Ein HR-Leitfaden zu Deutschlands neuen EU-Compliance-Regeln

Wichtige Erkenntnisse:

• Beweislastumkehr: Gemäß der neuen EU-Richtlinie zur Lohntransparenz geht die Beweislast in Fällen der Lohndiskriminierung auf den Arbeitgeber über. 

• Obligatorische gemeinsame Gehaltsbeurteilungen: Jede geschlechtsspezifische Gehaltslücke über 5 % erfordert nun eine formelle gemeinsame Beurteilung mit dem Betriebsrat (Betriebsrat).

• Automatisierte Überwachung als rechtlicher Beschäftigungsnachweis: Funktionen wie automatisierte Aufgabendeaktivierung oder GPS-Tracking können als Nachweis für falsche Selbstständigkeit (Scheinselbstständigkeit) gemäß der EU-Plattform-Arbeitsrichtlinie verwendet werden.

Das Jahr 2026 ist ein entscheidender Moment für deutsche Unternehmen, insbesondere den Mittelstand (KMU). Da der Fachkräftemangel den Markt verschärft, erhöhen zwei wichtige EU-Richtlinien die Komplexität. Jetzt müssen Unternehmen beweisen, dass Gehalts- und Einstellungspraktiken konform sind. 

In diesem Leitfaden wird untersucht, wie deutsche KMU ihre internen Systeme neu strukturieren können, um sie an diese hohen Mandate anzupassen.

Die EU-Richtlinie zur Zahlungstransparenz

In diesem Jahr wird die EU-Lohntransparenzrichtlinie zu einem obligatorischen Gesetz mit rechtlichen Strafen.

Neue Compliance-Auslöser

• Das Recht, Folgendes zu wissen: Sie müssen den Bewerbern vor ihrem ersten Vorstellungsgespräch die Gehaltsspanne mitteilen. 

• Gehaltsverbot: Ihr HR-Team kann Bewerber nicht nach ihrem vorherigen Gehalt fragen. 

• Individuelles Recht auf Information: Einmal im Jahr können Mitarbeiter nach dem durchschnittlichen Gehalt von Kollegen fragen, die ähnliche Arbeit verrichten, kategorisiert nach Geschlecht.

• Der Schwellenwert von 5 %: Wenn Ihre Berichterstattung eine geschlechtsspezifische Gehaltslücke von mindestens 5 % ergibt, die nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Faktoren gerechtfertigt werden kann, müssen Sie eine gemeinsame Gehaltsbewertung in Zusammenarbeit mit Arbeitnehmervertretern durchführen.

G-P Profi-Tipp: G-P Gia™ kann Ihnen helfen, die Richtlinie zur Gehaltstransparenz anzugehen, indem Sie Ihre Personalvergütungsdaten analysieren, um zu kennzeichnen, wenn sich Diskrepanzen dem Schwellenwert von 5 % nähern oder diesen überschreiten.

Das erweiterte Mandat des deutschen Betriebsrats

Der Betriebsrat (Betriebsrat) wird nach den neuen Regeln aktiv Gehaltsstrukturen verwalten.

Von Beobachtern zu Auditoren

Sobald der Schwellenwert von 5 % überschritten wurde, verschiebt die daraus resultierende gemeinsame Bewertung die Gehaltsstrategie aus der privaten Domäne der Personalabteilung. Der Betriebsrat erhält das Recht auf Datenzugriff und muss alle vorgeschlagenen Sanierungsschritte gemeinsam genehmigen.

Änderung der Haftungs- und Durchsetzungsrisiken

Die umgekehrte Beweislast gibt dem Betriebsrat Hebelwirkung. Wenn die Berichterstattung vage ist oder fehlt, können sie rechtliche Schritte einleiten. Der Arbeitgeber hat die Einhaltung nachzuweisen.

Die EU-Arbeitsrichtlinie für Plattformen

Gemäß den neuen Regeln wird Ihr Dienst als digitale Arbeitsplattform klassifiziert, wenn:

1. Sie wird elektronisch bereitgestellt (Website/App).

2. Sie wird auf Anfrage eines Kunden bereitgestellt.

3. Dazu gehört die Organisation der Arbeit, die von Einzelpersonen als Kerndienst ausgeführt wird.

Die Umklassifizierung löst

Wenn Sie die obige Definition erfüllen, betrachtet das Gesetz die Kontrolle. Arbeitskorb-Mitarbeiter werden rechtlich als Mitarbeiter angenommen, wenn digitale Systeme zwei der folgenden fünf Auslöser erfüllen:

1. Gehaltseinstellung: Sie steuern, wie viel sie verdienen, indem Sie feste Raten oder maximale Gehaltsobergrenzen festlegen.

2. Leistungsüberwachung: Ihre Software verfolgt die Arbeit über GPS, Tastenanschlagsprotokollierung oder Status-Pings.

3. Kontrolle über Bedingungen: Ihr System beschränkt die Freiheit, Stunden auszuwählen oder Ersatz zu verwenden.

4. Standards für das Erscheinungsbild: Sie setzen digitale Anforderungen in Bezug auf Verhalten oder Erscheinungsbild durch.

