Wenn Sie Ihr Unternehmen auf neue Länder ausdehnen oder Remote-Mitarbeiter in anderen Teilen der Welt einstellen möchten, ist Kanada ein hervorragendes Land, das Sie in Betracht ziehen sollten. Kanada ist größer als die gesamte Europäische Union und ist Heimat für etwa 38 Millionen Menschen.
Wenn Sie in dieses Land expandieren möchten, haben wir einen Leitfaden für die Einstellung von Mitarbeitern in Kanada erstellt, der Ihnen helfen soll. Wir gehen auf einige grundlegende rechtliche Anforderungen ein, die Sie beachten müssen, sowie auf einige kulturelle und logistische Überlegungen, die Ihnen helfen sollen, den Prozess zu bewältigen.
Was man vor der Einstellung in Kanada wissen sollte
Wenn Sie zum ersten Mal Mitarbeiter in Kanada einstellen möchten, sollten Sie einige wichtige Aspekte der kanadischen Arbeitskultur und des Arbeitsrechts kennen. Wir haben einige der wichtigsten Dinge zusammengestellt, die Sie wissen sollten, wenn Sie jemanden in Kanada einstellen, um Ihnen bei der Vorbereitung zu helfen.
1. Kulturelle Unterschiede
Je nachdem, wo Ihr Unternehmen ansässig ist, können Sie bei Ihren kanadischen Mitarbeitern auf kulturelle Unterschiede stoßen. Die kanadische Arbeitskultur ähnelt der amerikanischen Arbeitskultur, die vielen Ländern vertraut ist. Es ist zum Beispiel höflich, Augenkontakt herzustellen und einer Person die Hand zu schütteln, wenn man sie trifft.
Die kanadische Arbeitskultur ist jedoch nicht genau die gleiche wie die amerikanische Arbeitskultur. Beispielsweise arbeiten Kanadier tendenziell etwas weniger als Amerikaner und machen mehr Pausen während des Arbeitstages.
2. Sprachliche Unterschiede
Je nachdem, in welcher Sprache Ihr Land arbeitet, können Sie auch mit kanadischen Arbeitnehmern auf sprachliche Unterschiede stoßen. Kanada hat zwei Landessprachen: Englisch und Französisch.
In der Provinz Quebec, vor allem im Großraum Montreal, werden Sie vor allem auf französischsprachige Kanadier treffen. Dies kann für Unternehmen aus anderen französischsprachigen Ländern von Vorteil sein, sodass diese Unternehmen möglicherweise nach Mitarbeitern aus Quebec oder anderen Provinzen suchen, in denen Französisch weit verbreitet ist. Es ist auch wichtig zu wissen, dass viele Quebecer, die Französisch sprechen, auch Englisch sprechen. Mit Stand von 2016 waren 44.5 % der Quebecer englisch-französisch zweisprachig.
3. Landesgesetze vs. Bundesgesetze
In Kanada müssen Sie sowohl die Bundesgesetze, die die Beschäftigung regeln, als auch die Gesetze der Provinz, in der Sie eine Niederlassung oder Tochtergesellschaft gründen, beachten. Die kanadischen Bundesgesetze enthalten Vorschriften für Gesundheit und Sicherheit, Mindesturlaub und andere grundlegende Aspekte der Beschäftigung. Zusätzlich zu diesen übergreifenden Vorschriften haben die verschiedenen Provinzen ihre eigenen Mindestlohnsätze, Vorgaben in Bezug auf die Lohnfortzahlung bei Krankheit und andere beschäftigungsbezogene Vorschriften.
Vergewissern Sie sich, dass Sie die kanadischen Bundesgesetze sowie die Gesetze der Provinz, in der Ihr Unternehmen tätig ist, kennen, damit Sie alle einschlägigen rechtlichen Anforderungen erfüllen können.
