6 rechtliche Risiken für in Frankreich ansässige Unternehmen, die weltweit einstellen
Es gibt keine Abkürzung, wenn es um die Einhaltung der HR-Vorschriften geht. Ein Fehltritt kann zu hohen Geldstrafen, Rechtsstreitigkeiten und Reputationsschäden führen. Für in Frankreich ansässige Unternehmen können Compliance-Fehler anfängliche Budgetschätzungen sprengen und Monate sorgfältiger Planung scheitern lassen.
Hier sind sechs rechtliche Risiken der globalen Einstellung und wie man sie vermeidet.
Risiko Nr. 1: Auslöser für eine dauerhafte Einrichtung (PE)
Die Einstellung von Mitarbeitern in anderen Ländern kann versehentlich lokale Steuerpflichten für in Frankreich ansässige Unternehmen schaffen. Dies geschieht, wenn Ihre Geschäftsaktivitäten bestimmte Schwellenwerte in Bezug auf physische Präsenz, Betriebsdauer oder Art der Arbeit überschreiten.
Jedes Land legt unterschiedliche Schwellenwerte fest. Ein einzelner Mitarbeiter reicht aus, um in einigen Ländern eine PE auszulösen, während andere eine stärkere Präsenz erfordern. PE führt Anforderungen wie lokale Lohnsteuereinbehaltung, Sozialversicherungsbeiträge oder sogar Körperschaftssteuerverbindlichkeiten ein. Sie können auch mit rückwirkenden Steuerbescheiden und administrativen Belastungen konfrontiert werden, die extrem kostspielig sein können.
Wie eine EOR hilft: Ein Arbeitgeber der Aufzeichnung (EOR), oder portage salarial, wird der gesetzliche Arbeitgeber für Ihre Teammitglieder in anderen Ländern, wodurch das Risiko einer Betriebsstätte minimiert wird.
Im Rahmen dieses Modells sind die Mitarbeiter rechtlich bei der EOR beschäftigt, während Ihr französisches Unternehmen die täglichen Aufgaben und Leistungen verwaltet. Diese Einrichtung entfernt das direkte Arbeitsverhältnis, das typischerweise Betriebsverpflichtungen auslöst.
Risiko Nr. 2: Fehlklassifizierung von Mitarbeitern
Die Prüfung der verschleierten Beschäftigung erstreckt sich auf Ihre internationalen Aktivitäten. Die falsche Klassifizierung von Mitarbeitern als unabhängige Auftragnehmer in einem anderen Land ist einer der kostspieligsten Compliance-Fehler für ein in Frankreich ansässiges Unternehmen.
Jedes Land hat seine eigenen Klassifizierungskriterien, wobei oft Faktoren wie Kontrolle über Arbeitsmethoden, finanzielle Unabhängigkeit, Exklusivität von Dienstleistungen und Integration in den Geschäftsbetrieb berücksichtigt werden. Was für einen Auftragnehmer in Frankreich als konform angesehen wird, könnte eine rechtswidrige Praxis in einer anderen Gerichtsbarkeit sein .
Zu den finanziellen und rechtlichen Folgen einer Fehlklassifizierung von Arbeitnehmern gehören rückwirkende Sozialversicherungsbeiträge, unbezahlte gesetzliche Leistungen, unbezahltes Urlaubsgeld und hohe Geldstrafen. Einige Länder erlegen sogar eine strafrechtliche Haftung auf, wenn eine Fehlklassifizierung als eine Form der Steuerhinterziehung oder des Betrugs angesehen wird.
Wie eine EOR hilft: Eine EOR eliminiert das Risiko einer Fehlklassifizierung, indem sie den Arbeitnehmer vom ersten Tag an offiziell im Gastland beschäftigt. Sie verwalten alle lokalen Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungen und Compliance-Anforderungen und schützen Ihr französisches Unternehmen vor internationaler arbeitsrechtlicher Exposition.
Risiko Nr. 3: Verstöße gegen das Arbeitsrecht
Frankreichs Arbeitsschutz ist eine Basis. Aber jeder internationale Markt hat unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen. Die Länder haben spezifische Anforderungen an Arbeitsverträge, Kündigungsverfahren, Arbeitszeiten und Mitarbeiterrechte.
Keine zwei Märkte sind gleich. Die Vertragsanforderungen variieren erheblich. Einige Länder schreiben spezifische Klauseln, Kündigungsverfahren oder Probezeiträume vor, die sich von den Standards in Frankreich unterscheiden. Arbeitszeitregelungen, Überstundenberechnungen und obligatorische Urlaubsansprüche sind weltweit ebenfalls unterschiedlich.
Verstöße gegen das Arbeitsrecht werden oft durch Arbeitskämpfe öffentlich, was zu einem dauerhaften Markenschaden des Arbeitgebers führt, der sich auf die Rekrutierung und Kundenbeziehungen auswirkt.
