Wat zijn SWIFT-betalingen?

Belangrijkste punten

• Wat zijn SWIFT-betalingen: Ze maken veilige internationale overschrijvingen tussen banken in meer dan 200 landen mogelijk. Het SWIFT-betalingssysteem verwerkt dagelijks miljoenen berichten, maar houdt zich niet bezig met naleving of belastingen.

• SWIFT GPI en beveiliging: SWIFT GPI-tracking vermindert betalingsvertragingen, terwijl ISO 27001-certificering zorgt voor gegevensbescherming voor gevoelige salarisadministratie-informatie.

• Uitdagingen van wereldwijde salarisadministratie: Het beheren van wereldwijde salarisadministratie via SWIFT-overschrijving betekent het afzonderlijk afhandelen van meerdere valuta's, voorschriften en nalevingsregels.

• De eenvoudigste manier om wereldwijde loonadministratie uit te voeren: een betrouwbare Employer of Record (EOR) zoals G-P kan de loonadministratie in meerdere valuta's, betalingen van aannemers en lokale naleving voor je beheren.

Het beheren van internationale betalingen kan zelfs voor ervaren HR-teams een uitdaging zijn. Wanneer u werknemers en aannemers in meerdere landen betaalt, hebt u een betrouwbaar systeem nodig dat verschillende valuta's, bankvoorschriften en nalevingsregels ondersteunt. 

Het SWIFT-banksysteem biedt deze basis, maar inzicht in het effectieve gebruik ervan kan het verschil maken tussen soepele activiteiten en dure vertragingen.

Wat is een SWIFT-betaling?

Een SWIFT-betaling is een elektronische instructie die geld overbrengt tussen banken en over internationale grenzen via een gestandaardiseerd berichtensysteem. De Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) maakt geen rechtstreeks geld over. In plaats daarvan stuurt het beveiligde berichten tussen financiële instellingen, die hen vertellen hoe ze rekeningen moeten crediteren en debiteren.

Wanneer je een SWIFT-overschrijving start, stuurt je bank een versleuteld bericht via het SWIFT-netwerk naar de bank van de ontvanger. De bank van de ontvanger volgt de instructies in het versleutelde bericht om het geld bij te schrijven op de rekening van de ontvanger.

Het wereldwijde SWIFT-betalingssysteem verbindt meer dan 11,500 financiële instellingen in meer dan 220 landen, waardoor het de ruggengraat is van internationale zakelijke betalingen. Voor bedrijven die wereldwijde teams beheren, stroomlijnt dit netwerk alles, van maandelijkse loonadministratie tot eenmalige betalingen aan aannemers.

Het snelle betalingsnetwerk biedt gestandaardiseerde processen in verschillende landen, traceerbare transacties en beveiliging van bankkwaliteit. SWIFT zet zich in voor gegevensbescherming en zorgt ervoor dat de betalingsplatforms waarmee het werkt ISO 27001-certificering handhaven, wat cruciaal is voor het omgaan met gevoelige loongegevens. 

Uitdagingen in wereldwijde salarisadministratie en betalingen

Gebrekkige betalingsprocessen verstoren je activiteiten en beïnvloeden de tevredenheid van je werknemers. De grootste uitdagingen op het gebied van wereldwijde salarisadministratie zijn:

• Lokale belastingen en voorschriften: Elk land heeft specifieke loonbelastingverplichtingen, rapportageregels, inhoudingspercentages en betalingstermijnen. Het missen van deze deadlines kan leiden tot sancties.

• Betalingsmethodevoorkeuren per regio: hoewel SWIFT-overschrijvingen wereldwijd werken, variëren de lokale voorkeuren. Werknemers kunnen vragen om lokale betaalmethoden om vergoedingen te verlagen en hun salaris voor thuisgebruik te maximaliseren. 

Bonussen, commissies en aandelencompensatie: Variabele compensatie voegt nog een laag complexiteit toe. U moet belastingen anders berekenen voor bonussen, verwervingsschema's voor aandelen afhandelen en ervoor zorgen dat commissies onmiddellijk verkoopteams bereiken. Het wereldwijde SWIFT-betalingsnetwerk verwerkt deze verschillende soorten betalingen, maar u hebt duidelijke processen nodig om elke component te volgen en te rapporteren.

