Principais conclusões
- Gerencie o ciclo de vida do contratado: o software de gerenciamento de contratados automatiza processos em jurisdições nacionais e internacionais para simplificar a conformidade e reduzir riscos.
- Melhorar a eficiência: O software de gestão de contratados pode simplificar os pagamentos, apoiar o cumprimento dos requisitos locais, aumentar a produtividade, unificar dados e fluxos de trabalho e reduzir o risco de classificação incorreta.
- Procure funcionalidades essenciais: priorize suporte a múltiplas jurisdições, escalabilidade, capacidade de personalização, segurança de dados, relatórios e análises nativos e versatilidade.
Trabalhar com profissionais autônomos permite o acesso a habilidades especializadas e possibilita expandir sua equipe rapidamente. Mas gerir estas relações de trabalho, garantindo simultaneamente a conformidade, é mais complicado quando as suas operações se estendem por vários países.
Processos eficazes de gestão de contratados centralizam esses fluxos de trabalho e reduzem o trabalho manual. Este guia aborda os benefícios dessas plataformas, seus recursos indispensáveis e os principais fornecedores, para que você possa encontrar a tecnologia certa para as necessidades da sua empresa.
O que é um software de gestão de contratados?
O software de gestão de contratados é uma plataforma integrada que automatiza, governa e executa todo o ciclo de vida do talento contratado, tanto em jurisdições nacionais quanto internacionais. Este software simplifica a conformidade e reduz os riscos multijurisdicionais.
Principais funções administrativas:
- Identidade digital e verificação fiscal.
- Geração de contratos localizados com forte cessão de propriedade intelectual (PI).
- Verificação automatizada da classificação de trabalhadores.
- Faturação internacional consolidada e pagamentos em múltiplas moedas.
A tecnologia de gestão de contratados difere dos sistemas empresariais de gestão de força de trabalho adjacentes das seguintes maneiras:
- Software de gestão de contratados: Contratos comerciais2diretos com talentos individuais independentes.
- Sistemas de gestão de fornecedores (VMS): Plataformas de compras para agências de recrutamento, prestadores de serviços principais (MSPs) e tabelas de preços de fornecedores temporários.
- Empregador oficial (EOR): Infraestrutura de entidade legal onde o provedor atua como empregador estatutário para funcionários globais.
- Sistemas de informação de recursos humanos (SIRH): Sistemas internos de registro para funcionários permanentes e organogramas internos.
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Recurso |
Software de gestão de contratados |
Sistemas de gestão de fornecedores (VMS) |
Empregador registrado (EOR) |
Sistemas de informação de recursos humanos (SIRH) |
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Público-alvo |
Equipes jurídicas, financeiras e de compras que acompanham os compromissos legais individuais. |
Agências de recrutamento, prestadores de serviços principais (MSPs) e fornecedores contingentes. |
Empresas que contratam globalmente sem filiais locais. |
Empresas com funcionários permanentes |
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Situação jurídica |
Analisa a linguagem contratual e a conformidade para identificar áreas de risco jurídico. |
Situação fiscal do trabalhador e conformidade tributária transacional |
Atua como empregador legal de trabalhadores remotos para empresas globais que operam em diversas jurisdições. |
As empresas mantêm a responsabilidade legal internamente e gerenciam seus próprios riscos. |
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Governança tributária |
Governança tributária estratégica e proativa para identificar e prevenir riscos. |
Governança tributária operacional e reativa durante e após as transações, com foco nos riscos transacionais. |
Responsável pelo processamento dos impostos e retenções na fonte relacionados à folha de pagamento dos trabalhadores que emprega legalmente. |
As empresas são responsáveis pelo seu próprio cumprimento das obrigações fiscais. |
Por que as empresas globais precisam de soluções de gestão de contratados?
Empresas globais precisam de soluções dedicadas à gestão de contratados para:
- Supere os ciclos manuais de contas a pagar e os canais de comunicação fragmentados.
- Reduza o tempo de configuração para iniciar projetos sem demora.
- Reduza as taxas de transferência bancária, as margens de lucro cambial no varejo e as conciliações de múltiplas faturas.
