Guide till anställande i Japan

Önationen Japan är mindre än den amerikanska delstaten Kalifornien, och trots det ståtar den med världens tredje största ekonomi, efter USA och Kina. Det finns många skäl att överväga att expandera ditt företag till Japan och anställa medarbetare där. Japan erbjuder några unika utmaningar men även en stor potential för framgång för utländska företag.

Vår guide för att anställa medarbetare i Japan hjälper dig att navigera genom processen så att du kan hitta rätt personer att ansluta sig till ditt team och se till att ditt inträde i Japan sker på ett framgångsrikt sätt.

Vad du bör känna till innan du anställer i Japan

Det viktigaste tipset för att anställa i Japan är att göra dina efterforskningar för att förstå vad som gör Japan så unikt. Låt oss titta på några av de viktigaste sakerna du bör känna till innan du börjar rekrytera japanska anställda.

1. Brist på arbetskraft

En viktig faktor för alla som vill expandera till Japan är att detta land är en av de mest utmanande miljöerna för att attrahera jobbkandidater. En åldrande befolkning och sjunkande födelsetal har lett till en allvarlig brist på arbetskraft i landet. Detta innebär att anställda är vana vid utmärkt anställningstrygghet och får jobberbjudanden från flera företag när de söker jobb. Dessutom föredrar japanska anställda ofta att arbeta för allmänt erkända japanska företag snarare än utländska företag, särskilt startups.

Detta innebär inte att du ska avstå från att expandera till Japan. Det betyder bara att du måste vara medveten om utmaningarna så att du kan lägga strategier på ett effektivt sätt. Den största skillnaden med anställningsmetoder i Japan jämfört med de metoder du kanske är van vid i ditt hemland är att du i huvudsak kommer att försöka sälja ditt företag till arbetssökande du är intresserad av snarare än att förvänta sig att de ska sälja sig själva till dig.

2. Anställningsavtal och arbetsregler

Regler och villkor för anställning (lön, arbetstider, arbetsplatsinformation, etc) måste anges skriftligen för nyanställningar. Enligt japansk lag måste företag som har 10 eller fler anställda på en arbetsplats skapa arbetsregler och skicka in dem till sitt lokala kontor för inspektion av arbetsnormer.

Arbetsreglerna beskriver arbetsvillkoren du upprätthåller för dina anställda, däribland saker som löner, arbetstider, helgdagar, företagsregler och rutiner för att hantera regelöverträdelser. Kontoret för inspektion av arbetsnormer kan ge dig vägledning om huruvida dina arbetsregler omfattar all nödvändig information och överensstämmer med lagen. Inspektörer av arbetsnormer kan även granska ditt företag för att se till att du tillhandahåller säkra arbetsförhållanden.

3. Lagar gällande arbetsvecka och minimilön

En standardarbetsvecka i Japan är 40 timmar, uppdelat i åtta timmar långa arbetsdagar. I vissa fall kan det antalet öka till 44 timmar. Den japanska regeringen tar frågan om överansträngning på största allvar och kräver att arbetsgivare lämnar in ett avtal om arbetsledning till sitt arbetsinspektionskontor innan de kan låta anställda arbeta extra timmar. Anställda som arbetar extra timmar eller som arbetar på natten eller på lagstadgade lediga dagar har rätt till övertidsersättning, som vanligtvis sträcker sig från en 25 % till 50 % premie utöver normal lön.

Japan har inte en specifik minimilön för landet. Istället har olika regioner och branscher sina egna minimilöner, så du måste ta reda på vilket minimilönekrav som gäller för ditt företag. Tänk emellertid på att du måste erbjuda imponerande lön och förmåner för att locka till dig toppkompetens.

4. Betald ledighet

Japanska anställda har rätt till betald ledighet när de har arbetat på ett företag i sex månader. Då får de automatiskt 10 dagars årlig semester. Efter de första sex månaderna kommer varje ytterligare år en anställd arbetar att lägga till ytterligare en dag till det årliga kravet på semestertid. Så efter 18 månader kommer de att få 11 lediga dagar. Minimikravet begränsas till 20 dagar, som en anställd når när de har arbetat i 6.5 år eller mer.

Arbetsgivare kan givetvis erbjuda sina anställda fler betalda lediga dagar än lagstadgade krav om de så önskar. Många arbetsgivare ger även sina anställda semester som betalda lediga dagar, även om det inte är lagligt att betala anställda på semester. Japan har totalt 16 nationella helgdagar, så att ge dessa dagar som betalda helgdagar är en stor fördel jämfört med att helt enkelt tillåta anställda att använda sin betalda ledighet eller ta obetald ledighet. Betald sjukskrivning är inget krav i Japan.