Hoe SWIFT-betaling werkt

Als u begrijpt hoe SWIFT-betalingen werken, kunt u uw processen optimaliseren en veelvoorkomende fouten voorkomen.

Het SWIFT-betalingsproces

Het online SWIFT-overschrijvingsproces volgt een duidelijke volgorde die zorgt voor veilige en traceerbare transacties:

1. Betalingsinitiatie: u dient betaalinstructies in via het online platform of de betaalsoftware van uw bank. De instructies omvatten gegevens van de begunstigde, het bedrag en het betalingsdoel.

2. Berichten maken: Uw bank maakt een SWIFT-bericht aan, meestal MT103 voor klantoverschrijvingen, met gestandaardiseerde betalingsinformatie.

3. Netwerkoverdracht: het versleutelde bericht gaat via het SWIFT-betalingsnetwerk naar de bank van de begunstigde, soms via intermediaire banken.

4. Betalingsuitvoering: de ontvangende bank verwerkt het bericht en crediteert de rekening van de begunstigde volgens de instructies.

5. Bevestiging: beide banken wisselen bevestigingsberichten uit en u ontvangt een melding dat de betaling is voltooid.

Elke SWIFT-overschrijving is uitgerust met:

• De bestellende klant, meestal uw bedrijf

• De bestellende bank

• De begunstigde bank

• De begunstigde, meestal de werknemer of aannemer

• Intermediaire banken, indien nodig

Elke partij heeft specifieke verantwoordelijkheden voor nalevingscontroles, het verzamelen van vergoedingen en informatieverificatie.

Voorbeelden van SWIFT-betalingen

U kunt SWIFT-overschrijvingen op de volgende manieren gebruiken:

• Loonlijst: Wanneer u een werknemer in Duitsland betaalt vanuit uw Amerikaanse hoofdkantoor, zorgt het wereldwijde SWIFT-betalingssysteem ervoor dat hun salaris in euro's op hun lokale bankrekening aankomt. De betaling bevat referentie-informatie voor belastingaangifte en kan worden gepland voor specifieke datums om te voldoen aan lokale loonadministratiecycli.

• Betalingen aan aannemers: onafhankelijke aannemers werken in verschillende landen. Met een SWIFT-bankoverschrijving kunt u een ontwikkelaar in Thailand, een ontwerper in Brazilië en een consultant in Kenia betalen met behulp van één gestandaardiseerd systeem. Elke betaling kan factuurnummers en projectcodes bevatten voor een nauwkeurige administratie.

• B2B-transacties: Naast salarisadministratie kun je het SWIFT-betalingssysteem gebruiken voor leveranciersbetalingen, partnerschapsdistributies en intercompany-overdrachten. Deze transacties hebben soms betrekking op grotere bedragen en vereisen nalevingsdocumentatie.

Essentiële details voor een SWIFT-betaling

Nauwkeurige informatie voorkomt betalingsvertragingen en retourzendingen. U hebt het volgende nodig:

• Naam begunstigde: moet exact overeenkomen met wat op de bankrekening staat

• SWIFT-code: een code van 8-11-character de specifieke bank en het specifieke filiaal identificeert

• Rekeningnummer: het rekeningnummer van de ontvanger of het internationale bankrekeningnummer (IBAN)

• Bankadres: fysiek adres van de bank van de begunstigde

• Betalingsdoel: duidelijke beschrijving voor nalevings- en belastingdoeleinden

• Wettelijke informatie: belastingnummers, registratienummers of andere lokale vereisten

Wat zijn SWIFT-codes?