- Elimine a incerteza de erros de classificação.
- Fornecer aos diretores financeiros e líderes de RH uma única fonte de informações confiáveis sobre os gastos globais com força de trabalho contingente.
Benefícios de uma plataforma de gestão de trabalhadores independentes
A tecnologia de gestão de trabalhadores independentes agrega valor à organização das seguintes maneiras:
Pagamentos simplificados
À medida que sua empresa cresce, pagar os trabalhadores independentes pode se tornar um desafio. Uma plataforma bem projetada simplifica o processo.
Por exemplo, a tecnologia pode transformar processos de pagamento de horas para minutos. Você pode emitir faturas para seus contratados rapidamente, criando ciclos de pagamento mais ágeis e uma experiência mais simples. Os contratados globais recebem seus pagamentos em dia, e sua equipe interna desfruta de menos carga administrativa.
Uma plataforma global de gestão de trabalhadores independentes aprimora as capacidades de pagamento com múltiplas frequências, opções e moedas. Isso permite que você atenda melhor às expectativas e preferências de pagamento de seus contratados.
Muitas plataformas utilizam recursos de automação para agregar valor aos processos de pagamento. A tecnologia automatiza o agendamento de pagamentos e as conversões de moeda, eliminando a complexa logística dos pagamentos globais.
Maior conformidade com as leis trabalhistas
O cumprimento das leis trabalhistas locais é inegociável. A plataforma ideal para gestão de trabalhadores independentes facilita a conformidade de diversas maneiras:
- Melhor organização: as plataformas centralizam a documentação e criam um histórico pronto para auditoria. Uma melhor organização facilita o acompanhamento de requisitos e prazos, como a renovação de licenças.
- Maior precisão: A tecnologia reduz erros ao eliminar atualizações e fluxos de trabalho manuais. Maior precisão atenua o risco legal e as divergências de pagamento.
- Conformidade simplificada: Muitas plataformas geram automaticamente formulários fiscais e verificam dados de prestadores de serviços independentes, como números de identificação fiscal, para facilitar a conformidade.
Aumento da eficiência e da produtividade
O software de gestão de trabalhadores independentes aumenta a eficiência e a produtividade. Por exemplo, essas plataformas ajudam você a melhorar a alocação de recursos com dados em tempo real. Utilize informações sobre habilidades e disponibilidade de talentos para alinhar as atribuições de projetos com a expertise adequada.
As ferramentas de gestão de trabalhadores independentes também ajudam a reduzir as despesas administrativas. Fluxos de trabalho simplificados, integrações e automação reduzem a necessidade de processos manuais, permitindo que suas equipes se concentrem em trabalhos que geram receita e aumentam a satisfação do cliente.
Essas plataformas também facilitam a organização e a comunicação. Suas equipes acharão mais fácil recuperar informações relevantes e colaborar.
Dados e fluxos de trabalho unificados
Ao investir em tecnologia de gestão de contratados, sua empresa pode unificar os dados e fluxos de trabalho dos seus contratados em um só lugar. Isso melhora a visibilidade e a organização em todos os projetos, na documentação e no ciclo de vida do contratado.
Uma plataforma completa garante acesso rápido às informações de que você precisa, desde projetos anteriores até históricos de pagamento. Você também pode extrair métricas importantes e dados de desempenho com apenas alguns cliques, o que auxilia nas estratégias de crescimento e no planejamento de projetos.
Redução do risco de classificação incorreta de trabalhadores
A classificação incorreta de trabalhadores é um dos principais riscos da contratação de trabalhadores independentes. As regras de classificação variam de país para país, por isso é necessário compreender a diferença entre contratados e funcionários antes de contratar.
O não cumprimento das normas pode acarretar penalidades, danos à reputação ou até mesmo acusações criminais. A tecnologia de gestão oferece proteção contra esses riscos. Algumas plataformas utilizam IA para analisar contratos de trabalhadores independentes e sinalizar possíveis classificações incorretas desses trabalhadores. Essas informações podem ajudá-lo a abordar proativamente a linguagem problemática dos contratos para evitar classificações incorretas.