5. Auswahlbeschränkungen: Sie beschränken die Fähigkeit des Mitarbeiters, für Dritte zu arbeiten.

Profi-Tipp: Verwenden Sie diese Option G-P Contractor™ , um Ihre Mitarbeiter für globale Auftragnehmer zu bezahlen und einzustellen. Unser Auftragnehmerangebot verfügt über integrierte Compliance-Prüfungen und Klassifizierungsleitlinien, um sicherzustellen, dass Ihre Dienstleistungsvereinbarungen mit den lokalen Arbeitsgesetzen übereinstimmen.

Von der manuellen Vertragsprüfung bis zur digitalen Aufsichtsanalyse

In der Vergangenheit wurde eine falsche Selbstständigkeit durch manuelle Überprüfung von Verträgen und Arbeitsroutinen identifiziert. Wenn Sie nun Überwachungstools verwenden, die das Konto eines Auftragnehmers automatisch deaktivieren oder dessen Zugriff auf Aufgaben einschränken können, weil er ein bestimmtes Produktivitätsziel nicht erreicht hat, sieht das Gesetz dies als algorithmische Überwachung an. Sie üben die Art der digitalen Kontrolle aus, die für ein Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis typisch ist.

Die Anforderung an den Menschen in der Schleife

Alle Entscheidungen über Ihre Auftragnehmer müssen nun von einer Person überprüft werden. Zu den Entscheidungen gehören die automatische Deaktivierung des Systemzugriffs eines Mitarbeiters und die Einschränkung seiner Fähigkeit, neue Aufgaben zu sehen oder anzunehmen. Die Verwendung vollautomatischer Systeme stellt hierfür ein ernsthaftes rechtliches Risiko dar. Bußgelder können bei den meisten Verstößen bis zu 15M. EUR oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes und bei schweren Verstößen bis zu 35M. EUR oder 7 % betragen.

Das AÜG und die Haftungskette

In Deutschland löst eine Fehlklassifizierung die Mitarbeiterleasingaktion (AÜG) aus. Wenn Sie einen Drittanbieter zur Einstellung von Talenten einsetzen und dieser Anbieter keine gültige AÜG-Lizenz besitzt oder einen Vermittlerpartner einsetzt, wird Ihr Unternehmen faktisch zum Arbeitgeber. Dies schafft eine Haftungskette, in der Sie für unbezahlte Sozialversicherungs- und Rücksteuern verantwortlich sind, unabhängig davon, was der Vertrag sagt.

2 Faktoren, die die Compliance-Belastung für deutsche Arbeitgeber intensivieren

Mit diesen neuen EU-Richtlinien ist die deutsche Wirtschaft aus zwei Gründen besonders gefährdet. 

1. Die Fachprämie vs. der 5% Trigger

Deutschland steht vor einem Rekordmangel an qualifizierten Arbeitskräften. Dadurch entsteht ein Geschäftsrisiko. Die Einstellung eines neuen Spezialisten zu einem höheren Marktpreis kann unbeabsichtigt eine 5%ige Gehaltslücke im Vergleich zu bestehenden Kollegen auslösen. Gemäß der EU-Richtlinie zur Vergütungstransparenz unterwirft diese Rekrutierungsprämie Ihre Einstellungsdaten einem erzwungenen Audit und einem potenziellen Konflikt mit dem Betriebsrat.

2. Hohe historische Lohndisparität

Die deutsche Lohnlücke liegt derzeit bei 18 %, eine der höchsten in der EU. Das bedeutet, dass Sie keine kleinen Änderungen vornehmen können. Sie müssen die Gehaltsstrukturen überarbeiten, um das Gesetz einzuhalten und Strafen für vergangene Ungleichheiten zu vermeiden.

Verwenden Sie eine EOR, um Compliance-Risiken zu minimieren

Mittelständische Unternehmen in Deutschland können einen Employer of Record (EOR) nutzen, um diese Herausforderungen zu meistern. Als Schöpfer der EOR-Branche G-P bietet Ihnen den Compliance-Schutz, den Sie benötigen, um globale Teams aufzubauen und zu verwalten.  

Es gibt drei Schutzstufen, die Ihnen eine EOR G-P bietet:

• Lösung der Herausforderung der Arbeitsklassifizierung der Plattform: Da der EOR Ihren Mitarbeiter als Mitarbeiter einstellt, erfüllen Sie sofort die Beschäftigungsvermutung. Ihr Arbeiter wird ordnungsgemäß klassifiziert, besteuert und vergütet, sodass es keine falsche Selbständigkeit für Behörden gibt, die dies untersuchen müssen.

• Vereinfachung Ihrer Lohnprüfung: Die EOR vereinfacht die lokale Berichterstattung, die von der Richtlinie zur Lohntransparenz gefordert wird. Dies schützt Sie vor unerwarteten Audits in Ländern, in denen Sie keine fundierten rechtlichen Kenntnisse haben.

