Ihr Leitfaden zur globalen Gehaltsabrechnung

Die globale Gehaltsabrechnung ist die Grundlage einer internationalen Belegschaft. Es stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter rechtzeitig und in Übereinstimmung mit den lokalen Gesetzen vergütet wird. 

Die Verwaltung der internationalen Gehaltsabrechnung erfordert mehr als nur einen guten Technologie-Stack – Sie benötigen Präzision und Compliance-Expertise. Wenn Sie Ihr Geschäft erweitern, kann eine globale  Gehaltsabrechnungsstrategie Ihnen helfen, internationale Mitarbeiter mit Zuversicht zu verwalten.

Was ist globale Gehaltsabrechnung?

Die globale Gehaltsabrechnung ist der Prozess der Bezahlung von Mitarbeitern in mehreren Ländern und Währungen. Dazu gehören die Verwaltung von Gehalt, Steuern, Sozialleistungen und die Einhaltung der Arbeitsgesetze jedes Landes. 

Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung für internationale Mitarbeiter erfordert die Einhaltung von sich ändernden Steuercodes, Sozialbeiträgen und Beschäftigungsvorschriften. Ein starkes globales Gehaltsabrechnungssystem sollte:

1. Reduzieren Sie manuelle Arbeit.

2. Verringern Sie Fehler.

3. Schützen Sie Ihr Unternehmen vor Risiken.

4. Bieten Sie Transparenz über Ausgaben, Zeitpläne und Prozesse, um Ihr globales Team auf Kurs und produktiv zu halten.

Eine starke globale Gehaltsabrechnungslösung hält dich konform und unterstützt dein Team. Die Lösung lässt sich in deine Tools integrieren, automatisiert wichtige Aufgaben und Updates in Echtzeit. Du steuerst jeden Gehaltsabrechnungszyklus über ein Dashboard. Du bleibst im Zeitplan und deine Teams erhalten das richtige Gehalt in der richtigen Währung, genau im Zeitplan.

Die Gehaltsabrechnung sollte nahtlos sein, wo auch immer sich dein Team befindet.

Globale Gehaltsabrechnung vs. lokale Gehaltsabrechnung 

Ein abgerundetes globales Gehaltsabrechnungssystem skaliert mit deinem Unternehmen, zentralisiert die Kontrolle und passt sich an neue Märkte an. Globale Gehaltsschecks erfordern:

• Navigation durch unterschiedliche Arbeitsgesetze und Steueranforderungen

• Bereitstellung standortspezifischer Leistungen und Berechtigungen

• Umrechnung von Löhnen über Währungen und Wechselkurse hinweg

• Abwicklung von Zahlungen über lokale Banken und Systeme

• Gewährleistung der Datensicherheit und Compliance in jeder Region

Die lokale Gehaltsabrechnung ist auf eine Region beschränkt. Es erfordert:

• Einhaltung nationaler Arbeitsgesetze und Steuervorschriften

• Verwaltung einer einzigen Währung und einer einzelnen Leistungsstruktur

• Zusammenarbeit mit lokalen Lohnbuchhaltungsanbietern oder Technologien

• Einhaltung lokaler Fristen und Berichtsformate

• Umgang mit Compliance auf Länderbasis

Was sind die größten Herausforderungen der globalen Gehaltsabrechnung?

Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung über globale Märkte hinweg ist komplex. Vorschriften verschieben sich schnell und Fehler sind kostspielig. Mit den beteiligten Interessenvertretern aus den Bereichen Finanzen, Personalwesen und Recht ist Klarheit nicht verhandelbar. Hier sind die fünf größten Herausforderungen bei der Gehaltsabrechnung bei der globalen Einstellung – und wie der richtige Partner sie lösen kann.

1. Komplexität der Compliance

Jede Region hat unterschiedliche Regeln, was es schwierig macht, Steuergesetze und lokale Anforderungen zu navigieren. Ohne landesspezifisches Fachwissen ist die Verwaltung von Beitragssätzen, Überstundenrichtlinien und Mindestlohngesetzen schwierig.