7 funcionalidades a procurar num software de gestão de trabalhadores independentes
Ao compreender as principais funcionalidades da tecnologia de gestão de contratados, você poderá tomar decisões mais informadas para sua empresa:
Conhecimento jurídico
Violar as leis e práticas trabalhistas locais é um problema sério e dispendioso. As autoridades legais podem impor multas e penalidades ou até mesmo obrigá-lo a suspender as operações dentro da jurisdição. Procure uma plataforma de gestão de contratados que ofereça conhecimento especializado local para ajudá-lo a cumprir as normas.
Personalização
Você precisa de algo mais do que uma plataforma genérica de gestão de trabalhadores autônomos. Os papéis e objetivos organizacionais diferem, mudam e crescem. Por exemplo, o foco de um membro da equipe pode alternar entre a contratação de fornecedores, o acompanhamento de projetos e a geração de faturas. A possibilidade de criar painéis personalizados para cada um desses fluxos de trabalho ajuda a agilizar o processo.
Procure uma plataforma que permita personalizar fluxos de trabalho, lembretes, formulários, campos e opções de agendamento específicos para reduzir atritos e garantir o alinhamento entre seus contratados.
Escalabilidade
A expansão global exige um equilíbrio cuidadoso entre eficiência e estratégia. A escolha do parceiro tecnológico certo é fundamental para alcançar esse alinhamento, tornando a escalabilidade um fator primordial na avaliação. Verifique se o parceiro escolhido consegue acompanhar as mudanças à medida que sua empresa cresce.
Segurança de dados
Sua empresa coleta muitos dados sensíveis ao formar equipes globais, incluindo informações pessoais e detalhes de pagamento. Esses dados são um alvo valioso para os cibercriminosos.
Escolha uma tecnologia com controles de segurança, como o acesso baseado em funções, para proteger dados confidenciais. Essas ferramentas permitem configurar permissões de acesso com base na função organizacional, departamento e localização do usuário, protegendo contra uso ou divulgação não autorizados. O fornecedor que você escolher também deve ser certificado pela ISO 27001 .
Versatilidade
As melhores plataformas de gestão são versáteis. Procure por funcionalidades como:
- Opções de pagamento: Veja como o software processa os pagamentos para sua organização e seus contratados independentes. Verifique se você pode escolher frequências e métodos de pagamento flexíveis.
- Moedas: Confirme se a plataforma permite pagamentos nas moedas locais dos seus contratados. Muitos fornecedores convertem automaticamente os valores para você, reduzindo possíveis erros de precisão.
- Aplicações: Avalie a capacidade da tecnologia para dar suporte aos fluxos de trabalho dos seus contratados independentes. Algumas se especializam em fluxos de trabalho específicos, como pagamentos, enquanto outras são mais abrangentes. Uma plataforma unificada ou de fácil integração geralmente proporciona maior eficiência organizacional e agiliza as operações.
- Jurisdições: Se sua empresa tem metas de crescimento a longo prazo, procure por tecnologia capaz de suportar múltiplas jurisdições.
Análises e relatórios nativos
Dados detalhados sobre seus contratados independentes auxiliam no planejamento eficaz de projetos, orçamentos e gestão de contratos. Escolha uma plataforma com análises e relatórios integrados para simplificar a coleta e avaliação de dados.
A visibilidade em tempo real e o acompanhamento regular das principais métricas ajudam sua empresa a:
- Detecte e identifique anomalias, padrões e oportunidades para melhorar seus processos.
- Defina metas e desenvolva estratégias para um crescimento sustentável.
- Priorize iniciativas, projetos ou tarefas específicas de forma mais eficaz.
- Meça o desempenho e o progresso para otimizar seus relacionamentos com contratados independentes.
- Aprenda com os erros anteriores, como a classificação incorreta de trabalhadores, e aprimore suas abordagens para evitar futuros descuidos e erros.
- Acompanhe projetos e contratos ao longo de todo o ciclo de vida do prestador de serviços independente para eliminar atrasos e estouros de orçamento.
