Guida alle assunzioni a Singapore

La Repubblica di Singapore è un’isola del Sudest asiatico che funziona come città-stato indipendente. Compare sempre ai primi posti nelle liste dei luoghi migliori al mondo dove fare affari. Secondo la Banca Mondiale, è seconda solo alla Nuova Zelanda nella classifica dei Paesi dove è più facile fare impresa. In primo luogo, perché la sua società cosmopolita offre al mercato molta libertà d’azione.

Se vuoi assumere dipendenti a Singapore, però, scoprirai che il governo ha in essere alcune normative che devi rispettare. La nostra guida alle assunzioni di dipendenti a Singapore tratta alcune delle normative più importanti e illustra alcune delle pratiche di assunzione migliori in vigore a Singapore, per aiutarti strada facendo.

Cosa sapere prima di assumere a Singapore

Per iniziare, abbiamo dei suggerimenti su come assumere e fare impresa a Singapore, che si basano su alcune considerazioni fondamentali che riguardano il linguaggio e il diritto del lavoro.

1. Lingue locali

Con una comunità così diversificata, a Singapore si parlano anche parecchie lingue. Le aziende dei Paesi anglofoni potrebbero voler espandersi a Singapore poiché l’inglese è la lingua standard usata nei luoghi di lavoro. Sebbene l’inglese sia la lingua ufficiale dell’ambiente di lavoro a Singapore, il singlish è la lingua principale parlata dalla maggioranza, essendo una variante unica dell’inglese che include lo slang locale.

Tra le altre lingue che ascolterai certamente a Singapore vi sono il cinese, il malese e il tamil. Molti singaporiani parlano due o più lingue, il che può essere un vantaggio per le aziende che cercano dipendenti che parlino inglese e che possano anche comunicare con persone in Cina, India o altri Paesi.

2. Remunerazione e settimana lavorativa

Singapore è atipica in quanto non prevede un minimo salariale obbligatorio. Tuttavia, il governo di Singapore specifica altri requisiti per le assunzioni nella Legge sul lavoro. Per cominciare, la legge impone un limite al numero di ore di lavoro a settimana a 44 ore, sebbene esistano eccezioni. Qualsiasi ora in eccesso rispetto alle ore di lavoro normali di un dipendente dà diritto al pagamento dello straordinario: per gli operai che guadagnano fino a 4.500 SGD o per i non operai che guadagnano fino a 2.600 SGD. L’aliquota di pagamento degli straordinari è pari a 1,5 volte la paga normale della persona.

Alcune aziende di Singapore prevedono una settimana lavorativa di cinque giorni mentre altre di sei giorni. La Legge sul lavoro specifica che tutti i dipendenti hanno diritto a un giorno di riposo a settimana. Normalmente è la domenica, ma i datori di lavoro possono scegliere un giorno di riposo diverso con la condizione di informare i dipendenti. Di solito, i datori di lavoro pagano una tredicesima ai loro dipendenti. La tredicesima è conosciuta anche come supplemento salariale annuale (Annual Wage Supplement, AWS). Si tratta di un pagamento annuale una tantum che si aggiunge allo stipendio annuo totale del dipendente. La tredicesima non è obbligatoria. I datori di lavoro sono invitati a pagare la tredicesima ai dipendenti per premiarli per aver contribuito alle prestazioni dell’azienda.

3. Politiche in materia di ferie annuali

Il Ministero della forza lavoro fissa i requisiti delle ferie per i dipendenti di Singapore. I dipendenti godono di 11 festività retribuite. Inoltre, i datori di lavoro devono concedere ai dipendenti sette giorni di ferie durante il primo anno di lavoro e, in seguito, aggiungere un giorno in più di ferie per ogni anno di lavoro presso l’azienda. Il minimo di legge ha un tetto di 14 giorni di ferie a partire dall’ottavo anno di lavoro di una persona presso un’azienda. Sebbene il requisito previsto dal Ministero della forza lavoro parli di un minimo di sette giorni di ferie annuali, è pratica comune a Singapore concedere ai dipendenti almeno un minimo di 14 giorni di ferie annuali.

