远程工作合规愈发重要。 自新冠疫情开始以来，许多公司采取了永久性的远程优先工作政策，该政策有可能很快成为常态。 事实上，到 2025 之前，百分之 75 的劳动力将至少每月远程工作五天。
尽管适用于临时在家工作安排的法律很少，但许多国家/地区已围绕远程工作开始制定有关法律。
以下是公司在努力实施合规的远程优先工作政策时应考虑的一些法律问题。
问题 #1 ：数据合规性（隐私和安全）
数据合规应是一家公司的重中之重。 处理敏感数据时——包括客户信息——关键是确保员工所访问和使用的信息的隐私和安全。 另一个问题是数据在全球传输的情况下。 贵公司是否遵守《通用数据保护条例》的规定？
您可以做的事情：
- 定义涵盖软件、硬件、信息和访问控制的隐私和安全策略。
- 让员工使用虚拟专用网络(VPN) 服务，以确保网络浏览安全，特别是对于使用公共 Wi-Fi 的远程办公人员。
- 对保密信息进行加密。
- 为每台设备设置双重因素身份验证。
问题编号2 ：薪资合规
Payroll compliance is a common challenge companies face when they have remote employees. Companies must understand the employment and labor laws in every country they hire in to ensure they are paying employees in accordance with those laws.
您可以做的事情：
检查每个州或国家/地区关于以下方面的要求：
- 最低工资。最低工资是指雇主依法可以向其员工支付的最低工资或报酬。 它因国家/地区而异——在美国也因州而异——虽然大多数国家都有这样的规定，但有些国家已经放弃实施官方最低工资。 因此，跟踪您所在国家/地区的工资要求至关重要。 不遵守这些要求的公司可能会被罚款和提起诉讼。
- 加班和工时法。尽管 全世界都 有一个 工作时间 标准，但不同国家的标准也不尽相同。当地劳动法规定了员工的最长和最短工作时间以及加班时间，企业必须遵守。
- 树叶。各地劳动法均有各自的带薪休假制度。美洲的休假制度与欧洲或非洲不同，产假和陪产假也是如此。密切关注这些法规将避免公司面临法律责任。
- 支付频率。支付频率决定了员工应该多久领取一次工资（例如，每周、每两周、每半月、每月），并且每个国家/地区的规定都不同。牢记这一点至关重要，以便遵守各个国家/地区的法规，避免出现合规问题。
- 好处 员工有权享受其所在国家/地区劳动法规定的某些强制性福利。 尽管每个国家/地区都有基本福利，例如社会保障，但许多其他国家/地区已经确定雇主还应提供失业和退休福利。
- 保险。 许多国家/地区强制要求提供医疗保健、退休和失业保险。 这是公司在这些国家/地区雇用员工时必须牢记的事情。
- 税收。 一些国家/地区的税收制度比其他国家更为复杂。 了解这些系统是遵守税法和法规的关键。
寻找专家以帮助贵公司随时了解当地的法律法规。
问题编号： 3 ：健康与安全
自远程办公模式实施以来，保护员工的健康和安全对公司来说变得更加困难。但是，即使员工不在办公室实际工作，公司仍然有责任保障他们的健康和安全。
您可以做的事情：
- 识别潜在危害并采取措施控制和减轻风险。
- 建立伤害或事故报告制度，并确保工作者知道如何使用它。
- 提供健康和安全培训，并鼓励员工采取必要的预防措施。
- Mental health is also important to pay attention to. Employers should ensure employees are taking breaks and rest periods.
问题 #4: 设备
重要的是为员工配备必要的工具和设备来执行他们的工作。 在某些国家/地区，雇主必须为员工在远程办公期间发生的费用提供报销或津贴。
您可以做的事情：
- 提供员工在家工作所需的资源。
- 当公司无法提供设备时，必须与员工达成协议，并报销由此产生的任何费用。
- 遵守当地的远程工作法律，按法律要求为电力、电话和互联网服务提供额外补偿。
问题 # 5 ：知识产权
除了保护敏感数据外，公司还应优先保护员工的劳动成果，包括著作权、发明和设计。在聘用远程员工时，国际知识产权保护是一个需要考虑的关键因素。
您可以做的事情：
- 在您的员工所在的国家/地区注册 IP。
- 添加保密条款作为雇佣合约的一部分，并确保条款得到澄清和理解。
为避免这些问题，公司应制定并实施正式的远程工作政策。
远程工作政策
极其重要的是，需要定义一套规则和指南来规范和管理远程工作者。
远程工作政策应当包括：
- 公司规章
在家工作并不免除员工在工作场所适用的条件和政策。 为防止混淆，最好在公司的远程工作指南中明确这一点。 - 工作期望和员工绩效
围绕时间表、截止日期、报告和任务定义指导方针。 解释您将如何衡量绩效和生产力以及对每个角色重要的指标，也很重要。 - 数据隐私和知识产权条款确保员工签署保密协议，并了解保护公司信息的重要性。
- 薪酬和福利
澄清员工有权获得与在工作场所工作的情况下一样的薪酬和福利。 另外，请注意是否会有额外的电费或互联网费用需要报销。 - 沟通指南
确保员工熟悉您的团队使用的沟通工具。 确定在工作时间上线且有空的任何期望，并强调签到和会议的重要性，以保持与您的团队顺畅沟通。
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