Przewodnik po zatrudnianiu w Stanach Zjednoczonych

Stany Zjednoczone są największą gospodarką świata pod względem nominalnego PKB (około 30.5T USD) w 2025. Stany Zjednoczone są również największym rynkiem konsumenckim na świecie. W dalszym ciągu jest światowym liderem w dziedzinie technologii, finansów i innowacji (Dolina Krzemowa i Wall Street), oferując dostęp do kapitału podwyższonego ryzyka i bazy klientów o wysokich dochodach. 

Przed rozszerzeniem działalności na Stany Zjednoczone należy zapoznać się z umowami, podatkami, wynagrodzeniami, świadczeniami i innymi przepisami prawa pracy. Nasz przewodnik powie Ci wszystko, co musisz wiedzieć o zatrudnianiu w USA

Co należy wiedzieć przed zatrudnieniem w USA

Jeśli po raz pierwszy rozszerzasz swoją działalność na Stany Zjednoczone, musisz znać ważne wymogi prawne. Te normy i przepisy mają wpływ na praktyki zatrudniania w Stanach Zjednoczonych oraz na wiele aspektów relacji pracodawca-pracownik, w tym na wynagrodzenia i świadczenia. 

G-P Gia™ , nasz globalny agent HR oparty na sztucznej inteligencji, może odpowiedzieć na najtrudniejsze pytania dotyczące zgodności w 50 krajach — w tym w Stanach Zjednoczonych — i we wszystkich 50 stanach USA. Zmniejsz swoją zależność od zewnętrznego doradcy i skróć czas i koszty zgodności z Gia nawet o 955%.

Oto pięć rzeczy, które warto wiedzieć o zatrudnianiu w USA

1. Zatrudnienie i rozwiązanie stosunku pracy według uznania w Stanach Zjednoczonych

Większość stanów USA ma zatrudnienie na zasadzie woli. Pracodawcy mogą rozwiązać stosunek pracy z pracownikami w dowolnym momencie, z dowolnego powodu prawnego (lub bez powodu), a pracownicy mogą opuścić swoją pracę w dowolnym momencie, z dowolnego powodu, bez kary prawnej. Zawiadomienie i odprawa nie są prawnie wymagane w większości przypadków, chociaż wielu pracodawców zapewnia je jako uprzejmość lub na wyższe stanowiska.

Umowy o pracę nie są standardem dla większości pracowników w USA, z wyjątkiem kadry kierowniczej lub stanowisk specjalistycznych. Większość pracowników jest zatrudniana bez formalnej umowy. Montana jest jedynym stanem, który nie stosuje się do doktryny woli po okresie próbnym. Nadal obowiązują wyjątki od umowy o pracę, np. rozwiązania umowy, które naruszają przepisy antydyskryminacyjne, politykę publiczną lub istniejącą umowę o pracę.

2. Płace i podatki w Stanach Zjednoczonych

Pracodawcy muszą dodawać pracowników do listy płac, potrącać federalne (i zwykle stanowe) podatki dochodowe i przekazywać je organom podatkowym. Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy wnoszą 6.2% wynagrodzenia na ubezpieczenie społeczne. 

Pracownicy podlegają potrąceniu federalnego podatku dochodowego. Jest progresywny i wynosi od 10–37%. Stawki i przedziały podatku dochodowego różnią się w zależności od stanu. Niektóre stany nie mają podatku dochodowego, podczas gdy inne mają stałe lub progresywne stawki. Pracodawcy i pracownicy wpłacają 1.45% do Medicare, z dodatkowym 0.9% podatkiem tylko dla pracowników Medicare dla osób o wysokich zarobkach.

3. Standardowe godziny pracy w USA

Tydzień pracy w USA wynosi 40 godzin, rozłożonych na osiem godzin dziennie, pięć dni w tygodniu. Alternatywne harmonogramy w służbie zdrowia i innych branżach są powszechne. Niektóre firmy oferują krótsze tygodnie pracy lub role w niepełnym wymiarze godzin. W przypadku nadgodzin przepisy prawa Stanów Zjednoczonych rozróżniają pracowników zwolnionych i nieobjętych zwolnieniem na mocy ustawy Fair Labor Standards Act (FLSA):

• Zwolnieni pracownicy (zwykle otrzymujący pensję, na stanowiskach kierowniczych, administracyjnych, zawodowych lub na niektórych stanowiskach kreatywnych) nie otrzymują wynagrodzenia za nadgodziny.

• Pracownicy niezatrudnieni są uprawnieni do wynagrodzenia za nadgodziny w wysokości 1.5 -krotności zwykłego wynagrodzenia godzinowego. Pracownik zarabiający USD 10 na godzinę zarabiałby USD 15 na godzinę w nadgodzinach.

