O desafio: gerenciar a conformidade global em vários continentes.
Gerir a conformidade laboral em todos os países 21 não é uma tarefa secundária. Para a equipe de RH da Rackspace, isso significou reunir orientações de consultores externos, sites governamentais e conhecimento institucional individual, dependendo da questão e da jurisdição. O processo era lento, inconsistente e caro para ser ampliado.
A equipe buscava uma solução centralizada que pudesse dar suporte a múltiplas funções de RH e proporcionar aos funcionários de todos os níveis acesso rápido a orientações confiáveis sobre conformidade — sem precisar encaminhar todas as dúvidas para consultores externos.
Ao descobrirem a GP Gia, eles viram uma oportunidade não apenas de acelerar a pesquisa, mas também de mudar completamente a forma como o trabalho de conformidade é realizado. A Rackspace já tinha construído um histórico com a GP por meio de seu relacionamento como empregadora oficial (EOR, na sigla em inglês) , o que deu à nova parceria uma importante base de confiança.
"A Rackspace confia na GP há anos como sua Entidade de Recuperação de Entidades (EOR) em todo o mundo, e ainda contamos com ela hoje ao entrar em novos países antes de estabelecer uma entidade", disse Janelle Noble, Diretora Sênior de Estratégia e Análise de RH da Rackspace. "A experiência deles como empregadores globais os torna excepcionalmente qualificados para criar uma solução de IA para operações de RH, especialmente uma focada em conformidade."
A solução: Gia como um mecanismo de conformidade centralizado
A Rackspace foi uma das primeiras a adotar a Gia, a agente global de RH com inteligência artificial que fornece respostas juridicamente verificadas, modelos de políticas e informações sobre jurisdições em segundos. A equipe integrou a Gia aos fluxos de trabalho diários de RH em pesquisas de conformidade, folha de pagamento e mobilidade global, transformando-a em uma fonte confiável de primeira consulta para dúvidas sobre conformidade em toda a empresa.
"A conformidade foi o principal fator motivador para nós", disse Mandy Moore, Diretora de Tecnologia de RH da Rackspace. "Com funcionários em diversas jurisdições, ter uma única fonte de orientação confiável e consistente ajuda nossas equipes de RH a agir com mais rapidez e a tomar decisões mais bem fundamentadas."
Gia aprimorou nossa compreensão sobre conformidade e políticas — não estamos mais limitados a uma única região, mas temos uma ferramenta que nos ajuda a entender as leis globalmente. Isso reduziu significativamente as dependências, liberou tempo para tarefas mais estratégicas e nos deu a garantia de que estamos seguindo as práticas atualizadas em nossa região, inclusive comparando-as com nossas políticas internas."
Sapna Sudão
Parceiro Sênior de Negócios de RH para a região Ásia-Pacífico na Rackspace
Expandindo para novos mercados sem a sobrecarga de pesquisa manual
Antes da Gia, mercados com poucos funcionários, como a Itália, eram simplesmente muito trabalhosos para serem priorizados. Tradutores, consultores externos, horas internas — o trabalho manual necessário para criar um manual específico para cada jurisdição tornou difícil justificar o investimento. Gia mudou essa equação. Ao comparar os modelos existentes da empresa com os requisitos de conformidade locais, a equipe agora pode elaborar e adaptar conteúdo específico para cada jurisdição internamente, com Gia cuidando da complexa pesquisa que antes era feita por fornecedores externos.
A equipe descreve consistentemente Gia como responsável por aproximadamente 80% do trabalho inicial — o suficiente para reduzir significativamente a dependência de consultoria externa, ao mesmo tempo que deixa espaço para as decisões finais que os profissionais de RH experientes estão em melhor posição para tomar.
"Gia nos ajuda a concluir grande parte da pesquisa inicial internamente", disse Kevin Gaskin, Gerente Sênior de Transformação de RH da Rackspace no Reino Unido. "Em muitos casos, fornece contexto e orientação suficientes para que possamos reservar a assessoria jurídica para a validação final, em vez de começar cada investigação do zero."