- Determine quais contratos devem ser encerrados ou renovados.
Reputação da empresa e histórico de inovação
Analise a reputação do fornecedor de tecnologia. Veja o que os clientes estão dizendo e como eles avaliam a experiência com a plataforma. Explore recursos como histórias de sucesso de clientes, avaliações e depoimentos.
Um parceiro tecnológico com um histórico comprovado de inovação também é crucial para alcançar seus objetivos. Fornecedores com um compromisso contínuo com novos recursos e funcionalidades podem tornar seu negócio mais resiliente e ágil.
Quais funcionalidades tecnológicas você deve procurar em uma plataforma de gestão de contratados?
Ao avaliar uma plataforma de gestão de contratados, procure as seguintes funcionalidades:
- Mecanismos de conformidade e classificação baseados em IA:
- A plataforma deve realizar análises de classificação instantâneas para avaliar as descrições de funções e os contratos em relação às leis trabalhistas de cada país.
- Procure orientações de conformidade em tempo real para solucionar problemas antes que eles se tornem um passivo.
- Infraestrutura fintech empresarial:
- O sistema deve integrar-se diretamente com os sistemas de compensação locais para ajudar a reduzir as taxas de intermediação da SWIFT.
- Procure um sistema que ofereça taxas de conversão de moeda de mercado em tempo real.
- Confirme opções flexíveis de pagamento para os contratados, incluindo depósitos bancários locais e carteiras digitais.
- Interoperabilidade e integrações do ecossistema:
- A plataforma deve ser compatível com os principais sistemas de HCM (Workday, ADP Workforce Now, SAP).
- A tecnologia deve oferecer mapeamento do livro-razão geral para plataformas ERP empresariais (NetSuite, QuickBooks, SAP).
- Procure por APIs e integrações que conectem os dados dos contratados aos seus sistemas e fluxos de trabalho existentes.
- Governança de segurança e privacidade de nível empresarial:
- A tecnologia deve atender aos padrões de proteção de dados certificados: ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018 e ISO/IEC 42001 (Gestão de IA).
- A plataforma deve oferecer conformidade com SOC 2 Tipo II e outras certificações de segurança relevantes.
- A tecnologia deve estar em estrita conformidade com o RGPD e com os quadros internacionais de proteção de dados.
5 melhores fornecedores de software de gestão de trabalhadores independentes
As cinco empresas a seguir fornecem o melhor software global de gestão de contratados.
Médico de Clínica Geral Contratado ™
A GP Contractor é uma das melhores plataformas para trabalhadores autônomos. Simplifica a contratação e o pagamento de prestadores de serviços em mais de 190países.
Principais características do GP Contractor:
- Opções de pagamento flexíveis em mais de 190mercados e mais de 130 moedas
- Faturação em nome de contratados
- Ferramentas de relatórios poderosas para ajudar a gerenciar orçamentos.
- Mecanismo de classificação por IA que analisa contratos de serviço e oferece recomendações precisas e práticas para a conformidade.
- Ferramentas integradas para ajudar a proteger contra a classificação incorreta de trabalhadores, sem custo adicional.
- Faturamento simplificado para recebimentos mais rápidos
- Preços claros e custos de transação acessíveis.
- Ferramentas de autoatendimento para reduzir a carga administrativa.
- Integrações com soluções de RH de terceiros para eliminar lacunas de informação e redundância.
Payoneer Workforce Management (anteriormente Skuad)
A Skuad começou em 2019 como uma plataforma fácil de usar que ajuda a simplificar a contratação, o pagamento e a conformidade para equipes globais. A Payoneer adquiriu a Skuad em agosto 2024 e renomeou-a como Payoneer Workforce Management.
Principais características do Skuad:
- Conhecimento localizado em países 160
- Uma opção acessível para gestão de trabalhadores independentes.
- Painéis unificados, visibilidade em tempo real e relatórios nativos.
- Ferramentas de autoatendimento para empreiteiros
- Suporte ao cliente 24 horas por dia, cinco dias por semana.