Eine global employment platform mit eingebetteter Rechtsunterstützung hilft Ihnen dabei, die sich entwickelnden gesetzlichen Anforderungen ohne zusätzliche interne Belastung zu erfüllen.

2. Klassifizierung der Mitarbeiter

Die Klassifizierung von Auftragnehmern als Mitarbeiter oder umgekehrt kann Audits, Bußgelder und Reputationsrisiken auslösen. Compliance-Dokumente schützen Ihren Betrieb nicht vor Strafen, wenn Ihre Arbeitsvereinbarungen dem widersprechen, was auf dem Papier steht. 

Auftragnehmer verwenden die Rechnungsstellung, und die Mitarbeiter sind auf der Gehaltsabrechnung, daher sollten Sie einen Anbieter finden, der beides abdeckt. Die Arbeit mit einem intelligenten Employer of Record (EOR) ermöglicht es Ihnen, die Mitarbeiterklassifizierung nach Rolle und Land anzupassen – alles an einem Ort.

3. Verwaltung von marktübergreifenden Vorteilen

Krankheitsurlaub, Rentenanforderungen, Mutterschaftsurlaub und Krankenversicherung variieren von Land zu Land. 

In Frankreich wird zum Beispiel ein Prozentsatz des Arbeitnehmereinkommens besteuert, um ein Zuwendungsrentenprogramm zu finanzieren. Berechnungsfehler können das Vertrauen schädigen, die Gehaltsabrechnung verzögern oder rechtliche Risiken verursachen. Finanz-, HR- und Rechtsteams benötigen eine einheitliche Ansicht, um in Einklang zu bleiben.

Die richtige global employment platform Lösung hilft Ihnen dabei, weltweit konforme, wettbewerbsfähige Vorteile anzubieten, ohne für jedes Land separate Systeme zu entwickeln.

4. Rechtzeitige, genaue Zahlungen

Globale Teams benötigen Zahlungen in mehreren Währungen und Ländern. Schwankende Wechselkurse und Übertragungsverzögerungen wirken sich auf den Zeitpunkt und die Genauigkeit aus. Einige Banken erheben auch zusätzliche Gebühren. Verspätete oder falsche Bezahlung, Aufbewahrung und Einhaltung von Schadensersatzansprüchen. Fehler in Wechselkursen, Zeitzonen oder Währungen können auch zu größeren finanziellen Risiken führen.

Verwenden Sie eine global employment platform , um die Gehaltsabrechnung über Regionen hinweg zu automatisieren. Stellen Sie sicher, dass Zahlungen in lokaler Währung zeitnah, genau und skalierbar sind, unterstützt durch länderspezifischen Support und Echtzeit-Compliance-Prüfungen.

5. Datensicherheit und Datenschutz

Sensible Gehaltsabrechnungsdaten müssen geschützt werden. Bei grenzüberschreitenden Teams unterliegen Sie mehreren Datenschutzgesetzen, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union, des Personal Data Protection Act (PDPA) in Singapur und des Bundesdatenschutzgesetzes. Viele Unternehmen verfügen nicht über die internen rechtlichen Ressourcen, um diese Vorschriften zu verwalten.

Wählen Sie eine zuverlässige global employment platform Lösung, die Frameworks wie Systems and Organization Controls 2 (SOC 2) folgt und ISO 27001-certified ist. Sie möchten auch Sicherheit auf Unternehmensebene, Multifaktor-Authentifizierung und Single Sign-On priorisieren, um Ihre Mitarbeiter und Daten zu schützen.

Implementierung und Verbesserung der internationalen Lohnabrechnung

Die globale Gehaltsabrechnung ist nicht nur eine HR-Übung. Die Lösung erfordert synchronisierten Aufwand in allen Rechts-, Compliance-, Finanz-, IT- und Führungsteams. 