4. Świadczenia pracownicze w USA

Prywatni pracodawcy nie muszą zapewniać płatnego urlopu, płatnego zwolnienia chorobowego ani płatnego urlopu rodzicielskiego. 

Ustawa Affordable Care Act (ACA ) wymaga od pracodawców zatrudniających 50 lub więcej pełnoetatowych pracowników, aby zaoferować niedrogie, minimalne podstawowe ubezpieczenie zdrowotne. Mniejsze pracodawcy mogą uzyskać dostęp do programu Small Business Health Options Program (SHOP) i mogą kwalifikować się do ulg podatkowych. Sponsorowane przez pracodawcę ubezpieczenie zdrowotne jest dużą częścią odszkodowania. Koszty własne dla pracowników w USA pozostają jednymi z najwyższych na świecie. 

Ustawa o urlopach rodzinnych i medycznych (FMLA) przewiduje do 12 tygodni bezpłatnego, chronionego urlopu z przyczyn rodzinnych i zdrowotnych, ale tylko dla pracowników firm zatrudniających 50 lub więcej pracowników i spełniających wymagania kwalifikacyjne.

Stany Zjednoczone mają 10 świąt federalnych. Prywatni pracodawcy nie są zobowiązani przez prawo do zapewnienia tych dni wolnych lub płacenia dodatkowo za pracę na wakacjach.

5. Przepisy stanowe i federalne w Stanach Zjednoczonych

Przepisy dotyczące zatrudnienia w USA są mieszanką przepisów stanowych i federalnych. Na przykład prawo federalne nakłada płacę minimalną, obecnie 7.25 USD za godzinę. Poszczególne stany mogą jednak nałożyć wyższe przepisy dotyczące minimalnego wynagrodzenia, jeśli wybiorą.

W Montanie płaca minimalna wynosi 8.75 USD za godzinę. W Nowym Jorku jest to 15 USD za godzinę. In Wyoming, it’s USD 5.15 per hour. 

Prawo federalne wymaga od pracowników udowodnienia, że są uprawnieni do pracy w USA. Bez względu na to, w jakim stanie zamierzają pracować, pracownicy na całym świecie muszą być przygotowani na okazanie ważnych wiz pracowniczych.

Najlepsze centra zatrudniania w USA

Niektóre miasta w USA są znane z konkretnych branż. Wiedza o tym, co każde miasto ma do zaoferowania, pozwala skupić się na zatrudnianiu we właściwym miejscu i szybciej obsadzić stanowiska. 

Największe ośrodki talentów w Stanach Zjednoczonych to:

• Nowy Jork jest największym miastem w USA i globalnym centrum finansów, technologii, opieki zdrowotnej, mediów i profesjonalnych usług.

• Los Angeles jest centrum rozrywki, technologii, opieki zdrowotnej i handlu światowego.

• Chicago jest znane z sektora finansów, produkcji, logistyki i opieki zdrowotnej.

• Houston jest liderem w dziedzinie energii, opieki zdrowotnej, lotnictwa i produkcji.

• Dallas-Fort Worth to szybko rozwijający się region w dziedzinie technologii, finansów i logistyki.

• San Francisco Bay Area jest centrum przemysłu technologicznego, w tym San Francisco, San Jose i Oakland.

• Atlanta jest dużym ośrodkiem logistyki, mediów, technologii i centrali korporacyjnej.

• Boston jest znany z opieki zdrowotnej, edukacji, biotechnologii i finansów.

• Seattle jest domem dla największych pracodawców, takich jak Amazon, Microsoft i Boeing.

• Obszar metropolitalny w Waszyngtonie obejmuje DC, Wirginię Północną i Maryland oraz ma silne sektory rządowe, technologiczne i konsultingowe.

• Miami jest  bramą dla globalnego biznesu, turystyki i finansów.

• Austin to szybko rozwijające się centrum technologii i innowacji.

Kluczowe branże w USA

Zrozumienie głównych branż w USA pozwala na porównanie wynagrodzeń i świadczeń. Możesz wykorzystać ten wgląd, aby dokonać mądrych wyborów dotyczących tego, gdzie zainwestować i rozwijać swoją siłę roboczą. 

Główne branże w USA to:

• Finanse, ubezpieczenia i nieruchomości : Ta branża jest największym płatnikiem PKB w USA . Obejmuje to bankowość komercyjną (1.42T USD), ubezpieczenie zdrowotne ( 1.54T USD), ubezpieczenie nieruchomości / ubezpieczenie od wypadków i rynek nieruchomości komercyjnych ( 1.48T USD). 

