Leitfaden zur Einstellung in Polen

Polen ist eine der am schnellsten wachsenden Volkswirtschaften der EU. Die Wirtschaft hat sich stetig ausgeweitet, mit einer durchschnittlichen jährlichen BIP-Wachstumsrate von 3.4 % im letzten Jahrzehnt. 

Polen ist ein attraktives Ziel für ausländische Direktinvestitionen (FDI) aufgrund großer geplanter Investitionen aus EU-Erholungsfonds und privaten Sektoren, die sich auf fortschrittliche Fertigung, IT und Energietransformation konzentrieren. Der Talentpool Polens ist hochqualifiziert, gut ausgebildet (insbesondere in MINT-Bereichen) und mehrsprachig, was eine große Attraktion für globale Unternehmen darstellt.

Bevor Sie nach Polen expandieren, müssen Sie Verträge, Steuern, Löhne, Sozialleistungen und andere Arbeitsgesetze verstehen. Unser Leitfaden informiert Sie über alles, was Sie über die Einstellung in Polen wissen müssen.

Was man vor der Einstellung in Polen wissen sollte

Wenn Sie Ihr Unternehmen zum ersten Mal nach Polen expandieren, müssen Sie wichtige gesetzliche Anforderungen beachten. Diese Normen und Gesetze beeinflussen die Einstellungspraktiken in Polen und viele Aspekte der Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung, einschließlich Vergütung und Sozialleistungen. 

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Hier sind fünf Dinge, die Sie über die Einstellung in Polen wissen sollten.

1. Sprachen in Polen

Polnisch ist die offizielle Sprache. Englisch ist die häufigste nicht-polnische Sprache. Das Land zählt weltweit zu den Top 15-20 für Englischkenntnisse.

Die Sektoren Large Business Process Outsourcing (BPO) und Shared Services Center (SSC) in Polen  werden von einem großen Pool qualifizierter, mehrsprachiger Talente unterstützt.

2. Arbeitsverträge in Polen

Arbeitgeber müssen vor Arbeitsbeginn einen schriftlichen Arbeitsvertrag oder eine schriftliche Bestätigung der Hauptbedingungen vorlegen. 

Der Vertrag muss in polnischer Sprache vorliegen oder von einer polnischen Übersetzung begleitet werden. Bei mehrsprachigen Verträgen ist die polnische Version die rechtsverbindliche. 

Der Vertrag muss mindestens Folgendes enthalten:

• Art des Arbeitsvertrags (verhandelt, befristet, unbefristet) 

• Namen und Adressen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer 

• Vertragsdauer (befristet oder Probezeit) 

• Datum der Unterzeichnung und Startdatum der Arbeit 

• Stellenbezeichnung und Beschreibung 

• Arbeitsort(e) 

• Aufschlüsselung von Gehalt und Sozialleistungen

• Arbeitszeit (Vollzeit/Teilzeit) 

Wenn sie nicht im Vertrag enthalten sind, müssen Arbeitgeber innerhalb von sieben Tagen nach dem Startdatum des Mitarbeiters schriftlich Folgendes angeben:

• Täglicher und wöchentlicher Arbeitsplan 

• Zahlungsfristen und Zahlungsmethode 

• Urlaubsanspruch 

• Kündigungsfrist 

• Regeln für Überstunden, Ruhezeiten und Pausen 

• Alle geltenden Tarifverträge 

Diese Details müssen am oder vor ihrem ersten Tag mit dem Mitarbeiter besprochen werden.

3. Arbeitszeiten und Löhne in Polen

Die Arbeitswoche in Polen beträgt 40 Stunden, verteilt auf fünf Tage. Überstunden sind auf jährlich 150 Stunden begrenzt, es sei denn, in einem Tarifvertrag, Arbeitsstättenvorschriften oder Einzelvertrag ist eine höhere Grenze festgelegt. Unabhängig von einer Vereinbarung darf die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit (einschließlich Überstunden) 48 Stunden nicht überschreiten. Mitarbeiter erhalten mindestens 11 aufeinanderfolgende Stunden Ruhe pro 24-Stunden-Zeitraum und mindestens 35 aufeinanderfolgende Stunden Ruhe pro Woche.