5. Skatter och social trygghet

I Japan måste arbetsgivare åsidosätta sina anställdas inkomstskatt från deras lönespecifikationer, vars skattesats varierar beroende på en anställds inkomst. Arbetsgivare åsidosätter även inne en del av de anställdas löner som går till Shakai Hoken eller socialförsäkringen. Arbetsgivare måste matcha anställdas avgifter för socialförsäkring. Socialförsäkring, eller socialförsäkring, i Japan omfattar sjukförsäkring, arbetsskadeersättning, arbetslöshetsförsäkring och pensioner.

Eftersom socialförsäkringen omfattar offentlig sjukförsäkring behöver arbetsgivare inte tillhandahålla privata försäkringsplaner.  Arbetsgivarna måste dock förse sina anställda med årliga fysiska uppgifter och kontroller. Regelbundna stresskontroller krävs för alla företag med 50 eller fler anställda, oavsett bransch eller vilken typ av arbete ditt företag utför.

Kostnad för att anställa en medarbetare i Japan

Rekryteringsprocessen kan vara kostsam i alla scenarier, men när du anställer medarbetare i ett nytt land bör du avsätta budget för några extra kostnader. Att anställa nya medarbetare i Japan kan medföra följande kostnader:

• Forskning: Eftersom den japanska arbetsmarknaden sannolikt skiljer sig mycket från din egen och eftersom landet har sina egna arbetslagar måste du genomföra forskning för att säkerställa att expandera till Japan är rätt drag för ditt företag och för att förstå alla relevanta lagligheter.
• Juridisk hjälp: Du kanske också vill anlita en advokat för att hjälpa dig med juridisk efterlevnad och se till att du går igenom boken så att du undviker eventuella problem.
• Anställningskommitté: Du kanske vill hantera anställning genom en anställningskommitté som består av medlemmar i ditt företag. Den tid dessa anställda lägger på rekryteringsprocessen kommer att vara en viktig del av dina totala kostnader.
• Resor: Om du eller din anställningskommitté måste resa till Japan för att rekrytera eller starta ditt nya kontor där, bör du ta hänsyn till resekostnaderna.
• Rekryteringsbyrå: Eftersom att anställa i Japan innebär några allvarliga utmaningar för utländska företag är det ett populärt beslut att samarbeta med en rekryteringsbyrå. Japanska rekryterare tenderar emellertid att ha högre rekryteringsavgifter än byråer i andra länder. Du kan förvänta dig att betala en japansk rekryterare 30 % eller 35 % av intjäningen på målet i stället för de 20 % eller 25 % du kanske är van vid i andra länder.
• Annonsering av ditt jobb online eller i tryckta publikationer kan också öka dina rekryteringskostnader. Det finns emellertid några sajter där du kan göra inlägg gratis.
  Översättare: Du kommer sannolikt att behöva anställa en översättare för att hjälpa dig att kommunicera med japanska arbetssökande, både skriftligt och i intervjuer.
• Screeningkontroller: Screeningkontroller kan också öka dina kostnader. Japan tillåter inte brottsliga bakgrundskontroller, men andra typer av granskning före anställning, som att kontrollera en kandidats immigrationsstatus, är tillåtna.

Vad behöver ett företag för att anställa medarbetare i Japan?

Om du går igenom en professional employment organization för att anställa dina nya medarbetare i Japan kan du gå vidare till att rekrytera. Annars måste du ha några saker på plats först för att etablera dig som en laglig arbetsgivare i Japan. Du kan antingen skapa en filial eller ett dotterbolag till ditt företag. Det bästa alternativet för de flesta utländska företag är ett Kabushiki-Kaisha (KK) eller ett aktiebolag.

För att anställa någon i Japan måste du först ha följande:

• skatteregistrering för att åsidosätta skatt från anställdas lönespecifikationer,
• registrering för Japans pensionsservice,
• arbetsförmedlingens anmälan till arbetslöshetsförsäkringen,
• arbetares olycksfallsförsäkring genom Arbetsförmedlingen,
• ett japanskt bankkonto.

En registrerad arbetsgivare räddar dig från alla dessa uppgifter eftersom de fungerar som dina japanska anställdas arbetsgivare. Den registrerade arbetsgivarens befintliga rättsliga etablering som arbetsgivare i Japan och expertis om japansk arbetslagstiftning gör det möjligt för dem att  snabbt lägga till dina nya anställda i sin lönehantering, vilket påskyndar och förenklar processen för dig.

