Hong Kong Special Administration Region, som vanligtvis bara kallas för Hongkong, är ett storstadsområde i Folkrepubliken Kina som har sin egen regering, språk och seder som skiljer platsen från andra delar i Kina. Det kan vara en attraktiv plats för företag från andra länder att göra affärer eftersom det är en smältdegel av kulturer och, som Hongkongs regering påpekar, har en ekonomi som kännetecknas av fri handel, låg beskattning och minimal statlig intervention.
Om ditt företag överväger att anställa personal i den här regionen kan vår guide för att anställa medarbetare i Hongkong hjälpa dig att navigera genom övervägandena och kostnaderna för processen.
Vad du bör känna till innan du anställer i Hongkong
För att anställa medarbetare i Hongkong måste du vara medveten om tull-, kompensations- och regeringsbestämmelserna som styr anställningspraxis i Hongkong.
1. Språk
En av fördelarna med att expandera till Hongkong för företag från engelsktalande länder är att engelska är ett av de officiella språken i Hongkong, vid sidan av kinesiska, och är särskilt vanligt i företagsmiljöer. Kantonesiska - som skiljer sig från mandarin kinesiska - är det överlägset mest talade språket i Hong Kong. Du kan antagligen anställa personer som är minst tvåspråkiga på kantonesiska och engelska om de inte behärskar andra språk flytande, som mandarin eller Putonghua.
På grund av det västerländska inflytandet i Hongkong och den breda användningen av engelska kan du lägga märke till att vissa arbetsarbetssökande har både ett kinesiskt namn och ett västerländskt namn som är utformat för att vara lättare för nordamerikaner och européer att uttala och komma ihåg. Se till att du vet vilket namn en person vill använda. Det är även vänligt att lära sig några fraser på kantonesiska att använda när man hälsar på hongkongbor, även om resten av diskussionen är på engelska.
2. Överväganden gällande lönehantering
Att hantera löner för anställda i Hong Kong är enklare än att hantera löner i många andra länder. När det gäller att betala anställda bör du alltid vara medveten om den statliga minimilönen. Från maj 2019och med är den lagstadgade minimilönen i Hongkong HK$37.5 per timme . Hongkongs officiella valuta är Hongkongdollar.
En av anledningarna till att löneutbetalningen är enklare i Hongkong är att arbetsgivare inte behöver åsidosätta pengar för sjukvård eller inkomstskatt. Istället betalar anställda själva sina skatter till Inland Revenue Department (IRD) direkt, men arbetsgivare måste förbereda skatteformulär för sina anställda. Arbetsgivare måste åsidosätta avgifter för Mandatory Provident Fund (MPF), ett pensionsprogram. Regeringen definierar minimibelopp som anställda och arbetsgivare måste bidra med varje månad. I de flesta fall är det 5 %. Du måste samarbeta med en privat organisation för att skapa en MPF-fond.
3. Arbetsveckan
Hongkong har inga bestämmelser om maxtimmar som anställda kan arbeta, och den genomsnittliga anställde i Hongkong arbetar ungefär 42 timmar per vecka. Den siffran har sett en nedåtgående trend, i synnerhet sedan regeringen började uppmuntra en arbetsvecka på fem dagar för tjänstemän snarare än en sexdagarsvecka.
Medan regeringen överlåter arbetstimmar till arbetsgivares och anställdas gottfinnande, kräver de en vilodag av varje sju dagar så att anställda med kontinuerliga avtal kan återhämta sig. I det här fallet betyder en dag 24 timmar utan arbetsförpliktelser. Denna vilodag brukar infalla på söndagar, men arbetsgivare kan välja en vilodag som är vettig för deras företag. Om en arbetsgivare struntar i detta krav kan de få höga böter.
4. Semester och semesterledighet
Det finns 12 lagstadgade helgdagar i Hongkong. När en anställd med ett kontinuerligt avtal arbetat på ett företag i tre månader har de rätt att få semesterersättning för alla efterföljande lagstadgade helgdagar i kalendern. Om en semester infaller på en vilodag måste arbetsgivaren välja en annan dag att erbjuda som betald semester.
Utöver semester har anställda även rätt till betalda semesterdagar. Efter att ha arbetat på ett företag i ett år ska en anställd få sju dagars betald ledighet. Nästa år får de även sju semesterdagar. Därefter ökar antalet semesterdagar med en varje år, och begränsas till 14 dagar när en medarbetare har nio års anställning på ett företag. Semesterdagar upphör inte vid årets slut. Anställda kan föra över över dem om de vill.
