A Rackspace simplifica a conformidade global de RH para impulsionar o crescimento e a inovação na nuvem.​​ 

O desafio: gerenciar a conformidade global em vários continentes.​​ 

Gerir a conformidade laboral em todos os países 21 não é uma tarefa secundária. Para a equipe de RH da Rackspace, isso significou reunir orientações de consultores externos, sites governamentais e conhecimento institucional individual, dependendo da questão e da jurisdição. O processo era lento, inconsistente e caro para ser ampliado. A equipe buscava uma solução centralizada que pudesse dar suporte a múltiplas funções de RH e proporcionar aos funcionários de todos os níveis acesso rápido a orientações confiáveis sobre conformidade — sem precisar encaminhar todas as dúvidas para consultores externos. Ao descobrirem a médica de clínica geral Gia, eles viram uma oportunidade não apenas de acelerar a pesquisa, mas também de mudar completamente a forma como o trabalho de conformidade é realizado. A Rackspace já tinha construído um histórico com a GP por meio de seu relacionamento como empregadora oficial (EOR, na sigla em inglês), o que deu à nova parceria uma importante base de confiança. "A Rackspace confia na GP há anos como sua Entidade de Recuperação de Entidades (EOR) em todo o mundo, e ainda contamos com ela hoje ao entrar em novos países antes de estabelecer uma entidade", disse Janelle Noble, Diretora Sênior de Estratégia e Análise de RH da Rackspace. "A experiência deles como empregadores globais os torna excepcionalmente qualificados para criar uma solução de IA para operações de RH, especialmente uma focada em conformidade."​​ 

A solução: GP Gia como um mecanismo de conformidade centralizado​​ 

A Rackspace foi uma das primeiras a adotar a Gia, a agente global de RH com inteligência artificial que fornece respostas juridicamente verificadas, modelos de políticas e informações sobre jurisdições em segundos. A equipe integrou a Gia aos fluxos de trabalho diários de RH em pesquisas de conformidade, folha de pagamento e mobilidade global, transformando-a em uma fonte confiável de primeira consulta para dúvidas sobre conformidade em toda a empresa. "A conformidade foi o principal fator motivador para nós", disse Mandy Moore, Diretora de Tecnologia de RH da Rackspace. "Com funcionários em diversas jurisdições, ter uma única fonte de orientação confiável e consistente ajuda nossas equipes de RH a agir com mais rapidez e a tomar decisões mais bem fundamentadas."​​ 

Expandindo para novos mercados sem a sobrecarga de pesquisa manual.Antes da Gia, mercados com poucos funcionários, como a Itália, eram simplesmente trabalhosos demais para serem priorizados. Tradutores, consultores externos, horas internas — o trabalho manual necessário para criar um manual específico para cada jurisdição tornou difícil justificar o investimento. Gia mudou essa equação. Ao comparar os modelos existentes da empresa com os requisitos de conformidade locais, a equipe agora pode elaborar e adaptar conteúdo específico para cada jurisdição internamente, com Gia cuidando da complexa pesquisa que antes era feita por fornecedores externos.​​ 

A equipe descreve consistentemente Gia como responsável por aproximadamente 80% do trabalho inicial — o suficiente para reduzir significativamente a dependência de consultoria externa, ao mesmo tempo que deixa espaço para as decisões finais que os profissionais de RH experientes estão em melhor posição para tomar.​​ 

"Gia nos ajuda a concluir grande parte da pesquisa inicial internamente", disse Kevin Gaskin, Gerente Sênior de Transformação de RH da Rackspace no Reino Unido. "Em muitos casos, fornece contexto e orientação suficientes para que possamos reservar a assessoria jurídica para a validação final, em vez de começar cada investigação do zero."​​ 

Inteligência verificada e por que a base legal muda tudo.Como uma empresa que ajuda outras empresas a levar a IA da experimentação para a produção, a equipe de RH da Rackspace já tem experiência em IA. Vários membros da equipe já haviam utilizado ferramentas de IA de uso geral antes e em conjunto com a Gia, e essa experiência aguçou a compreensão deles sobre o que torna a Gia diferente.​​ 

A inteligência artificial geral pode produzir respostas plausíveis; Gia produz respostas com um histórico rastreável e legalmente revisado. Para uma equipe que reflete cuidadosamente sobre a governança da IA todos os dias, essa distinção é extremamente importante quando uma resposta errada acarreta consequências legais.​​ 

Transformando alertas de conformidade em defesa interna.Uma das conquistas menos óbvias da Gia tem sido o que acontece depois que uma mudança regulatória vem à tona. O Gia's Compliance Monitor acompanha proativamente as atualizações da legislação trabalhista em diversas jurisdições e sinaliza quando as políticas existentes podem estar desatualizadas, dando às equipes de RH um aviso prévio em vez de uma corrida contra o tempo de última hora. Esse aviso prévio mudou a forma como a equipe se apresenta nas conversas com a liderança. "Quando a Gia identifica uma mudança regulatória, conseguimos envolver a liderança mais cedo, com evidências claras, cronogramas e impacto nos negócios — o que facilita muito a priorização do trabalho e a obtenção dos recursos necessários para manter a conformidade", disse Moore. "Essa agilidade tem sido especialmente valiosa em momentos de grande pressão: quando surgiu uma questão urgente de conformidade com as normas de feriado, Gia nos ajudou a validar rapidamente os requisitos legais, avaliar os riscos e tomar uma decisão interna defensável sem atrasar a ação."​​ 

O impacto: as equipes de RH agem mais rápido e pensam de forma mais abrangente.​​ 

A economia de tempo foi significativa. Para projetos como revisão de manuais, validação de feriados e orientações de emprego específicas para cada país — trabalhos que antes exigiam a consulta de múltiplas fontes e a validação de referências legais — a equipe agora costuma concluir a análise inicial em uma única sessão de pesquisa. Tarefas que antes levavam várias horas foram reduzidas para menos de uma hora, incluindo revisões iniciais de políticas e verificações de conformidade legal. Para consultas mais complexas, a equipe estima que Gia reduz o tempo de pesquisa e redação em aproximadamente 50a75% em comparação com os fluxos de trabalho manuais tradicionais. "Gia acelera o processo de pesquisa porque as diretrizes subjacentes já foram avaliadas", disse Moore. "Os artigos e orientações são revisados internamente e recebem o selo de aprovação GP Verified, para que possamos confiar neles como factuais desde o primeiro contato." "Como HRBP, consigo responder mais rapidamente e abranger todos os aspectos legais e de conformidade importantes", disse Sudan. "Gia responde com referências a documentos e leis, o que reduz o esforço necessário para fundamentar nossas declarações junto a partes internas e externas." É como ter o Google no meu computador — ele abre assim que eu faço login."​​ 

A Rackspace agora está usando o Gia para acelerar o recrutamento e melhorar os prazos de entrega. Estão em andamento planos para carregar manuais, políticas e diretrizes nos Espaços de Trabalho de Projetos da Gia, criando um repositório centralizado e dinâmico que sinaliza atualizações regulatórias e garante revisões oportunas. "Com a adoção do Gia, continuamos a descobrir novos casos de uso em todas as operações de RH", disse Moore. "O que começou como um recurso de conformidade está se tornando uma plataforma que nos ajuda a ampliar o conhecimento, melhorar a capacidade de resposta e apoiar uma função de RH mais estratégica."​​