I dipendenti ricevono anche due tipi di congedo retribuito per problemi medici: congedo per malattia ambulatoriale e congedo per ricovero ospedaliero. I dipendenti che abbiano lavorato sei mesi o più per la tua azienda hanno diritto a 14 giorni di congedo per malattia, se ne hanno bisogno, e fino a 60 giorni di permesso retribuito per ricovero ospedaliero.

4. Imposta sul reddito e benefit

L’unica trattenuta obbligatoria è il contributo al Fondo di previdenza centrale (Central Provident Fund, CPF), un piano di risparmio e pensionistico esclusivo per i singaporiani e i residenti permanenti a Singapore. Anche i datori di lavoro contribuiscono a questo fondo. L’importo dei contributi per datori di lavoro e dipendenti dipende dall’età del dipendente. Per i dipendenti con meno di 55 anni, i datori di lavoro versano contributi per un importo pari al 17% dello stipendio del dipendente, e il dipendente versa il 20 del proprio stipendio. I datori di lavoro possono offrire benefit non obbligatori, come piani di assicurazione medica integrativa e l’assicurazione sulla vita. Assicurati di includere questi benefit nel contratto di assunzione.

5. Termini di assunzione principali

La legge sul lavoro impone ai datori di lavoro di fornire ai propri dipendenti i termini di assunzione principali per iscritto (Key Employment Terms, KET) entro 14 giorni dalla data di assunzione. Si tratta dei termini di assunzione basici che i dipendenti devono conoscere. Devi includerli in un contratto di assunzione. I KET devono affrontare i seguenti argomenti:

• Dettagli dell’impiego: ciò include le informazioni identificative sia per il datore di lavoro che per il dipendente e i dettagli della posizione del dipendente, tra cui la sua posizione lavorativa, le sue responsabilità e la data di inizio.
• Orario di lavoro e giorno di riposo: fai sapere ai dipendenti come sarà la loro settimana lavorativa. Quanti giorni e ore lavoreranno durante la settimana e che giorno è destinato a giornata di riposo prevista per legge?
• Retribuzione: includere tutti i dettagli relativi alla retribuzione di un dipendente, incluso il suo stipendio annuale o la sua retribuzione oraria, giornaliera o proporzionale, insieme alla tariffa per gli straordinari e a eventuali bonus o incentivi di cui dovrebbe essere a conoscenza.
• Congedo e benefit medici: se offrite un piano sanitario, dovete includerlo anche nei KET. Inoltre, indica le politiche in materia di congedi di ogni tipo, tra cui quelli discussi in precedenza e il congedo parentale.
• Altri dettagli: ci sono altri dettagli che dovresti includere in questa categoria varie. Specifica il luogo di lavoro, specialmente se diverso dall’indirizzo del datore di lavoro, il periodo di prova e il periodo di preavviso.

Il costo dell’assunzione di un dipendente a Singapore

Assumere personale a Singapore può aiutare la crescita della tua azienda, ma implica un investimento iniziale di risorse finanziarie. Alcuni degli aspetti del processo di assunzione che possono partecipare del costo totale dell’assunzione di nuovi dipendenti includono quanto segue:

• Servizi legali: Singapore è nota per essere uno dei luoghi più facili in cui fare affari, poiché le aziende hanno relativamente poco da fare. Ciononostante, esistono leggi importanti che la tua azienda deve seguire al momento di assumere e che devi rispettare nel tuo ruolo di datore di lavoro di dipendenti singaporiani. Questa è la ragione per cui molte aziende che si espandono a livello internazionale contrattano studi legali nel Paese obiettivo, per garantire di redigere correttamente i documenti legali e di essere conformi con tutte le normative pertinenti.
• Registrazione aziendale: Anche stabilire legalmente la tua attività comporta un costo. Devi registrare la tua attività presso gli enti amministrativi pubblici necessari e pagare le tariffe relative. Puoi anche contrattare una società che ti aiuti ad aprire legalmente la tua succursale o una società controllata a Singapore.
• Pubblicizzare le tue nuove offerte di lavoro può aumentare anche il tuo costo, sia che tu pubblichi annunci di giornale o paghi commissioni per annunci di lavoro online. Puoi trovare bacheche degli annunci di lavoro che ti permettono di pubblicare le inserzioni gratuitamente.
• Agenzie di reclutamento: quando sei pronto per iniziare il processo di reclutamento, puoi scegliere di utilizzare un'agenzia di assunzione o un'azienda di cacciatori di teste per aiutarti a trovare i candidati giusti. Ciò può semplificare il processo e farti risparmiare molto tempo, ma ovviamente ha un prezzo.
• Comitato di assunzione: se scegli di gestire le assunzioni internamente, dovrai formare un comitato per gestire la creazione di una descrizione del lavoro, lo screening delle domande, la conduzione di colloqui e altre importanti attività di assunzione. Il tempo dedicato dalla commissione per le assunzioni alle attività di assunzione rappresenta una gran parte dell’investimento finanziario di un’azienda per l’inserimento di nuovi dipendenti.
• Spese di viaggio: per stabilire la tua attività a Singapore entro i parametri legali, la tua attività dovrà inviare un rappresentante a Singapore. Potresti anche dover coprire le spese di viaggio della tua commissione per le assunzioni affinché partecipi a eventi di assunzione o conduca i colloqui a Singapore.
• Verifica e controlli dei precedenti personali: il processo di assunzione prevede anche alcuni passaggi per verificare le credenziali dei candidati, tra cui la conduzione di un controllo dei precedenti personali. Il completamento di questi controlli può accrescere i costi di assunzione totali.

Di cosa necessita un’azienda per assumere dipendenti a Singapore?

Prima di assumere nuovi dipendenti a Singapore, dovrai collaborare con un Employer of Record della città-stato che ti consenta di assumere subito i dipendenti, oppure provvedere a costituire legalmente la tua impresa a Singapore. Alcune delle cose che dovrai avere per assumere legalmente dipendenti in autonomia includono:

• Registrazione della società: per registrare la tua attività a Singapore, dovrai approvare il nome della tua società presso l’Autorità di regolamentazione contabile e aziendale (ACRA) e inviare la documentazione necessaria. Per soddisfare i requisiti di registrazione della tua azienda, devi avere almeno un azionista, un direttore che risieda a Singapore, un segretario singaporiano, un importo minimo di capitale in banca e un indirizzo fisico della tua impresa a Singapore.
• Registrazione CPF: dovrai anche registrarti presso il Singapore Central Provident Fund Board in modo da essere pronto a contribuire ai fondi pensione dei dipendenti. Se, invece, ti avvali di un Employer of Record, questi può gestire il libro paga e le trattenute per il CPF.
• Licenze o permessi: alcuni tipi di aziende potrebbero aver bisogno di ottenere licenze o permessi dal governo per condurre legalmente affari a Singapore. Alcuni esempi includono le agenzie di viaggio, gli istituti finanziatori e i rivenditori di liquori e i distributori.

5 passaggi per assumere a Singapore

Per assumere qualcuno a Singapore, anche se si tratta di un solo dipendente, dovrai attraversare una serie di passaggi, iniziando dalla pubblicazione del lavoro e finendo con l’inserimento in azienda del neoassunto. Diamo un’occhiata a come assumere a Singapore, passo a passo.

1. Pubblicizzare le opportunità di lavoro

Per prima cosa, devi creare inserzioni che attraggano candidati compatibili per le posizioni aperte nella tua azienda. Includi una descrizione della posizione e della natura della tua nuova società a Singapore. Il dipendente lavorerà in un ufficio fisico a Singapore o lavorerà da remoto?

Assicurati di pubblicare il lavoro online e considera la possibilità di mettere un annuncio anche nei giornali locali. Lo Straits Times è particolarmente popolare per gli annunci classificati a Singapore. I rappresentanti dell’azienda possono anche partecipare a eventi di assunzione, come fiere del lavoro, per entrare in contatto con potenziali candidati.