Wie ein EOR hilft: EORs verfügen über fundierte Fachkenntnisse in den lokalen Arbeitsgesetzen und kümmern sich um alle Compliance-Angelegenheiten für Sie. Sie erstellen konforme Arbeitsverträge, verwalten Arbeitszeitregelungen, berechnen Überstunden korrekt und bearbeiten Kündigungen gemäß den lokalen Anforderungen. Sie erhalten Compliance-Schutz, ohne die Beschäftigungsrahmenbedingungen jedes Landes kennen zu lernen.
Risiko Nr. 4: Lohn- und Steuerausfälle
Die internationale Gehaltsabrechnung ist ein Drahtseilakt aus länderspezifischen Anforderungen und Einreichungsfristen. Verspätete Einreichungen können Arbeitserlaubnisse einfrieren und die Tür für behördliche Inspektionen öffnen. Die Länder verhängen verschiedene Strafen für verspätete Einreichungen, die von prozentbasierten Bußgeldern bis hin zu festen Strafbeträgen reichen. Einige Gerichtsbarkeiten können Arbeitsgenehmigungen für nicht konforme Arbeitgeber verweigern.
Die Einhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung geht über die Berechnungen hinaus und umfasst die gesetzliche Berichterstattung, Sozialversicherungsbeiträge und die Koordination mit den lokalen Steuerbehörden.
Wie ein EOR hilft: EORs handhaben alle Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuerberechnungen und gesetzlichen Berichterstattungen in jedem Land. Egal, ob es um die Verwaltung der Lohnsteuern auf Bundes- und Landesebene, der britischen PAYE- und Nationalversicherung oder der deutschen Sozialversicherung geht, ein EOR gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften, wo immer Sie einstellen.
Risiko Nr. 5: Aufsicht über Einwanderungs- und Arbeitsgenehmigungen
Frankreich-Unternehmen müssen häufig wichtige Mitarbeiter umziehen, um den Betrieb an einem neuen Standort zu starten. Die Überprüfung der Arbeitsgenehmigung ist jedoch komplex, wenn jede Gerichtsbarkeit unterschiedliche Visa- und Arbeitserlaubnisanforderungen hat.
Visa-Sponsoring schafft fortlaufende Compliance-Verpflichtungen. Sie müssen die Visabedingungen überwachen, eine ordnungsgemäße Dokumentation führen und sicherstellen, dass gesponserte Mitarbeiter die Arbeitsgenehmigungsbeschränkungen einhalten. Unternehmen müssen mit sich ändernden Einwanderungsanforderungen Schritt halten und robuste Verifizierungsprozesse einrichten.
Wie ein EOR hilft: Ein EOR kann Ihnen dabei helfen, die arbeitsbezogenen Auswirkungen einer grenzüberschreitenden Einstellung zu verstehen, auch wenn eine Arbeitserlaubnis erforderlich ist. In Situationen, in denen Visa oder grenzüberschreitende Arbeit erforderlich sind, kann ein EOR Sie an die entsprechenden Rechts- oder Einwanderungsressourcen verweisen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die lokalen Anforderungen erfüllen.
Risiko Nr. 6: Datenschutzverletzungen
Frankreichs Datenschutzgesetze gehören zu den strengsten der Welt und unterliegen hauptsächlich der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem französischen Datenschutzgesetz. Obwohl französische Unternehmen an eine hohe regulatorische Kontrolle gewöhnt sind, bringt die globale Einstellung die Dinge auf eine ganz neue Ebene. Es gibt länderspezifische Anforderungen an die Datenlokalisierung und grenzüberschreitende Transferbeschränkungen, die zu berücksichtigen sind.
Viele Länder verbieten die Speicherung von Mitarbeiterdaten außerhalb nationaler Grenzen oder verlangen spezifische Sicherheitsmaßnahmen für internationale Datenübertragungen. Diese stehen oft im Widerspruch zu zentralisierten HR-Systemen.
Auch die grenzüberschreitenden Datenübermittlungspflichten variieren erheblich. Einige Länder benötigen eine ausdrückliche Einwilligung. Andere verlangen spezifische vertragliche Schutzmaßnahmen. Viele stellen technische Anforderungen an die Datensicherheit.
Die Strafen reichen von Geldbußen bis hin zu strafrechtlicher Haftung, und die Durchsetzungsansätze unterscheiden sich erheblich zwischen den Rechtsordnungen.
Wie ein EOR hilft: EORs verfügen in jedem Land über konforme Datenverarbeitungssysteme, um sicherzustellen, dass die Anforderungen an die Datenlokalisierung erfüllt werden. Sie wickeln grenzüberschreitende Datenübertragungspflichten ab, holen die erforderlichen Einwilligungen ein und verfügen über robuste Sicherheitsmaßnahmen. Ihre Systeme sind so konzipiert, dass sie sowohl die DSGVO als auch die lokalen Datenschutzgesetze gleichzeitig einhalten.
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