遙距工作合規比以往任何時候都更加重要。 自大流行開始以來，許多公司採取了永久性的遙距優先工作政策，該政策很可能很快成為常態。 事實上，到 2025 年，75% 的人手將每月至少遙距工作五天。
儘管適用於臨時在家工作安排的法律很少，但許多國家/地區已開始製定有關遙距工作的立法。
以下是 公司在實施合規的遠端優先工作政策 時應考慮的一些法律 問題。
第 1 期：資料法規遵循（隱私與安全）
資料合規應位於公司優先順序的首位。 在處理敏感資訊（包括客戶資料）時，確保僱員可以取用和使用的資料的私隱和安全至關重要，尤其是在數據跨國傳輸時。 另一個問題是數據何時在國際上傳輸。 貴公司是否遵守通用數據保障條例 (GDPR) 規定？
您可以做什麼：
- 定義涵蓋軟件、硬件、資料和取用權控制的私隱和安全策略。
- 讓員工使用虛擬私人網路 （VPN） 服務，確保 網路瀏覽的安全，尤其是 使用公共 Wi-Fi 的 遠端工作人員。
- 加密機密資料。
- 為每台設備設置兩因素身份驗證。
【bctt tweet=”在處理敏感資料時 — 包括客戶資訊 — 確保員工可存取和使用的資訊的隱私和安全至關重要。” username=”globalpeo”】
問題編號2：薪資合規
薪資合規是公司在擁有遙距工作員工時面臨的常見挑戰。 公司必須了解他們聘請的每個國家的就業和勞動法，以確保其按照這些法律支付僱員。
您可以做什麽
檢查每個州或國家關於以下方面的要求：
- 最低工資。 最低工資是僱主可以合法補償其勞工的最低的薪水或付款。 它因國家而異——在美國因州而異——雖然大多數國家都有，但有些國家已放棄實施官方最低工資。 因此，跟踪您所在國家的工資要求至關重要。 不遵守這些要求的公司可能要承擔罰款和訴訟。
- 加班和工時法律。 儘管 全球的 工作時間標準各有不同，但各國也各 有不同。 當地法律 規定 員工 的最大和最小 工作時間和加班時間，公司必須遵守 。
- 休假。 當地勞工法 制定 了自己的 帶薪 休假計畫。 美洲的休假 與歐洲 或非洲不同，產假和陪產假 也是如此。遵守這些法規將防止公司面臨債務。
- 支付頻率。 支薪 頻率 定義 了員工 支 薪 的頻率 （即每週、每兩週、每半月、每月） ，並且在每個國家各有不同。 請務必記住這一點，以 遵守 每個國家的 法規 並避免合規問題。
- 福利。 員工有權獲得 其國家勞動法 規定的某些強制性福利。 雖然每個國家都有 社會安全等基本福利，但許多其他國家已經 確定雇主也應該提供 失業和退休福利。
- 保險。 許多國家強制要求提供醫療保健、退休和失業保險。 這是公司在這些國家聘請僱員時必須牢記的事情。
- 稅收。 一些國家的稅收制度比其他國家更為複雜。 瞭解這些系統是 遵守 稅務法律法規的關鍵。
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問題編號3：健康與安全
自從遙距辦公以來，保護僱員的健康和安全對公司來說變得更加困難。 然而，即使僱員不在辦公室工作，公司仍然有責任保證他們的健康和安全。
您可以做什麽
- 識別潛在危害並採取措施控制和降低風險。
- 建立報告傷害或事故的系統，並確保工人知道如何使用它。
- 提供健康和安全培訓，並鼓勵僱員採取必要的預防措施。
- 精神健康 也很重要，需要注意。 僱主應確保僱員有休息和中止期。
問題編號4：設備
重要的是為僱員配備必要的工具和設備來執行他們的工作。 在某些國家，僱主必須向僱員提供遙距辦公期間發生的費用的報銷或津貼。
您可以做什麽
- 提供僱員在家工作所需的資源。
- 當公司無法提供設備時，需要與僱員簽訂協議並報銷由此產生的任何費用。
- 遵守當地的遙距法律，要求對電力、電話和互聯網服務進行額外補償金。
問題編號5： 智慧財產
除了保護敏感數據外，公司還應優先保護僱員的作品，包括作者著作權、發明和設計。 國際知識產權 (IP) 保護是聘請遙距工作者時要考慮的關鍵因素。
您可以做什麼：
- 在您的僱員所在的國家註冊 IP。
- 添加保密條款作為僱傭合約的一部份，並確保條款得到澄清和理解。
為避免 這些問題，公司應 制定 並實施正式的遠端工作政策。
遠端工作 政策
定義一套規則和指引來規範和管理遙距工作者是極其重要的。
遙距工作政策應包括：
- 公司規則
在家辦公並不會讓員工免於受到工作場所中適用於他們的條件和政策的約束。 為防止混淆，最好在公司的遙距指引中明確說明這一點。 - 工作期望和員工績效
定義時間表、期限、報告 和 任務的指導方針。 解釋您將 如何衡量績效和生產力，以及對每個角色 重要的 指標也很重要。 - 資料隱私和智慧財產權條款 確保員工簽署保密協議，並瞭解保護公司資訊的重要性。
- 薪酬和福利
闡明員工有權獲得與工作場所相同的薪酬和福利。 另外，請注意是否會有額外的電費或互聯網費用報酬。 - 溝通指南
確保員工熟悉 團隊使用的溝通工具。 定義 工作時間內 對 線上可用性 的任何期望 ， 並強調 簽到 和會議的重要性 ，以 保持與團隊之間的順暢溝通。
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