Rackspace optimiert die globale HUMAN RESOURCES-Compliance, um Wachstum und Cloud-Innovationen voranzutreiben​​ 

Die Herausforderung: die globale Compliance über mehrere Kontinente hinweg managen.​​ 

Die Verwaltung der Einhaltung von arbeitsrechtlicher Vorschriften in 21 Ländern ist keine Nebenaufgabe. Für das HR-Team von Rackspace bedeutete es, die Beratung von externen Anwälten, externen Beratern, Regierungswebsites und individuellem institutionellem Wissen je nach Frage und Zuständigkeit zusammenzusetzen. Der Prozess war langsam, inkonsistent und teuer in der Skalierung. Das TEAM wollte eine zentralisierte Lösung, die mehrere HR-Funktionen unterstützen und Mitarbeitern auf allen Ebenen schnellen Zugang zu vertrauenswürdigen Compliance-Richtlinien bietet – ohne dass jede Frage an externe Anwälte weitergeleitet werden muss. Als sie G-P Gia entdeckten, sahen sie eine Chance nicht nur, die Forschung zu beschleunigen, sondern auch die Art und Weise, wie Compliance-Arbeit durchgeführt wird, vollständig zu verändern. Rackspace hatte bereits durch ihre Arbeitgeber-of-Record-Beziehung mit G-P eine Erfolgsbilanz aufgebaut, was der neuen Partnerschaft ein wichtiges Vertrauensfundament verschaffte. "Rackspace vertraut G-P seit Jahren als Employer of Record weltweit, und wir verlassen uns auch heute noch auf sie, wenn wir neue Länder betreten, bevor wir eine Gesellschaft gründen", sagte Janelle Noble, Senior Director, HUMAN RESOURCES Strategy & Analytics bei Rackspace. "Ihre Erfahrung als globaler Arbeitgeber macht sie einzigartig qualifiziert, eine Künstliche Intelligenz Lösung für HUMAN RESOURCES-Abläufe zu schaffen, insbesondere eine, die sich auf Compliance konzentriert."​​ 

Die Lösung: G-P Gia als zentrale Compliance-Engine​​ 

Rackspace gehörte zu den ersten Anwendern von Gia, dem KI-gestützten globalen Personalmanagement-Agenten, der innerhalb von Sekunden rechtlich geprüfte Antworten, Richtlinienvorlagen und Einblicke in die jeweilige Gerichtsbarkeit liefert. Das Team integrierte Gia in die täglichen Arbeitsabläufe der Personalabteilung in den Bereichen Compliance-Recherche, Gehaltsabrechnung und globale Mobilität und machte es so zu einer vertrauenswürdigen ersten Anlaufstelle für Compliance-Fragen im gesamten Unternehmen. „Die Einhaltung der Vorschriften war für uns der Hauptantrieb“, sagte Mandy Moore, Director HUMAN RESOURCES Technology bei Rackspace. „Da unsere Mitarbeiter in verschiedenen Zuständigkeitsbereichen tätig sind, hilft eine zentrale Anlaufstelle für vertrauenswürdige und einheitliche Richtlinien unseren Personalabteilungen, schneller zu agieren und fundiertere Entscheidungen zu treffen.“​​ 

Expansion in neue Märkte ohne manuellen Forschungsaufwand Vor Gia waren Märkte mit geringer Mitarbeiterzahl wie Italien einfach zu arbeitsintensiv, um Prioritäten zu setzen. Übersetzer, externe Anwälte, interne Arbeitszeiten – die manuelle Arbeit, die nötig war, um ein jurisdiktionsspezifisches Handbuch zu erstellen, machte den Geschäftsfall schwer zu rechtfertigen. Gia änderte diese Gleichung. Durch die Abfrage bestehender Unternehmens-Vorlagen mit lokalen Compliance-Anforderungen kann das TEAM nun jurisdiktionsspezifische Inhaltspraktikanten entwerfen und lokalisieren, wobei Gia den schweren Forschungsaufwand übernimmt, der zuvor an externe Anbieter fiel.​​ 

Das TEAM beschreibt Gia konsequent als etwa 80% der Anfangsarbeit – genug, um die Abhängigkeit von externen Anwälten signifikant zu verringern und gleichzeitig Raum für die endgültigen Entscheidungen zu lassen, für die erfahrene HR-Fachkräfte am besten geeignet sind.​​ 

„ Gia hilft uns dabei, einen Großteil der Vorrecherchen intern durchzuführen“, sagte Kevin Gaskin, Senior Transformation Manager HUMAN RESOURCES, UK bei Rackspace. „In vielen Fällen liefert es genügend Kontext und Orientierung, sodass wir die Rechtsberatung der abschließenden Prüfung überlassen können, anstatt jede Untersuchung von Grund auf neu zu beginnen.“​​ 

