ประเด็นสำคัญ
- แบบฟอร์ม W-9 คืออะไร: แบบฟอร์ม W-9 ใช้สําหรับรวบรวมข้อมูลภาษีของผู้รับจ้าง ช่วยให้คุณยื่นแบบฟอร์ม 1099 ที่ถูกต้องและหลีกเลี่ยงการสํารองภาษีหัก ณ ที่จ่ายและบทลงโทษ
- แบบฟอร์ม W-9 เปรียบเทียบกับแบบฟอร์มอื่น ๆ อย่างไร: แบบฟอร์ม W-9 ใช้สำหรับการเก็บบันทึกเท่านั้นและใช้ได้กับผู้รับเหมาในสหรัฐอเมริกา แบบฟอร์ม W-8 มีไว้สำหรับผู้ที่ไม่ใช่สหรัฐอเมริกา ประชาชน พนักงานใช้แบบฟอร์ม W-2 เพื่อเตรียมภาษี แบบฟอร์ม 1099 มีไว้สำหรับการรายงานประเภทรายได้ที่แตกต่างกัน เช่น การชำระเงินเบ็ดเตล็ดให้กับผู้รับเหมา
- จะรับแบบฟอร์ม W-9ได้ที่ไหน : คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์ม W-9 บนเว็บไซต์ IRS หรือสร้างแบบฟอร์มกับ G-P Contractor™
- ใครบ้างที่ต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9: บุคคลและธุรกิจที่ทำงานร่วมกับบริษัทของคุณ เช่น ผู้รับเหมาอิสระและผู้ขาย ต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9
การว่าจ้างผู้รับเหมาอิสระทำให้การปรับขนาดธุรกิจของคุณขึ้นหรือลงตามความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปทำได้ง่ายขึ้น แม้ว่าผู้รับเหมาจะไม่ได้อยู่ในบัญชีเงินเดือนของบริษัทคุณ แต่คุณก็ยังต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดบางประการเพื่อว่าจ้างแรงงานประเภทนี้
ในสหรัฐอเมริกา พนักงานประจำจะกรอกแบบฟอร์ม I-9 ในขณะที่ผู้รับเหมาอิสระหรือคนงาน 1099 จะกรอกแบบฟอร์ม W-9 แบบฟอร์มเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจในภาษีตามกฎหมายและลดความเสี่ยงที่บทลงโทษสำหรับข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือขาดหายไป
เราจะมาทำความเข้าใจกันว่าแบบฟอร์มภาษี W-9 คืออะไร ใช้สำหรับอะไร วิธีการกรอก และข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง
แบบฟอร์ม W-9 คืออะไร?
แบบฟอร์ม W-9 ใช้สําหรับ รวบรวมข้อมูลผู้เสียภาษี จากผู้รับเหมาอิสระและหน่วยงานธุรกิจ เพื่อให้คุณสามารถยื่นแบบแสดงรายการได้อย่างถูกต้อง คุณไม่ได้ยื่น W-9 กับกรมสรรพากร (IRS) แต่คุณใช้ข้อมูลในแบบฟอร์มนี้เพื่อเตรียมแบบฟอร์ม 1099 ที่คุณส่งไปยัง IRS เมื่อสิ้นปี
แบบฟอร์ม W-9 รวบรวมหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) จากบุคคลและนิติบุคคล สำหรับบุคคลทั่วไป หมายเลขนี้มักจะเป็นหมายเลขประกันสังคม (SSN) และสำหรับธุรกิจคือหมายเลขประจำตัวผู้ประกอบการ (EIN)
หมายเหตุ: ไม่มีแบบฟอร์ม W-9 สำหรับพนักงาน แบบฟอร์ม W-9 ใช้สำหรับผู้รับเหมาอิสระหรือธุรกิจเท่านั้น
แบบฟอร์ม W-9 เปรียบเทียบกับแบบฟอร์มอื่นๆ อย่างไร
แบบฟอร์ม W-9 สำหรับธุรกิจมีไว้สำหรับการบันทึกข้อมูลเท่านั้น ต่อไปนี้คือความแตกต่างของแบบฟอร์ม W-9 จากแบบฟอร์ม IRS อื่นๆ:
แบบฟอร์ม W-9 เทียบกับ W-2
ในขณะที่ผู้รับเหมาอิสระกรอกแบบฟอร์ม W-9 บริษัทต่างๆ จะกรอกและส่งแบบฟอร์ม W-2 ไปยัง IRS
