Wichtige Erkenntnisse
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Lohnbuchhaltung für nicht ansässige Arbeitgeber: Mit diesem Status, auch als Nur-Gehaltsabrechnungsregistrierung bekannt, kannst du Gehaltsabrechnungen durchführen, ohne ein vollständiges Firmenbüro zu eröffnen.
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Optimierte Einstellung mit einem EOR: Ein Employer of Record (EOR) verwaltet internationale Steuer- und Arbeitsgesetze für Sie und fungiert als gesetzlicher Arbeitgeber, damit Sie innerhalb von Tagen einstellen können.
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Risiken bei der dauerhaften Einrichtung (PE): Nicht ansässige Arbeitgeber müssen lokale umsatzgenerierende Aktivitäten einschränken, um die Auslösung der dauerhaften Einrichtung und der damit verbundenen Unternehmenssteuern zu vermeiden.
Den perfekten Kandidaten zu finden, ist nur die halbe Schlacht. In der anderen Hälfte geht es darum, herauszufinden, wie man sie einstellt und bezahlt, wenn man keine länderspezifische Einheit hat.
Während Sie Arbeitnehmer legal als nicht ansässigen Arbeitgeber bezahlen können, gibt es regionale Wendungen und rechtliche Hürden, die sich schnell in einen administrativen Albtraum verwandeln können.
Für C-Suite-Führungskräfte besteht die Herausforderung darin, Geschwindigkeit und Compliance in Einklang zu bringen.
Was ist ein nicht ansässiger Arbeitgeber?
Ein nicht ansässiger Arbeitgeber, der in einem Land außerhalb seines Heimatmarktes tätig ist. Dieser Status ist für Unternehmen gedacht, die mit lokalen Mitarbeitern zusammenarbeiten, aber keinen eingetragenen Sitz, keine Niederlassung oder Tochtergesellschaft im Zielland haben.
Sie ermöglicht es Ihnen, einen neuen Markt zu testen, ohne eine lokale Niederlassung einzurichten.
Die 2 besten Gehaltsabrechnungsoptionen für nicht ansässige Arbeitgeber
Es gibt zwei Hauptoptionen für Unternehmen, die die hohen Kosten für die Einrichtung einer Einheit überspringen möchten:
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Registrieren Sie sich bei den lokalen Steuerbehörden für den Status „Nur Gehaltsabrechnung“. Auf diese Weise können Sie Gehaltsschecks ohne vollständiges Büro ausstellen.
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Einstellung über einen eingetragenen Arbeitgeber (EOR). Sie können schnell und sicher über die bestehenden EOR-Unternehmen einstellen und rechtliche, finanzielle, Lohn- und Gehaltsabrechnungs- und Personalangelegenheiten auslagern.
Pfad 1: Der Nur-Gehaltsabrechnungsstatus
Die erste Option ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung für nicht ansässige Arbeitgeber, die oft als Nur-Gehaltsabrechnungsregistrierung bezeichnet wird. Dies ermöglicht es Ihnen, sich bei den lokalen Behörden zu registrieren, um Gehaltsschecks ohne eine vollständige Unternehmenszentrale auszustellen.
Das klingt zwar einfach, aber der Verwaltungsaufwand ist hoch. Sie sind immer noch verantwortlich für:
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Berechnung lokaler Steuereinbehalte
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Verwaltung der gesetzlichen Rentenbeiträge
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Sicherstellung der Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze
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Meldung an Behörden in einer Sprache, die Sie möglicherweise nicht sprechen
Für viele CFOs werden die niedrigen Kosten dieses Modells durch das hohe Risiko menschlicher Fehler ausgeglichen. Eine verpasste Einreichung kann zu Audits führen, die Ihr gesamtes Unternehmen aufdecken.
Pfad 2: EOR-Partnerschaft
Die zweite, skalierbarere Lösung ist die Einstellung über eine EOR. Viele Unternehmen stellen fest, dass die Verwaltung der Gehaltsabrechnung von Nichtansässigen ihren gesamten HR-Betrieb in Anspruch nimmt. In diesen Fällen nutzen sie einen Employer of Record (EOR). Eine EOR hat bereits eine juristische Person im Land des Arbeitnehmers und stellt sie in Ihrem Namen ein.
