Finland är ett nordiskt land med en stark ekonomi som uppmuntrar till fritt företagande och privat ägande. Det är också hem för en högkvalificerad arbetskraft. Oavsett om du funderar på att anställa en finländsk medarbetare för att arbeta på distans för ditt företag eller anställa ett helt team av anställda i Finland måste du förstå några viktiga aspekter av den finska arbetsmarknaden, anställningspraxis och arbetslagstiftning. I vår guide till att anställa i Finland kommer vi att täcka dessa nyckelpunkter och ge några tips.
Vad du bör känna till innan du anställer i Finland
Internationell anställning kräver viss efterforskning och ofta även juridisk hjälp från lokala experter eftersom varje land har sina egna lagar och seder som påverkar processen. Anställningslagarna och anställningspraxisen i Finland kan skilja sig från dem i ditt hemland. Låt oss ta en titt på några viktiga aspekter av anställning i Finland som du bör förstå innan du rekryterar anställda där.
1. Den finska arbetsmarknaden
Den finska arbetskraften utmärker sig för sin exceptionellt höga utbildningsnivå. Från 2016och med 25 hade 87.9 procent av finländarna över åldern uppnått en gymnasie- eller högskoleutbildning. Den genomsnittliga finska studenten förväntas fullfölja cirka 20 års utbildning, vilket är tre år över genomsnittet för EU.
Vad studerar dessa studenter? År tjänades den största andelen grader i affärer 2019, administration och juridik, och humaniora och konst, tätt följt av teknik. Mer detaljerade data från 2017 visar att teknik, tillverkning, konstruktion, journalistik och samhällsvetenskap är populära ämnen bland universitetsstudenter också. De mest populära studieområdena för doktorander i 2019 inkluderade handel, administration och lag, humaniora och konst, teknik och hälsa och välfärd.
Den största sektorn i Finland är tjänstesektorn. De flesta finländska medarbetarna arbetar inom denna sektor, som omfattar ett brett spektrum av branscher, såsom transporter, hälso- och sjukvård och sociala tjänster samt gästfrihet. Finlands näst största sektor är tillverkning. Om ditt företag tillhör någon av dessa sektorer kommer du sannolikt att hitta högkvalificerade jobbkandidater med erfarenhet inom ditt område.
2. Kollektivavtal
Fackföreningar spelar en framträdande roll på den finska arbetsmarknaden. Precis som i andra nordiska länder är en hög andel av de finländska arbetarna med i ett fackförbund. Dessa fackföreningar förhandlar med arbetsgivarföreningar för att skapa kollektivavtal. Kollektivavtal lägger till bestämmelser till Finlands lagstadgade krav för anställda, som ofta ställer krav på minimilöner, maximal arbetstid, uppsägningstider med mera.
Vissa kollektivavtal skapas för ett specifikt företag eller företagsgrupp. Men många kollektivavtal i Finland gäller hela industrier. Detta innebär att ett kollektivavtal sannolikt kommer att gälla för ditt företag och dina finska anställningar, även om du inte tillhör en arbetsgivarförening i Finland eller om dina anställda inte är fackföreningsmedlemmar. Förutom att lära dig Finlands arbetsrätt måste du även förstå tillämpliga kollektivavtal för att säkerställa efterlevnad med lokala lagar.
3. Arbetstid och lön
Arbetsveckan i Finland får inte överstiga åtta timmar per dag eller 40 timmar per vecka. De flesta tjänstemän är vana vid en något kortare arbetsvecka på 37.5 timmar, uppdelad i 7.5-hour dagar. Anställda kan arbeta övertid om deras arbetsgivare begär det och de samtycker. Även med övertidstimmar kan en arbetsvecka i allmänhet inte överstiga ett genomsnitt på 48 timmar under en fyramånadersperiod.
Anställda har rätt till en 50 procent premie på sin normala timlön för de första två timmarna av övertid de arbetar på en dag. Ytterligare övertidstimmar ger rätt till en höjning med 100 procent på normala löner. Det finns ingen nationell minimilön i Finland eftersom denna standard är upp till kollektivavtal. Kollektivavtal kan även diktera olika övertidsersättningar.
4. Skatter och sociala förmåner
Finländska anställda betalar inkomstskatt enligt en progressiv skattesats samt kommunal inkomstskatt. Finska kyrkomedlemmar av den evangelisk-lutherska och ortodoxa kyrkan är även dem kyrkoskattepliktiga. Arbetsgivare är ansvariga för att hålla inne anställdas skatter från deras lönespecifikationer.
