Seien wir ehrlich – die meisten Unternehmen haben keine beispielhaften Onboarding-Programme; noch schlimmer, wenn es sich um ein Remote-Onboarding-Programm handelt.
Onboarding ist ein wichtiger erster Schritt bei der Einrichtung neuer Mitarbeiter für den Erfolg in ihrer Rolle, aber die meisten Onboarding-Programme decken nur administrative Checklisten ab.
Die neuen Mitarbeiter sind begeistert, aber wahrscheinlich auch nervös und haben viele Fragen, die sie möglicherweise nicht stellen können. Und wenn der Onboarding-Prozess ein kalter administrativer Slog ist, wird es unwahrscheinlich sein, dass sie sich mit ihrem neuen Manager in Verbindung setzen, um Angst zu haben, dass sie als übermäßig negativ angesehen werden.
Stattdessen werden sie ihre Frustration an Orten wie Reddit:
Wenn die meisten Onboardings nicht schlecht genug waren, verschlechterte sich die Umstellung auf Remote-Arbeit. Das Remote-Onboarding ist für neue Mitarbeiter besonders schwierig, da die Kommunikation, der Teamaufbau und das Einfühlen in die Unternehmenskultur durch virtuelle Anrufe und Meetings schwieriger ist.
Die Folgen schlechter Onboarding-Programme sind zu groß, um sie zu ignorieren.
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Eine Studie von BambooHR ergab, dass ein Drittel der Mitarbeiter ihre neuen Stellen in den ersten sechs Monaten kündigte. Dies geschieht, nachdem Unternehmen die Zeit und Ressourcen aufgewendet haben, sie überhaupt einzustellen. Diese Kosten können ein Drittel des Gehalts eines Mitarbeiters ausmachen.
Dieser Artikel zeigt, wie Manager und Unternehmen ein Onboarding-Programm entwerfen können, das Remote-Mitarbeiter für den Erfolg vorbereitet.
Inwiefern unterscheidet sich das Onboarding eines Remote-Mitarbeiters von einem Büromitarbeiter?
Remote-Onboarding ist eine völlig andere Erfahrung als herkömmliches Onboarding im Büro:
Onboarding im Büro
Wenn neue Mitarbeiter zum ersten Mal ins Büro kommen, kann ihr Vorgesetzter sie begrüßen, sie nach der Vorstellung bei Kollegen an ihren Schreibtisch bringen und alle Fragen beantworten, die sie haben.
Es gibt ein hohes Maß an Beteiligung des Managers. Diese persönliche Interaktion hilft neuen Mitarbeitern, die Ängste zu lindern, die sie fühlen und in denen sie sich niederlassen können.
Remote-Onboarding
Das Onboarding eines Remote-Mitarbeiters erfordert viel mehr Kommunikation als Onboarding-Prozesse im Büro. Es gibt soziale Hinweise, die Mitarbeiter im Büro erkennen können, dass Remote-Mitarbeiter nicht dazu in der Lage sind.
An einem Remote-Arbeitsplatz werden die neuen Mitarbeiter wahrscheinlich an ihrem ersten Tag einen virtuellen Anruf von ihrem Vorgesetzten erhalten. Es kann sich um einen 1-2 langstündigen Anruf handeln, bei dem sie alles besprechen werden, von der Vorbereitung ihres Computers bis hin zur Festlegung von Zielen und der Klärung von Prioritäten.
Von den neuen Remote-Mitarbeitern wird erwartet, dass sie sich schnell in die Lage versetzen, ihre neue Rolle zu verstehen.
Virtuelle Onboarding-Herausforderungen
Virtuelles Onboarding bringt besondere Herausforderungen mit sich, um die sich In-Office-Teams keine Sorgen machen müssen. Hier sind drei Herausforderungen des Remote-Onboardings.
Kommunikation
Ob im Büro oder aus der Ferne, der Manager muss häufig mit seinen neuen Mitarbeitern kommunizieren, um ihnen zu helfen, sich in ihrer neuen Rolle einzuleben. Aber die neuen Mitarbeiter zögern vielleicht, vor Ort Fragen zu stellen. Sie möchten ihre Manager nicht verärgern, wenn sie beschäftigt sind und einen schlechten ersten Eindruck hinterlassen. Dies kann dazu führen, dass der Mitarbeiter ohne tägliche Ziele überschwemmt.
Tech-Support kann noch frustrierender werden
Im Büro wird es wahrscheinlich technischen Support geben, um sicherzustellen, dass E-Mails, Computer, Telefon usw. alle an ihrem ersten Tag für Mitarbeiter eingerichtet sind. In einer Remote-Umgebung, in der diese Hilfe nicht persönlich verfügbar ist, können technische Setups viel länger dauern und noch frustrierender sein.