5. Sjukfrånvaro
Anställda i Hongkong samlar även på sig sjukfrånvarodagar. För varje månad av en anställds första år på ett företag bör de få två betalda dagar av sjukfrånvaro. Efter det första året får anställda fyra betalda sjukdagar för varje anställningsmånad. Dessa dagar kan ackumuleras upp till maximalt 120 dagar.
Anställda kan få lön om de använder minst fyra sjukdagar när de är sjuka - med undantag för graviditetsrelaterad vård - och har ett certifikat från en medicinsk professionell. På godkända sjukdagar får anställda fyra femtedelar av sin genomsnittliga dagslön.
Kostnaden för att anställa en anställd i Hongkong
Att anställa nya medarbetare i Hongkong medför vissa kostnader, särskilt om du expanderar ditt företag till Hongkong för första gången. Några aspekter av rekryterings- och anställningsprocessen som kan göra att din totala kostnad höjs omfattar:
- Juridisk efterlevnad: När du börjar anställa människor i ett nytt land antar du en helt ny uppsättning lagar relaterade till anställning där. Du kan inte bara komma undan böter eller juridiska konsekvenser genom att säga att du inte kände till lagen. Av den anledningen är det viktigt att du utför omfattande efterforskning eller betalar en kunnig expert för att se till att du följer Hongkongs arbetslagar.
- Affärsetablering: Om du inte använder en professionell arbetsorganisation (PEO) som din registrerade arbetsgivare måste du ha en juridisk affärsenhet i Hong Kong. Alternativen för att utöka din verksamhet i ett nytt land är att skapa ett filialkontor, ett representationskontor eller ett dotterbolag. Det finns kostnader med något av dessa alternativ.
- Bemanningsbyråer: Bemanningsbyråer kan hjälpa dig att dra in den talang du behöver för att hjälpa ditt företag att lyckas i Hong Kong. Naturligtvis kan denna tjänst avsevärt lägga till dina totala anställningskostnader, något som alla företag som har arbetat med en rekryteringsbyrå kan intyga.
- Anställningskommitté: Vissa företag använder en intern anställningskommitté för att definiera de nya befattningarna, rekrytera kandidater, genomföra intervjuer och fatta anställningsbeslut. De betalda timmar dessa kommittémedlemmar lägger på att anställa är en stor del av din totala anställningskostnad. Till detta tillkommer eventuella resekostnader om medlemmar i din anställningskommitté reser till Hongkong för att utföra intervjuer.
- Jobbtavlor: Att publicera din jobbannons online kan också öka dina rekryteringskostnader. Du kan hitta vissa alternativ att lägga upp annonser utan avgift på vissa webbplatser, vilket kan hjälpa dig att eliminera eller minimera dina kostnader för att annonsera dina nya befattningar.
- Screeningkontroller: Processen före anställning innebär ofta att verifiera en persons identitet och inloggningsuppgifter och genomföra en bakgrundskontroll för att säkerställa att de har ett rent register. Du kan behöva anlita ett annat företag för att utföra dessa screeningsuppgifter.
Vad behöver ett företag för att anställa medarbetare i Hongkong?
Innan du kan börja anställa Hongkong-personal måste du ha en juridisk företagsenhet i Hongkong. De exakta kraven beror på vilken typ av filial eller dotterbolag du väljer att skapa. Några saker du kan behöva ha på plats är:
- Rättslig etablering: Att skapa en juridisk närvaro för ditt företag i Hongkong innebär att du skickar in ett ansökningsformulär, bolagshandlingar, bolagsordning, ett registreringsbevis, ditt moderbolags memorandum och identifieringsdokument för dina företagstjänstemän.
- IRD-registrering: Du måste också registrera din filial eller dotterbolag hos IRD för att få ett registreringscertifikat.
- Licenser eller tillstånd: Beroende på din bransch kan du behöva skaffa andra tillstånd som är specifika för din bransch innan du börjar anställa någon i Hongkong.
Du kan undvika dessa juridiska krav om du istället samarbetar med en registrerad arbetsgivare för dina anställda i Hongkong. Detta gör så att du slipper vara lagligt etablerad i Hongkong, och gör även så att du slipper ta ansvar för laglig anställningsefterlevnad och löneutbetalning från ditt företag.
Steg för anställning i Hongkong
Det finns fem grundläggande steg för anställningsprocessen i Hongkong, från att annonsera om ditt jobb till att anställa nya anställda.