Hier ist ein Überblick darüber, wie Sie die internationale Gehaltsabrechnung optimieren können:

1. Gesetzliche und steuerliche Anforderungen pro Land zuordnen.

2. Richten Sie Ihren Tech-Stack ein.

3. Entwerfen Sie global-lokale Gehaltsabrechnungsrichtlinien.

4. Etablieren Sie Finanzierungs- und Zahlungskanäle für die Gehaltsabrechnung.

5. Testen Sie Ihr Gehaltsabrechnungssystem in einigen Pilotmärkten.

6. Führen Sie es global ein.

7. Überprüfen Sie das System und wiederholen Sie es.

Sie können diese Anforderungen mit einer global employment platform überspringen. Bezahle deine Teams überall, entlaste interne Ressourcen und senke dein Risiko, während du Echtzeit-Einblicke, Transparenz und Konsistenz erhältst.

1. Zentralisieren Sie Ihre globale Gehaltsabrechnungsinfrastruktur

Um globale Mitarbeiter einzustellen und zu bezahlen, benötigen Sie eine Rechtsgrundlage. Es gibt drei Hauptoptionen:

• Internes Gehaltsabrechnungsmanagement: Internes Gehaltsabrechnungsmanagement bezieht sich auf die interne Verarbeitung. Es erfordert fundierte Kenntnisse der lokalen Gesetze und Steuern, die zu Verbindlichkeiten führen können. Es bedeutet auch, dass Sie in jedem Land ein registriertes Unternehmen benötigen. Dadurch hast du die volle Kontrolle über Gehaltsabrechnung, Verträge und Compliance. Der Prozess ist jedoch langsam und komplex und erfordert Steuerregistrierung, lokale Bankgeschäfte und Rechtsberater. 

• Lokales Lohnabrechnungsunternehmen: Ein Lohnabrechnungsunternehmen ist ein Drittunternehmen, das die Mechanismen der Gehaltsabrechnung wie Berechnungen, Auszahlung und Berichterstattung verwaltet. Es reduziert die Betriebslast, erfordert aber dennoch, dass Ihr Unternehmen in jedem Land juristische Personen hat. Sie bleiben auch für Compliance, Steuern und die Einhaltung des Arbeitsrechts haftbar. Der Support ist über die Gehaltsabrechnung hinaus begrenzt, insbesondere für die Einstellung und das Onboarding.

• eingetragener Arbeitgeber: Ein globaler EOR fungiert als gesetzlicher Arbeitgeber in Ihrem Namen. Sie behalten die Kontrolle über die tägliche Arbeit der Mitarbeiter, während der EOR Verträge, Steuern, Sozialleistungen und Gehaltsabrechnungen in voller Übereinstimmung mit den lokalen Gesetzen verwaltet. Sie müssen keine Entität mit einer EOR einrichten. Stattdessen erhältst du eine schnelle globale Einstellung, vollständige rechtliche Compliance und ein integriertes HR-, Gehaltsabrechnungs- und Leistungsmanagement. Diese Option bietet unübertroffene Geschwindigkeit, Einfachheit und Sicherheit. In Kombination mit KI-gestützten Tools ermöglicht es deinem Unternehmen auch, schneller und intelligenter zu skalieren.

2. Compliance priorisieren

Jedes Land hat Regeln für Steuern, Sozialbeiträge, Urlaubsgeld, Kündigungsfristen und mehr. Die Nichtbefolgung kann zu Audits, Bußgeldern oder blockierten Vorgängen führen. Beginnen Sie damit, die lokalen Arbeitsgesetze zu verstehen und erforderliche Abzüge, Einreichungsfristen und Zahlungshäufigkeiten zu identifizieren. Stellen Sie sicher, dass alle Verträge diesen Vorschriften entsprechen, und verfolgen Sie Änderungen an allen Standorten. Es ist wichtig, Folgendes zu verfolgen:

• Globale Arbeitskosten nach Region

• Vergütung, Eigenkapital und Anomalien

Eine global employment platform Lösung hilft dir, die Gehaltsabrechnungsvorschriften überall auf der Welt einzuhalten. Die Lösung automatisiert Gehaltsabrechnungsaufgaben und reduziert das Risiko manueller Fehler. Ein global employment platform überwacht auch die lokale Compliance in Ihrem Namen und stellt sicher, dass alles mit den aktuellen Gesetzen übereinstimmt. 