Integration neuer Mitarbeiter in die Kultur
Die größte Herausforderung beim Onboarding von Remote-Mitarbeitern besteht darin, sie in die Unternehmenskultur zu integrieren. Neue Mitarbeiter treffen und Menschen in verschiedenen Teilen des Unternehmens kennenlernen zu lassen, ist der Schlüssel, damit sie sich verbunden fühlen. Wenn sie diese Gelegenheit nicht erhalten, kann sich die Isolation schnell einschleichen und die Fähigkeit der Mitarbeiter behindern, sich schnell in ihre Rollen einzubringen.
So erstellen Sie ein Onboarding-Programm für Remote-Mitarbeiter
Das Remote-Onboarding von Mitarbeitern muss nicht das zweitbeste gegenüber dem persönlichen Onboarding sein. Es gibt Best Practices, die Unternehmen anwenden können, um Remote-Mitarbeiter schnell vorzubereiten und in das Unternehmen zu integrieren.
Schritt 1: Frühes Onboarding
Ein großartiges Onboarding-Programm beginnt vor dem ersten Tag. Neue Mitarbeiter werden viele Fragen haben und neugierig auf die Teamkultur sein. Um ihren Enthusiasmus zu nutzen und einige ihrer Nerven zu lindern, können Manager Ressourcen mit ihnen teilen, die Kontext bieten und ihre Fragen beantworten.
Manager sollten damit beginnen, Ressourcen wie:
- Mit wem sie zusammenarbeiten werden.
- Wertvolle Ressourcen für ihre Branche oder ihr Produkt.
- Strategiedokumente in Bezug auf ihre Rolle
Einige Manager können sogar eine FAQ für neue Mitarbeiter erstellen, die Antworten auf häufige Fragen bietet, oder eine Folienpräsentation, die ihre zukünftigen Kollegen vorstellt. Ein Foliensatz ist ein großartiges Tool, um ihnen ein Gefühl dafür zu vermitteln, wer sonst noch im Team ist, und um Kontext darüber zu geben, wie ihre Rolle mit anderen innerhalb ihrer Abteilung oder Organisation insgesamt zusammenhängt.
Schritt 2: Behandeln Sie die Grundlagen des Onboardings
Erstellen Sie eine administrative Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Schritte im Onboarding-Prozess übersehen. Aufgaben einschließen wie:
- Neue Mitarbeiter mit der richtigen Software und Ausrüstung einrichten.
- Unterzeichnen der notwendigen Arbeitsunterlagen.
- Senden eines Tagesplans mit Intro-Meetings
Es ist wichtig, dass andere Teammitglieder wissen, was auf dieser Checkliste steht, damit sie eine bessere Vorstellung davon haben, was sie auf alle Vorstellungen vorbereiten müssen, an denen sie teilnehmen können.
Schritt 3: Beginnen Sie stark mit Tag 1
Vorgesetzte sollten den Zeitplan für den ersten Arbeitstag ihres neuen Mitarbeiters so detailliert wie möglich gestalten, um sicherzustellen, dass die Erfahrung spannend und ansprechend ist und einen guten ersten Eindruck hinterlassen kann.
Da sie keine anderen Mitarbeiter beobachten müssen oder ein Arbeitsumfeld haben, von dem sie Hinweise nehmen können, ist es wichtig, neuen Mitarbeitern genug Zeit zu geben, um daran zu arbeiten, damit sie in ihrer ersten Woche keine verlängerten Zeiträume mit wenig zu tun haben. Überfordern Sie sie jedoch nicht mit zu vielen Meetings oder Aufgaben und stehen Sie immer für Fragen und Check-ins zur Verfügung.
Herzlich willkommen heißen
IDEO, ein international renommiertes Designunternehmen, hat eine Strategie implementiert, um die Nerven zu lindern, die viele Mitarbeiter am ersten Tag spüren könnten: Diejenigen, die den neuen Mitarbeiter befragt haben, senden ihm ein Willkommensschreiben, das mit „Wir glauben, dass Sie irgendwie eine große Sache sind, und hier ist der Grund dafür.“ beginnt.
Dies mag wie eine kleine Handlung erscheinen, aber Bemühungen wie diese tragen wesentlich dazu bei, den Mitarbeitern zu zeigen, dass sie willkommene Teammitglieder sind. Es hilft auch, Beziehungen aufzubauen, die es ihnen erleichtern, in Zukunft Kontakt aufzunehmen.
