Guide till anställning i Japan

Önationen Japan är mindre än den amerikanska delstaten Kalifornien. Japan är världens femte största ekonomi, efter USA, Kina, Tyskland och Indien.

Om du vill expandera till Japan kommer vår guide att berätta allt du behöver veta.

Vad du bör veta innan du anställer i Japan

Om du expanderar ditt företag till Japan för första gången finns det viktiga juridiska krav att vara medveten om. Dessa normer och lagar påverkar anställningspraxis i Japan och många aspekter av förhållandet mellan arbetsgivare och anställd.

Om du är osäker på var du ska börja kan G-P Gia™ , vår AI-drivna globala HR-agent, svara på dina tuffaste efterlevnadsfrågor i 50 länder – inklusive Japan – och alla 50 delstater i USA. Minska ditt beroende av externa rådgivare och minska tiden och kostnaden för efterlevnad med upp till 95 % med Gia.

Låt oss ta en titt på fem saker att veta om att anställa i Japan.

1. Brist på arbetskraft

En åldrande befolkning och sjunkande födelsetal har lett till brist på arbetskraft i landet . Det innebär att anställda är vana vid utmärkt arbetssäkerhet. Kandidater får vanligtvis erbjudanden från flera företag. I intervjuer är det lika viktigt att sälja ditt arbetsgivarvarumärke som att bedöma kandidaternas färdigheter.

2. Anställningsavtal och arbetsregler

Japans Labor Standards Act kräver att viktiga arbetsvillkor tillhandahålls skriftligen. Detta inkluderar detaljer som arbetstider, löner, arbetsuppgifter och möjligheten till förändringar av arbetsplatsens plats och arbetsuppgifter. 

Enligt japansk lag måste företag med över 10 anställda skapa arbetsregler och skicka in dem till sitt lokala kontor för inspektion av arbetsstandarder. Arbetsregler beskriver de arbetsförhållanden du tillhandahåller anställda, inklusive löner, arbetstider, helgdagar, företagsregler och överträdelseprocedurer. Arbetsstandardinspektionskontoret kan ge dig vägledning om huruvida dina arbetsregler täcker all nödvändig information. 

G-P EOR har en generator för anställningskontakt som hjälper dig att utarbeta lagenliga anställningsavtal som uppfyller alla juridiska krav och bästa praxis i Japan.

3. Lagar om arbetsvecka och minimilön

Standardarbetsveckan i Japan är 40 timmar, med högst 8 timmar per dag. Labor Standards Act reglerar arbetstider för att säkerställa rättvisa förhållanden och skydda anställdas välbefinnande. 

Den japanska regeringen tar övertidsförfrågningar på allvar. Arbetsgivare måste lämna in ett arbetsledningsavtal till Labor Standards Inspection Office innan anställda kan arbeta övertid. Anställda som arbetar extra timmar eller arbetar under natten eller på helgdagar har rätt till övertidsersättning. Detta varierar vanligtvis från 25% till 50% premie på normala löner.

I Japan är minimilönen inte densamma i hela landet. Den japanska regeringen ger ett nationellt genomsnitt baserat på levnadskostnaderna, så lokala priser varierar. Var och en av de 47 prefekturerna sätter sin egen minimilön. Från och med 2025 är den genomsnittliga minimilönen i Japan 1,054 JPY per timme. På grund av den kandidatdrivna arbetsmarknaden måste du erbjuda konkurrenskraftiga löner och förmåner för att locka till sig toppkompetens.

4. betald ledighet,

Anställda i Japan har rätt till betald ledighet när de har arbetat för ett företag i sex månader och deltagit i minst 80 % av sina schemalagda arbetsdagar. Vid den tidpunkten får anställda 10 dagars årlig semester . Efter de första sex månaderna får anställda ytterligare en dag efter varje ytterligare år. Så efter 18 månader får anställda 11 dagar ledigt. Semestertiden är begränsad till 20 dagar. En anställd når denna gräns efter 6.5 års anställning.

Du kan erbjuda ditt team i Japan fler betalda lediga dagar än de lagstadgade kraven om du vill. Många arbetsgivare erbjuder också betalda helgdagar även om det inte krävs enligt lag. Japan har 16 nationella helgdagar . Att tillhandahålla dessa dagar som betalda helgdagar kan förbättra din arbetsgivares överklagande. Betald sjukfrånvaro är inget krav i Japan. 