3. Optimieren Sie Zahlungen und Währungen präzise

Die internationale Gehaltsabrechnung erfordert eine genaue Währungsumrechnung und eine rechtzeitige Lieferung. Verzögert die Frustration der Mitarbeiter, schafft Steuerprobleme und reduziert das Vertrauen. Die Zusammenarbeit mit einem Anbieter, der sicherstellt, dass lokalisierte Zahlungen sicherstellen, dass Mitarbeiter Gelder korrekt erhalten. Arbeiten Sie mit einem Anbieter zusammen, der Wechselkurse in Echtzeit sperrt, um Sie vor Schwankungen und Überraschungskosten zu schützen. Klare Konversionsprotokolle und Auszahlungsbelege unterstützen Compliance und Transparenz.

4. Verwenden Sie Technologie, um zu standardisieren und zu skalieren

Manuelle Prozesse führen zu Verzögerungen, doppelten Arbeiten und Fehlern. Suchen Sie nach einem Anbieter, der mehrere Währungen und globale Standorte unterstützt. Mit einer starken global employment platform Lösung kannst du Mitarbeiter von einem einzigen Dashboard aus einbinden, bezahlen und verwalten. Die Lösung ermöglicht die Echtzeitberichterstattung, sodass du Einblick in die Arbeitskosten in allen Märkten hast. Dies unterstützt eine bessere Budgetierung, Prognose und Planung. 

Definieren Sie konsistente Rahmenbedingungen für jede Region und legen Sie Folgendes fest:

• Häufigkeit der Gehaltsabrechnung

• Zahlungsmethoden

• Gehaltsabrechnungsformate und Transparenz

• Obligatorische Abzüge

5. Gewährleistung von Datensicherheit und Vertraulichkeit

Gehaltsabrechnungsdaten umfassen nationale IDs, Bankkonten und Vergütungsdetails, die gesichert, verschlüsselt und geschützt werden müssen. Befolgen Sie die DSGVO oder andere anwendbare Frameworks, um konform zu bleiben, den Zugriff auf autorisierte Teammitglieder zu beschränken und Informationen in sicheren, zertifizierten Systemen mit rollenbasierten Berechtigungen zu speichern. Schulen Sie interne Teams im Umgang mit Daten und Zugriffsrichtlinien und denken Sie daran – jeder Klick und Upload ist wichtig.

6. Abstimmung der Gehaltsabrechnung mit der Mitarbeitererfahrung

Die Gehaltsabrechnung ist Teil Ihrer Arbeitgebermarke. Rechtzeitige, genaue Bezahlung schafft Vertrauen und langfristige Mitarbeiterloyalität. Geben Sie Mitarbeitern Zugriff auf ihre Gehaltsdaten und ermöglichen Sie ihnen, Gehaltsabrechnungen, Steuerformulare und Sozialleistungen an einem Ort anzuzeigen. Bieten Sie Unterstützung in ihrer bevorzugten Sprache und Zeitzone an. 