• Schutz vor rechtlichem Risiko: Als juristischer Arbeitgeber verwaltet die EOR die Komplexität der umgekehrten Beweislast und kümmert sich um alle notwendigen Meldungen und Sozialversicherungen, um Ihr Unternehmen vor direkten Gerichtsverfahren und Reputationsschäden zu schützen.

Die deutsche Compliance Checkliste

Die Richtlinie zur Gehaltstransparenz tritt am in vollem Umfang in Kraft Juni 7, 2026, aber einige Regeln, insbesondere für die Einstellung, beginnen sofort. Die Arbeitskorb-Arbeitsrichtlinie hat eine Frist von Dezember 2, 2026. Führen Sie die folgenden Maßnahmen vor diesen Daten durch, um Ihr Unternehmen zu schützen:

Phase 1: Gehaltstransparenz (Frist: 2026. Juni)

Befolgen Sie diese fünf Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen bereit ist:

1. Gruppieren Sie Rollen nach Wert: Vergessen Sie alte Stellenbezeichnungen und kategorisieren Sie alle Stellen basierend auf ähnlichen erforderlichen Fähigkeiten und Anstrengungen.

2. Definieren Sie Ihre Gehaltsbänder: Legen Sie klare, geschlechtsneutrale Gehaltsbereiche für jede Stellenkategorie fest. Dokumentieren Sie diese, damit Sie auf einen Mitarbeiterantrag vorbereitet sind.

3. Aktualisieren Sie Ihren Rekrutierungsprozess: Fügen Sie die anfänglichen Gehaltsstufen in alle Stellenanzeigen ein. Entfernen Sie sofort alle Fragen zur Gehaltshistorie aus den Interview-Leitfäden.

4. Verkürzen Sie Ihre Antwort-Workflows: Aktualisieren Sie Ihre HR-Prozesse, um innerhalb von zwei Monaten Anträge auf Gehaltsdaten von Mitarbeitern zu erfüllen.

5. Führen Sie ein 5%iges Trockenlauf-Audit durch: Verwenden Gia Sie es, um eine interne Gehaltsabrechnungslückenanalyse durchzuführen. Wenn die Lücke in einer Abteilung über 5 % liegt, erstellen Sie objektive Gründe für die Differenz oder für eine erforderliche gemeinsame Bewertung mit dem Betriebsrat.

Phase 2: Arbeitskorb- und Auftragnehmerrisiken (Termin: 2026. Dezember)

Befolgen Sie diese fünf Schritte, um Fehlklassifizierungsrisiken zu finden und zu beheben:

1. Inventarisieren Sie Ihre externen Talente: Überprüfen Sie alle Verträge mit unabhängigen Auftragnehmern, konzentrieren Sie sich jedoch auf Verträge, die über digitale Tools oder Portale verwaltet werden.

2. Wenden Sie den Kontrolltest an: Überprüfen Sie Ihre aktuelle Software. Wenn es die Bezahlung kontrolliert, die Arbeit überwacht oder die Arbeitszeit begrenzt, müssen diese Mitarbeiter als Mitarbeiter neu klassifiziert werden.

3. Algorithmus-Überwachung einrichten: Weisen Sie allen automatisierten Entscheidungen menschliche Prüfer zu.

4. Transparenz-Offenlegungsentwurf: Erstellen Sie ein Dokument für alle Auftragnehmer, in dem detailliert beschrieben wird, wie Ihre automatisierten Systeme Arbeiten zuweisen und ihre Leistung bewerten.

5. Überprüfen Sie Ihren Datenschutz: Stellen Sie sicher, dass Ihre Managementsoftware keine verbotenen Daten verfolgt oder verarbeitet, wie z. B. private Mitarbeitergespräche oder Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeit.

Phase 3: Strategische Risikoreduktion (fortlaufend)

Erstellen Sie eine fortlaufende Strategie, um den Ruf und das Endergebnis Ihres Unternehmens zu schützen.

• Beziehen Sie den Betriebsrat frühzeitig ein: Beziehen Sie den Betriebsrat jetzt in die Neugestaltung von Vergütungsstrukturen ein, um später Streitigkeiten, Sperrungen oder rechtliche Probleme zu vermeiden. 

• Verwenden Sie eine EOR: Identifizieren Sie Ihre wichtigsten internationalen Auftragnehmer und bringen Sie sie über eine EOR in Vollzeit mit. Dies verschiebt die rechtliche Verantwortung für Fehlklassifizierungen und lokale Gehaltsberichterstattung von Ihrem deutschen Unternehmen weg.

Wie kann G-P helfen?

Nicht alle EORs sind gleich aufgebaut. Viele neuere Anbieter arbeiten an einem Aggregatormodell, das Ihre Arbeitsverträge an lokale externe Partner auslagert. Im Rahmen der neuen EU-Richtlinien erhöht dies ein großes Risiko. G-P hat mehr als 100 hundertprozentige juristische Personen und eine AÜG-Lizenz in Deutschland. 

Bei uns werden Sie vom Schutz der G-P rechtlichen Infrastruktur und dem größten Team von HR-Experten der Branche unterstützt.

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FAQ – Häufig gestellte Fragen