• Profesjonalne, naukowe i techniczne usługi : Ta branża obejmuje usługi prawne, księgowe, konsultingowe, inżynieryjne i architektoniczne. 

• Opieka zdrowotna i pomoc społeczna : Amerykańska branża opieki zdrowotnej jest jedną z największych pojedynczych branż pod względem przychodów na całym świecie. Szpitale i ubezpieczenia medyczne generują biliony dolarów. 

• IT : Chociaż tylko część całego sektora usług, sektor informacji (który obejmuje oprogramowanie, przetwarzanie danych i usługi IT) jest ważny dla każdej innej branży. 

• Energetyka i górnictwo : USA są największym na świecie producentem ropy naftowej i gazu ziemnego.

Koszt zatrudnienia pracownika w Stanach Zjednoczonych

Niezależnie od tego, czy zatrudniasz jednego pracownika, czy cały zespół w USA, wydatki są nieuniknione. Budżet na:

• Konfiguracja podmiotu (chyba że współpracujesz z pracodawcą formalnym)

• Ogłoszenia o pracy

• Koszty pracy osób przeprowadzających rozmowy kwalifikacyjne

• Lista płac

• Podatki

• Wynagrodzenia

• Świadczenia pracownicze

• Premie

• Dodatki

• Ubezpieczenie

• Podróże

Według G-P G Verified Sources z Gia, wskaźnik obciążenia pracodawcy w USA, który obejmuje koszty generowane oprócz wynagrodzeń, wynosi około 7.65–10%. 

Czego potrzebuje firma, aby zatrudnić pracowników w USA?

Przed rozszerzeniem zespołu w Stanach Zjednoczonych upewnij się, że omówisz te podstawowe kwestie:

• Wybierz strukturę prawną.

• Dokumenty do tworzenia plików.

• Numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN).

• Rejestracja w państwowych organach podatkowych.

• Zarejestruj się, aby uzyskać lokalne podatki (niektóre miasta/okręgi wymagają dodatkowej rejestracji).

• Skonfigurować system do obliczania, potrącania i przekazywania federalnych i stanowych podatków dochodowych, ubezpieczeń społecznych i Medicare.

• Zarejestruj się, aby uzyskać ubezpieczenie na wypadek bezrobocia.

• Zarejestruj się, aby uzyskać ubezpieczenie od odszkodowań pracowniczych.

• Sporządzenie projektów zgodnych z przepisami listów ofertowych i umów o pracę.

• Opracuj podręczniki i polityki dla pracowników.

• Wypełnij formularz I-9 dla każdego nowego pracownika i zachowaj dokumentację.

• Zgłaszaj nowych pracowników do stanu. Większość stanów wymaga zgłoszenia w ciągu 20 dni od zatrudnienia.

Założenie filii w USA może potrwać kilka tygodni lub miesięcy. Użyj G-P EOR do zatrudniania pełnoetatowych pracowników w USA bez zakładania własnego podmiotu. Buduj swój zespół w USA po niższych kosztach i bez obaw, że postępujesz zgodnie z przepisami.

Etapy zatrudniania w USA

Etapy zatrudniania w USA

Proces zatrudniania w USA jest podobny do tego, który prawdopodobnie znasz w swoim kraju. Proces zatrudniania przebiega w pięciu podstawowych krokach: reklamowanie stanowiska, ocena aplikacji, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami, wysyłanie ofert pracy i wdrażanie nowych pracowników.

1. Ogłoszenie ofert pracy w USA

Utwórz szczegółowy opis stanowiska i określ rolę w oparciu o obowiązki i kwalifikacje. Napisz jasny opis stanowiska określający obowiązki, kwalifikacje i potrzebne umiejętności. Określ wynagrodzenie i świadczenia. Najlepszą praktyką jest dołączenie oświadczenia pracodawcy równych szans (EOE), aby zasygnalizować swoje zaangażowanie w uczciwe zatrudnianie.

Przepisy stanowe i lokalne mogą wymagać ujawnienia zakresu wynagrodzenia w ogłoszeniach o pracę (np. Kalifornia, Kolorado, Nowy Jork, New Jersey od 2025 czerwca). Indeed i LinkedIn to popularne witryny z ofertami pracy w Stanach Zjednoczonych.

2 .Ocena aplikacji w Stanach Zjednoczonych

Zbierz wnioski i przeglądaj życiorysy. Sprawdzaj kandydatów na podstawie ich kwalifikacji, doświadczenia i dopasowania do stanowiska. Pracodawcy zatrudniający ponad 15 pracowników muszą zapewnić odpowiednie udogodnienia dla osób niepełnosprawnych (np. dostępne formaty aplikacji, tłumacze do rozmów kwalifikacyjnych itp.). 

3. Rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami w Stanach Zjednoczonych

Wywiad z kandydatami, którzy trafili na Twoją krótką listę. Możesz przeprowadzić te rozmowy osobiście lub wirtualnie. Używaj ustrukturyzowanych, niedyskryminujących pytań kwalifikacyjnych. Gia może pomóc w tworzeniu pytań zgodnych z przepisami antydyskryminacyjnymi w USA, dzięki czemu można znaleźć najlepiej pasujący do danej roli, przestrzegając jednocześnie lokalnych przepisów. 

4. Tworzenie ofert pracy w Stanach Zjednoczonych

Skontaktuj się z wybranym kandydatem, aby zaoferować mu stanowisko w Twojej firmie. Poprosić pracownika o wypełnienie Formularza I-9 (weryfikacja uprawnień do pracy) i Formularza W-4 (potrącanie podatku). Należy dostarczyć wszelkie formularze i powiadomienia wymagane przez państwo. Zgłosić nowo zatrudnionego pracownika do stanowego rejestru nowo zatrudnionych (potrzebnego we wszystkich stanach, zwykle w ciągu 20 dni).

5. Wdrażanie nowych pracowników w Stanach Zjednoczonych

Teraz możesz wdrażać nowych pracowników. Utwórz listę płac i świadczenia. Przedstaw orientację, podręcznik pracownika i wymagane plakaty z zakresu prawa pracy.

Jeśli pracujesz z pracodawcą formalnym, takim jak G-P™, nie musisz się martwić o obciążenia administracyjne związane z wdrożeniem. Usprawnimy ten proces, abyś mógł skupić się na szkoleniu nowego pracownika i włączeniu go do kultury Twojej firmy. 

Zatrudnianie wykonawców w USA

Współpraca z niezależnymi kontrahentami w USA może być opłacalnym sposobem na przetestowanie rynku i zbudowanie obecności, bez zaangażowania pracowników pełnoetatowych. Kontrahenci z siedzibą w USA rozumieją lokalne zachowania, zasady i praktyki biznesowe konsumentów. Będą gotowi do szybkiej pracy z własnym sprzętem i ustalonymi procesami pracy. 

Zatrudnianie wykonawców pozwala łatwo dostosować siłę roboczą w zależności od potrzeb biznesowych, bez złożoności i kosztów zatrudnienia. 

Przed zawarciem umowy z niezależnym wykonawcą w Stanach Zjednoczonych należy rozważyć następujące kwestie:

1. Pracownicy a niezależni wykonawcy w USA

Ważne jest, aby zrozumieć różnicę między pracownikami a niezależnymi wykonawcami. W Stanach Zjednoczonych pracodawcy zatrudniają pracowników do pracy, a w zamian płacą im regularne wynagrodzenie i świadczenia. Niezależni kontrahenci świadczą usługi. W przeciwieństwie do pracowników, kontrahenci ustalają swoje harmonogramy, używają własnego sprzętu i pracują nad konkretnymi projektami, zamiast odgrywać stałą rolę.

2. Kary za błędną klasyfikację w Stanach Zjednoczonych

Zaklasyfikowanie kogoś jako kontrahenta, gdy nie jest to możliwe, może prowadzić do surowych kar. W przypadku błędnej klasyfikacji należy:

• Wynagrodzenie zaległe, nadgodziny i świadczenia należne nieprawidłowo sklasyfikowanemu pracownikowi.

• Płacić niezapłacone podatki od wynagrodzeń (ubezpieczenie społeczne, Medicare, ubezpieczenie na wypadek bezrobocia), plus odsetki i kary.

• Muszą zostać nałożone dodatkowe kary na poziomie państwa.

3. Jak płacić kontrahentom w USA

G-P Contractor™ usuwa niechlujny, czasochłonny proces zatrudniania i płacenia międzynarodowym kontrahentom. Możesz tworzyć i wystawiać umowy oraz płacić kontrahentom za pomocą zaledwie kilku kliknięć, a wszystko to przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności procesu.

Zatrudnianie pracowników i wykonawców w Stanach Zjednoczonych za pośrednictwem G-P

Nasze produkty oparte na SaaS i AI – EOR , Contractor i Gia – wspierają firmy w budowaniu i zarządzaniu globalnymi zespołami. 

G-P jest uznanym liderem w globalnym zatrudnieniu z ponad dziesięcioletnim doświadczeniem, największym zespołem ekspertów ds. kadr, prawnych i zgodności oraz globalną zastrzeżoną bazą wiedzy.

Ułatw sobie ekspansję do USA dzięki G-P. Skontaktuj się z nami lub zarezerwuj demo już dziś.