Både anställda och arbetsgivare måste betala till sociala trygghetssystem. Arbetsgivarna bidrar ensamma till olycksfallsförsäkring och grupplivsförsäkring för sina anställda. Arbetsgivare och anställda bidrar till arbetslöshetsförsäkring, sjukförsäkring och pensionsförsäkring. De i särklass största avgifterna går till pensionsförsäkringar. Under bidrog 2020arbetsgivare i genomsnitt med procent av de anställdas bruttolöner till pensionsförsäkringen. Anställda bidrar med 7.15 procent eller 8.65 procent, beroende på deras ålder. 16.95 Arbetsgivare måste åsidosätta anställdas avgifter för socialförsäkring.
5. Betald ledighet
Semesterlagen ger finländska arbetstagare rätt till betald ledighet och anger att semesterkreditåret sträcker sig från april till mars. Under en anställds första arbetsår tjänar de två dagars betald ledighet för varje månad de arbetar. Efter denna period tjänar anställda lite mer varje månad, totalt 30 dagar eller fem veckor, av årlig betald ledighet. Anställda får också vanligtvis 10betald semester varje år.
Finländare har även rätt till betald sjukledighet. Om arbetstagare blir sjuka eller drabbas av en skada och måste missa arbete, så länge som dessa anställda har varit med ditt företag i minst en månad, måste du fortsätta att betala dem i upp till 10 dagar. Anställda som råkar bli sjuka innan de har arbetat en hel månad har fortfarande rätt till hälften av sin utbetalningsintervall.
6. Lokala språk
Finland har två officiella språk: finska och svenska. Finska är överlägset det språk som talas mest. De flesta finländare som talar svenska som sitt första språk bor på Åland, en självstyrande del av Finland som ligger i Östersjön. En 2018 undersökning visade att 93 procent av finländarna i åldern 18-64 hade viss kunskap på minst ett språk förutom sitt modersmål.
De vanligaste andra språken i Finland är engelska, svenska och tyska. Företag baserade i engelsktalande länder bör veta att ungefär 90 procent av finländarna intygar att de talar lite engelska. Att prata engelska är särskilt vanligt i företagsmiljöer. Att lära sig några finska fraser att använda i samtal med dina finska kollegor är ett bra sätt att visa respekt och god vilja.
Kostnaden för att anställa en medarbetare i Finland
När du anställer i ett nytt land måste du överväga den pågående kostnaden för arbetskraft och förskottskostnaden för rekryteringsprocessen. Arbetskostnaden i Finland ligger något över genomsnittet för EU. Utöver de löner du betalar dina anställda måste du ta hänsyn till den extra kostnaden för förmåner. I Finland rekommenderar vi att du budgeterar en extra 25 procent av en anställds lön för att gå till lagstadgade förmåner.
För rekryteringsprocessen bör du överväga följande kostnader:
- Forskning och juridisk hjälp för att hjälpa till att följa efterlevnaden
- Avgifter för etablering av företag
- Din anställningskommittés tid
- Tredjepartsanställningsbyrå
- Betalade jobbannonser
- Undersökningar före anställning
- Resekostnader
Vad behöver ett företag för att anställa medarbetare i Finland?
När du vill anställa medarbetare i ett nytt land har du två huvudalternativ: etablera en affärsenhet i landet eller arbeta med en registrerad arbetsgivare (EOR). Om du väljer att starta ett dotterbolag måste du följa alla krav för den specifika platsen, utöver de krav som anges i Finlands aktiebolagslag. Att starta ett företag i Finland tar 13 dagar eller mer. Du bör planera att slutföra följande steg innan du börjar anställa:
- Välj affärsstruktur: I allmänhet vill du välja mellan ett privat eller offentligt aktiebolag för ditt dotterbolag. Du kan även skapa en utländsk filial till ditt företag, men filialer måste verka i närmare anslutning till ditt huvudkontor än ett dotterbolag. Du måste även bestämma din ledningsstruktur.
- Öppna ett bankkonto: Du måste öppna ett bankkonto i Finland och uppfylla minimikravet för aktiekapital för din företagstyp.
- Skicka in affärsdokument: Du måste utarbeta och skicka in flera dokument, inklusive stiftelsehandlingar, ditt associationsavtal och en förklaring av ditt företags affärs- och bankverksamhet. Du måste även lämna in identifieringsuppgifter för alla aktieägare och styrelseledamöter, däribland attesterade kopior av pass.
- Arkivera en början på affärsmeddelandet: Du måste också lämna in ett meddelande om att du startar ett företag så att du kan registreras i handelsregistret och skatteförvaltningsregister.
- Köp försäkringar: Du måste teckna privata försäkringar. Detta inkluderar anställningspensionsförsäkring, arbetsskadeförsäkring och grupplivförsäkring. Köp försäkringar från försäkringsbolag godkända enligt finsk lag.