Verifizierte Informationen und warum rechtliche Grundlage alles verändert Als Unternehmen, das Unternehmen dabei unterstützt, Künstliche Intelligenz von Experimenten in die Produktion zu bringen, ist das HR-Team von Rackspace bei Künstliche Intelligenz nicht neu. Mehrere TEAM-Mitglieder verwendeten vor und neben Giaallgemeine Künstliche Intelligenz-Werkzeuge, und diese Erfahrung schärfte ihr Verständnis dafür, was Gia unterscheidet.​​ 

Allgemeine Künstliche Intelligenz kann plausible Antworten liefern; Gia liefert Antworten mit einer nachvollziehbaren, rechtlich geprüften Dokumentation. Für ein Team, das sich täglich intensiv mit der Governance künstlicher Intelligenz auseinandersetzt, ist diese Unterscheidung von enormer Bedeutung, wenn eine falsche Antwort rechtliche Konsequenzen nach sich zieht.​​ 

Die Umwandlung von Compliance-Warnungen in interne Interessenvertretung.Einer der weniger offensichtlichen Erfolge von Gia ist, was passiert, nachdem eine regulatorische Änderung bekannt wurde. Der Compliance Monitor von Giaverfolgt proaktiv Arbeitsrecht-Updates in verschiedenen Rechtsordnungen und markiert, wenn bestehende Richtlinien veraltet sein könnten, und gibt den Personalabteilungsteams Vorwarnungen statt einer kurzfristigen Überraschung. Diese Vorankündigung hat die Art und Weise verändert, wie das TEAM in Führungsgesprächen dargestellt wird. "Wenn Gia eine regulatorische Änderung identifiziert, können wir die Führung früher mit klaren Nachweisen, Zeitplänen und geschäftlichen Auswirkungen einbinden – was es viel einfacher macht, die Arbeit zu priorisieren und die Ressourcen zu sichern, die nötig sind, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten", sagte Moore. "Diese Geschwindigkeit war besonders in hochriskanten Momenten wertvoll: Als ein zeitkritisches Problem der Einhaltung von Feiertagen auftrat, half Gia uns, die rechtlichen Anforderungen schnell zu validieren, Risiken einzuschätzen und intern eine vertretbare Entscheidung zu treffen, ohne die Maßnahmen zu verzögern."​​ 

Die Auswirkung: Personalabteilungen agieren schneller und denken visionärer.​​ 

Die Zeitersparnisse waren erheblich. Für Projekte wie Handbuchüberprüfungen, Feiertagsvalidierung und länderspezifische Beschäftigungsrichtlinien – Arbeiten, die zuvor die Nutzung mehrerer Quellen und die Überprüfung rechtlicher Referenzen erforderten – führt das TEAM nun oft die erste Analyse in einer einzigen Forschungssitzung ab. Aufgaben, die zuvor mehrere Stunden in Anspruch nahmen, wurden für First-Pass-Richtlinienprüfungen und gesetzliche Compliance-Prüfungen auf unter eine Stunde reduziert. Bei komplexeren Anfragen schätzt das TEAM, dass Gia den Recherche- und Entwurfsaufwand im Vergleich zu herkömmlichen manuellen Arbeitsabläufen um etwa 50–75% reduziert. "Gia beschleunigt den Forschungsprozess, weil die zugrunde liegenden Leitlinien bereits geprüft wurden", sagte Moore. „Die Artikel und Leitfäden werden intern geprüft und erhalten das Gütesiegel G-P Verified, sodass wir uns von der ersten Anfrage an auf ihre faktische Richtigkeit verlassen können.“ "Als HRBP kann ich schneller reagieren und alle wichtigen rechtlichen und Compliance-Aspekte abdecken", sagte Sudan. "Gia antwortet mit Verweisen auf Dokumente und Gesetze, was den Aufwand, unsere Aussagen mit internen und externen Parteien zu untermauern, verringert. Es ist, als hätte ich Google auf meinem Desktop – es öffnet sich, sobald ich mich anmelde."​​ 

Rackspace nutzt Gia jetzt, um die Rekrutierung zu beschleunigen und die Bearbeitungszeiten zu verbessern. Es wird derzeit geplant, Handbücher, Richtlinien und Leitfäden in die Projektarbeitsbereiche von Gia hochzuladen, um ein zentrales, dynamisches Repository zu schaffen, das regulatorische Aktualisierungen kennzeichnet und zeitnahe Überarbeitungen gewährleistet. "Während wir Giaübernommen haben, entdecken wir weiterhin neue Anwendungsfälle in den Personalabteilungen", sagte Moore. "Was als Compliance-Ressource begann, entwickelt sich zu einer Plattform, die uns hilft, Wissen zu skalieren, die Responsivität zu verbessern und eine strategischere PERSONAL-FUNKTION zu unterstützen."​​