Czym jest współzatrudnienie

Partnerstwo w ramach zatrudniania z globalną organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego (PEO) to unikatowa relacja w świecie biznesu. Jednak relacja może być myląca, zwłaszcza w przypadku zamiany na inne warunki, takie jak „współpraca” lub nawet „ leasing pracowniczy”, które nie są zgodne z prawem.

Jaka jest definicja współzatrudnienia i gdzie PEO wpisuje się równanie? Rozkładamy, co jest dzisiaj wspólnym zatrudnieniem, a co nie, plus korzyści płynące z korzystania z usług partnera ds. zatrudnienia profesjonalnego w celu zapewnienia tej współpracy dla dzisiejszej globalnej siły roboczej.

Czym więc jest wspólne zatrudnienie?

Wspólne zatrudnienie opisuje unikalną umowę między organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego a jej klientem – osobną organizacją biznesową – dotyczącą podziału praw i obowiązków zatrudnionego pracownika.

Ten zatrudniony pracownik pracuje dla organizacji klienta, a nie dla organizacji ds. zatrudnienia profesjonalnego. Ten nowy pracownik pełni wyznaczone role i obowiązki, do których został zatrudniony, podlegając bezpośrednio organizacji klienta.  PEO wchodzi w grę tylko jako zewnętrzna organizacja zarządzająca zajmująca się działaniami związanymi z kadrami,  księgowością, kwestiami prawnymi i zgodnością z przepisami podatkowymi.

 

Wspólne zatrudnienie to umowa między pracodawcą a klientem

 

Wspólne zatrudnienie to funkcjonalne porozumienie umowne. W przypadku organizacji klienta stosunek pracy zmniejsza znaczne obciążenie administracyjne i ryzyko zgodności. Z tego powodu umowy o wspólnym zatrudnieniu z organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego są niezwykle popularne, gdy firmy chcą zatrudniać pracowników pełnoetatowych w innych krajach, ale nie chcą przeznaczać zasobów na otwieranie filii.

Organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego obsługuje wyraźną niszę biznesową, umożliwiając organizacjom różnej wielkości wygodne  i zgodne z przepisami znalezienie utalentowanych pracowników, których potrzebują, niezależnie od lokalizacji. Organizacje ds. zatrudnienia profesjonalnego oszczędzają czas i pieniądze, jednocześnie odpowiadając na pojawiający się trend zatrudniania w naszym nowoczesnym, połączonym globalnie otoczeniu handlowym.

Przyjrzyjmy się bliżej globalnemu porozumieniu w sprawie współpracy.

1. Za co odpowiedzialny jest pracodawca?

W umowie o współzatrudnieniu pracodawcy zarządzają codzienną działalnością i podstawowymi funkcjami, w tym:

  • Codzienne role, obowiązki i przepływy pracy zatrudnianego pracownika
  • Oceny wyników pracownika, a także oceny formalne i nieformalne
  • Rozwój kariery i trajektorie awansu współzatrudnienia
  • Ogólne decyzje biznesowe i dotyczące zatrudnienia związane ze współpracą

Pracodawcy nie muszą się martwić o krajowe lub stanowe standardy płacowe i zlecenia dotyczące swoich pracowników. W tym miejscu rozpoczyna się organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego, która jest ekspertem w dziedzinie kadr, finansów, prawa i podatków i jest gotowa do dzielenia się odpowiedzialnością i ulepszenia portfela zarządzania ryzykiem.

2. Za co odpowiada organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego?

W ramach umowy o wspólne zatrudnienie organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego jest odpowiedzialna za logistykę administracyjną, a mianowicie:

  • Organizowanie i administrowanie wynagrodzeniami, świadczeniami i ubezpieczeniem pracowników
  • Ustalanie i administrowanie podatkami od zatrudnienia we właściwych agencjach stanowych i krajowych
  • Bycie oficjalnym pracodawcą formalnym dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych
  • Administrowanie odszkodowaniami dla pracowników, świadczeniami grupowymi, zwolnieniami z pracy i roszczeniami dla bezrobotnych, w tym ubezpieczeniem na wypadek bezrobocia i odprawą, jeśli dotyczy

Zwróć uwagę, że poszczególni pracownicy  nie  wykonują pracy na rzecz organizacji ds. zatrudnienia profesjonalnego. Nie są również zlecani organizacji ds. zatrudnienia profesjonalnego na żadnym etapie relacji w celu wykonywania nawet pracy tymczasowej. Ich codzienne obowiązki spoczywają na ich pierwotnej firmie — czyli organizacji, w której osobiście ubiegali się o pracę lub organizacji, która bezpośrednio ich przeszukała.