Weitere Möglichkeiten, die Gehaltsabrechnung an die Mitarbeitererfahrung anzupassen, sind:

• Klare Kommunikation, wie das Gehalt berechnet wird

• Proaktive Erklärung regionaler Lohnunterschiede

• Regionsspezifische Vorteile anbieten

• Frühzeitige Benachrichtigung über Gehaltsanpassungen, Boni oder Verzögerungen

• Erlaubt Mitarbeitern, Bankinformationen zu aktualisieren, Dokumente anzuzeigen oder Leistungen über Self-Service-Workflows zu verfolgen

• Flexible Vergütungsoptionen anbieten, wie z. B. Bargeldboni oder Wellness-Zuschüsse

7. Verbesserung und Anpassung

Wenn sich Ihr Unternehmen ändert, ändern sich auch Ihre Bedürfnisse. Flexibilität und Kommunikation sind entscheidend, um Vertrauen bei den Mitarbeitern aufzubauen und Ihren Betrieb zu verbessern. Fügen Sie neue Standorte, Rollen und Vorteile hinzu, während Sie regelmäßige Audits durchführen, um potenzielle Fehler und Lücken zu finden. Messen Sie den Erfolg des Systems anhand der Genauigkeit der Gehaltsabrechnung, der Zykluszeit und der Mitarbeiterzufriedenheit. Setzen Sie sich Ziele für eine kontinuierliche Verbesserung und halten Sie Feedback-Schleifen mit Ihren Finanz- und HR-Teams offen, um die Gehaltsabrechnungsstrategie zu verfeinern.

So stellen Sie sicher, dass die globale Gehaltsabrechnung den lokalen Vorschriften entspricht 

Compliance sieht in jedem Land anders aus und ändert sich häufig. Konzentrieren Sie sich bei jedem Schritt auf Struktur, Fachwissen und Präzision, um immer einen Schritt voraus zu sein:

• Arbeiten Sie mit Experten im jeweiligen Land zusammen, die lokale Steuervorschriften, Arbeitsgesetze und obligatorische Leistungen verstehen.

• Verwende eine Plattform, die regulatorische Änderungen verfolgt und Workflows automatisch aktualisiert, um neue Anforderungen widerzuspiegeln.

• Erstellen Sie klare Audit-Trails für jeden Gehaltsabrechnungslauf, einschließlich Einreichung, Zahlungsbestätigungen und Genehmigungen.

• Klassifizieren Sie die Mitarbeiter von Anfang an korrekt, um Strafen, Rückvergütungen und rechtliche Risiken zu reduzieren.

• Speichern und rationalisieren Sie Daten gemäß den lokalen Datenschutzgesetzen, einschließlich der DSGVO und ähnlichen Rahmenbedingungen in anderen Regionen.

• Globale Prozesse standardisieren und gleichzeitig lokale Variationen in Zahlungszyklen, Abzügen und Berichten berücksichtigen.

• Dokumentieren Sie jede Beschäftigungsdauer in lokal konformen Verträgen, die von regionalen Rechtsberatern überprüft werden.

• Planen Sie regelmäßige Compliance-Überprüfungen, um Lücken zu schließen, Risiken zu reduzieren und sich an sich entwickelnde Gesetze anzupassen.

Ein KI-gestützter globaler HR-Agent wie G-P Gia™ kann Ihre schwierigsten Compliance-Fragen in 50 Ländern und 50 US-Bundesstaaten beantworten. Nutzen Sie Gia , um vertrauenswürdige Beratung in mehreren Gerichtsbarkeiten zu erhalten und komplexe Rechtslandschaften mit Leichtigkeit zu navigieren. GiaDie verifizierten Quellen von stellen sicher, dass Sie genaue Informationen über regulatorische Änderungen erhalten, die sich auf Leistungen, Bezahlung und Abzüge auswirken.

Was ist ein globaler Anbieter von Gehaltsabrechnungen und wie kann er helfen?