พนักงานใช้แบบฟอร์ม W-2 เพื่อเตรียมเอกสารภาษี ก่อนที่พวกเขาจะได้รับแบบฟอร์ม W-2 พนักงานจะต้องกรอกแบบฟอร์ม W-4 และระบุข้อมูลภาษี สถานะการยื่นภาษี และงานอื่น ๆ หากมี คุณจะคำนวณภาษีที่ต้องหัก ณ ที่จ่ายโดยอิงจากแบบฟอร์ม W-4 ในขณะที่แบบฟอร์ม W-2 ควรสะท้อนถึงภาษีเหล่านี้
แบบฟอร์ม W-9 ใช้สำหรับการจัดทำแบบ ฟอร์ม1099 W-9 ประกอบด้วยชื่อ ที่อยู่ และ TIN ของผู้ปฏิบัติงาน ผู้รับเหมาต้องรับผิดชอบในการรายงานและชำระภาษีต่างจากพนักงาน โดยทั่วไปไม่มีภาษีหักณที่จ่ายสำหรับผู้รับเหมา ยกเว้นในบางกรณี เช่น หากผู้รับเหมาไม่ระบุหรือรับรอง TIN ที่ถูกต้อง
แบบฟอร์ม W-9 เทียบกับ 1099
1099 คือชุดแบบฟอร์มของ IRS ที่ใช้รายงานประเภทรายได้ต่างๆ บริษัทต่างๆ นิยมใช้:
- 1099-NEC: ใช้แบบฟอร์มนี้หากคุณจ่ายเงินให้ผู้รับเหมาอิสระของคุณเป็น USD600 ขึ้นไปต่อปี
- 1099-MISC: ใช้แบบฟอร์มนี้เพื่อรายงานการชำระเงินเบ็ดเตล็ด เช่น ค่าลิขสิทธิ์ การชำระค่าดูแลสุขภาพ และค่าเช่า หากมีมูลค่า USD 600 หรือมากกว่าต่อปี
บริษัทของคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการกรอกและส่งแบบฟอร์ม 1099 ให้กับกรมสรรพากร ในทางตรงกันข้าม ผู้รับเหมาอิสระจะกรอกแบบฟอร์ม W-9 ซึ่งคุณจะต้องเก็บไว้ในบันทึกของคุณ คุณต้องการแบบฟอร์ม W-9 เพียงเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงในการยื่นแบบฟอร์ม 1099
แบบฟอร์ม W-9 เทียบกับ W-8
ไม่ว่าคุณจะใช้แบบฟอร์ม W-9 หรือ W-8 ขึ้นอยู่กับสถานะของคนงานอิสระของผู้เช่า W-9 แบบฟอร์มมีไว้สำหรับพลเมืองสหรัฐอเมริกาในขณะที่ไม่ใช่ของสหรัฐอเมริกา ประชาชนต้องการ W-8
มีแบบฟอร์ม W-9 เพียงประเภทเดียวเท่านั้น อย่างไรก็ตาม มีแบบฟอร์ม W-8 อยู่ห้าประเภท แบบฟอร์มที่ถูกต้องนั้นขึ้นอยู่กับว่าผู้ยื่นภาษีเป็นบุคคลธรรมดาหรือธุรกิจ ประเภทของรายได้ และว่าพวกเขามีคุณสมบัติได้รับการยกเว้นภาษีเป็นพิเศษหรือไม่
คุณควรเก็บแบบฟอร์ม W-8 ไว้ก่อนทำการชำระเงินครั้งแรก แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการรวบรวม W-9 ก่อนที่ผู้ปฏิบัติงานจะทำงานใดๆ
จะหาแบบฟอร์ม W-9ได้จากที่ไหน
ผู้รับเหมาสามารถ ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม W-9 ได้โดยตรงจากเว็บไซต์ IRS หรือคุณสามารถใช้ G-P Contractor เพื่อใช้งานง่ายตลอดวงจรการจ้างงานของผู้รับจ้าง ตั้งแต่การชําระเงินไปจนถึงการจัดการเอกสาร สร้างแบบฟอร์ม W-9 ได้อย่างง่ายดายและเข้าถึงข้อมูลแรงงานทั้งหมดของคุณในแดชบอร์ดเดียว
หากคุณกําลังปรับขนาดและสร้างทีมระดับโลก G-P Gia™ซึ่งเป็นปัญญาประดิษฐ์ตัวแทนแห่งแรกของเราสําหรับทรัพยากรบุคคล ให้ข้อมูลเชิงลึกโดยละเอียดเกี่ยวกับกฎหมายแรงงาน กฎระเบียบด้านภาษี และผลประโยชน์ในกว่า 50 ประเทศและทุกรัฐ 50 ของสหรัฐฯ
ใครบ้างที่ต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9?