Co nie jest współpracą?

Wspólne zatrudnienie może być mylącą koncepcją. Nawet jego nazwa dezinformuje o charakterze umowy i oczekiwanych obowiązkach pracownika, organizacji ds. zatrudnienia profesjonalnego i organizacji klienta.

Aby wyjaśnić kwestie związane z współpracą, weź pod uwagę te funkcje i usługi, które nie są zaangażowane w umowę o współzatrudnieniu — i w rzeczywistości są całkowicie odrębnymi rodzajami porozumień biznesowych.

 

Lista tego, co nie jest współzatrudnieniem.

 

1. Leasing pracowniczy

Leasing pracowniczy odnosi się do organizacji zapewniającej krótkoterminowych wykonawców projektowych innej organizacji. Projekty te mają ustalone parametry, w tym oficjalną datę rozpoczęcia i zakończenia oraz zakres projektu z określonymi wcześniej celami.

Leasing pracowniczy jest najczęściej związany z agencjami krótkoterminowymi lub specjalistycznymi. Wynajmowani pracownicy wykonują czynności w siedzibie klienta, ale następnie wracają do agencji zatrudnienia po zakończeniu projektu lub umowy.

Leasing i wspólne zatrudnienie różnią się na kilka ważnych sposobów. Po pierwsze, współzatrudnienie zwykle nie działa w ustalonym terminie. Po drugie, organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego w ramach umowy o współzatrudnieniu nie dokonuje wyboru zatrudnienia ani obsady klienta. Po trzecie, w przypadku leasingu pracowniczego agencja zatrudnienia jest jedynym prawnie odpowiedzialnym pracodawcą, podczas gdy w relacjach ze współpracą zarówno organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego, jak i firma klienta ponoszą prawną odpowiedzialność za pracownika.

2. Talent Scouts i agencje rekrutacyjne

Wiele profesjonalnych organizacji pracodawców nie szuka i nie zatrudnia pracowników dla Ciebie. Nie prowadzą również bazy danych „dostępnych” talentów ani innych sieci zatrudniania, do których firmy mają dostęp.

Innymi słowy, organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego nie uczestniczy automatycznie w negocjacjach rekrutacyjnych ani rekrutacyjnych. Organizacje ds. zatrudnienia profesjonalnego wchodzą dopiero po wybraniu nowego kandydata. Z tego miejsca Twoja partnerska organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego zajmie się logistyką wdrażania pracowników, w szczególności tymi związanymi z listą płac, zarządzaniem świadczeniami oraz dokumentacją podatkową i składaniem dokumentów.

3. Instruktorzy rozwoju zawodowego

W udanych ustaleniach dotyczących wspólnego zatrudnienia organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego i organizacja klienta wyznaczają jasne granice umowne między ich interakcjami a samymi kontaktami z pracownikami.

Chociaż obie strony ponoszą odpowiedzialność prawną za te osoby, nie powinny „podwajać” swoich funkcji. Na przykład organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego nie ponosi odpowiedzialności za certyfikaty, zezwolenia, kursy edukacyjne ani za żadne inne formalne lub nieformalne instrukcje dotyczące rozwoju zawodowego. Mimo że organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego jest pracodawcą formalnym, nie przejmuje nadzoru nad rozwojem kariery pracownika.

4. Wspólne zatrudnienie

Wspólne zatrudnienie i wspólne zatrudnienie są często stosowane synonimowo. W obu sytuacjach dwie oddzielne organizacje mają wspólny nadzór prawny i odpowiedzialność za pracownika lub grupę pracowników. Jednak te dwie koncepcje mają jedną kluczową różnicę – poziom wkładu każdego z nich w codzienne środowisko pracy pracowników.

W przypadku współzatrudnienia tylko organizacja klienta kieruje pracą i obowiązkami swoich pracowników, a nie organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego. Jednak przy  definiowaniu wspólnego zatrudnienia obie jednostki mogą udzielać wskazówek dotyczących obciążenia pracą, codziennych czynności i godzin pracy pracowników, a także dzielić się bezpośrednią, ciągłą kontrolą nad szerszymi operacjami biznesowymi. Na przykład w umowie o wspólnym zatrudnieniu organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego może zasugerować, aby jej klient-partner zatrudnił dodatkowy personel, a następnie pomóc klientowi w weryfikacji, prowadzeniu rozmów kwalifikacyjnych i zatrudnianiu nowych pracowników.

