Wichtigste Erkenntnisse:
- Umkehrung der Beweislast: Nach der neuen EU-Richtlinie zur Lohntransparenz übergeht die rechtliche Beweislast in Fällen von Lohndiskriminierung auf den Arbeitgeber.
- Verpflichtende gemeinsame Gehaltsbewertungen: Jede geschlechtsspezifische Lohnlücke von mehr als 5% erfordert nun eine formelle gemeinsame Bewertung mit dem Betriebsrat.
- Automatisierte Überwachung als rechtlicher Beschäftigungsnachweis: Funktionen wie die automatisierte Deaktivierung von Aufgaben oder GPS-Tracking können als Beweis für falsche Selbstständigkeit (Scheinselbstständigkeit) gemäß der EU-Plattform Arbeitsrichtlinie herangezogen werden.
Das Jahr 2026 markiert einen Wendepunkt für deutsche Unternehmen, insbesondere für den Mittelstand (KMU). Da der Fachkräftemangel den Markt verknappt, sorgen zwei wichtige EU-Richtlinien für zusätzliche Komplexität. Nun müssen Unternehmen nachweisen, dass ihre Vergütungs- und Einstellungspraktiken den Vorschriften entsprechen.
Dieser Leitfaden untersucht, wie deutsche KMU ihre internen Systeme umstrukturieren können, um diesen anspruchsvollen Vorgaben gerecht zu werden.
Die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz
In diesem Jahr wird die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz zu einem verbindlichen Gesetz mit entsprechenden Strafen.
Neue Auslöser für die Einhaltung von Vorschriften
- Das Recht auf Information: Sie müssen Bewerbern die Gehaltsspanne vor ihrem ersten Vorstellungsgespräch mitteilen.
- Verbot der Vergütung-Geschichte: Ihr HR-Team kann Kandidaten nicht nach ihrer bisherigen Vergütung fragen.
- Individuelles Auskunftsrecht: Einmal im Jahr können Arbeitnehmer Auskunft über das durchschnittliche Gehalt von Kollegen verlangen, die ähnliche Tätigkeiten ausüben, aufgeschlüsselt nach Geschlecht.
- Die 5%-Schwelle: Wenn Ihre Berichterstattung eine geschlechtsspezifische Lohnlücke von mindestens 5% aufdeckt, die nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Faktoren gerechtfertigt werden kann, müssen Sie in Zusammenarbeit mit Arbeitnehmervertretern eine gemeinsame Lohnbewertung durchführen.
G-P pro tip: G-P Gia™ kann Ihnen bei der Umsetzung der Richtlinie über Lohntransparenz helfen, indem es Ihre Belegschaftsabfindungsdaten analysiert, um darauf hinzuweisen, wenn Abweichungen sich dem Schwellenwert von 5% nähern oder diesen überschreiten.
Das erweiterte Mandat des deutschen Betriebsrats
Nach den neuen Regeln wird der Betriebsrat die Lohnstrukturen aktiv verwalten.
Vom Beobachter zum Prüfer
Sobald die Schwelle von 5% überschritten wird, wird die Vergütungsstrategie im Zuge der daraus resultierenden gemeinsamen Bewertung aus dem privaten Bereich der Personalabteilung herausgenommen. Der Betriebsrat erhält das Recht auf Datenzugriff und muss allen vorgeschlagenen Abhilfemaßnahmen mitzustimmen.
Veränderung der Haftungs- und Durchsetzungsrisiken
Die umgekehrte Beweislast verschafft dem Betriebsrat mehr Verhandlungsmacht. Wenn die Berichterstattung unklar oder unvollständig ist, können sie rechtliche Schritte einleiten. Der Arbeitgeber muss die Einhaltung der Vorschriften nachweisen.
Die EU-Plattform-Arbeitsrichtlinie
Nach den neuen Regeln wird Ihr Dienst als digitale Arbeitsplattform eingestuft, wenn:
- Es wird elektronisch bereitgestellt (Website/App).
