plan. Gia kan hjälpa dig att skapa en intern kommunikationsstrategi, en lista över potentiella vanliga frågor och en utbildningsplan för att hjälpa teammedlemmar att tillämpa din uppförandekod för anställda. Följ dessa steg för en smidig utrullning:

1. Få verkställande godkännande: Börja med ett företagsomfattande tillkännagivande från ledarskap. Detta kommer att visa ditt team att koden har fullt stöd och är en prioritet för hela företaget.

2. Utveckla interaktiv utbildning: Utbildningsmoduler med verkliga scenarier hjälper anställda att tillämpa uppförandekoden på arbetsplatsen.

3. Be om bekräftelse: Be alla anställda att bekräfta att de har läst, förstått och godkänt uppförandekoden. Håll koll på deras bekräftelse på efterlevnad och ansvarsskyldighet.

4. Säkerställ konstant tillgänglighet: Gör uppförandekoden lätt att komma åt när som helst. Integrera den i introduktionsprocessen för nyanställda och översätt den till de språk som dina anställda talar.

5. Uppdatera regelbundet: Granska och uppdatera din uppförandekod minst en gång om året. Uppdateringar bör också ske efter betydande förändringar i ditt företags eller lands bestämmelser.

Vanliga uppförandekodfel att undvika

Undvik dessa vanliga misstag när du skapar och implementerar en uppförandekod:

• Att vara för vag: Tvetydigt språk gör reglerna förvirrande och inkonsekventa. Använd kortfattat men ändå specifikt språk och ge exempel.

• Skapa ett dokument som passar alla: Skräddarsy din uppförandekod till de specifika juridiska och kulturella sammanhangen i varje region där du är verksam.

• Glömma en icke-vedergällning klausul: Om anställda fruktar straff för att tala upp, kan de hålla tyst. Inkludera en policy mot repressalier som skyddar anställda som rapporterar problem i god tro.

• Att ta ett statiskt tillvägagångssätt: Utveckla en process för att regelbundet granska och uppdatera din uppförandekod för att minimera efterlevnadsrisker.

Skapa en lagenlig uppförandekod med Gia

Att skapa en global uppförandekod är en viktig uppgift. Gia kan generera lagenliga uppförandekoder på några minuter. Gia är agentisk AI som stöds av G-P :s globala anställningsexpertis och en omfattande patentskyddad kunskapsbas, så att du kan känna dig säker på din kod.

Prova Gia idag och skapa en uppförandekod på några minuter för ditt globala team.

Vanliga frågor