Porozumienie może również zostać sklasyfikowane jako wspólne zatrudnienie, a nie współzatrudnienie, jeśli spełnia większość z następujących warunków:

  • Obie strony sprawują nadzór nad pracownikami
  • Obie strony śledzą wyniki pracowników
  • Obie strony negocjują wynagrodzenie i wynagrodzenie pracowników
  • Obie strony mają prawo do podejmowania działań dyscyplinarnych i zwalniania pracowników

Jakie są zagrożenia związane ze współpracą?

Jak w przypadku każdej umowy biznesowej, wspólne zatrudnienie otwiera organizacje na nowe pytania i procesy. Jednak w przypadku niewłaściwego zarządzania lub zaniedbania operacje te mogą szybko przytłaczać — a nawet ryzykować zgodność z przepisami.

Rozważ te największe zagrożenia związane ze współpracą, aby zrozumieć pełny charakter  korzystania z usług pracodawcy formalnego.

 

Ryzyko współzatrudnienia dla organizacji

 

1. Dostosowywanie zgodnych procesów wewnętrznych

Piękno organizacji ds. zatrudnienia profesjonalnego polega na wspólnym podziale obowiązków kierowniczych pracowników. Na przykład organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego zarządza podatkami od wynagrodzeń i zatrudnienia, zarówno na poziomie stanowym, jak i federalnym. Organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego może nawet zarządzać międzynarodowymi podatkami dla pracowników mieszkających i pracujących w innych krajach, aby jej klienci partnerscy nie musieli tego robić.

Organizacje klientów nie są jednak zwolnione z dostosowania własnych procesów administracyjnych i dokumentów, aby zachować zgodność – i w stycznych sytuacjach – ze swoim partnerem ds. zatrudnienia profesjonalnego, szczególnie w wewnętrznych działach kadr i księgowości. Ty i Twoja organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego musicie współpracować w sposób holistyczny, a Twoja organizacja musi utrzymywać negocjacje dotyczące zgodności, aby zachować zgodność z przepisami.

2. Wspólne kary w przypadku stwierdzenia niezgodności

Gdy organizacje ds. zatrudnienia profesjonalnego i firmy klienckie nie są zsynchronizowane pod względem operacyjnym, obie firmy mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności, a w ich przypadku grożą im grzywny, kary, a nawet konsekwencje prawne.

Najczęstsze przypadki naruszenia przepisów prawa pracy — na przykład, gdy zatrudniony pracownik jest źle kategoryzowany, a jego podatki nie są prawidłowo potrącane. Jednak wspólne kary występują również w przypadku umów o współzatrudnieniu, gdy organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego nie jest udokumentowanym pracodawcą formalnym. Bez jasnej, pisemnej definicji pracodawcy organizacje klienta łatwiej jest zastosować procedury i praktyki, które są w rzeczywistości odpowiedzialnością organizacji ds. zatrudnienia profesjonalnego i odwrotnie. Zarówno organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego, jak i organizacja zrzeszająca klientów nakładają się na siebie obowiązki, to jeden z najszybszych sposobów na zbłodzenie legalnych umów o współzatrudnieniu i zapewnienie sobie zgodności z przepisami.

Z tego powodu ważne jest, aby współpracować z renomowaną, cieszącą się zaufaniem organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego, a także jasno określać obowiązki administracyjne w umowie o współzatrudnieniu, zaczynając od wyraźnego oświadczenia pracodawcy formalnego.

3. Niewłaściwe wdrażanie

W umowie o wspólnym zatrudnieniu organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego jest tradycyjnie odpowiedzialna za wdrażanie nowych pracowników i administrowanie nimi. Podczas tych sesji nowy pracownik wypełnia wszystkie odpowiednie dokumenty, aby zapewnić płynne zadania kadrowe i księgowe, upewniając się, że znajduje się na liście płac  w ciągu kilku dni, a nie tygodni, jak w przypadku niektórych krajowych i międzynarodowych rekruterów.