Stegen för anställande i Japan

När du är redo att börja rekrytera måste du veta hur du anställer i Japan. Vissa aspekter av processen kommer sannolikt att se annorlunda ut än vad du är van vid i ditt hemland, även om du borde känna till de grundläggande stegen i processen.

1. Få ut ordet

Det första steget är att låta japanska arbetsarbetssökande höra om dina lediga tjänster. Det innebär att skapa platsannonser och lägga upp dem online där de kommer att få exponering. Tänk på att japaner i allmänhet inte använder sociala nätverk för att söka jobb, så du inte kommer långt med inlägg på LinkedIn. Håll dig istället till populära japanska platsannonser. Skriv din jobbannons på japanska om du inte är inställd på att bara locka engelsktalande kandidater.

Dessa webbplatser hjälper dig att få exponering, men det kan även vara till hjälp att skapa personliga kontakter med arbetssökande. Om du har kontakter i Japan, nätverka för att identifiera arbetare som möjligtvis vill gå med i ditt team. Jobbkandidater i Japan tenderar att ägna mer uppmärksamhet åt personliga rekommendationer än kyliga och torra telefonsamtal från rekryterare eller inlägg online.

Ett annat alternativ är att delta i en process som kallas shinsotsu. Det handlar om att rekrytera grupper av utexaminerade från universitet, precis när de kommer ut på arbetsmarknaden. De kommer inte att ha lika många yrkeskunskaper som mer erfarna arbetare, men de kan erbjuda nya perspektiv, ambitioner och en gedigen utbildningsbakgrund.

2. Granska ansökningar

Efter att ansökningar har kommit in kommer din anställningskommitté eller bemanningsbyrå att behöva granska dessa ansökningar. Detta kan vara en gigantisk uppgift i vissa scenarier där dussintals arbetssökande tävlar om ett jobb. I Japan bör du emellertid vara beredd på att ta emot färre ansökningar än du är van vid att få när du annonserar jobb i andra länder. Med 1.62 lediga jobb per japansk jobbarbetssökande kan japanska arbetsarbetssökande vara ganska kräsna.

Detta innebär att arbetsgivare inte kan vara riktigt så kräsna som de kan vara vana vid. När du utvärderar ansökningar bör du känna till att du kanske inte hittar en perfekt matchning, men du kan alltid ge utbildning för att hjälpa en ny medarbetare att lyckas som medlem i ditt team.

3. Intervjua jobbkandidater

Nu kan du utföra intervjuer med alla arbetssökande som kan passa bra för dina lediga jobb. Om du anställer medarbetare på distans i Japan kan du överväga att hålla i virtuella intervjuer, men tänk på tidsskillnaden. Exempelvis är New York City 13 eller 14 timmar efter Tokyo, beroende på om man ställt om till sommartid i USA.

4. Ge jobberbjudanden och dela avtal

När du har identifierat de rätta kandidaterna som du vill ansluta till ditt företag bör du formellt erbjuda dem jobbet. Om du inte redan har gjort det, berätta för dem om lönen och förmånerna du är villig att erbjuda.

Detta är även det skede där du skulle dela dina arbetsregler eller skapa ett individualiserat avtal för dina nyanställda. Se till att ni är på samma sida när det gäller deras arbetsuppgifter, ersättning och andra viktiga detaljer så att de kan fatta ett välgrundat beslut.

5. Onboarda nyanställda

Nu kan du onboarda dina nya medarbetare. Flera byråer kräver olika dokument, och var och en kommer att ha sin egen deadline. Du måste exempelvis skicka in pensions- och sjukförsäkringsformulär inom fem dagar från en anställds startdatum. Om du arbetar med en registrerad arbetsgivare kommer de att hantera allt detta pappersarbete och laglig efterlevnad. Observera att om du anställer utländska medborgare i Japan måste du även lämna in pappersarbete till den offentliga arbetsförmedlingen.

Utöver pappersarbete bör du även se till att informera nya anställda om deras resplan för deras första vecka och ge dem all utbildning de behöver för att komma igång och lyckas med sitt nya jobb.

Anställning i Japan med Globalization Partners som din registrerade arbetsgivare

Globalization Partners är en global registrerad arbetsgivare som kan hjälpa ditt företag att expandera till en mängd olika länder, däribland Japan. Vi kommer att hantera onboarding, lönehantering och laglig efterlevnad, och vi kommer att erbjuda dina anställda ett attraktivt förmånspaket. Du kan luta dig tillbaka och fokusera på att driva ditt företag. Global expansion behöver inte vara en komplicerad, långdragen process. Med Globalization Partners kan du expandera till nya länder effektivt. Begär ett förslag för att komma igång.