2. Affinare la lista dei candidati

Una volta ricevute le domande di lavoro, potresti dover esaminarne un numero enorme. Questa è la fase in cui un’agenzia di assunzione o la tua commissione per le assunzioni può contribuire a creare una lista ristretta dei candidati più qualificati. Puoi anche inserire nel processo di candidatura test di competenza o questionari che possono aiutarti a individuare più velocemente quali candidati non sarebbero adatti e quali meritano un colloquio.

Assicurati che qualsiasi metodo di selezione adotti non sia discriminatorio e si concentri esclusivamente sulle capacità della persona di svolgere le funzioni di lavoro piuttosto che su caratteristiche personali come sesso o razza. Come per molti altri governi, il governo di Singapore richiede che nella città-stato siano mantenute pratiche di assunzione non discriminatorie.

3. Intervistare i migliori aspiranti

Quando hai definito quali candidati desideri far avanzare nel processo di assunzione, devi contattarli per pianificare i colloqui. Puoi far viaggiare il tuo team a Singapore per condurre i colloqui di persona o farlo da remoto. I colloqui di persona sono in genere una buona idea se stai stabilendo una presenza fisica mediante un ufficio a Singapore. Se, invece, ti limiti ad assumere dipendenti da remoto a Singapore, è assolutamente accettabile optare per un colloquio virtuale.

Per i colloqui telefonici o video, assicurati di tener conto della differenza oraria. Se la tua azienda ha sede a New York City, per esempio, noterai che l’Orario standard di Singapore (SGT) è 12 ore avanti. Significa che potresti dover programmare i colloqui di mattina presto, di modo che per i candidati al tuo lavoro sia ancora giorno.

4. Proporre offerte di lavoro e redigere il contratto

Una volta individuato quali tra i candidati intervistati sono i più adatti per le posizioni aperte, devi contattarli per presentare loro un’offerta di lavoro. Se un candidato accetta la tua offerta o vuole maggiori informazioni, è il momento di inviargli un contratto di assunzione con tutti i dettagli dell’impiego. Puoi anche includere il contratto in una lettera di offerta di lavoro formale.

Ricorda che questi contratti devono contenere tutti i KET specificati dal governo di Singapore. Devi anche assicurarti che i termini del contratto non violino alcun requisito previsto dalla Legge sul lavoro o alcun altro obbligo legale pertinente.

5. Inserire il neoassunto

Ora puoi cominciare a inserire in azienda il/la nuovo/a assunto/a. Questo processo è semplice a Singapore, rispetto ad altri Paesi, poiché non devi occuparti delle trattenute fiscali o per l’assicurazione medica. Tuttavia, dovrai provvedere alle trattenute per il CPF e assicurarti di compilare tutta la documentazione importante per l’azienda al suo interno.

Se lavori con un Employer of Record a Singapore, come Globalization Partners, la tua parte finisce quando proponi l’offerta di lavoro. Il nostro gruppo gestirà il processo di inserimento in azienda e si assicurerà che tutto sia conforme al diritto del lavoro di Singapore.

Assumere nuovi dipendenti a Singapore con Globalization Partners come tuo Employer of Record

Se vuoi assumere dipendenti a Singapore velocemente e non vuoi investire tempo ed energie per costituire una presenza legale nella città-stato, con la certezza di soddisfare tutti gli standard legali necessari come datore di lavoro, puoi affidare queste responsabilità a Globalization Partners. Siamo un’organizzazione di lavoro professionale (PEO) globale che può fungere da tuo Employer of Record in 187 Paesi nel mondo.

Sei tu che gestisci il processo di assunzione per individuare i dipendenti giusti per la tua attività, ma il nostro gruppo gestirà aspetti tecnici importanti come inserimento in azienda, libro paga e benefit. Soprattutto, siamo il datore di lavoro registrato per i tuoi dipendenti di Singapore, quindi non devi interagire con il governo di Singapore o stabilire una filiale o una filiale a Singapore. Contattaci oggi stesso per saperne di più sull’espansione globale con Globalization Partners.