Con su sólida economía, ubicación geográficamente favorable, condiciones fiscales ideales y acceso a numerosos mercados internacionales a través de tratados comerciales, Canadá es un lugar atractivo para que las empresas crezcan a nivel mundial. Sin embargo, a medida que su empresa forma equipos en Canadá, deberá conocer la diferencia entre empleados y contratistas independientes y cómo contratarlos, gestionarlos y pagarlos.
Clasificar y pagar correctamente a sus contratistas independientes es fundamental, así que definamos qué hace que los contratistas independientes en Canadá sean distintivos y exploremos algunas opciones para pagarles.
La diferencia entre un empleado y un contratista en Canadá
En Canadá, al igual que en muchos otros países, la diferencia entre un empleado y un contratista se reduce a variaciones críticas en el trabajo y los beneficios. En Quebec, el Código Civil de Quebec determina el estado del trabajador. En otras jurisdicciones, la Agencia de Ingresos de Canadá (Canadá Revenue Agency, CRA) examina los siguientes factores de manera holística.
1. Nómina e impuestos
Cuando contrata empleados en Canadá, generalmente los paga regularmente y deduce los impuestos de nómina de sus cheques de pago. Estos impuestos generalmente se destinan a los programas de seguridad social, a los que el empleador y los empleados contribuyen.
Por otro lado, cuando contrata contratistas, generalmente envían facturas para el pago al final de su trabajo. Cuando les paga, no retiene impuestos sobre la nómina de sus cheques de pago ni contribuye a ningún fondo del seguro social. Los contratistas son responsables de hacer sus propias contribuciones al seguro social a través de sus impuestos sin el beneficio de las contribuciones del empleador.
2. Prestaciones
Los empleados de Canadá generalmente reciben compensación y beneficios específicos de sus empleadores. Obtienen tiempo de vacaciones remunerado, feriados estatales remunerados y licencia adicional, como licencia por enfermedad y licencia por maternidad. Los empleados en Canadá generalmente reciben su seguro médico a través de las provincias en las que viven; sin embargo, muchos empleadores eligen proporcionar a sus empleados beneficios adicionales para complementar la atención provincial gratuita.
Los contratistas no tienen derecho a ninguno de los beneficios que los empleados de Canadá generalmente reciben de sus empleadores. Si se enferman y necesitan tomarse tiempo libre, se toman ese tiempo sin goce de sueldo. No reciben feriados, jubilación o beneficios de salud estatales pagados oficiales de las compañías.
Debido a que deben pagar sus propios impuestos sobre la nómina y quedarse sin beneficios del empleador, los contratistas en Canadá a menudo solicitan y reciben un pago más alto que los empleados. La compensación más alta que pueden ordenar ayuda a compensar algunas de las desventajas financieras de trabajar como contratistas.
3. Aviso e indemnización
Dado que Canadá no tiene empleo a voluntad, los empleados en Canadá generalmente tienen derecho a un período de notificación si la compañía desea rescindir sus contratos. En muchas jurisdicciones, también tienen derecho a una indemnización por despido.
Por otro lado, los contratistas en Canadá generalmente no reciben un período de notificación o pago de indemnización por despido, por lo que las empresas pueden terminar sus relaciones con contratistas más fácilmente que sus relaciones con los empleados. También es más probable que las relaciones con los contratistas sean acuerdos a corto plazo que terminen naturalmente.
4. Tipo de relación laboral
Otra diferencia esencial entre contratistas y empleados en Canadá es que los empleados generalmente tienen una relación subordinada con la compañía, mientras que los contratistas no.
Los tribunales canadienses y las autoridades fiscales a menudo consideran múltiples factores para determinar el tipo de relación que existe entre una empresa y sus trabajadores:
- Intenciones subjetivas de las partes: Este criterio evalúa los planes iniciales de las dos partes de la relación, incluido lo que establece el acuerdo o contrato escrito.
- Los hechos objetivos sobre la relación: Este criterio implica evaluar la relación en la práctica para determinar si cumple con las intenciones establecidas de las dos partes.
- Control sobre el trabajo: Este factor incluye si los trabajadores tienen flexibilidad en la forma en que realizan su trabajo, es decir, si reciben la dirección de la compañía o pueden trabajar de manera autónoma. Es más probable que los trabajadores con mayor flexibilidad y control sean contratistas.
- Propiedad de herramientas: Los contratistas proporcionan y utilizan sus propias herramientas con más frecuencia que los empleados. Los trabajadores que utilizan recursos proporcionados por la compañía tienen más probabilidades de tener una relación empleador-empleado.
- Probabilidad de ganancia: Este factor evalúa el potencial para que el trabajador se beneficie más del trabajo de mayor calidad. Los empleados, que reciben salarios por hora o sueldos fijos, generalmente tienen menos posibilidades de beneficiarse. Los contratistas a menudo pueden aumentar sus ganancias trabajando de manera más eficiente o teniendo la reputación y la experiencia para cobrar tarifas más altas.