- Es wird auf Kundenwunsch bereitgestellt.
- Dabei geht es darum, die von Einzelpersonen geleistete Arbeit als Kernleistung zu organisieren.
Die Neuklassifizierungsauslöser
Wenn Sie die obige Definition erfüllen, befasst sich das Gesetz anschließend mit der Frage der Kontrolle. Plattformmitarbeiter gelten rechtlich als Angestellte, wenn digitale Systeme zwei der folgenden fünf Kriterien erfüllen:
- Gehaltsfestlegung: Sie bestimmen, wie viel Ihre Mitarbeiter verdienen, indem Sie feste Sätze oder Gehaltsobergrenzen festlegen.
- Leistungsüberwachung: Ihre Software verfolgt die Arbeit über GPS, Tastatureingabeprotokollierung oder Status-Pings.
- Kontrolle über die Bedingungen: Ihr System schränkt die Freiheit ein, die Arbeitszeiten zu wählen oder Ersatzkräfte einzusetzen.
- Aussehensstandards: Sie setzen digitale Anforderungen bezüglich Verhalten oder Erscheinung durch.
- Einschränkung der Wahlfreiheit: Sie schränken die Möglichkeit des Arbeitnehmers ein, für Dritte tätig zu sein.
Profi-Tipp: Nutzen SieG-P Auftragnehmer, um Ihre globale Auftragnehmer Belegschaft zu bezahlen und aufzustellen. Unser Auftragnehmerangebot verfügt über integrierte Compliance-Prüfungen und Klassifizierungsrichtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre Dienstleistungsverträge mit Arbeitsrecht vor Ort übereinstimmen.
Von der manuellen Vertragsprüfung bis zur digitalen Überwachungsanalyse
Früher wurden Scheinbeschäftigungen durch die manuelle Überprüfung von Verträgen und Arbeitsabläufen aufgedeckt. Wenn Sie Überwachungstools verwenden, die automatisch das Konto eines Benutzers deaktivieren oder dessen Zugriff auf Aufgaben einschränken können, weil er ein bestimmtes Produktivitätsziel nicht erreicht hat, betrachtet das Gesetz dies als algorithmische Überwachung. Sie üben die Art digitaler Kontrolle aus, die für eine Arbeitgeber-Mitarbeiter-Beziehung typisch ist.
Die Anforderung der menschlichen Interaktion
Alle Entscheidungen bezüglich Ihrer Auftragnehmer müssen nun von einer Person überprüft werden. Zu den Maßnahmen gehören die automatische Deaktivierung des Systemzugriffs eines Mitarbeiters und die Einschränkung seiner Möglichkeiten, neue Aufgaben einzusehen oder anzunehmen. Der Einsatz vollautomatisierter Systeme hierfür birgt ein erhebliches rechtliches Risiko. Bei den meisten Verstößen können die Geldbußen bis zu 15Mio. EUR oder 3% des weltweiten Jahresumsatzes betragen, bei schwerwiegenden Verstößen bis zu 35Mio. EUR oder 7%.
Die AÜG und die Haftungskette
In Deutschland löst eine falsche Klassifizierung das Mitarbeiterüberlassungsgesetz (AÜG) aus. Wenn Sie einen Drittanbieter für Einstellung Talent nutzen und dieser Anbieter keine gültige AÜG-Lizenz besitzt oder einen Zwischenhändler einsetzt, wird Ihr Unternehmen de facto zum Arbeitgeber. Dadurch entsteht eine Haftungskette, in der Sie für nicht gezahlte Sozialversicherungsbeiträge und rückständige Steuern verantwortlich sind, unabhängig davon, was im Vertrag steht.
2 Faktoren, die den Compliance-Aufwand für deutsche Arbeitgeber erhöhen
Die deutsche Wirtschaft ist durch diese neuen EU-Richtlinien aus zwei Gründen besonders gefährdet.