Sie verwalten Steuern, Gehaltsabrechnung, Compliance und Sozialleistungen. Mit dieser Einrichtung können Sie Mitarbeiter in einem neuen Land in Minuten und nicht in Monaten einarbeiten. Es ist die effizienteste Möglichkeit, weltweit zu engagieren, ohne den Aufwand, lokale Unternehmen in jedem Land einzurichten.
Aber seien Sie vorsichtig, wenn Sie potenzielle EOR-Partner bewerten. Stellen Sie sicher, dass Sie fragen, ob sie ihre globalen Einheiten besitzen oder mit Dritten zusammenarbeiten. G-Phat zum Beispiel mehr als 100 hundertprozentige Unternehmen auf der ganzen Welt. Wir vereinfachen die gesamte Mitarbeitererfahrung, vom ersten Angebotsschreiben bis zum letzten Gehaltsscheck.
In der frühen Wachstumsphase eines Unternehmens ist es definitiv die beste Wahl, zu einer EOR zu gehen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, bedeutet die Einstellung über eine EOR, dass Sie nahtlos wachsen können, bis Sie die kritische Masse erreichen, die die Einrichtung einer juristischen Person rechtfertigt.“
Rosalind Lee
Corporate Finance und Business Controller, Ecolex
Die Falle der Betriebsstätte (PE)
Wenn Ihre lokalen Mitarbeiter umsatzgenerierende Aktivitäten durchführen – wie z. B. die Unterzeichnung von Verträgen oder die Verwaltung von Verkäufen – können die lokalen Behörden dies als ausreichend ansehen, um eine dauerhafte Präsenz auszulösen.
PE setzt Sie auf einen Teil Ihres globalen Umsatzes der Körperschaftssteuer aus.
Die Arbeit mit einem EOR reduziert die Wahrscheinlichkeit, eine PE auszulösen, da Ihr Unternehmen keine lokale Einheit einrichten muss oder kein direktes Beschäftigungsverhältnis hat.
Globale Beispiele für nicht ansässige Besteuerung für Arbeitgeber
1. Großbritannien
Das Vereinigte Königreich konzentriert sich auf den physischen Standort und nicht auf den Hauptsitz des Unternehmens. Wenn Sie in Spanien leben und für ein in London ansässiges Unternehmen arbeiten, schulden Sie normalerweise keine britischen Steuern, da die Arbeit in Spanien stattfindet. Wenn Sie jedoch eine Woche lang nach London reisen, gilt jedes Geld, das Sie an diesen Tagen verdient haben, als „im Vereinigten Königreich bezogen“, und das Finanzamt (HMRC) möchte seinen Anteil.
2. Australien
Nichtansässige werden auf jeden Dollar versteuert, der aus australischen Quellen verdient wird. Im Gegensatz zu Einwohnern erhalten sie keine steuerfreie Schwelle. Das bedeutet, dass die Steuer ab dem allerersten Dollar beginnt, der mit einem Pauschalsatz von 32.5 % verdient wurde. Diese hohen Einstiegskosten machen Australien zu einem schwierigen Markt für Experimente, die nur im Lohnwesen durchgeführt werden.
3. Deutschland
Deutschland verwendet eine beschränkte Steuerpflicht. Wenn Sie Geld aus einer deutschen Quelle verdienen, schulden Sie Steuern auf dieses bestimmte Einkommen. Die Herausforderung für nicht ansässige Arbeitgeber ist hier das Sozialversicherungssystem. Es ist komplex und birgt hohe Beitragsanforderungen, die einen unvorbereiteten CFO überraschen können.
4. Singapur
Singapur ist dafür bekannt, geschäftsfreundlich zu sein. Wenn Sie weniger als 183 Tage dort arbeiten, sind Sie ein Nichtansässiger und zahlen in der Regel einen Pauschalsteuersatz von 15 % auf Ihr Arbeitseinkommen. Das macht ihn zum idealen Markt für kurzfristige strategische Projekte.