- Compatível com dispositivos móveis
- Apoio com o visto
Remoto
O Remote foi projetado para empresas globais que desejam experiências mais autônomas para seus contratados independentes.
Principais funcionalidades do controle remoto:
- Proteção adicional contra classificação incorreta de trabalhadores.
- Pagamento automático em vários horários convenientes.
- Mais de 200 contratos de empreiteiros específicos de jurisdição
- Preços transparentes e acessíveis com planos de serviço personalizáveis.
- Mais de 120 moedas de pagamento
- Suporte ao cliente eficiente
- Relatórios e visibilidade em tempo real em todas as operações globais.
Deel
A Deel é uma plataforma premiada com funcionalidades abrangentes para a gestão de trabalhadores independentes a nível global. A tecnologia é fácil de usar e compatível com empresas de todos os portes.
Principais características do Deel:
- Modelos de contrato integrados e personalizados para a jurisdição operacional.
- Diversos métodos de pagamento em mais de 120 moedas, com opções de pagamento em lote.
- Ferramentas de classificação para auxiliar no cumprimento das normas
- Atualização disponível para proteção contra classificação incorreta de trabalhadores.
- Preços flexíveis baseados em assinatura.
- Relatórios nativos com opções de personalização
- Aplicativo móvel para gerenciar em qualquer lugar.
Ondulando
A Rippling é líder em software de gestão de conformidade para contratados. Sua plataforma robusta e completa unifica TI, RH e folha de pagamento.
Principais características do Rippling:
- Uma plataforma intuitiva para atender tanto trabalhadores autônomos quanto funcionários.
- Integração com centenas de tecnologias de parceiros
- Ferramentas de automação personalizáveis para simplificar fluxos de trabalho.
- Conjunto de ferramentas de autoatendimento
- Mais de 50 moedas e opções de pagamento para folha de pagamento abrangendo mais de 185 países
- Relatórios centralizados em tempo real, de forma holística ou detalhada.
- Aplicativo móvel robusto
- Capacidade de rastreamento de projetos e tarefas
- Preços flexíveis baseados em assinatura, com opções adicionais disponíveis.
Contrate e pague empreiteiros com a G-P Contractor.
A G-P Contractor é uma plataforma centralizada que simplifica a criação de contratos, garante a conformidade e permite contratar e pagar prestadores de serviços em minutos, em vez de horas, independentemente de onde eles estejam no mundo.
Nossas ferramentas com inteligência artificial protegem sua empresa contra riscos de classificação incorreta de funcionários, para que você tenha agilidade global sem dores de cabeça globais.
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Perguntas frequentes
Quais são as etapas da gestão de contratados?
As etapas dos processos de gestão de contratados incluem a busca e seleção de talentos, a elaboração de contratos, a gestão contínua da conformidade durante o projeto e o desligamento ao término do contrato.
Como o software monitora a conformidade dos contratados e a segurança dos dados?
O software centraliza a conformidade dos contratados durante o ciclo de vida do contrato, avaliando talentos, rastreando a conclusão do treinamento e as taxas de aprovação/reprovação, monitorando o progresso, enviando alertas em tempo real e registrando incidentes de segurança para preparação de auditorias e conformidade.
O que faz um software de gestão de contratados?
O software de gestão de contratados automatiza todo o ciclo de vida de um contratado independente, incluindo verificação de antecedentes, armazenamento e gestão de documentos e contratos, gestão e monitoramento de conformidade, pagamento e faturamento, e gestão de riscos.
Que riscos um software de gestão de contratados pode reduzir?
O software de gestão de contratados mitiga riscos legais, financeiros e de segurança por meio da automação da conformidade e da centralização de dados.
Quais são as funcionalidades incluídas em um software de gestão de contratados?
As principais funcionalidades do software de gestão de contratados incluem:
Identificação e seleção de talentos; Integração e documentação; APIs abrangentes; Rastreamento e gerenciamento de conformidade com alertas em tempo real; Monitoramento e controle de acesso em tempo real; Automação de pagamentos e faturas; Análise de dados e relatórios; Desligamento ao término do contrato.