1. Die Spezialistenprämie im Vergleich zum 5% Auslöser
Deutschland steht vor einem Rekordmangel an Fachkräften. Dies birgt ein Geschäftsrisiko. Die Einstellung eines neuen Spezialisten zu einem höheren Marktpreis kann unbeabsichtigt zu einer 5% Gehaltslücke im Vergleich zu bestehenden Kollegen führen. Gemäß der EU-Richtlinie zur Lohntransparenz unterliegt diese Einstellungsprämie einer obligatorischen Prüfung Ihrer Einstellungsdaten und birgt das Risiko eines Konflikts mit dem Betriebsrat.
2. Hohe historische Lohnungleichheit
Die geschlechtsspezifische Lohnlücke in Deutschland liegt derzeit bei 18% und ist damit eine der höchsten in der EU. Das bedeutet, dass kleine Änderungen nicht möglich sind. Sie müssen die Vergütungsstrukturen überarbeiten, um dem Gesetz zu entsprechen und Strafen für vergangene Ungleichheiten zu vermeiden.
Nutzen Sie einen Employer of Record, um Compliance-Risiken zu minimieren.
Deutsche KMU können einen Arbeitgeber of Record (Arbeitgeber der Quelle) einsetzen, um diese Herausforderungen zu meistern. Als Begründer der Employer-of-Record-Branche bietet Ihnen G-P den Compliance-Schutz, den Sie für den Aufbau und die Verwaltung globaler Teams benötigen.
Ein Arbeitgeber wie G-P der als Arbeitgeber mit Leistungsanspruch fungiert, bietet Ihnen drei Schutzebenen:
- Lösung der Herausforderung der Plattform-Arbeitsklassifizierung: Da der Arbeitgeber Ihren Mitarbeiter als Angestellten einstellt, ist die Beschäftigungsvermutung sofort erfüllt. Ihr Mitarbeiter ist ordnungsgemäß eingestuft, besteuert und vergütet, sodass es keine Scheinbeschäftigung gibt, die von den Behörden untersucht werden könnte.
- Vereinfachung Ihres Gehaltsaudits: Der Employer of Record vereinfacht die lokale Berichterstattung, die durch die Lohntransparenzrichtlinie vorgeschrieben wird. Das schützt Sie vor unerwarteten Prüfungen in Ländern, in denen Sie kein fundiertes juristisches Wissen haben.
- Schutz vor rechtlichen Risiken: Als rechtlicher Arbeitgeber übernimmt der Employer of Record die Komplexität der umgekehrten Beweislast, kümmert sich um alle notwendigen Meldungen und Sozialversicherungsbeiträge, um Ihr Unternehmen vor direkten Klagen und Reputationsschäden zu schützen.
Durch die Partnerschaft mit G-P erhielten wir sofortigen Zugriff auf genau das Fachwissen, das wir benötigten. Da wir einen sachkundigen Partner hatten, der sich mit den deutschen Bestimmungen zur Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften auskennt, konnten wir uns darauf konzentrieren, die richtigen Leute zu finden und sie schnellstmöglich in Betrieb zu nehmen.
Joy Spijkerboer
Personalmanager und Finanzkoordinator bei JANZEN
Die deutsche Konformitätscheckliste
Die Richtlinie zur Lohntransparenz tritt am 7 2026 vollständig in Kraft, einige Regeln, insbesondere für die Einstellung von Mitarbeitern, gelten jedoch bereits jetzt. Die Plattformarbeitsrichtlinie hat eine Frist bis zum 2. Dezember 2, 2026. Um Ihr Unternehmen zu schützen, führen Sie die folgenden Maßnahmen vor diesen Terminen durch:
Phase 1: Gehaltstransparenz (Frist: Juni 2026)
Befolgen Sie diese fünf Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen bereit ist:
- Rollen nach Wert gruppieren: Vergiss alte Jobtitel und kategorisiere alle Jobs nach ähnlichen erforderlichen Fähigkeiten und Anstrengungen.