1. Lägg upp en jobbannons
Skapa en platsannons som beskriver tjänsten och vilken typ av kandidat du letar efter. Du kan lägga upp dina jobbannonser på engelska, kantonesiska eller båda. Om du letar efter en flerspråkig kandidat som kan hjälpa till att koppla ditt företag till olika marknader, se till att du specificerar det i din platsannons.
Du kan lägga upp din jobbannons på olika platser online så att hongkongsbor kan se. Utöver privata jobbsökningssajter bör du även överväga att lägga upp din annons på Interactive Employment Service, en funktion som utvecklats av Labour Department.
2. Granska kandidater
Du kan bygga in frågeformulär eller kompetenstester i din ansökningsprocess för att hjälpa dig att granska arbetssökande. Hongkongs regering betonar vikten av att se till att alla dina anställningsmetoder i Hongkong, däribland screeningfrågor eller test, är av icke-diskriminerande karaktär. Det innebär att du bör avstå från alla screeningmetoder som kan missgynna människor på grund av faktorer som deras ras, kön eller familjestatus.
Du kan även använda programvara eller en rekryteringsbyrå för att hjälpa dig med detta steg och leverera en lista över de mest kvalificerade kandidaterna till dig.
3. Intervjua de bästa kandidaterna
När du har kommit fram till en lista över de mest kvalificerade kandidaterna kan du börja intervjua dessa kandidater. Som med screeningprocessen, se till att du inte tar med några intervjufrågor som kan vara diskriminerande. Intervjuer i Hongkong, däribland format och typer av frågor som ställs, speglar vanligtvis intervjuprocessen i västerlandet. Du kan genomföra intervjuer på ditt kontor i Hongkong om du etablerar en fysisk närvaro där.
Om du bara är intresserad av att anställa medarbetare på distans i Hongkong kan du istället välja att utföra intervjuer virtuellt. När du planerar dessa telefon- eller videointervjuer, se till att du överväger den möjliga tidsskillnaden mellan din plats och Hong Kong Time (HKT). Exempelvis ligger Hongkong sju timmar före London, så ett brittiskt företag kanske vill schemalägga intervjuer för tidigt på morgonen så att detta sammanfaller med den senare delen av arbetsdagen i Hongkong.
4. Skapa ett anställningsavtal
När du har bestämt dig för vilka kandidater som är bäst lämpade för ditt företag bör du skicka ett formellt jobberbjudande till dem och dela avtalet med dem som anger deras arbetsuppgifter och anställningsvillkoren. Ett skriftligt anställningsavtal krävs inte i Hong Kong, men det rekommenderas starkt att se till att du och din anställde är överens om villkoren.
Ditt avtal bör ta hänsyn till alla arbetskrav för Hongkong, men du kan ta dig längre än dessa krav för att erbjuda en mer generös semesterledighet eller en kompletterande hälsopolicy, vilket inte krävs men är vanligt för många företag i Hongkong.
5. Onboarda dina potentiella kandidater
När en anställd har skrivit på sitt avtal kan du påbörja introduktionsprocessen. Eftersom du inte behöver åsidosätta budget för skatt eller sjukförsäkring kan onboarding vara lite enklare för anställda i Hongkong än anställda i andra länder. Det kommer emellertid fortfarande att finnas en hel del pappersarbete, däribland internt pappersarbete för ditt företag. Att arbeta med en registrerad arbetsgivare som hanterar onboarding kan eliminera detta steg för ditt företag.
Du måste också se till att du skickar in ett IR56E formulär till IRD inom tre månader efter din nyanställdas startdatum. Detta formulär meddelar IRD att du har anställt en ny anställd, så du måste skicka in ett varje gång du utökar ditt team eller ersätter någon.
Använd Globalization Partners som din Professional employment organization i Hong Kong
Vi hoppas att den här guiden har gett lite insikt i hur man anställer i Hong Kong. Om vi bara kunde ge dig ett tips för att anställa i Hong Kong skulle det vara att förenkla processen för dig genom att arbeta med en global PEO som Globalization Partners.
Med närvaro i 187 länder har vi den expertis du behöver för att expandera ditt företag internationellt. Du hittar fortfarande dina nyanställda och de arbetar för ditt företag, men vi fungerar som den registrerade arbetsgivaren, hanterar introduktion, löner och laglig efterlevnad så att du inte behöver lägga tid och energi på dessa uppgifter. Kontakta oss idag för att lära dig mer om Globalization Partners kan hjälpa dig att börja anställa medarbetare i Hongkong eller andra länder där du vill expandera.
Kontakta oss för mer information om att anställa i Hongkong.