Inteligência verificada e por que a base legal muda tudo
Como uma empresa que ajuda empresas a levar a IA da experimentação para a produção, a equipe de RH da Rackspace não é novata em IA. Vários membros da equipe já haviam utilizado ferramentas de IA de uso geral antes e em conjunto com a Gia, e essa experiência aguçou a compreensão deles sobre o que torna a Gia diferente.
A inteligência artificial geral pode produzir respostas plausíveis; Gia produz respostas com um histórico rastreável e legalmente revisado. Para uma equipe que reflete cuidadosamente sobre a governança da IA todos os dias, essa distinção é extremamente importante quando uma resposta errada acarreta consequências legais.
Já experimentamos outras ferramentas de IA, mas o Gia é a solução mais completa e realmente oferece suporte a diversas funções de RH. Gia trouxe clareza, permitindo-nos fazer perguntas específicas e gerar uma melhor compreensão dos regulamentos."
Mandy Moore
Diretor de Tecnologia de RH na Rackspace
Transformando alertas de conformidade em defesa interna
Uma das conquistas menos óbvias do Gia tem sido o que acontece depois que uma mudança regulatória vem à tona. O Gia's Compliance Monitor acompanha proativamente as atualizações da legislação trabalhista em diversas jurisdições e sinaliza quando as políticas existentes podem estar desatualizadas, dando às equipes de RH um aviso prévio em vez de uma corrida contra o tempo de última hora. Esse aviso prévio mudou a forma como a equipe se apresenta nas conversas com a liderança.
"Quando a Gia identifica uma mudança regulatória, conseguimos envolver a liderança mais cedo, com evidências claras, cronogramas e impacto nos negócios — o que facilita muito a priorização do trabalho e a obtenção dos recursos necessários para manter a conformidade", disse Moore. "Essa agilidade tem sido especialmente valiosa em momentos de grande pressão: quando surgiu uma questão urgente de conformidade com as normas de feriado, Gia nos ajudou a validar rapidamente os requisitos legais, avaliar os riscos e tomar uma decisão interna defensável sem atrasar a ação."
O impacto: as equipes de RH agem mais rápido e pensam de forma mais abrangente.
A economia de tempo foi significativa. Para projetos como revisão de manuais, validação de feriados e orientações de emprego específicas para cada país — trabalhos que antes exigiam a consulta de múltiplas fontes e a validação de referências legais — a equipe agora costuma concluir a análise inicial em uma única sessão de pesquisa.
Tarefas que antes levavam várias horas foram reduzidas para menos de uma hora, incluindo revisões iniciais de políticas e verificações de conformidade legal. Para consultas mais complexas, a equipe estima que Gia reduz o tempo de pesquisa e redação em aproximadamente 50a75% em comparação com os fluxos de trabalho manuais tradicionais.
"Gia acelera o processo de pesquisa porque as diretrizes subjacentes já foram avaliadas", disse Moore. "Os artigos e orientações são revisados internamente e recebem o selo de aprovação GP Verified, para que possamos confiar neles como factuais desde o primeiro contato."
"Como HRBP, consigo responder mais rapidamente e abranger todos os aspectos legais e de conformidade importantes", acrescentou Sudan. "Gia responde com referências a documentos e leis, o que reduz o esforço necessário para fundamentar nossas declarações junto a partes internas e externas." É como ter o Google no meu computador — ele abre assim que eu faço login."
Com o Gia, reduzimos significativamente o tempo gasto em pesquisas, e as fontes abrangentes nos permitem fazer uma análise aprofundada, tudo em uma única ferramenta."
Kevin Gaskin
Gerente Sênior de Transformação de RH, Reino Unido
A Rackspace agora está usando o Gia para acelerar o recrutamento e melhorar os prazos de entrega. Estão em andamento planos para carregar manuais, políticas e diretrizes nos Espaços de Trabalho de Projetos da Gia, criando um repositório centralizado e dinâmico que sinaliza atualizações regulatórias e garante revisões oportunas.
"Com a adoção do Gia, continuamos a descobrir novos casos de uso em todas as operações de RH", disse Moore. "O que começou como um recurso de conformidade está se tornando uma plataforma que nos ajuda a ampliar o conhecimento, melhorar a capacidade de resposta e apoiar uma função de RH mais estratégica."