Niewłaściwe procedury wdrażania pracowników mają miejsce, gdy organizacja klienta realizuje te zadania administracyjne w zakresie logistyki zatrudniania, a nie organizacji ds. zatrudnienia profesjonalnego. Ponowne łączenie tych ról otwiera Cię na wspólną odpowiedzialność za zatrudnienie, w której obie strony mogą być postrzegane jako pracodawcy i być otwarci na procesy sądowe.

4. Wynagrodzenie i świadczenia

Krajowe i globalne organizacje ds. zatrudnienia profesjonalnego nie ustalają wynagrodzenia nowego pracownika. Nie określają również świadczeń dla nowego pracownika, ale absolutnie mogą doradzić klientom w zakresie ich obowiązków prawnych w zakresie dostarczania pakietów świadczeń określonym klasyfikcjom pracowników.

W szczególności globalne organizacje ds. zatrudnienia profesjonalnego z międzynarodową platformą pracodawcy formalnego odgrywają kluczową rolę w doradzaniu klientom w zakresie korzyści i przepisów obowiązujących w danej kulturze. Globalne organizacje ds. zatrudnienia profesjonalnego mogą pomóc klientom w poruszaniu się po nowych przepisach krajowych dotyczących pakietów świadczeń po stronie pracodawcy, oczekiwań dotyczących wynagrodzeń, norm płatnego czasu wolnego i nie tylko. Jednak te dane dotyczące wynagrodzeń, świadczeń, harmonogramów pracy, zadań i ocen wyników są ostatecznie domenami organizacji klienta i częścią sposobu prowadzenia działalności.

5. Splątanie agencji obsadzenia krajowego

Wspólne zatrudnienie to rodzaj modelu biznesowego. Jako model biznesowy jest wykorzystywany w różnych rodzajach organizacji i branżach, a jedną z największych jest obecnie rozwijająca się sieć agencji zatrudnienia.

Według Amerykańskiego Stowarzyszenia Zatrudnienia, firmy rekrutacyjne i inne  agencje ds. talentów pracowników są odpowiedzialne za zatrudnianie 17 milionów  pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin i w pełnym wymiarze godzin rocznie. To 17 miliony osób, których życie zawodowe działa na zasadzie współpracy, a ich agencja zatrudnienia działa jako „główny pracodawca”, a ich miejsce pracy jako „drugi pracodawca”.

Należy pamiętać, że umowa o współzatrudnieniu w agencji zatrudnienia nie jest taka sama jak umowa z pracodawcą formalnym. Chociaż istnieją pewne podobieństwa, pracodawcy formalni nie szukają talentów ani nie służą jako łączniki dla klientów. Nie ustalają też wynagrodzenia pracownika po zatrudnieniu, co stanowi kolejną kluczową różnicę w porównaniu ze współpracą z agencją zatrudnienia. Krótko mówiąc, organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego nie jest tym samym, co agencja zatrudnienia i dlatego nie będzie wspierać tego samego rodzaju stosunku pracy.

W jaki sposób organizacje ds. zatrudnienia profesjonalnego zmniejszają ryzyko związane ze współpracą?

Zastanów się, w jaki sposób współpraca z organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego zapewnia wszystkie korzyści wynikające z outsourcingu funkcji administracyjnych, a jednocześnie zmniejsza liczbę zobowiązań i luk w innych modelach wspólnego zatrudnienia.

1. Wyczyść pracodawcę formalnego

PEO oferują umowę o współzatrudnieniu z jednym z najwyraźniejszych działów obowiązków. Wynika to z faktu, że relacja z organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego opiera się na byciu pracodawcą formalnym.

Jako pracodawca formalny, organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego jest odpowiedzialna za zarządzanie podatkami pracowników, zarządzanie listą płac i świadczeniami, prowadzenie certyfikatów ubezpieczeniowych i prawidłowe wdrażanie pracowników do ich własnej platformy płac. Nie ponosisz odpowiedzialności za te działania, ponieważ nie jesteś pracodawcą formalnym. Tymczasem Twój pracownik – zwiadowca, zweryfikowany i wybrany – jest przypisany do pracy w pełnym wymiarze godzin w Twojej organizacji, wykonując role i zadania, które wybrałeś.