SWIFT-codes, ook bekend als Bank Identifier Codes (BIC's), identificeren financiële instellingen op unieke wijze binnen het SWIFT-banksysteem. De codestructuur vertelt u precies waar geld naartoe gaat:

• Eerste vier tekens: bankcode, zoals “CHAS” voor Chase Bank

• Volgende twee tekens: landcode, zoals “US” voor de Verenigde Staten

• Volgende twee tekens: locatiecode voor de stad of regio

• Laatste drie tekens (optioneel): Specifieke branchecode

CHASUS33XXX identificeert bijvoorbeeld het hoofdkantoor van JPMorgan Chase in New York, en DEUTDEDB101 is voor Deutsche Bank in Berlijn. U kunt SWIFT-codes vinden via de website van uw bank, rekeningafschriften of via de online directory van SWIFT. Controleer codes altijd bij je begunstigde. De verkeerde code kan betalingen doorsturen naar de verkeerde bank.

Logistiek SWIFT-betaling

De juiste operationele details bepalen of uw internationale betalingen soepel verlopen of voortdurende problemen voor uw team veroorzaken.

Hoe lang duren SWIFT-betalingen?

De standaard SWIFT-geldoverboekingstermijnen zijn verbeterd. Volgens de meest recente gegevens van SWIFT bereikt bijna 100% van de SWIFT GPI-betalingen begunstigden binnen 24 uur, waarbij 60% minder dan 30 minuten aankomt. Sommige factoren kunnen echter vertragingen veroorzaken.

• Tijdzones veroorzaken natuurlijke vertragingen. Een betaling die op vrijdagmiddag in New York is gestart, wordt pas op maandagochtend in Tokio verwerkt.

• Intermediaire banken voegen doorgaans 1–2 dagen toe aan het proces, vooral voor valuta's die meerdere conversies vereisen.

• Nalevingscontroles voor bedragen boven USD 100,000 kunnen nog eens 24-48 uur toevoegen.

Om vertragingen tot een minimum te beperken, dien je betalingen vroeg op je werkdag in, gebruik je SWIFT GPI voor realtime tracking en voeg je de juiste informatie over de begunstigde toe. Het vaststellen van regelmatige betalingsschema's helpt banken om je transacties sneller te anticiperen en te verwerken.

Wat zijn de kosten van SWIFT?

Het wereldwijde SWIFT-betalingssysteem heeft verschillende vergoedingscomponenten. Je bank brengt USD 25-65 per uitgaande overschrijving in rekening, terwijl intermediaire banken USD 15-30 extra kunnen aftrekken van elke overschrijving. Ontvangende banken brengen ook USD 10-25 in rekening op kredietrekeningen. Voor een enkele internationale betaling kunnen de totale kosten variëren van USD 50-120.

Valutaconversie voegt nog eens 1-4% toe aan uw kosten via wisselkoersopslagen. Banken bieden doorgaans tarieven die 2-3% minder gunstig zijn dan die van het middensegment. Voor een betaling van USD 10,000 betekent dit USD 200-300 aan verborgen conversiekosten.

Volumekortingen kunnen de kosten per transactie verlagen. Veel banken bieden gelaagde prijzen voor bedrijven die maandelijks meerdere internationale betalingen verzenden. Onderhandelen over vaste maandelijkse kosten in plaats van kosten per transactie bespaart geld voor routinematige loonadministratie.

Zijn SWIFT-betalingen veilig?

Het SWIFT-betalingsverwerkingssysteem heeft meerdere beveiligingslagen. Alle berichten gebruiken end-to-end-versleuteling met regelmatige sleutelrotatie. Het klantbeveiligingsprogramma van SWIFT vereist specifieke controles voor alle gebruikers, inclusief multifactorauthenticatie en gescheiden netwerktoegang.

Het netwerk controleert ongebruikelijke patronen en markeert verdachte transacties ter beoordeling. Je bank voegt extra fraudedetectie toe en houdt ongebruikelijke betalingen vast voor verificatie.

Voor loonadministratiebeveiliging implementeer goedkeuringsworkflows die meerdere autorisaties nodig hebben voor betalingen boven bepaalde drempels. Regelmatige audits van betalingsbegunstigden en maandelijkse reconciliatiefouten voordat ze problemen worden.

Is een SWIFT-code hetzelfde als een IBAN?