Du kan undvika denna lista över krav om du väljer att arbeta med en registrerad arbetsgivare. När du samarbetar med en registrerad arbetsgivare, även känd som en professionell anställningsorganisation (PEO), behöver du inte skapa en affärsenhet – den registrerade arbetsgivaren fungerar som den officiella finska arbetsgivaren och ansvarar för löner, personalförmåner och HR-uppgifter som onboarding så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa. Du hanterar dock fortfarande dina anställda och deras dagliga ansvar.
Steg för att anställa i Finland
Om du undrar hur man anställer i Finland kommer du att upptäcka att processen liknar den i många andra länder. Vissa aspekter av finsk lag och kultur bör emellertid påverka hur du går tillväga under varje steg.
1. Annonsera befattningar
När du är redo att börja söka måste du skapa platsannonser. I de flesta fall kommer du att vilja skriva dessa annonser på finska, så du kan behöva anlita en översättare som hjälper dig. Du kan även lägga upp annonser på engelska om du vill locka till dig medarbetare som talar flytande engelska. När du har skapat din platsannons bör du leta efter de bästa platserna att publicera den på.
Finland har en imponerande hög internetanvändarpenetrationsgrad, så reklamjobb online är en solid strategi. Du kan fortfarande publicera annonser i tidningar eller andra traditionella medier, men jobbtavlor online som Monster.fi, Oikotie.fi och Duunitori.fi är populära plattformar. Du kan även göra inlägg på platsannonser som är specifika för din bransch. Vissa finländare söker också jobb på sociala medier , särskilt LinkedIn.
2. Välj toppsökande
Finländska arbetare är vana vid att skicka in korta CV:n och personliga brev för att söka jobb. Du kanske även vill baka in frågeformulär, färdighetstest eller andra interaktiva steg i ansökningsprocessen, så länge du undviker frågor som kan anses vara diskriminerande. Din anställningsbyrå eller anställningskommitté kommer sannolikt att använda programvara för att sålla igenom ansökningar initialt. När du begränsar poolen bör du börja identifiera vilka kandidater som verkar vara bäst passande.
3. Intervjua kandidater
Schemalägg personliga eller virtuella intervjuer med de mest imponerande arbetssökandena. Eftersom finländarna är vana vid digital kommunikation bör du inte stöta på några problem när du genomför videosamtalsintervjuer. Detta är ett särskilt värdefullt alternativ om du anställer distansanställda i Finland. Personliga intervjuer är även ett alternativ och kan vara att föredra om du ska starta ett kontor i Finland. Om du genomför långdistansintervjuer, se till att du schemalägger dem med tidszonsskillnaden i åtanke om ditt företag inte ligger i östeuropeisk tid.
4. Utöka jobberbjudanden och granska kontrakt
Efter en eller flera omgångar av intervjuer, när du har identifierat de bästa kandidaterna för att gå med i ditt företag, kan du formellt erbjuda dem en tjänst. Det är även då ni måste komma överens om en lön och andra villkor för förhandling. När en arbetssökande har accepterat ditt erbjudande bör du skapa ett detaljerat anställningsavtal. Skriftliga avtal är sedvanliga i Finland.
Du måste ge anställda ett skriftligt uttalande som täcker deras viktigaste anställningsvillkor. Du måste förse dem med detta dokument i slutet av deras första löneperiod, och det bör omfatta viktiga kontraktsfunktioner, inklusive:
- Arbetsuppgifter
- Provanställning (om sådan finns)
- Gällande kollektivavtal
- Kompensation
- Typiska arbetstimmar och semester
- Uppsägningstid i fall av uppsägning
Om du anställer någon i Finland under en bestämd period måste du också inkludera denna varaktighet i avtalet tillsammans med anledningen till att denna fasta period är motiverad. Detta beror på att Finland inte tillåter tidsbestämda kontrakt om du inte har en giltig anledning att inte göra det till ett obestämd kontrakt.
5. Onboarda kandidater
Slutligen kan du onboarda dina nyanställda, fylla i alla papper som krävs för att upprätta löner och lägga till anställda i dina interna system. Om du inte redan har granskat de anställdas avtal, gör detta till en prioritet för deras första dag. Du kan även behöva ge utbildning för att bekanta dina nya anställda med ditt företag och deras arbetsuppgifter.
Globalization Partners kan hjälpa dig att bygga upp ditt finska team
Den här guiden för att anställa medarbetare i Finland hjälper dig att komma igång med din globala expansionsprocess. Men som ni ser kan det vara betungande att etablera ett dotterbolag och följa all arbetslagstiftning i Finland. Om du vill förenkla processen och börja anställa nya medarbetare i Finland utan att behöva ta itu med tiden och kostnaderna för att etablera en enhet kan Globalization Partners fungera som din registrerade arbetsgivare i Finland. Vår lösning parad med juridiska experter i landet kommer att hantera löner, förmåner och andra HR-uppgifter för alla dina finska anställda. För att komma igång med denna lösning, begär ett förslag från Globalization Partners idag.