Ab 2025 beträgt der Mindestlohn in Polen4,666 PLN pro Monat. 

4. Bezahlte Freizeit in Polen

Polen hat 14 nationale Feiertage. Mitarbeiter erhalten diese Tage mit Bezahlung frei.

Die Berechnung der Dienstjahre umfasst alle bisherigen Beschäftigungen (unabhängig von Pausen oder Arbeitgeber) und angerechneten Ausbildungszeiträume (z. B. bis zu acht Jahre für die Hochschulbildung). Mitarbeiter mit weniger als 10 Jahren anerkannter Beschäftigung (einschließlich Beschäftigung und bestimmter Ausbildungszeiträume) erhalten 20 Tage bezahlten Jahresurlaub. Mitarbeiter mit 10 oder mehr Jahren anerkannter Dienstzeit erhalten 26 Tage. 

Arbeitgeber müssen mindestens 80 % des Gehalts des Mitarbeiters für Krankheitsurlaub zahlen. Die Höhe der vom Arbeitgeber finanzierten Krankheitstage hängt vom Alter des Mitarbeiters ab:

• Für Arbeitnehmer unter 50 Jahren zahlt der Arbeitgeber bis zu 33 Tage Krankheitsurlaub pro Kalenderjahr.

• Für Arbeitnehmer ab 50 Jahren zahlt der Arbeitgeber bis zu 14 Tage. 

• Nach diesen Zeiträumen (33 bzw. 14 Tage, je nach Alter) übernimmt die Sozialversicherungseinrichtung (ZUS) die Krankenversicherung.

5. Einkommensteuer und Sozialversicherung in Polen

Arbeitgeber müssen Mitarbeiter innerhalb von sieben Kalendertagen nach Beginn der Beschäftigung bei ZUS registrieren. Zu den Sozialversicherungsbeiträgen gehören Renten-, Invaliden-, Unfall- und Krankenversicherungen mit spezifischen Tarifen für jeden Typ. Der Beitragssatz der Krankenversicherung beträgt 9 % des Gehalts. Arbeitgeber müssen Sozialversicherungsbeiträge an ZUS bis zum 15. oder 20. des Folgemonats, abhängig von ihrer Rechtsstellung, weiterleiten.

Polen verwendet ein progressives Einkommensteuersystem. Im Jahr 2025 betragen die Sätze 12 % auf das Jahreseinkommen bis zu 120,000 PLN und 32 % auf das Einkommen über diesem Schwellenwert. Arbeitgeber sind für die Berechnung, Einbehaltung und Überweisung der persönlichen Einkommensteuer (PIT) verantwortlich.

Arbeitgeber müssen die Sozialversicherungsbeiträge von Arbeitnehmern und Arbeitgebern monatlich an ZUS abziehen und weiterleiten. Die Sozialversicherung umfasst Renten-, Invaliden-, Unfall- und Krankenversicherung sowie Krankenversicherung.

• Rentenversicherung: gleichmäßig aufgeteilt (9.76 %)

• Invaliditätsversicherung:6.5 % vom Arbeitgeber bezahlt, 1.5 % vom Arbeitnehmer

• Unfallversicherung: vom Arbeitgeber bezahlt, typischerweise 1.67 % für kleine Arbeitgeber, aber der Satz variiert je nach Risiko

• Krankenversicherung: vom Mitarbeiter bezahlt (2.45 %)

• Krankenversicherung: vom Mitarbeiter bezahlt (9 %)

Insgesamt betragen die Arbeitgeberbeiträge (einschließlich aller Mittel) etwa 18–20 % und die Arbeitnehmerbeiträge 13–14 %.

Arbeitgeber müssen 2.45 % des Bruttogehalts der Arbeitnehmer in den Arbeitsfonds einzahlen (1.00 % in den Arbeitsfonds und 1.45 % in den Solidaritätsfonds). Arbeitgeber tragen auch 0.1 % zum garantierten Leistungsfonds der Arbeitnehmer bei.