Neue Mitarbeiter ihren Kollegen vorstellen
Nach einer herzlichen Begrüßung sollte ein neuer Mitarbeiter ein persönliches Gespräch mit seinen Führungskräften und Kollegen vereinbaren, mit denen er eng zusammenarbeiten wird. Eine der größten Herausforderungen bei der Remote-Arbeit ist die Isolation. Um neue Mitarbeiter in das Unternehmen zu integrieren, ist es notwendig, sich persönlich treffen zu können.
Diese Einzelgespräche dienen in erster Linie dazu, neue Teammitglieder vorzustellen, aber sie sind auch eine großartige Gelegenheit, mit dem Aufbau von Beziehungen zu beginnen, die für den Fortschritt eines neuen Mitarbeiters entscheidend sind.
Schritt 4: Verbinden Sie Remote-Mitarbeiter mit einem „Onboarding-Buddy“
Zusätzlich zu Einzelgesprächen mit Teammitgliedern kann die Kopplung von Remote-Mitarbeitern mit einem „Onboarding Buddy“ neuen Mitarbeitern helfen, sich in das Unternehmen zu integrieren.
Netapp, ein Cloud-Dienstleistungsunternehmen in Kalifornien, nimmt jeden Sommer 200Praktikanten auf. Teil ihres Onboarding-Programms ist es, sie mit einem Buddy für ihr Praktikum zu koppeln. Diese Strategie baut die Teamkultur auf und fördert die Zusammenarbeit zwischen neuen Praktikanten.
In einem HBR-Artikel teilt Microsoft sein Onboarding-Pilotprogramm, das jeden neuen Mitarbeiter mit einem Kollegen verbindet, der seit einiger Zeit im Unternehmen ist. Sie fanden heraus, dass ein Onboarding-Buddy:
- Hat dem neuen Mitarbeiter wichtigen Kontext gegeben.
- Ihre Produktivität gesteigert.
- Höhere Zufriedenheit bei der Arbeit.
Schritt 5: Aufbau von Vertrauen und Zugehörigkeit in ihren ersten 30-60-90 Tagen
Innerhalb ihrer ersten 90 Tage sollten neue Mitarbeiter angemessen Beziehungen zu ihren Kollegen aufbauen, in ihre Arbeit eintauchen, ihre Ideen teilen und konstruktives Feedback erhalten.
Der Managementtheoretiker Simon Sinek schlägt in seinem TedTalk vor2014, dass großartige Führungskräfte ihren Mitarbeitern ein sicheres Gefühl geben. Er stützt sich auf seine Erfahrung bei der Befragung von Marineteams, um zu verstehen, warum sie so schnell in Gefahr geraten sind, um ihre Teammitglieder zu retten. „Sie hätten das Gleiche für mich getan“ ist die Antwort, die sie alle gegeben haben.
Das Hauptziel des Mitarbeiter-Onboardings besteht nicht darin, neue Mitarbeiter dazu zu bringen, so schnell wie möglich zu arbeiten, sondern Vertrauen zu ihnen aufzubauen, damit sie sich als Teil eines hart arbeitenden Teams fühlen.
Schritt 6: Mentoring anbieten
Ähnlich wie die Bereitstellung von Kollegen für neue Mitarbeiter, die ihnen helfen, sich an ihre neue Rolle und das Unternehmen anzupassen, sind Mentoren entscheidend für die kontinuierliche Mitarbeiterentwicklung. Mentoren unterscheiden sich von Managern, da sie sich mehr um die ganzheitliche Verbesserung und das Wachstum ihrer Auszubildenden kümmern als um spezifische Leistungskennzahlen. Mentoren sind Leitfäden und Berater, auf die sich Mitarbeiter für eine unabhängige, unvoreingenommene Perspektive verlassen können.
Mentoring-Verbindungen, die frühzeitig hergestellt wurden, standen fünfeinhalb Jahre später positiv mit der Produktivität und dem Vertrauensniveau eines Mitarbeiters in Zusammenhang. Die Auswirkungen dieser Art von Unterstützung sind von unschätzbarem Wert.
Die Schlüssel zum erfolgreichen Onboarding von Remote-Mitarbeitern
Remote-Onboarding-Programme stellen mehr Herausforderungen dar als persönliches Onboarding, da es schwieriger ist, die Teamkultur zu kommunizieren und zu erlernen, während man von zu Hause aus arbeitet. Um ein erfolgreiches Mitarbeiter-Onboarding-Programm aufzubauen, müssen sich Manager darauf konzentrieren, Vertrauen und Zugehörigkeit innerhalb ihrer Teams aufzubauen.
Durch Befolgen der in diesem Artikel beschriebenen Schritte können Unternehmen ein Remote-Onboarding-Programm für Mitarbeiter erstellen, das mehr als nur eine HR-Checkliste ist, aber ein Prozess, der neue Mitarbeiter effektiv in das Unternehmen integriert und sie auf Erfolg vorbereitet.