4. Mindesturlaub und Urlaubsgeld
Der Anspruch auf Urlaub wird in Kanada durch Bundesgesetze vorgeschrieben und gilt daher für alle kanadischen Mitarbeiter. Nach dem kanadischen Arbeitsgesetzbuch haben Mitarbeiter, die ein Jahr lang für ein Unternehmen gearbeitet haben, Anspruch auf mindestens zwei Wochen Urlaub. Wenn ein Mitarbeiter fünf Jahre lang ununterbrochen für ein Unternehmen gearbeitet hat, sollte er mindestens drei Wochen Urlaub pro Jahr erhalten. Nach einer Betriebszugehörigkeit von 10 Jahren muss ein Mitarbeiter mindestens vier Wochen Urlaub erhalten.
In Kanada berechnen die Arbeitgeber das Urlaubsgeld, indem sie den Verdienst eines Mitarbeiters im letzten Beschäftigungsjahr betrachten und diesen mit einem Prozentsatz multiplizieren. Für Mitarbeiter, die Anspruch auf zwei Wochen Urlaub haben, beträgt der Prozentsatz 4 %. Für einen dreiwöchigen Urlaub beträgt sie 6 %.
5. Canada Pension Plan (Pensionsplan Kanadas)
Kanadische Mitarbeiter, die älter als 18 sind und mehr als 3.500 CAD pro Jahr verdienen, müssen in den Canada Pension Plan (CPP) einzahlen. Die Ausnahme von dieser Regel ist Quebec, das einen eigenen Rentenplan hat. In den anderen Provinzen müssen Arbeitgeber mit kanadischen Mitarbeitern die Hälfte der Rentenbeiträge für ihre Mitarbeiter aufbringen, während die andere Hälfte von den Mitarbeitern getragen wird.
Der Betrag, den Mitarbeitern in den CPP einzahlen müssen, hängt davon ab, wie viel sie verdienen. Sie basiert auf dem ruhegehaltsfähigen Einkommen, das zwischen einer Mindestanforderung und einer Höchstgrenze liegt. Es ist Sache des Arbeitgebers, den korrekten Betrag vom ruhegehaltsfähigen Einkommen des Mitarbeiters abzuziehen.
6. Employment Insurance (Arbeitslosenversicherung)
Die Arbeitslosenversicherung (Employment Insurance, EI) bietet finanzielle Unterstützung für Personen, die vorübergehend arbeitslos sind. Wie bei den Rentenbeiträgen müssen auch die Arbeitgeber den richtigen Betrag berechnen und die EI-Beiträge von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter abziehen. Dies gilt für alle Arbeitnehmer in „versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen“, was auf die meisten kanadischen Mitarbeiter zutrifft.
Jeden Monat ziehen die Arbeitgeber einen bestimmten Dollarbetrag von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter ab und zahlen außerdem einen Arbeitgeberanteil an den Prämien. Arbeitgeber hören auf, die Prämien vom Gehaltsscheck der Mitarbeiter abzuziehen, sobald der Verdienst des Mitarbeiters den versicherungspflichtigen Höchstbetrag übersteigt oder sie den Höchstbetrag der Prämie gezahlt haben.
7. Einkommensteuer
Wie jedes Land hat auch Kanada seine eigenen Steuergesetze. Arbeitgeber müssen Lohnsteuer von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einbehalten. Das kanadische Steuerrecht kann etwas kompliziert sein, und es obliegt den Arbeitgebern, den richtigen Betrag für die Einkommensteuer von den Gehaltsschecks ihrer Mitarbeiter abzuziehen.
Dies ist einer der Gründe, warum es hilfreich ist, mit einer Professional Employer Organization (PEO) zusammenzuarbeiten, die mit dem kanadischen Steuerrecht und allen anderen Abzügen vertraut ist, die möglicherweise von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter abgezogen werden müssen.
Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Kanada
Die Einstellung von Mitarbeitern ist für ein Unternehmen immer mit Kosten verbunden, aber wenn Sie die richtigen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen auswählen, werden Sie eine gute Rendite erzielen. Bei der Einstellung eines Mitarbeiters in Kanada können Ihnen unter anderem folgende Kosten entstehen:
- Forschung: Wenn Sie in ein neues Land expandieren, müssen Sie einige umfangreiche Forschung betreiben, um sicherzustellen, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen und andere Überlegungen verstehen. Dieser Leitfaden ist ein guter Anfang, aber Sie müssen Mitarbeiter dafür bezahlen, dass sie weitere Nachforschungen anstellen.