- Riesgo de pérdida: Este factor evalúa el riesgo de que el trabajador pueda perder dinero al realizar el trabajo. Los empleados que reciben un pago predeterminado generalmente incurren en poco riesgo de pérdida en su trabajo diario. Por otro lado, los contratistas pierden dinero si los gastos de realizar un trabajo son más altos que el pago que recibirán por él.
En general, los empleados trabajan directamente para una empresa. Tienen trabajo asignado a través de la compañía y reciben capacitación y supervisión de un superior.
Por otro lado, los contratistas trabajan por sí mismos. Por lo general, tienen una cartera de clientes, y su empresa es uno de esos clientes. Pueden elegir el trabajo que desean asumir, a menudo licitando por él enviando una estimación de cuánto tiempo tardará el trabajo y cuánto costará.
Importancia de clasificar correctamente a contratistas y empleados en Canadá
Determinar si los trabajadores que contrata en Canadá son legalmente empleados o contratistas es fundamental. La clasificación errónea de sus empleados como contratistas en Canadá a menudo tiene graves consecuencias legales y financieras para una empresa.
Si la CRA investiga una empresa y determina que ha clasificado ilegalmente a sus empleados como contratistas, la empresa deberá realizar reparaciones financieras a esos empleados y pagar impuestos al gobierno. También tendrá que pagar a sus empleados el equivalente al tiempo libre remunerado y los beneficios que perdieron mientras estaban mal clasificados. Una compañía con sede en un país que no sea Canadá también podría hacer que sus trabajadores canadienses sean personalmente responsables de algunos de los impuestos adeudados.
Afortunadamente, puede evitar estas pérdidas financieras realizando la investigación necesaria para clasificar correctamente a sus empleados y contratistas. De esa manera, puede proporcionarles el pago y los beneficios que merecen.
Sin embargo, en muchos casos, el trabajo que necesita realizar es un trabajo verdaderamente contratado. En ese caso, deberá conocer los aspectos básicos de la contratación y el pago de contratistas para poder hacerlo de conformidad con la ley.
Cómo contratar contratistas en Canadá
Contratar a un contratista independiente en Canadá suele ser más un arte que una ciencia. A medida que contrate contratistas en Canadá, deberá tener en cuenta algunas preguntas:
- ¿Pagará a sus contratistas a través de la nómina de su empresa, reteniendo impuestos sobre la nómina de conformidad con la ley, o serán responsables de sus propios impuestos?
- ¿Recibirán sus contratistas beneficios de su compañía, como tiempo libre remunerado, planes de jubilación patrocinados por el empleador o seguro médico complementario?
- ¿Recibirán sus contratistas sus asignaciones a través de su empresa o podrán licitar por su trabajo?
- ¿Recibirán sus contratistas la administración y la dirección de su empresa, o podrán elegir dónde, cuándo y cómo completar su trabajo?
Las respuestas a estas preguntas le ayudarán a determinar si realmente necesita un empleado en lugar de un contratista.
Una vez que haya determinado que sus contratistas son realmente contratistas, querrá incorporarlos formalmente. Las mejores prácticas para contratar contratistas en Canadá son establecer un sólido acuerdo de contratista independiente por escrito para definir y aclarar los términos de la relación.
La ley no exige una, pero un tribunal o autoridad como la CRA puede examinar la relación en cualquier momento a solicitud del contratista o de la compañía. Un contrato sólido por escrito es altamente aconsejable: delinea las expectativas y los requisitos y se asegura de que ambas partes comprendan sus responsabilidades claramente.
Su empresa también debe considerar cualquier convenio colectivo de trabajo (Collective Bargaining Agreements, CBA) que se aplique a su industria. En Canadá, si un CBA permite que un sindicato controle los derechos de negociación para una categoría particular de trabajadores, hacer que contratistas independientes completen el trabajo puede violar la ley. Deberá consultar con cualquier CBA relevante para determinar sus reglas.
Dónde contratar contratistas en Canadá
Ahora que conoce los detalles de cómo contratar contratistas en Canadá, deberá conocer los mejores lugares para buscar candidatos calificados.
Algunas empresas recurren a sitios como LinkedIn o Craigslist para conectarse con contratistas calificados. Al considerar cómo contratar contratistas en Canadá, otras empresas utilizan directorios en línea o tableros de ofertas digitales adaptados a industrias como la construcción. Estos directorios contienen listados extensos de proveedores de servicios que las empresas pueden explorar para ver qué servicios satisfacen sus necesidades.
Consideraciones fiscales para los contratistas de pago en Canadá
La contratación de contratistas en Canadá implica prácticas fiscales diferentes a la contratación de empleados. Recuerde que cuando paga a sus contratistas en Canadá, generalmente no retendrá ni pagará impuestos sobre la nómina como lo haría con sus empleados.
Con sus empleados, usted retendría impuestos y pagaría el seguro de empleo (Employment Insurance, EI) y las primas del plan de pensión de Canadá. Para el seguro de empleo, la tarifa de la prima del empleador es CAD 2.212 por CAD 100 de ganancias asegurables, o 2.212 porcentaje. Para el Plan de Pensión de Canadá, la tasa de contribución para los ingresos pensionables es del 11.4 por ciento , que se divide entre el empleador y el empleado.