SWIFT-codes en IBAN's hebben verschillende doeleinden in het SWIFT-overschrijvingsproces. Een SWIFT-code identificeert de bank, terwijl een IBAN de specifieke rekening bij die bank identificeert. Je hebt beide nodig voor succesvolle internationale overschrijvingen.

IBAN's bevatten maximaal 34 tekens, waaronder landcode, chequecijfers, bankidentificatie en rekeningnummer. Het gestructureerde formaat vermindert fouten. Ze zijn verplicht in Europa en worden wereldwijd gebruikelijk. 

Sommige landen gebruiken geen IBAN's. De VS, Canada, Australië en verschillende andere landen vertrouwen nog steeds op routeringsnummers en rekeningnummers. Wanneer je betalingen naar deze landen verzendt via het SWIFT-betalingssysteem, geef je de SWIFT-code plus lokale rekeninggegevens op in plaats van een IBAN.

Beste praktijken

Hoewel het SWIFT-banksysteem de ideale keuze is voor internationale betalingen, kunnen slimme praktijken en alternatieven uw wereldwijde betalingsactiviteiten optimaliseren.

Praktische overwegingen voor internationale werknemersbetalingen

Het effectief beheren van SWIFT-transacties betekent het zorgvuldig plannen en volgen van best practices, waaronder:

• Betalingsschema's wissen: Stel betalingsschema's op die rekening houden met lokale feestdagen en salarisadministratie. Werknemers in sommige landen verwachten betaling op specifieke datums, terwijl anderen wekelijkse of tweewekelijkse cycli volgen.

• Juiste documentatie: Documenteer uw betalingsprocessen om nauwkeurigheid en naleving te garanderen. Maak sjablonen voor veelvoorkomende betalingstypen, onderhoud bijgewerkte begunstigde databases en stel goedkeuringshiërarchieën vast. Deze structuur vermindert fouten en versnelt de betalingsverwerking wanneer je meerdere valuta's en bestemmingen beheert.

• Strategische betaaltijden: Het wereldwijde SWIFT-betalingssysteem werkt continu, maar wisselkoersen fluctueren gedurende de dag. Het instellen van koerswaarschuwingen en het gebruik van termijncontracten helpt het risico te beheren.

Alternatieve betalingsoplossingen

Digitale betalingsplatforms bieden alternatieven voor traditionele online SWIFT-overschrijvingsdiensten. Deze oplossingen kunnen lagere kosten en snellere verwerkingstijden opleveren. Ze hebben echter vaak landbeperkingen of transactielimieten die niet aan alle zakelijke behoeften voldoen.

Als u geen lokale entiteit hebt en zelf individuele wereldwijde betalingen van SWIFT wilt vermijden, overweeg dan om samen te werken met een Employer of Record zoals G-P. G-P stroomlijnt de volledige levenscyclus van het dienstverband, inclusief salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze aanpak elimineert de complexiteit van betalingen en zorgt voor lokale naleving. In plaats van je zorgen te maken over SWIFT-codes, valutaconversies en lokale nalevingsvereisten, beheert ons Global Employment Platform alles voor je.

Stroomlijn de wereldwijde salarisadministratie met G-P

Wereldwijde salarisadministratie hoeft niet moeilijk te zijn. Wanneer u ons kiest als uw Employer of Record-partner, krijgt u een end-to-end wereldwijde oplossing voor werkgelegenheid, inclusief salarisadministratie, inhuren, onboarding, administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden en doorlopende ondersteuning in meer dan 180 landen. Het platform beheert het hele betalingsproces, van valutaconversie tot lokale naleving. Het  platformintegreert met toonaangevende HCM- en loonadministratieproviders om de workflowcontinuïteit te  handhaven en tegelijkertijd wereldwijde capaciteiten toe te voegen. 

G-P Gia™, de eerste agentische AI in zijn soort voor HR, verbetert de nauwkeurigheid door realtime informatie te verstrekken over de belastingtarieven voor werkgevers, standaard secundaire arbeidsvoorwaarden en lokale betalingsvereisten. 

Boek een demo om te zien hoe G-P wereldwijde betalingen vereenvoudigt.