- Aufbau Ihres Unternehmens: Wenn Sie sich entscheiden, nicht mit einem PEO zusammenzuarbeiten und stattdessen eine Präsenz in Kanada entweder als Niederlassung oder Tochtergesellschaft einrichten möchten, sind dies weitere Kosten, die Ihnen entstehen, bevor Sie überhaupt mit dem Einstellungsprozess beginnen. Außerdem müssen Sie in den kanadischen Provinzen Gebühren für die Gründung Ihres Unternehmens zahlen.
- Einstellungsagentur: Es gibt Teams von Personen und verschiedene Softwareprogramme, die Ihnen helfen können, von einem großen Kandidatenpool zu einer Auswahlliste der besten Kandidaten zu gelangen. Natürlich ist die Zusammenarbeit mit einer Agentur oder der Kauf von Software mit finanziellen Kosten verbunden.
- Stellenanzeige veröffentlichen: Die Veröffentlichung Ihrer Stellenanzeige kann auch etwas Geld kosten. In Kanada gibt es jedoch eine öffentliche Stellenbörse namens Job Bank wo Sie kostenlos Stellenanzeigen aufgeben können. Sie können auch andere kostenlose Websites finden, auf denen Sie die Stelle ausschreiben können.
- Rechtliche Prüfungen: Wenn Sie Hintergrundprüfungen durchführen oder überprüfen müssen, ob ein Bewerber ein gesetzliches Recht hat, in Kanada zu arbeiten, können diese Prüfungen zu den Gesamtkosten für die Einstellung Ihrer neuen Mitarbeiter beitragen.
- Zeit des Einstellungsausschusses: Interne Einstellungsausschüsse können die Bedingungen für die neue Position erstellen, die Stellenanzeige schreiben, Bewerbungen bewerten und Kandidaten interviewen. All diese Tätigkeiten finden während der bezahlten Arbeitszeit statt, die die Mitarbeiter ansonsten mit anderen Aufgaben verbringen könnten.
- Schulung: Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist in der Regel nicht das Ende der Einstellungskosten Ihres Unternehmens. Jetzt müssen Sie diesen Mitarbeiter schulen, damit er seine Arbeit machen kann. Der Ausbildungsprozess ist eine Vorabinvestition, die sich letztendlich auszahlen sollte.
Was benötigt ein Unternehmen, um Mitarbeiter in Kanada einzustellen?
Bevor Sie mit dem Einstellungsprozess in Kanada beginnen, müssen Sie einige rechtliche Voraussetzungen erfüllen. Eine Ausnahme von diesen Anforderungen besteht, wenn Sie mit einer Professional Employer Organization zusammenarbeiten, die als Employer of Record für Ihre kanadischen Mitarbeiter fungieren kann. Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen nach Kanada expandieren wollen, müssen Sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Eine Niederlassung oder Tochtergesellschaft: Sofern Sie keine unabhängigen Auftragnehmer einstellen, benötigen Sie eine juristische Geschäftseinheit in Kanada. Es gibt zwei Hauptoptionen: eine Filiale oder eine Tochtergesellschaft. Eine Tochtergesellschaft ist eine eigenständige Einheit, während eine Zweigniederlassung enger mit der Muttergesellschaft verbunden ist.
- Gründung: Um ein Unternehmen in Kanada zu integrieren, benötigen Sie eine Satzung, entweder über eine einzelne Provinz oder ein einzelnes Gebiet oder über die Bundesregierung. Unternehmen mit Sitz außerhalb Kanadas müssen sich in jeder Provinz, in der sie geschäftlich tätig werden wollen, als außerprovinzielle Gesellschaft registrieren lassen.
- Lohnabzugskonto: Unternehmen müssen über eine Geschäftsnummer (Business Number, BN) verfügen und dann ihre BN verwenden, um ein Programmkonto für Lohnabzüge bei der kanadischen Steuerbehörde (Canada Revenue Agency, CRA) zu erstellen. Über dieses Konto werden Sie die Abzüge von den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter an die CRA überweisen.