Die Gesundheitsversorgung wird durch obligatorische Krankenversicherungsbeiträge finanziert. Sie müssen keine private Krankenversicherung abschließen, aber eine Zusatzkrankenversicherung ist eine beliebte Leistung.

Top-Einstellungszentren in Polen

Einige Städte in Polen sind für bestimmte Branchen bekannt. Wenn du weißt, was jede Stadt zu bieten hat, kannst du deine Einstellungsbemühungen am richtigen Ort konzentrieren und die Rollen schneller besetzen. 

Die Top-Talentzentren in Polen sind:

• Warschau ist die Hauptstadt und größte Stadt Polens. Warschau ist das führende Geschäfts-, Finanz- und Technologiezentrum des Landes. Es beherbergt multinationale Unternehmen, Finanzinstitute und Technologieunternehmen.

• Krakau ist bekannt für seine IT, Business Services (BPO/SSC) und Start-up-Szene. Krakau ist ein wichtiges Einstellungsziel für globale Unternehmen, insbesondere in den Bereichen Technologie, Finanzen und Shared Services.

• Wrocław ist ein Zentrum für IT, F&E, Fertigung und Geschäftsdienstleistungen mit einer starken Präsenz globaler Technologieunternehmen und Ingenieurunternehmen.

• Posen ist für seine Fertigungs-, Logistik- und Geschäftsdienstleistungssektoren bekannt und ein beliebter Standort für globale Arbeitgeber.

• Danzig verfügt über einen qualifizierten Talentpool in den Bereichen IT, Versand, Logistik und Finanzen. Die Stadt verfügt über eine wachsende Anzahl von Technologie-Startups und globalen Geschäftszentren.

Wichtige Branchen in Polen

Wenn Sie die wichtigsten Branchen Polens verstehen, können Sie Gehälter und Leistungen vergleichen. Sie können diese Erkenntnisse nutzen, um kluge Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie investieren und Ihre Belegschaft ausbauen sollen. 

Zu den wichtigsten Branchen in Polen gehören:

• Business Process Outsourcing (BPO) und Shared Services (SSC): Dies ist einer der am schnellsten wachsenden und modernsten Sektoren Polens. Globale Unternehmen basieren ihre Shared Service Center für Finanzen, Buchhaltung, Personalwesen und F&E in Städten wie Krakau, Warschau und Breslau aufgrund der hochqualifizierten, mehrsprachigen und ausgebildeten Belegschaft.

• IT und digitale Services: Polen ist ein wichtiger IT-Talent-Hub mit einem großen Pool von Softwareentwicklern, Ingenieuren und IT-Spezialisten. Globale Unternehmen gründen hier zunehmend F&E- und digitale Technologiezentren. Die Regierung investiert auch stark in digitale Technologien und KI.

• Automobilindustrie: Dies ist einer der größten Industriesektoren Polens. Sie konzentriert sich auf die Produktion von Teilen und Komponenten (liefernde globale Hersteller) sowie leichten Nutzfahrzeugen. Polen verfügt auch über die größte Batteriefabrik für Elektrofahrzeuge in Europa.

• Elektronik und Haushaltsgeräte: Polen ist ein führender europäischer Hersteller von Haushaltselektronik und Haushaltsgeräten. Große globale Unternehmen haben dort Produktions- und F&E-Zentren.

• Fortgeschrittene Fertigung: Dazu gehören Bereiche wie Luft- und Raumfahrt und Verteidigung, insbesondere in Clustern wie dem Aviation Valley im Südosten.

Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Polen

Ganz gleich, ob Sie einen Mitarbeiter oder ein gesamtes Team in Polen einstellen, Ausgaben sind unvermeidlich. Budget für Folgendes:

• Einrichtung der Einheit (es sei denn, Sie arbeiten mit einem eingetragenen Arbeitgeber zusammen)

• Stellenausschreibungen

• Arbeitskosten für die Überprüfung von Bewerbern

• Gehaltsabrechnung

• Steuern

• Vergütungen

• Sozialleistungen

• Boni

• Zulagen

• Versicherung

• Reisen

• Übersetzer (falls zutreffend)

Laut G-P Verified Sources vonGia beträgt die Arbeitgeberbelastungsrate in Polen, die zusätzlich zu den Gehältern ausgelöste Kosten beinhaltet, etwa 20-21 %. 