Du kan enkelt administrera förmånsplaner med G-P EOR . Våra interna experter övervakar kontinuerligt anställningslagar för att uppfylla landsspecifika regler och normer. Bygg och hantera förmånsplaner via vår plattform för att ge en smidig medarbetarupplevelse. 

5. Skatter och social trygghet

Japan har ett progressivt inkomstskattesystem. Högre inkomster beskattas till högre priser. Arbetsgivare måste dra av inkomstskatt från anställdas lönecheckar och skicka den till skattemyndigheterna. 

Både arbetsgivare och anställda bidrar till Japans sociala trygghetssystem. Detta inkluderar sjukförsäkring, pensionsförsäkring och olycksfallsersättningsförsäkring för arbetstagare. Arbetsgivare och anställda delar lika på kostnaderna för sjukförsäkring och pensionsförsäkring. Arbetsgivare betalar 0.9% av lönen för anställningsförsäkring, medan anställda betalar 0.55%. Arbetsgivare täcker fullt ut kostnaden för arbetstagarnas olycksfallsersättningsförsäkring.

Eftersom socialförsäkring inkluderar allmän sjukförsäkring behöver du inte tillhandahålla privata försäkringsplaner. Du måste dock förse anställda med årliga fysiska uppgifter och kontroller. Regelbundna stresskontroller krävs för alla företag med över 50 anställda, oavsett bransch.

De bästa anställningsnaven i Japan

Vissa japanska städer är kända för särskilda branscher. Att veta vad varje stad har att erbjuda kan hjälpa dig att kanalisera dina anställningsinsatser till rätt plats och fylla roller snabbare. 

De främsta talangnaven i Japan är:

• Tokyo är Japans huvudstad och största stad. Det är landets viktigaste centrum för företag, ekonomi och teknik. Tokyo har en mångsidig talangpool och är värd för många stora japanska och internationella banker och fintech-företag.

• Osaka är känt för sina starka tillverknings- och serviceindustrier. Den har en lång historia inom tillverkning av elektronik, maskiner, robotik, kemikalier och livsmedel. Företag som Panasonic och Sharp är baserade här.

• Nagoya är en stor aktör inom fordons-, flyg- och tillverkningssektorerna. Många företag, inklusive Toyota, Mitsubishi och Boeing ligger i regionen. 

• Fukuoka kallas ofta Japans Silicon Valley. Staden är känd för sina startups och för att ha den högsta företagsöppningen i Japan. Det är också känt för blockchain och smarta stadsinitiativ.

Yokohama är en del av Greater Tokyo Area. Det är en stor hamnstad känd för logistik, teknik och internationella affärer.

Viktiga industrier i Japan

Att förstå Japans viktigaste branscher hjälper dig att jämföra löner och förmåner. Du kan använda denna insikt för att göra smarta val om var du ska investera och få din personalstyrka att växa.

De viktigaste industrierna i Japan inkluderar:

• Fordonstillverkning: Japan är känt för sina bilföretag, som Toyota, Honda, Nissan, Mazda och Suzuki. Branschen täcker allt från att bygga fordon till att skapa bildelar. Specialistkompetens omfattar maskiningenjörer, experter på industriell automation och kvalitetskontrollingenjörer.

• Elektronik och elektrisk utrustning: Japan är känt för sin avancerade elektronik, inklusive prylar, halvledare och industriella maskiner. Företag som Sony och Panasonic spelar en stor roll inom detta område. Denna bransch kräver olika tekniska specialister.

• Robotik: Japan är ledande inom robotik. Företag som Fanuc är bland de bästa i världen. Behovet av industrirobotar ökar på grund av landets arbetskraftsbrist. Specialistkompetens omfattar utvecklare, maskininlärningsingenjörer och cybersäkerhetsexperter.

• Informationsteknik och programvara: Japan har en stark IT-sektor. Viktiga företag är Fujitsu, NEC, Hitachi och Sony. Stora globala teknikföretag som Microsoft, Google och Amazon har också verksamhet i landet. Specialistkompetens omfattar utvecklare, molnarkitekter och dataingenjörer.