- Genehmigungen und Lizenzen: Je nach Branche kann es spezielle Genehmigungen oder Lizenzen geben, die Sie zusätzlich zu den grundlegenden Anforderungen für alle Unternehmen benötigen. Die kanadische Regierung verfügt über ein Online-Tool, mit dem Sie prüfen können, welche Genehmigungen und Lizenzen Ihr Unternehmen möglicherweise benötigt.
- Arbeitsunfallversicherung: Die meisten Unternehmen müssen auch über eine Arbeitsunfallversicherung für ihre Mitarbeiter verfügen, bevor sie mit der Einstellung beginnen. Um diesen Versicherungsschutz zu erhalten, müssen Sie sich nicht bei privaten Versicherungsgesellschaften umsehen. Stattdessen müssen Sie Ihr Unternehmen bei der Berufsgenossenschaft, dem sogenannten „Workers‘ Compensation Board“ (WCB) der jeweiligen Provinz anmelden. Ihre Beiträge richten sich nach Ihrer Branche.
Schritte zur Anstellung in Kanada
Es gibt einige grundlegende Schritte für die Einstellung in Kanada. Wir haben diese Schritte im Folgenden zusammengefasst, zusammen mit einigen Tipps für die Einstellung in Kanada, basierend auf den lokalen Gepflogenheiten und Anforderungen, die die Einstellungspraxis in Kanada regeln.
1. Eine Stellenanzeige aufgeben
Der erste Schritt besteht darin, die Qualitäten zu bestimmen, die Sie von einem Bewerber erwarten, und die Aufgabe zu beschreiben, die er erfüllen soll. Stellen Sie diese Informationen in einer detaillierten Stellenanzeige zusammen. Ganz gleich ob Ihr idealer Bewerber hauptsächlich Französisch oder Englisch sprechen soll, sollten Sie die Anzeige in beiden Sprachen veröffentlichen. Bei der Auflistung der Bildungsvoraussetzungen ist zu beachten, dass sich der Begriff „College“ in Kanada auf Schulen bezieht, die bestimmte Berufe oder berufliche Fähigkeiten unterrichten und entsprechende Abschlusszeugnisse ausstellen, während sich „Universität“ auf Einrichtungen bezieht, die bei Abschluss einen akademischen Grad verleihen.
Sobald Sie die Anzeige erstellt haben, veröffentlichen Sie diese auf Stellenbörsen, wo Kanadier sie sehen können. Angesichts des internationalen Kontextes ist es wahrscheinlich am besten, die Menschen aufzufordern, ihre Bewerbungen nicht per Post, sondern per E-Mail oder über eine Online-Plattform einzureichen.
2. Bewerbungen auswerten
Sobald die Bewerbungen eingegangen sind, müssen Sie entscheiden, welche Bewerber für ein Interviewpool in Frage kommen und welche aus Ihrem Einstellungspool gestrichen werden sollten. Sie können eine Software oder eine Agentur einsetzen, die Sie beim ersten Screening unterstützt, oder Sie können diese Aufgabe intern von Ihrem Team erledigen lassen.
Amerikanische Unternehmen werden froh sein, dass sich Kanadier in der Regel mit einem Lebenslauf bewerben, der ein ähnliches Format wie die meisten amerikanischen Lebensläufe aufweist. Für Unternehmen in anderen Ländern, in denen der Lebenslauf (CV) eher Standard ist, können diese Lebensläufe kürzer und direkter erscheinen, als Sie es von Bewerbern in Ihrem Heimatland gewohnt sind.
3. Interviews mit Bewerbern
Sie sollten dann mit den stärksten Bewerbern Kontakt aufnehmen, um ein Interview zu vereinbaren. Wenn Sie ein Büro in Kanada eröffnen, können Sie Interviews vor Ort führen. Wenn Sie vorhaben, Mitarbeiter aus dem Ausland in Kanada einzustellen, sollten Sie diese Interviews per Video oder Telefon führen. Diese Art von Interviews wird immer häufiger durchgeführt, sodass die Bitte um ein virtuelles Interview die Bewerber nicht überraschen sollte.