Was muss ein Unternehmen tun, um Mitarbeiter in Polen einzustellen?

Stellen Sie sicher, dass Sie diese wichtigen Dinge abdecken, bevor Sie Ihr Team in Polen erweitern:

• Registrieren Sie Ihr Unternehmen beim nationalen Gerichtsregister (KRS).

• Holen Sie sich eine REGON (statistische Nummer).

• Registrieren Sie sich für eine Steueridentifikationsnummer (NIP).

• Registrieren Sie sich beim ZUS.

• Öffnen Sie ein lokales Bankkonto.

• Registrieren Sie jeden neuen Mitarbeiter bei ZUS.

• Registrieren Sie sich für die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften (BHP).

• Benachrichtigen Sie das staatliche Arbeitsinspektorat (falls erforderlich).

• Richten Sie Gehaltsabrechnungssysteme ein.

• Lassen Sie sich für die Mehrwertsteuer registrieren.

Die Einrichtung einer polnischen Tochtergesellschaft kann Wochen oder Monate dauern. Verwenden Sie G-P EOR, um Vollzeitmitarbeiter in Polen einzustellen, ohne Ihr eigenes Unternehmen einzurichten. Bauen Sie Ihr Team in Polen zu geringeren Kosten und mit der Gewissheit auf, dass Sie dies konform tun.

Schritte zur Einstellung in Polen

Der Einstellungsprozess in Polen ähnelt dem, mit dem Sie wahrscheinlich in Ihrem eigenen Land vertraut sind. Der Einstellungsprozess folgt fünf grundlegenden Schritten: Bewerbung der Stelle, Bewertung von Bewerbungen, Vorstellungsgespräche mit Bewerbern, Versendung von Stellenangeboten und Onboarding neuer Mitarbeiter.

1. Stellenangebote in Polen bewerben

Erstellen Sie eine detaillierte Stellenbeschreibung und definieren Sie die Rolle basierend auf Verantwortlichkeiten und Qualifikationen. Stellen Sie sicher, dass die Stellenbeschreibung den polnischen Antidiskriminierungs- und Arbeitsgesetzen entspricht. 

Pracuj, Praca, OLX Praca, LinkedIn und GoldenLine sind beliebte Stellenangebote in Polen.

2. Beurteilen Sie Bewerbungen für Ihre polnischen Kandidaten

Sammle Bewerbungen und überprüfe Lebensläufe. Überprüfen Sie die Kandidaten auf der Grundlage ihrer Qualifikationen, Erfahrungen und Eignung für die Rolle. Sie benötigen die ausdrückliche Zustimmung, um Hintergrundprüfungen durchzuführen, frühere Arbeitgeber zu kontaktieren oder die sozialen Medien eines Experten zu überprüfen.

3. Bewerber in Polen befragen

Bewerbungsgespräche mit Bewerbern, die es auf Ihre Auswahlliste geschafft haben. Sie können diese Interviews persönlich oder virtuell durchführen. Verwenden Sie strukturierte, nicht diskriminierende Interviewfragen. Gia kann Ihnen dabei helfen, Fragen zu stellen, die den Antidiskriminierungsgesetzen in Polen entsprechen, damit Sie die für die Position am besten geeignete Stelle finden und gleichzeitig die lokalen Vorschriften einhalten können. 

4. Stellenangebote in Polen machen

Wenden Sie sich an den von Ihnen ausgewählten Kandidaten, um ihm eine Stelle in Ihrem Unternehmen anzubieten. Erstellen Sie einen konformen Arbeitsvertrag in Polnisch. Fügen Sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Bedingungen wie Stellenbezeichnung, Gehalt, Arbeitszeit, Startdatum usw. hinzu. Beide Parteien müssen den Vertrag unterzeichnen, bevor der Mitarbeiter mit der Arbeit beginnt.