Finans och försäkring: Tokyo är ett stort globalt finansiellt nav med en välutvecklad bank- och kapitalförvaltningsmarknad. Landet har också en av de största försäkringsmarknaderna i världen , särskilt sina livförsäkringspremier och skadeförsäkringspremier. Specialistkompetens omfattar professionella investmentbanker, kvantitativa analytiker och finansiella riskhanterare.

Kostnad för att anställa en medarbetare i Japan

Oavsett om du anställer en anställd eller ett helt team i Japan är utgifterna oundvikliga. Budget för följande:

• Forskning: Bestäm var i Japan du vill etablera ditt företag och undersöka de lagar som relaterar till anställningspraxis där, liksom eventuella krav för din bransch.

• Juridisk hjälp: Om du inte arbetar med en registrerad arbetsgivare (EOR) kanske du vill anlita en advokat för att hjälpa dig med efterlevnad och se till att du följer lokala arbetslagar . 

• Resor: Om du måste resa till Japan för att rekrytera eller starta ditt nya kontor, bör du ta hänsyn till dessa kostnader.

• Annonser: Annonsering av ditt jobb online eller i tryck kan öka dina rekryteringskostnader. 

• Översättare: Du kan behöva anlita en översättare för att hjälpa dig att kommunicera med arbetssökande, både skriftligt och i intervjuer.

• Screeningkontroller: Screeningkontroller kan öka dina kostnader. Bakgrundskontroller och kriminalregisterkontroller regleras av strikta sekretesslagar i Japan. 

Enligt G-P Verified Sources från Gia är den totala årliga arbetsgivarbördan i Japan mellan 15% och 17% av bruttolönen. Denna takt kan öka i högrisksektorer på grund av det variabla WCI-bidraget.

Vad behöver ett företag för att anställa medarbetare i Japan?

Se till att du täcker dessa viktiga saker innan du utökar ditt team i Japan: 

• Inställning av enhet eller partnerskap med registrerad arbetsgivare

• Skatteregistrering 

• registrering för Japans pensionsservice,

• arbetsförmedlingens anmälan till arbetslöshetsförsäkringen,

• arbetares olycksfallsförsäkring genom Arbetsförmedlingen,

• ett japanskt bankkonto.

Anställ heltidsanställda i Japan utan att upprätta din egen enhet med G-P EOR . Bygg ditt team i Japan till en lägre kostnad och med sinnesfrid som du gör så lagenligt.

Steg för att anställa i Japan

Innan du börjar rekrytera, låt oss gå igenom grunderna i hur man anställer i Japan . Vissa aspekter av processen kommer sannolikt att se annorlunda ut än vad du är van vid i ditt hemland.

1. Få ut ordet

Det första steget är att låta lokala arbetssökande veta om dina lediga tjänster. Skapa jobbannonser och publicera dem online där de kommer att få exponering. Lägg upp din roll på populära japanska jobbtavlor som Denko-Mirai, GaijinPot Jobs, CareerCross, Daijob, Rikunabi, En Japan och MyNavi. Skriv din jobbannons på japanska.

Dessa webbplatser hjälper dig att få exponering. Om du har kontakter i Japan, nätverka för att identifiera arbetare som möjligtvis vill gå med i ditt team. Jobbkandidater i Japan tenderar att ägna mer uppmärksamhet åt personliga rekommendationer än kyliga och torra telefonsamtal från rekryterare eller inlägg online.

Ett annat alternativ är att delta i en process som kallas shinsotsu. Detta innebär att rekrytera grupper av akademiker när de kommer in på arbetsmarknaden. De kanske inte har så mycket erfarenhet, men akademiker erbjuder nya perspektiv, ambition och en solid utbildningsbakgrund.

2. Granska ansökningar

I Japan kan du få färre applikationer än du är van vid att ta emot. Med 1.26 jobb tillgängliga per arbetssökande har lokala arbetssökande gott om möjligheter att välja mellan.

När du utvärderar ansökningar, kom ihåg att du alltid kan tillhandahålla utbildning för att hjälpa en nyanställd att lyckas som medlem i ditt team.