Ein globaler Gehaltsabrechnungsanbieter verwaltet die Gehaltsabrechnung für Unternehmen mit Teams in mehreren Ländern. Es stellt sicher, dass Mitarbeiter und Auftragnehmer genau, pünktlich und in voller Übereinstimmung mit ihren lokalen Gesetzen bezahlt werden. Anstatt lokale Gehaltsabrechnungsanbieter in jedem Land zu jonglieren, kannst du einen global employment platform verwenden, um die Gehaltsabrechnung zu zentralisieren. Wenn Sie beispielsweise Entwickler in Brasilien, Designer in Deutschland und ein Vertriebsteam in Singapur einstellen, kann ein global employment platform Mitarbeiter die Gehaltsabrechnung rationalisieren, Steuern berechnen, Zahlungen verarbeiten und die erforderlichen Einreichungen für jeden Standort verwalten. Global employment platforms verwalten auch:

• Gesetzliche Leistungen

• Vorteile der Fransen

• Währungsumrechnung

• Datensicherheit

Diese Unterstützung hilft, rechtliche Risiken zu mindern, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Mitarbeitererfahrung weltweit zu verbessern. Ganz gleich, ob Sie in einen neuen Markt eintreten oder ein Remote-Team skalieren, ein globaler Gehaltsabrechnungsanbieter gibt Ihnen die Kontrolle ohne die Komplexität.

Sollten Sie mit einem globalen Lohn- und Gehaltsabrechnungspartner zusammenarbeiten?

Die Zusammenarbeit mit einem globalen Gehaltsabrechnungsanbieter ist eine intelligente Wahl, insbesondere für schnell wachsende Unternehmen in Branchen wie Technologie, E-Commerce, professionelle Dienstleistungen und Fertigung. Start-ups und mittelständische Unternehmen können auch von diesem Modell profitieren, um schnell und legal in neue Märkte einzusteigen.

Beispielsweise kann ein Softwareunternehmen, das Entwickler in Polen einstellt, Supportteams in Südafrika und Vermarkter in Spanien die Gehaltsabrechnung über einen globalen Partner verwalten, anstatt Partnerschaften in jeder Region zu verwalten. Ein globaler Gehaltsabrechnungsanbieter spart Zeit, reduziert Kosten und verbessert die Genauigkeit. Es hilft auch, eine einheitliche Mitarbeitererfahrung über Länder hinweg zu gewährleisten.

Wie wählen Sie einen globalen HR-Gehaltsabrechnungsanbieter aus?

Die Auswahl des richtigen Anbieters ist entscheidend. Suchen Sie nach Partnern mit:

• Echtzeit-Berichterstattung

• Lokalisierter Support

• Ein technologiegetriebener Ansatz

• Starke globale Compliance-Systeme für die Gehaltsabrechnung

• Bewährte Infrastruktur

• KI-gestützte Erkenntnisse

• Unterstützung von Mitarbeitern und Auftragnehmern

• Zuverlässige Sicherheitsstandards

• Transparente Datenhandhabungspraktiken

• Eine Erfolgsbilanz in Ihren Zielländern

Warum vertrauen Sie uns

G-P™ ist der Branchenführer in der globalen Beschäftigung. Die Lösung rationalisiert den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus, einschließlich der Gehaltsabrechnung, sodass du dein Team überall aufbauen kannst. Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, Teams in mehr als 180 Ländern schnell und konform einzugliedern, zu bezahlen und zu verwalten. 

Unsere global employment platform Plattform basiert auf fundiertem Rechtswissen, leistungsstarker Technologie und einem globalen Partnernetzwerk. Mit einer Bewertung der Kundenzufriedenheit von 96 % vertrauen Start-ups, mittelständische Unternehmen und Unternehmen gleichermaßen auf uns.  G-P hält die Einhaltung dieser Standards aufrecht:

• California Consumer Privacy Act (CCPA)

• DSGVO 

• ISO 27001 

• ISO 27001 SoA 

• SOC 2

Unser Team  von HR- und Rechtsexperten  überwacht und wendet lokale Vorschriften an, damit Sie dies nicht tun müssen. Wir werden von Top-Branchenanalysten wie NelsonHall, IEC und QKS kontinuierlich zur Nr. 1 EOR ernannt.

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