5. Neue Mitarbeiter in Polen einbinden

Jetzt können Sie neue Mitarbeiter einbinden. Registrieren Sie Ihren neuen Mitarbeiter innerhalb von sieben Tagen nach Beginn der Beschäftigung bei ZUS. Vereinbaren Sie eine obligatorische Schulung zum Arbeitsschutz (BHP) und vereinbaren Sie eine medizinische Untersuchung vor der Einstellung. Sammeln und überprüfen Sie notwendige Dokumente wie Ausweise, Diplome und Arbeitserlaubnisse.

Wenn Sie mit einem EOR wie G-P™ arbeiten, müssen Sie sich keine Sorgen um den Verwaltungsaufwand des Onboardings machen. Wir rationalisieren den Prozess, damit Sie sich auf die Schulung Ihres neuen Mitarbeiters und die Integration in Ihre Unternehmenskultur konzentrieren können. 

Einstellung von Auftragnehmern in Polen

Die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern in Polen kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, den Markt zu testen und eine Präsenz aufzubauen, ohne dass Vollzeitmitarbeiter verpflichtet sind. Auftragnehmer mit Sitz in Polen verstehen das lokale Verbraucherverhalten, die Regeln und Geschäftspraktiken. Sie sind bereit, schnell mit ihrer eigenen Ausrüstung und ihren etablierten Arbeitsprozessen zu arbeiten.

Mit der Einstellung von Auftragnehmern kannst du deine Belegschaft ganz einfach an deine Geschäftsanforderungen anpassen, ohne die Komplexität und Kosten der Beschäftigung. 

Bevor Sie eine Vereinbarung mit einem unabhängigen Auftragnehmer in Polen abschließen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

1. Mitarbeiter vs. unabhängige Auftragnehmer in Polen

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Mitarbeitern und unabhängigen Auftragnehmern zu verstehen. In Polen stellen Arbeitgeber Mitarbeiter für die Arbeit ein und zahlen ihnen im Gegenzug ein regelmäßiges Gehalt und Sozialleistungen. Unabhängige Auftragnehmer erbringen Dienstleistungen. Im Gegensatz zu Mitarbeitern legen Auftragnehmer ihre Zeitpläne fest, verwenden ihre eigene Ausrüstung und arbeiten an bestimmten Projekten, anstatt eine laufende Rolle zu spielen.

2. Strafen für Fehlklassifizierung in Polen

Wenn jemand als Auftragnehmer eingestuft wird, wenn er dies nicht tut, kann dies zu schweren Strafen führen. Wenn eine Fehlklassifizierung auftritt, müssen Sie:

• Alle ausstehenden ZUS-Beiträge für den Zeitraum der Fehlklassifizierung zahlen.

• Bezahlen Sie jede unbezahlte Einkommenssteuer mit Zinsen.

• Bußgelder für Verstöße gegen das Arbeitsrecht, die zwischen 1,000–30.000 PLN pro Straftat liegen können.

3. So zahlen Sie Auftragnehmer in Polen

G-P Contractor™ nimmt den chaotischen, zeitaufwändigen Prozess der Einstellung und Bezahlung internationaler Auftragnehmer weg. Sie können mit nur wenigen Klicks Verträge erstellen und ausstellen und Auftragnehmer bezahlen, während Sie gleichzeitig einen konformen Prozess sicherstellen.

Einstellung von Mitarbeitern und Auftragnehmern in Polen mit G-P

Unsere SaaS- und KI-gestützten Produkte – EOR, Contractor und Gia – unterstützen Unternehmen beim Aufbau und der Verwaltung globaler Teams. 

G-P ist der anerkannte Marktführer in der globalen Beschäftigung mit mehr als einem Jahrzehnt Erfahrung, das größte Team von HR-, Rechts- und Compliance-Experten und eine globale proprietäre Wissensbasis.

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Häufig gestellte Fragen (FAQs)