Il lavoro da remoto ha assunto il controllo della forza lavoro globale e non va da nessuna parte. Infatti, si prevede che il 25 % di tutti i lavori professionali in Nord America sarà remoto entro la fine di quest’anno e che le opportunità remote continueranno ad aumentare in tutto il mondo nel corso del 2023.
Il lavoro da remoto ha aperto alle aziende l'opportunità di assumere i professionisti più qualificati in qualsiasi parte del mondo, senza la necessità di trasferirli in un ufficio centralizzato. Tuttavia, questo modello di lavoro presenta le sue sfide, una delle quali è la gestione remota del libro paga.
Perché è necessario ottimizzare la gestione del libro paga per i team remoti?
Una gestione efficace del libro paga comporta l’elaborazione delle transazioni del libro paga, il coordinamento dei sistemi di controllo del tempo, il monitoraggio delle modifiche del libro paga (nuovi assunti, dimissioni, ecc.) e altro ancora, il tutto nel rispetto delle leggi e delle normative locali. Tuttavia, la maggior parte dei team da remoto è distribuita in diversi Paesi e fusi orari. Ciò rende il libro paga complicato e un po’ ingombrante quando si tratta di tasse, regole sul lavoro, leggi sulla previdenza sociale e metodi e valute di pagamento.
Le aziende devono rivedere e ottimizzare regolarmente il proprio processo di gestione del libro paga per rimanere conformi alle normative e ai requisiti locali. In caso contrario, potrebbero essere comminate multe o sanzioni.
Non sorprende che anche la gestione del libro paga abbia un impatto sulla fidelizzazione dei dipendenti. Secondo una ricerca, il 43 percento dei dipendenti afferma che lascerebbe un datore di lavoro che li ha ripetutamente pagati in ritardo o in modo errato.
In questo articolo, condividiamo alcune considerazioni chiave per aiutarti a gestire il libro paga per il tuo team da remoto.
Considerazioni chiave per ottimizzare la gestione remota del libro paga
1. Definire procedure e politiche
Poiché la gestione remota delle buste paga può essere complessa, la definizione di procedure e politiche ti aiuterà a evitare errori nelle buste paga e ti aiuterà a scalare in modo conforme.
Queste procedure e politiche devono definire come:
- Raccogliere e verificare le informazioni dei dipendenti.
- Archiviare e registrare documenti come contratti, moduli fiscali o buste paga.
- Stabilire la frequenza e il numero di pagamenti all’anno.
- Tieni traccia di tempo e presenze.
- Determinare la valuta in base alla sede di ogni dipendente.
- Stabilire un metodo di pagamento (deposito diretto, trasferimento, carte di pagamento o assegni).
- Segnalare e aggiornare i record.
2. Pagare appaltatori e dipendenti in modo conforme
Indipendentemente dal fatto che la tua azienda stia assumendo appaltatori o dipendenti a tempo pieno, è fondamentale classificarli e pagarli in modo conforme per evitare errori e incomprensioni che potrebbero portare a violazioni legali.
Gli appaltatori non fanno parte del libro paga di un’azienda e devono essere pagati separatamente e in modo diverso dai dipendenti a tempo pieno.
Gli appaltatori hanno un pagamento a prezzo fisso, basato sul progetto. Sono responsabili del pagamento delle proprie tasse e non partecipano ad alcun programma di benefit. I dipendenti a tempo pieno ricevono pagamenti basati sulla retribuzione, i loro datori di lavoro sono responsabili del pagamento delle tasse e delle spese sociali e hanno diritto a ricevere benefit, ferie e congedi retribuiti.
Ci sono soluzioni di libro paga che ti consentono di assumere e pagare sia appaltatori che dipendenti sulla stessa piattaforma. In questo modo garantisci la conformità quando si tratta di classificazione e pagamenti dei dipendenti.
3. Utilizzare strumenti automatizzati
Quando si tratta di lavoro da remoto, una delle tendenze più grandi è l’uso di strumenti di automazione in tutte le aree, compresa la gestione delle buste paga.
I sistemi automatizzati per le buste paga possono aiutare i team a semplificare e accelerare la configurazione e la gestione delle buste paga per aumentare l'efficienza e migliorare la produttività.
I sistemi di gestione delle buste paga di qualità automatizzeranno:
- Pianificazione dei pagamenti
- Calcoli e documenti fiscali
- Monitoraggio del tempo lavorato, degli straordinari e delle presenze
- Conservazione dei registri finanziari
- Aggiornamento dei dati del libro paga
- Vantaggi, bonus e calcoli di aumento
4. Garantire la conformità alle norme e ai regolamenti locali
Superare le sfide di libro paga e conformità nella globalizzazione può essere difficile. È fondamentale sapere e comprendere che le regole, i regolamenti e i requisiti variano da Paese a Paese e persino da stato a stato in Paesi come gli Stati Uniti.
- Tali norme e regolamenti includono:
- Wag minimo
- Straordinario e orario di lavoro settimanale massimo
- Indennità congedo
- Frequenza di pagamento
- Vantaggi richiesti
- Tassazione
Assicurati di essere ben informato su come impostare il libro paga in ogni sede in cui assumi per evitare sanzioni e azioni legali. Monitorare le leggi locali per rimanere aggiornati sui cambiamenti che potrebbero influire sul libro paga per garantire la conformità.
5. Sfruttare le competenze locali
La gestione del libro paga richiede tempo, impegno e risorse. Anche con una piattaforma di automazione del libro paga di qualità per semplificare il processo, è importante avere accesso alle competenze locali. Gli esperti delle Risorse Umane e legali nazionali ti aiuteranno a garantire la conformità alle leggi e alle normative locali, in particolare man mano che si evolvono nel tempo. Questi specialisti esperti a tempo pieno possono rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere in modo da sentirti sicuro del tuo processo di gestione del libro paga.
Con l’evoluzione del lavoro da remoto, è fondamentale che le aziende ottimizzino il libro paga per assicurarsi di pagare i dipendenti in base ai requisiti locali, in tempo e senza errori. È qui che entra in gioco Globalization Partners.
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