最近幾個月給就業世界帶來了重大變化。 大流行迫使僱員和僱主改變其對遙距工作模式的看法。
雖然在家工作能為公司及其團隊帶來許多明確的好處，但轉換為遠端工作也帶來挑戰，包括減少面對面互動和管理的機會。
這導致企業領導者提出關鍵問題：經理如何有效且合規地監控其遠端團隊？
遠端工作監控：尋找 平衡點
雇主 在考慮監控遠端團隊的策略時，面臨著各種挑戰。 這些挑戰包括組織孤島的盛行率 不斷增加、公司資料外洩的風險 增加、 額外的加班時數 以及後續所需的報酬。
【bctt tweet=”重要的是，經理必須在監控和指導他們的遠程團隊之間找到平衡”使用者名稱=”全球peo”】
經理務必在監控和指導其遠端團隊之間找到平衡點，並確保其員工有學習和磨練其技能集的空間。 有必要尊重員工的隱私以及與監控員工相關的法律法規框架。
公司應該注意哪些法規？
世界各地有許多國家/地區都通過法律，規範雇主必須如何合規地處理遠端工作監控。
波蘭就是 一個例子。 波蘭立法 已實施一套規定，雇主在新的遠端商業環境中監控其團隊時必須遵守這些規定。 根據勞動規範：
- 為確保工作之適當組織、或為充分利用工作時間或適當使用員工可用之工作相關工具所必要者，雇主得對員工之工作相關電子郵件（電子郵件監控）進行監控（勞工法第 § 1 223 條）。
- “電子郵件監控不能影響員工通信隱私和其他個人權利的安全”（2勞動法第223§條）。
- 上述規定（勞動法4典第 § 223 條）可能適用於電子郵件通訊以外的遠端工作活動，包括使用與工作相關的軟體或 IT 平台。
雖然勞工法已提供有關遠端工作監控的指導，但仍有許多灰色區域。 遠端工作監控的目標應嚴格確保適當使用商業財產和工作時間。
雇主必須在實施遠端監控之前，事先通知其員工有關其預期事項和確切監控事項的詳細資訊。 這些規定可能包含在一份正式文件中，其中詳述公司對遠端工作的一般法規。 雇主也應該考慮一份單獨的文件，特別是與遠端監控相關的文件。 也請務必記住，根據勞動規範：
“ 如果雇主不受集體 勞動 協議的約束或 沒有義務制定 工作 規則 ，則 遠端 監控 應用的目標、範圍 和方式 應在集體 勞動協議、有文件記錄 的工作規則或雇主的聲明 中指明。”
雇主可以在官方遠端工作政策或集體勞動協議中記錄遠端監控細節和法規，但法律允許包含監控等特定活動的個別文件。
雇主應該使用遠端工作監控軟體嗎？
雇主應仔細選擇用於遠端工作監控的軟體，以確保符合法律要求。 如前所述，使用的 IT 不應侵犯員工隱私或使機密資訊處於危險之中。
【bctt tweet=”僱主應仔細選擇用於遠端工作監控的軟體，以確保符合法律要求。” username=”globalpeo”】
但是，如果員工（暫時或永久）使用自己的電腦執行工作，雇主可能會遇到實施軟體監控的問題。 雇主託付給員工的監控設備較不複雜，因為員工應僅將此類設備用於工作相關目的。 如果員工使用自己的設備，遠端工作監控必須限於工作相關活動。
市場上有許多公司提供軟體來監控遠端工作。 然而，雇主必須記住，他們必須對與實施的 IT 解決方案相關的風險負起全部責任。
雇主在實施遠端工作監控時，應遵循哪些最佳做法？
監控遠端工作的幾個提示包括：
- 監控 員工的生產力，包括使用某些應用程式： 員工應仔細確定員工使用哪些應用程式用於工作相關目的，並僅監控這些應用程式。
- 監控 員工活動： 這可能包括限制員工可存取哪些網站，並針對特定活動設定安全警示。 公司通常會限制會抑制生產力的網站，例如社群媒體網站，或會增加電腦病毒風險的網站。
- 闡明 遠距工作時間：這對於有效監控員工生產力和降低加班工作索賠相關風險至關重要。
- 監控 工作休息時間： 員工應提供每日工作休息頻率和持續時間的詳細資訊。
- 確保資料備份： 實作軟體，例如安全的線上雲端，確保資料自動儲存。
- 管理隱私和安全：透過明確定義和建立的個人應用程式或文件存取權限來保護個人和業務資料。
- 監控 USB 連接埠和裝置的 使用：使用額外的身分驗證來限制誰可以使用 USB 連接埠和裝置。
因此，監控遠端工作不僅有助於評估生產力，還可以確保適當使用受託工具，或最終保護個人資料並加強公司安全。
個人隱私權與 GDPR 呢？
在波蘭，按照勞動法典第 § 1 223 條的規定，不允許監控私人（與工作無關）的設備和活動 — 表明監控可能涵蓋“雇主委託給員工的工作相關工具”。 然而，可實施監控以“確保工作組織能夠充分利用工作時間”，這似乎是對員工與使用私人 IT 設備相關的活動進行有限追蹤的理由。
如果雇主決定監控員工個人設備上執行的遠端工作，必須實施適當的技術措施。 否則，雇主會面臨違反隱私權和其他個人員工權利的指控。 一個簡單的解決方案就是只在員工的工作時間監控其軟體。 這可以透過提供 VPN （虛擬私人網路） 讓員工僅用於工作相關活動來完成。
雇主必須遵守一般資料保護規範 （GDPR） 的規定，並告知員工遠端工作時監控其個人資料所涉及的流程。
建立適合您公司的遠端工作監控計畫
雖然由於涉及的法規複雜度，清楚定義遠端工作監控背後的流程和指南可能具有挑戰性，但基本目標是根據公司、聘僱條款，甚至是特定職位來量身打造指南。 GDPR 對資料處理的一般規則仍然適用，這與限制資料儲存和監控工作的原因以及責任有關。
跟進有關遠端工作的進一步立法法律也很重要。 在波蘭，目前的法律依據仍然是關於預防 的特定解決方案的特殊目的法案3文章Covid-19，該解決方案最初是臨時法規2020 年 3 月。 波蘭立法最近宣布，目前的遠距工作規定旨在作為新的勞動規範。 僱主應更重視遵守這些規則，而不是與遠距工作相關的現有規定。
除了純粹的法律考量外，雇主還應考慮所有與其公司監控相關的情況和背景。 雖然正式法規至關重要，但在實施有效和合理的解決方案時，不應取代“常識”。
如果監控在未與團隊充分溝通並瞭解共同需求的情況下實施，即使是最出色的技術解決方案也不會生效。 否則可能會產生反效果，並破壞雇主和員工之間的必要信任。 引入過度措施可能導致違反員工隱私和其他個人權利的風險（員工可能因提出索賠而使雇主暴露在外），並導致團隊停職。