3. Intervjua jobbkandidater

Därefter intervjua kandidater som gjorde det på din lista. Du kan genomföra intervjuer virtuellt eller personligen om du har en filial eller ett dotterbolag. Telefon- eller videointervjuer är särskilt användbara om du anställer distansanställda i Japan och vill undvika att resa dit.

Faktor i tidsskillnaden. Till exempel ligger New York City 13 eller 14 timmar bakom Tokyo, beroende på om sommartid i USA är i kraft.

4. Gör jobberbjudanden och dela anställningsavtalet

När du har identifierat rätt kandidat för rollen kan du formellt erbjuda dem jobbet. Om du inte redan har gjort det, berätta för dem om löne- och förmånsplanen.

Dela dina arbetsregler och skapa ett individuellt kontrakt för dina nyanställda. Beskriv deras arbetsuppgifter, ersättning och andra viktiga detaljer.

5. Onboarda nyanställda.

Slutligen kan du onboarda din nya medarbetare . Skicka in pensions- och sjukförsäkringsformulär inom fem dagar från den anställdes startdatum . Du bör också informera nyanställda om deras resplan för deras första vecka och tillhandahålla all utbildning de behöver för att komma igång. Om du anställer några icke-medborgare i Japan måste du också skicka in pappersarbete till Public Employment Service Center. 

Onboarda dina teammedlemmar i Japan på några minuter med G-P EOR . Vi hanterar de juridiska och administrativa uppgifterna så att du kan börja arbeta snabbare. Enkla, självstyrda arbetsflöden säkerställer en smidig process för dig och dina nyanställda.

Anställande entreprenörer i Japan

Att arbeta med oberoende entreprenörer i Japan kan vara ett kostnadseffektivt sätt att testa marknaden och bygga en närvaro utan engagemang från heltidsanställda. Entreprenörer baserade i Japan förstår lokala konsumentbeteenden, regler och affärsmetoder. De kommer att vara redo att börja arbeta snabbt med sin egen utrustning och etablerade arbetsprocesser. 

Genom att anställa entreprenörer kan du enkelt anpassa din personalstyrka baserat på dina affärsbehov, utan komplexitet och kostnader för anställning. 

Innan du ingår ett avtal med en oberoende entreprenör i Japan , överväg följande:

1. Anställda kontra oberoende entreprenörer

I Japan har anställda vanligtvis obestämda kontrakt, vilket innebär pågående anställning. Entreprenörer anställs för specifika projekt eller fasta perioder enligt tjänsteavtal, som tydligt måste definiera start- och slutdatum. Anställda får regelbundna månadslöner och arbetsgivare håller inne inkomstskatt och socialförsäkringspremier från sina löner. Entreprenörer betalas baserat på projektets omfattning, timarbete eller milstolpar. De hanterar sina egna inkomstskatteanmälningar och socialförsäkringsavgifter.

2. Påföljder för felklassificering

Att klassificera någon som entreprenör när de inte är det kan leda till påföljder. Om felklassificering inträffar kan du behöva:

• Betala för innehållna inkomstskatter och socialförsäkringsavgifter för felklassificeringsperioden.

• Betala böter upp till 300,000 JPY och fängelse i upp till sex månader enligt Labor Standards Act.

• Ansiktsstörningar på grund av kontraktsändringar, ändringar av lönesystem och ledningsutbildning under omklassificering.

3. Hur man betalar entreprenörer i Japan

G-P Contractor tar bort den röriga, tidskrävande processen att anställa och betala internationella entreprenörer. Du kan skapa och utfärda kontrakt och betala entreprenörer med bara några klick, samtidigt som du säkerställer en kompatibel process.

Anställ medarbetare och entreprenörer i Japan med G-P

Våra SaaS- och AI-baserade produkter – Employer of Record , Contractor och Gia – hjälper företag i alla storlekar att bygga och hantera globala team. 

Med mer än ett decennium av erfarenhet, det största teamet av HR-, juridiska och efterlevnadsexperter och en global patentskyddad kunskapsbas är G-P den erkända ledaren inom global sysselsättning .

Gör din expansion till Japan enklare med G-P. Kontakta oss eller boka en demo idag.

Vanliga frågor (FAQ)