บุคคลและนิติบุคคลบางรายที่ได้รับรายได้จากบริษัทของคุณจำเป็นต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9 ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง ผู้รับเหมาอิสระ ผู้ขายสินค้า ห้างหุ้นส่วน บริษัทจำกัด (LLC) บริษัทมหาชน กองทุน และกองมรดก
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสถานการณ์บางส่วนที่จำเป็นต้องใช้ W-9 :
- คุณเป็นบริษัทเล็กๆ ที่จ้างผู้รับเหมาในสหรัฐอเมริกา บริษัทขนาดเล็กที่ไม่มีทีมขนาดใหญ่ในองค์กรมักจะจ้างงานผู้รับเหมาอิสระ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้ G-P Contractor เพื่อจ้างงานและจ่ายเงินให้ผู้รับเหมาสําหรับโครงการออกแบบกราฟิก ผู้ปฏิบัติงานสามารถใช้คุณลักษณะการสร้างฟอร์ม W-9 เพื่อกรอกฟอร์มให้สมบูรณ์ก่อนที่จะเริ่มงาน
- คุณเป็นธนาคารที่มีลูกค้ามาเปิดบัญชีใหม่ธนาคารใช้แบบฟอร์ม W-9 เพื่อรวบรวมข้อมูลผู้เสียภาษีที่จำเป็นในการรายงานดอกเบี้ยและรายได้อื่น ๆ ไปยัง IRS
- คุณยกเลิกหนี้หนี้ที่ถูกยกเลิกมักถือเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษี แบบฟอร์ม W-9 ช่วยในการส่งข้อมูลที่จำเป็น
- คุณเป็น บริษัท การลงทุนคุณจะรวบรวมแบบฟอร์ม W-9 จากลูกค้าของคุณ จากนั้นรายงานรายได้ของคุณไปยัง IRS ในแบบฟอร์ม 1099 ที่เหมาะสม
เมื่อใดและเพราะเหตุใดจึงมีการร้องขอ W‑9
แบบฟอร์ม W-9 จำเป็นสำหรับผู้ขายที่คุณจ่ายเงินสำหรับบริการเท่านั้น ซึ่งไม่รวมถึงบริษัทต่างๆ เนื่องจากโดยปกติแล้วบริษัทเหล่านี้ได้รับการยกเว้นจากการรายงาน 1099 นอกจากนี้ คุณไม่จำเป็นต้องมีแบบฟอร์ม W-9 สำหรับผู้ขายที่คุณชำระเงินด้วยบัตร เนื่องจากการชำระเงินเหล่านั้นจะถูกรายงานโดยผู้ประมวลผลการชำระเงิน
แบบฟอร์ม W-9 ช่วยให้คุณสามารถรายงานการชำระเงินของผู้แจ้งต่อ IRS ได้อย่างถูกต้อง แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องยื่นเอกสารนี้ แต่การเก็บไว้ใกล้มือจะทำให้การเตรียมแบบฟอร์ม 1099 ง่ายขึ้น นอกจากนี้ คุณยังจะหลีกเลี่ยงค่าปรับจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด และบทลงโทษทางแพ่งหรือทางอาญาจากการไม่เก็บรวบรวมแบบฟอร์มดังกล่าวได้อีกด้วย
วิธีการกรอกแบบฟอร์ม W-9
ผู้รับจ้างจะต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9 อย่างถูกต้องเพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับ พวกเขาสามารถทำตามคำแนะนำ W-9 เหล่านี้ได้:
- ระบุผู้จ้างงานหรือชื่อธุรกิจ: ผู้รับเหมาใส่ชื่อของตนในบรรทัด 1 ตามที่ปรากฏในรายการภาษีของตน นิติบุคคล เช่น หุ้นส่วน LLC หรือ บริษัท ใส่ชื่อของตนบนสาย 2 โดยใช้ข้อมูล “การทำธุรกิจเป็น” หากผู้จ้างงานดำเนินงานภายใต้ชื่อธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง พวกเขาควรป้อนข้อมูลนี้ในบรรทัด "ชื่อธุรกิจ"
- เลือกการจัดประเภทภาษีของรัฐบาลกลาง: ผู้ปฏิบัติงานจะทำเครื่องหมายในช่องที่เกี่ยวข้องสำหรับการจัดประเภทภาษี ตัวเลือกบางอย่าง ได้แก่ รายบุคคล บริษัท C บริษัท S หุ้นส่วนทรัสต์หรืออสังหาริมทรัพย์หรือ LLC