2. Ekspert ds. partnerów biznesowych

Korzystając z usług organizacji ds. zatrudnienia profesjonalnego, Twoja organizacja może skupić się na kluczowych funkcjach biznesowych, a nie na smukłej realizacji zaawansowanych operacji kadrowych, podatkowych, prawnych i księgowych. Zlecić te złożone i często kłopotliwe działania Twojej partnerce ds. zatrudnienia profesjonalnego, korzystając z istniejącej wcześniej, rozległej wiedzy merytorycznej i gotowej do użycia infrastruktury administracyjnej.

Od międzynarodowej listy płac po rozszyfrowywanie międzynarodowych przepisów prawa pracy po administrowanie konkurencyjnymi pakietami świadczeń — doświadczenie oferowane przez organizacje ds. zatrudnienia profesjonalnego oznacza ograniczanie ryzyka i wygodę dla organizacji takich jak Twoja.

3. System natychmiastowej listy płac

Klienci organizacji ds. zatrudnienia profesjonalnego mają dostęp do ekosystemu zgodnych z przepisami, wstępnie zarejestrowanych systemów płacowych już skonfigurowanych na rynkach lokalnych, a nawet globalnych. Oznacza to, że nowi pracownicy mogą być szybko wprowadzani do systemu niemal niezależnie od lokalizacji, zachowując przy tym zgodność z przepisami prawa pracy pracowników.

Dostęp do natychmiastowej platformy płacowej jest szczególnie korzystny przy zatrudnianiu pracowników międzynarodowych lub ekspansji globalnej. Współpraca z organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego łagodzi obciążenie związane z  założeniem własnej zagranicznej spółki zależnej  oraz związane z tym koszty, ramy czasowe, manewry prawne i ustalenia finansowe.

4. Przyspieszone wdrożenie

Nowi pracownicy muszą być zintegrowani ze wszystkimi istniejącymi finansami, listami płac, świadczeniami i systemami planowania. Muszą również wypełnić wszystkie niezbędne formularze i dokumenty kadrowe, a także wyrazić zgodę na i podpisać swoje umowy o pracę.

Chociaż jest to stosunkowo proste dla lokalnych pracowników wewnętrznych, co dzieje się, gdy zatrudniasz pracowników poza stanem lub poza krajem? Co zrobić, jeśli Twoja firma chce rozszerzyć działalność na nowy rynek międzynarodowy? Te działania związane z wdrażaniem do pracy stają się natychmiast skomplikowane, a nowe  przepisy prawa pracy, regulacje, kodeksy podatkowe i rodzaje umów muszą zostać uzgodnione. Dzięki współpracy z organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego te skomplikowane i czasochłonne działania są zajmowane przez Ciebie.

5. Konkurencyjne korzyści kulturowe

Globalne organizacje ds. zatrudnienia profesjonalnego dysponują zarówno wiedzą specjalistyczną, jak i istniejącymi już platformami, dzięki którym mogą oferować nowo zatrudnionym osobom konkurencyjne, lokalne pakiety świadczeń. Udogodnienia od ubezpieczenia zdrowotnego, okulistycznego i dentystycznego po zwroty kosztów dojazdu do pracy, płatne dni wolne od pracy, niepełnosprawność, wynagrodzenie za rozwiązanie stosunku pracy i inne różnią się w zależności od stanu i kraju. Organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego kształtuje ofertę pakietów w dokładnej lokalizacji pracownika, zapewniając wsparcie dla umów wrażliwych pod względem kulturowym przy jednoczesnym przestrzeganiu lokalnych standardów i przepisów prawa pracy.

Współpracuj z Globalization Partners, aby uzyskać  dostęp do zasobów dotyczących ekspansji

Globalization Partners posiada gotową do użytku platformę pracodawcy formalnego dostępną w ponad 170 krajach. Możesz zatrudniać i rozszerzać działalność za granicą w ciągu kilku dni, a nie miesięcy, koncentrując się jednocześnie na tym, co sprawia, że Twoja firma ucierpi, a nie na hałasie międzynarodowej administracji pracownikami.

Zobacz, jak działamy inaczej, aby  globalna ekspansja była realistyczna  dla firm o różnej skali – w tym Twojej.

Aby uzyskać więcej informacji na temat wdrażania globalnych talentów i zarządzania nimi, pobierz nasz Podręcznik globalnego zatrudniania  tutaj:

Pobierz e-book

 

Skontaktuj się z Globalization Partners, aby uzyskać dostęp do swoich zasobów związanych z ekspansją

Lubisz to czytać?
Skontaktuj się z nami