Wenn Sie ein virtuelles Interview vereinbaren, sollten Sie den Zeitunterschied berücksichtigen. Kanada ist ein großes Land, deshalb gibt es mehrere Zeitzonen, die einen Unterschied von vier Stunden ausmachen. Stellen Sie also sicher, dass Sie die richtige Zeitzone für jeden Bewerber herausfinden, und planen Sie Ihr Interview nach Möglichkeit in einer Zeit, in der sich die Geschäftszeiten in Ihrem Land und in der jeweiligen Provinz überschneiden.
4. Nachbereitung und Vertragsabschluss
Sobald Sie den idealen Bewerber oder die idealen Bewerber für die Einstellung ausgewählt haben, sollten Sie sich mit ihm/ihr in Verbindung setzen, um ihm/ihr die Stelle formell anzubieten. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Details angeben, die bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht genannt wurden, einschließlich des vorgeschlagenen Gehalts. Es ist normal, dass Kanadier über ihr Gehalt verhandeln, auch wenn viele Bewerber Ihr Angebot einfach akzeptieren werden. Dies ist auch die Phase, in der Sie einen Vertrag erstellen sollten.
In Kanada können Sie einen Arbeitsvertrag zwar mündlich abschließen, aber ein schriftlicher Vertrag ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Mitarbeiter sich in allen Belangen geeinigt haben, und um Ihre Entscheidung zu begründen, falls Sie einen Mitarbeiter entlassen müssen. In Kanada müssen Sie einen triftigen Grund für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses haben. Wenn ein Mitarbeiter seinen Verpflichtungen nicht nachkommt, können Sie sich also auf den Vertrag berufen.
5. Einarbeitung Ihres neuen Mitarbeiters
Jetzt können Sie Ihren neuen Mitarbeiter einarbeiten. Sie haben vielleicht Papierkram und Prozesse in Ihrem Unternehmen, aber Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie die erforderlichen Schritte für das Onboarding in Kanada durchführen.
Sie müssen die Sozialversicherungsnummer (SIN) Ihres neuen Mitarbeiters innerhalb von drei Tagen nach dessen Arbeitsantritt einsehen und die Angaben darauf eintragen. Vergewissern Sie sich, dass sie die kanadische Staatsbürgerschaft besitzen oder das Recht haben, in Kanada zu arbeiten. Mitarbeiter müssen auch das Formular TD1, Rückgabe von persönlichen Steuergutschriften, von der Bundesregierung und aus ihrer Provinz ausfüllen, damit Sie wissen, wie viel Steuern von ihren Gehaltsschecks abgezogen werden sollten. Beachten Sie, dass in Quebec die Provinzform als Formular bekannt istTP1015.3-V.
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Die idealen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zu finden, die Ihnen bei der Expansion helfen, ist schon eine große Aufgabe für sich. Wenn man die Komplexität der Gründung einer juristischen Präsenz in Kanada und die Einhaltung aller einschlägigen Gesetze hinzurechnet, steht einem ein gigantischer und zeitraubender Prozess bevor. Globalization Partners kann den Prozess rationalisieren, indem wir als Employer of Record für Ihre kanadischen Mitarbeiter fungieren.
Mit einer Präsenz in 187 Ländern kann Globalization Partners Sie bei der Expansion Ihres Unternehmens nach Kanada und in viele andere Teile der Welt unterstützen. Sie wählen Ihre neuen Mitarbeiter aus, und Globalization Partners kümmert sich um den Einarbeitungsprozess und alle technischen Aspekte der Bezahlung Ihrer Mitarbeiter, wobei die korrekten Beträge für Steuern und Leistungen abgezogen werden. Als vertrauenswürdige professional Employer Organization verfügen wir über das rechtliche und personalwirtschaftliche Fachwissen, das Sie für die Expansion Ihres Unternehmens nach Kanada benötigen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren und loszulegen.
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