- เพิ่ม TIN: ผู้รับเหมาควรเพิ่ม SSN ของตนหากเป็นบุคคลธรรมดา ธุรกิจควรเพิ่ม EIN ของตน ผู้รับเหมาสามารถยื่นขอ TIN และเขียน "สมัคร" ในส่วนที่ 1 ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานะสัญชาติหรือนิติบุคคล พวกเขาจะต้องเสียภาษีหัก ณ ที่จ่ายสํารองจนกว่าจะได้รับ TIN หลังจากนั้นพวกเขาจะต้องส่ง W-9ที่อัปเดต
- ป้อนที่อยู่: ใต้บรรทัด "ที่อยู่" ให้เพิ่มที่อยู่ที่เชื่อมโยงกับ TIN
- รับรองแบบฟอร์ม: ข้อมูลทั้งหมดควรถูกต้องและตรงกับบันทึกของ IRS ผู้กรอกแบบฟอร์มควรลงนามและลงวันที่ในพื้นที่ที่กําหนดเพื่อรับรอง คุณสามารถใช้ โปรแกรมการจับคู่ TIN ของ IRS เพื่อตรวจสอบบันทึก
G-P Contractor ช่วยให้การกรอกและรวบรวมแบบฟอร์มง่ายขึ้น ผู้รับเหมาสามารถสร้างแบบฟอร์มบนแพลตฟอร์มได้ ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา
วิธีการส่งและจัดเก็บแบบฟอร์ม W-9
ผู้รับจ้างหรือนิติบุคคลอิสระควรส่งแบบฟอร์มที่กรอกเสร็จแล้วเพื่อเก็บบันทึก คุณต้องเก็บแบบฟอร์ม W-9 ไว้ อย่างน้อยสี่ปี การเก็บบันทึกที่ยาวนานขึ้นยังช่วยยืดระยะเวลาการตรวจสอบอีกด้วย
3 ข้อผิดพลาดทั่วไปของ W-9 และวิธีหลีกเลี่ยง
แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องส่งแบบฟอร์ม W-9 ให้กับ IRS แต่แบบฟอร์มเหล่านั้นก็ยังต้องถูกต้องแม่นยำเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายและการเงิน ระวังข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเหล่านี้:
- การเพิ่มข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง: ข้อผิดพลาดรวมถึงการใช้ TIN และชนิดเอนทิตีที่ไม่ถูกต้อง TIN ที่ไม่ถูกต้องอาจนําไปสู่การแจ้งของ IRS ในขณะที่ประเภทธุรกิจที่เหมาะสมจะช่วยให้มั่นใจได้ว่ารายงาน 1099 ของคุณถูกต้อง
- การรวบรวมแบบฟอร์มล่าช้า: คุณต้องรวบรวมแบบฟอร์ม W-9 ก่อนที่ผู้รับเหมาหรือหน่วยงานจะเริ่มทำงานและก่อนที่คุณจะทำการชำระเงินครั้งแรก ด้วยวิธีนี้คุณพร้อมสำหรับการรายงานสิ้นปี
- ไม่สามารถอัปเดตได้: สร้างระบบสำหรับการตรวจสอบและอัปเดตข้อมูล W-9 เป็นประจำ ใช้วิธีการที่ผู้จ้างงานสามารถอัพเดตข้อมูลของตนได้อย่างง่ายดาย
จ้างพนักงานและผู้รับเหมาผ่าน G-P
ผู้นําธุรกิจกว่า80% ประสบปัญหาในการหาบุคลากรที่มีทักษะผู้มีความสามารถในตลาดที่มีอยู่ G-P เสนอกฎระเบียบที่รวดเร็วและโซลูชันที่ถูกเพื่อจ้างงานพนักงานและผู้รับเหมาทั่วโลกโดยไม่ต้องจัดตั้งหน่วยงานใหม่
ปัญญาประดิษฐ์ที่ขับเคลื่อนโดย บริการตัวแทนนายจ้างและโซลูชันผู้รับเหมา ของเราได้รับการสนับสนุนโดยผู้บริหารที่ใหญ่ที่สุดในประเทศ ทรัพยากรบุคคล ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย และกฎระเบียบตามกฎข้อบังคับในการดำเนินการวงจรการจ้างงานทั่วโลกทั้งหมด เพิ่มผู้มีอำนาจระดับโลกให้กับทีมของคุณโดยไม่ต้องเครียดเรื่องภาษีตามกฎข้อบังคับ
จองการสาธิต วันนี้