Con contratistas independientes, el proceso es más simple: usted les pagará sin retener ningún impuesto. Sus contratistas serán responsables de sus pagos de impuestos y de seguro social si eligen participar o calificar para un programa no patrocinado por el empleador.
Pagos de impuestos sobre la renta
Cuando contrata contratistas en Canadá, también debe asegurarse de que no tengan que pagar dos conjuntos de impuestos sobre la renta sobre el mismo ingreso.
Si su país de origen es Estados Unidos, sepa que la Convención del Impuesto sobre la Renta entre Estados Unidos y Canadá elimina la necesidad de que los contratistas canadienses paguen impuestos del Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS) de EE. UU. además de los impuestos de la CRA canadiense. En este caso, los contratistas canadienses deberán presentar el formulario W-8 BEN del IRS a la compañía para la que han realizado el trabajo. Si su país de origen no es Estados Unidos, verifique si se aplican tratados fiscales similares para proteger a los contratistas de la doble tributación.
Las compañías que trabajan con contratistas deben presentar varios formularios de impuestos a sus trabajadores y a la CRA:
- T5018, debido a subcontratistas de construcción
- T4A resbalón , debido a servicios de subcontratistas
- T4A resumen , debido al CRA
- T4A-NR, debido a contratistas transfronterizos
Los matices de qué formularios enviar pueden ser complicados, por lo que es posible que desee contratar los servicios de profesionales fiscales u otros expertos para asegurarse de que sus prácticas sean correctas.
Cómo pagar a contratistas en Canadá
Cuando llegue el momento de pagar a contratistas en Canadá, tiene algunas opciones diferentes. Investiguemos los métodos de pago comunes para ver cuáles son los mejores para los pagos de contratistas:
- Servicios de nómina: por lo general, no utilizará el departamento de nómina de su empresa para pagar a sus contratistas en Canadá. Debido a que usted no retiene impuestos de nómina de sus contratistas ni paga en programas de seguro social para ellos, sus contratistas no pueden ingresar a su nómina tradicional. En su lugar, enviarán facturas para su pago a través de su departamento de cuentas por pagar. Sin embargo, algunos servicios de nómina de terceros tienen soluciones que le permiten a su empresa pagar a sus contratistas a través de sus plataformas. Si utiliza estos servicios, debe tener en cuenta que pueden ser relativamente costosos y es posible que no funcionen eficazmente para todas las transacciones globales.
- Bancos: Su empresa puede elegir establecer una cuenta bancaria corporativa canadiense y utilizarla para depositar fondos en las cuentas de sus contratistas, o usted puede utilizar su banco para enviar pagos a través de un servicio de transferencia bancaria global. Para aprovechar la primera opción, es posible que deba registrar oficialmente su empresa en Canadá, lo que puede ser un proceso complejo y que lleva mucho tiempo. La documentación y las demoras a menudo asociadas con la incorporación y el registro de la empresa pueden llevar a su empresa a preferir opciones más eficientes.
- Giros postales internacionales: los giros postales internacionales son tradicionales y confiables, pero son relativamente lentos en comparación con otras opciones para pagar a contratistas en Canadá. La compañía debe comprarlos físicamente, y los contratistas deben depositarlos físicamente, para que puedan ser más inconvenientes que las alternativas digitales. Los cargos y las tasas de cambio desfavorables también pueden hacer que sean opciones costosas.
- Billeteras digitales: las billeteras digitales a veces son alternativas atractivas a los giros postales internacionales. Con una billetera digital, como PayPal, su empresa puede transferir dinero de manera rápida y conveniente. Sus contratistas apreciarán recibir pagos puntuales, por lo que esta es una opción ideal cuando desea causar una impresión positiva en sus contratistas con su puntualidad. PayPal y otras plataformas digitales enfrentan restricciones en algunos países, pero muchos deberían trabajar en Canadá, aunque pueden imponer cargos por transacciones internacionales.
- Servicios de transferencia de dinero: en algunos casos, los servicios de transferencia de dinero proporcionan una solución ideal para pagar a sus contratistas en Canadá. Ofrecen opciones flexibles, seguridad confiable y altos límites de transferencia, para que pueda enviar grandes pagos y asegurarse de que lleguen a sus contratistas según lo previsto. Las transferencias ocurren rápidamente, lo que ahorra tiempo y garantiza pagos rápidos. Sin embargo, los servicios de transferencia de dinero a menudo imponen altos cargos por transferencia de moneda si paga a sus contratistas en una moneda que no sea el dólar canadiense.
- Criptomoneda: la criptomoneda es legal en Canadá. Sin embargo, las autoridades canadienses no consideran que sea una licitación legal ni la someten a leyes y regulaciones fiscales. Oficialmente, las transacciones de criptomoneda son transacciones de trueque. La criptomoneda puede complicar las finanzas de sus contratistas si desean declarar todos sus ingresos como ingresos gravables. También pueden no estar familiarizados con el manejo de criptomonedas.
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