- Definieren Sie Ihre Vergütungsbänder: Legen Sie klare, geschlechtsneutrale Gehaltsspannen für jede Stellenkategorie fest. Dokumentieren Sie diese Punkte, damit Sie auf eine Anfrage eines Mitarbeiters vorbereitet sind.
- Aktualisieren Sie Ihren Rekrutierungsprozess: Beziehen Sie die anfänglichen Gehaltsstufen in allen Stellenanzeigen an. Entfernen Sie sofort alle Vergütung-Geschichtsfragen aus den Interviewanleitungen.
- Verkürzen Sie Ihre Reaktionsabläufe: Aktualisieren Sie Ihre Personalprozesse, um Anfragen zu Gehaltsdaten von Mitarbeitern innerhalb von zwei Monaten zu erfüllen.
- Führen Sie eine 5% Trockenüberprüfung durch: Nutzen Sie Gia, um eine interne Analyse der geschlechtsspezifischen Lohnlücke durchzuführen. Wenn die Lücke in einer Abteilung über 5% liegt, erstellen Sie objektive Gründe für den Unterschied oder für eine erforderliche gemeinsame Bewertung mit dem Betriebsrat.
Phase 2: Plattformarbeit und Auftragnehmerrisiken (Frist: Dezember 2026)
Befolgen Sie diese fünf Schritte, um Risiken durch falsche Klassifizierung zu finden und zu beheben:
- Inventarisieren Sie Ihr externes Talent: Prüfe alle Verträge mit unabhängigen Auftragnehmern, konzentriere dich aber auf diejenigen, die über digitale Tools oder Portale verwaltet werden.
- Wenden Sie den Kontrolltest an: Überprüfen Sie Ihre aktuelle Software. Wenn sie die Bezahlung kontrolliert, die Arbeit überwacht oder die Arbeitszeit begrenzt, müssen diese Arbeitnehmer als Angestellte neu klassifiziert werden.
- Führen Sie eine algorithmische Aufsicht ein: Weisen Sie allen automatisierten Entscheidungen menschliche Prüfer zu.
- Entwurf der Transparenzangaben: Erstellen Sie ein Dokument für alle Auftragnehmer, in dem detailliert beschrieben wird, wie Ihre automatisierten Systeme die Arbeit zuweisen und die Leistung bewerten.
- Überprüfen Sie Ihren Datenschutz: Stellen Sie sicher, dass Ihre Verwaltungssoftware keine verbotenen Daten verfolgt oder verarbeitet, wie private Gespräche mit Arbeitnehmern oder Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeit.
Phase 3: Strategische Risikominderung (laufend)
Entwickeln Sie eine kontinuierliche Strategie zum Schutz des Rufs und des Geschäftsergebnisses Ihres Unternehmens.
- Aktivieren Sie die Betriebsrat frühzeitig: Beziehen Sie den Betriebsrat jetzt in die Neugestaltung der Gehaltsstrukturen ein, um spätere Streitigkeiten, Blockaden oder rechtliche Probleme zu vermeiden.
- Nutzen Sie einen offiziellen Arbeitgeber: Identifizieren Sie Ihre besten international Auftragnehmer und holen Sie sie über einen offiziellen Arbeitgeber in Vollzeit ein. Dadurch entzieht sich die rechtliche Verantwortung für falsche Klassifizierung und lokale Gehaltsberichterstattung von Ihrem deutschen Unternehmen.
Wie kann G-P helfen?
Nicht alle EORs sind gleich aufgebaut. Viele neuere Anbieter arbeiten nach einem Aggregator-Modell und lagern Ihre Arbeitsverträge an lokale Drittanbieter aus. Nach den neuen EU-Richtlinien stellt dies eine große Risikoschicht mit sich. G-P besitzt 100+ hundertprozentige juristische Personen und eine AÜG-Lizenz in Deutschland.
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Sorgen Sie dafür, dass Ihre Compliance-Strategie genauso wasserdicht ist wie Ihre Talentstrategie.