4 Hürden, auf die nicht ansässige Arbeitgeber achten sollten
Die Erweiterung bringt Hindernisse mit sich, die Ihr Unternehmen entgleisen lassen können. Die Vorbereitung ist die einzige Möglichkeit, diese Gefahren zu vermeiden.
1. Unbekannte Arbeitsgesetze navigieren
Jedes Land hat seine eigenen Regeln für Überstunden, Urlaub und Kündigung. An manchen Orten können Sie niemanden ohne eine sechsmonatige Warnung kündigen. In anderen Fällen ist ein Bonus für den 13. Monat Standard. Ein Verstoß gegen diese Gesetze führt zu hohen Geldstrafen.
2. Der Albtraum der Schattenabrechnung
Die Shadow Payroll ist ein Compliance-Prozess, bei dem ein Unternehmen eine parallele Gehaltsabrechnung im Gastland durchführt – neben der Gehaltsabrechnung im Heimatland – um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge im Gastland ordnungsgemäß gemeldet und bezahlt werden, selbst wenn der Mitarbeiter aus seinem Heimatland bezahlt wird. Das Ziel der Schattenabrechnung ist es, die Einhaltung der lokalen Steuer- und Arbeitsgesetze für international beauftragte Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.
3. Fehlklassifizierung von Mitarbeitern
Eine Fehlklassifizierung liegt vor, wenn Sie jemanden als unabhängigen Auftragnehmer einstellen, ihn aber wie einen Vollzeitmitarbeiter verwalten. Wenn Sie erwischt werden, könnten Sie zivilrechtliche Klagen haben und gezwungen sein, jahrelange Leistungen zu zahlen.
4. Der Verwaltungspapierpfad
Um legal eingestellt zu werden, müssen Sie über die richtigen staatlich genehmigten Dokumente und Arbeitserlaubnisse verfügen. In den USA umfasst der Prozess den Antrag auf Zertifizierung beim Arbeitsministerium und Arbeitsvisa vom USCIS. Es ist ein langsamer Prozess, der Präzision erfordert.
Gehaltsabrechnung für Nichtansässige vs. EOR
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Funktion |
Registrierung der Gehaltsabrechnung für Nichtansässige |
Aufzeichnungsarbeitgeber (EOR) |
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Geschwindigkeit |
Langsam (Wochen oder Monate) |
Schnell (Tage) |
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Bemühungen |
Sie machen das schwere Heben |
Sie erledigen das schwere Heben |
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Compliance |
Sie sind verantwortlich |
Sie sind verantwortlich |
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Kosten |
Geringere monatliche Gebühren, höhere interne Gemeinkosten |
Höhere monatliche Gebühren, geringerer interner Overhead |
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Steuerrisiko |
Risiko einer PE |
Geringeres PE-Risiko |
Beratung für Führungskräfte der C-Suite
Berücksichtigen Sie die „Chancenkosten“ bei der Abwägung der Gehaltsabrechnungsoptionen. Für jeden Monat, den Sie mit der Registrierung nur für die Gehaltsabrechnung verbringen, bindet Ihr Wettbewerber bereits Talente ein.
Der Erfolg in einem neuen Markt hängt davon ab, wie schnell Sie von einem unterzeichneten Angebotsschreiben zu einem produktiven Mitarbeiter übergehen können. Hier macht ein Partner mit einer globalen, hundertprozentigen Infrastruktur den Unterschied.
G-P wurde von der Everest Group zum vierten Mal in Folge zum führenden EOR-Unternehmen ernannt. Wir haben diesen Rang nicht durch die einfache Verarbeitung von Gehaltsschecks erreicht. Wir haben es uns verdient, indem wir Unternehmen dabei geholfen haben, globale Einstellungen in einen wettbewerbsfähigen Beschleuniger zu verwandeln.
Vom riskanten Rätselraten zur strategischen Expansion
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