Guide till anställning i Polen

Polen är en av de snabbast växande ekonomierna i EU. Dess ekonomi har stadigt expanderat, med en genomsnittlig årlig BNP-tillväxt på 3.4% under det senaste decenniet. 

Polen är ett attraktivt resmål för utländska direktinvesteringar (FDI) på grund av stora planerade investeringar från EU:s återvinningsfonder och privata sektorer med fokus på avancerad tillverkning, IT och energiomvandling. Polens talangpool är högkvalificerad, välutbildad (särskilt inom STEM-områden) och flerspråkig, vilket är en stor dragningskraft för globala företag.

Innan du expanderar till Polen måste du förstå kontrakt, skatter, löner, förmåner och andra anställningslagar. Vår guide kommer att berätta allt du behöver veta om att anställa i Polen.

Vad du bör känna till innan du anställer i Polen

Om du expanderar ditt företag till Polen för första gången finns det viktiga juridiska krav att vara medveten om. Dessa normer och lagar påverkar anställningspraxis i Polen och många aspekter av förhållandet mellan arbetsgivare och anställd, inklusive kompensation och förmåner. 

G-P Gia™ , vår AI-drivna globala HR-agent, kan svara på dina tuffaste efterlevnadsfrågor i 50 länder – inklusive Polen – och alla 50 delstater i USA. Minska ditt beroende av externa rådgivare och minska tiden och kostnaden för efterlevnad med upp till 95 % med Gia.

Här är fem saker att veta om att anställa i Polen.

1. Språk i Polen

Polska är det officiella språket. Engelska är det vanligaste icke-polska språket. Landet rankas i topp 15-20 globalt för engelska färdigheter.

Polens sektorer för outsourcing av stora affärsprocesser (BPO) och delade tjänster (SSC)  drivs av en stor pool av kvalificerad, flerspråkig kompetens.

2. Anställningsavtal i Polen

Arbetsgivare måste tillhandahålla ett skriftligt anställningsavtal eller en skriftlig bekräftelse av de viktigaste villkoren innan den anställde börjar arbeta. 

Kontraktet måste vara på polska eller åtföljas av en polsk översättning. I flerspråkiga avtal är den polska versionen den juridiskt bindande. 

Kontraktet måste innehålla minst:

• Typ av anställningsavtal (prövning, tidsbegränsad, obestämd) 

• Namn och adresser på både arbetsgivare och anställd 

• Kontraktets varaktighet (fast löptid eller rättegång) 

• Datum för undertecknande och startdatum för arbete 

• Jobbtitel och beskrivning 

• Arbetsplats(er) 

• Fördelning av lön och förmåner

• Arbetstid (heltid/deltid) 

Om det inte ingår i avtalet måste arbetsgivare skriftligen tillhandahålla följande inom sju dagar från den anställdes startdatum:

• Dagligt och veckovist arbetsschema 

• Löneperioder och betalningsmetod 

• Rätt till semester 

• Uppsägningstid för uppsägning 

• Regler för övertid, viloperioder och raster 

• Alla tillämpliga kollektivavtal 

Dessa uppgifter måste granskas med den anställde på eller före deras första dag.

3. Arbetstider och löner i Polen

Arbetsveckan i Polen är 40 timmar, fördelad över fem dagar. Övertid begränsas till 150 timmar per år, såvida inte en högre gräns fastställs i ett kollektivavtal, arbetsplatsbestämmelser eller individuellt kontrakt. Oavsett avtal kan den genomsnittliga veckoarbetstiden (inklusive övertid) inte överstiga 48 timmar. Anställda får minst 11 timmar i följd av vila per 24-timmarsperiod och minst 35 timmar i följd av vila per vecka.

Från och med 2025 är minimilönen i Polen 4,666 PLN per månad. 

4. Betald ledighet i Polen

Polen har 14 nationella helgdagar. Anställda får dessa dagar med lön.

Beräkningen av tjänsteår omfattar alla tidigare anställningar (oavsett raster eller arbetsgivare) och krediterade utbildningsperioder (t.ex. upp till åtta år för högre utbildning). Anställda med mindre än 10 års erkänd tjänst (inklusive både anställning och vissa utbildningsperioder) får 20 dagars betald årlig semester. Anställda med 10 eller fler års erkänd tjänst får 26 dagar. 

Arbetsgivare måste betala minst 80 % av den anställdes lön för sjukfrånvaro. Antalet arbetsgivarfinansierade sjukdagar beror på den anställdes ålder:

• För arbetstagare under 50 år betalar arbetsgivaren upp till 33 dagars sjukfrånvaro per kalenderår.

• För arbetstagare som är 50 år eller äldre betalar arbetsgivaren upp till 14 dagar. 

• Efter dessa perioder (33 eller 14 dagar, beroende på ålder) tar socialförsäkringsinstitutionen (ZUS) över sjuklönen.

5. Inkomstskatt och social trygghet i Polen

Arbetsgivare måste registrera anställda hos ZUS inom sju kalenderdagar efter anställningens början. Sociala avgifter inkluderar pension, funktionshinder, olycksfall och sjukförsäkring, med specifika priser för varje typ. Sjukförsäkringsavgiften är 9% av lönen. Arbetsgivare måste vidarebefordra sociala avgifter till ZUS senast den 15 eller 20 följande månad, beroende på deras rättsliga status.

Polen använder ett progressivt inkomstskattesystem. År 2025 är räntorna 12% på årsinkomsten upp till 120,000 PLN och 32% på inkomsten över det tröskelvärdet. Arbetsgivare är ansvariga för att beräkna, hålla inne och överföra personlig inkomstskatt (PIT).

Arbetsgivare måste dra av och vidarebefordra socialförsäkringsavgifter för både anställda och arbetsgivare till ZUS varje månad. Socialförsäkringen omfattar pension, funktionshinder, olycksfalls- och sjukförsäkring samt sjukförsäkring.

• Pensionsförsäkring: delas lika (9.76 %)

• Handikappförsäkring: 6.5% betald av arbetsgivaren, 1.5% av arbetstagaren

• Olycksförsäkring: betalas av arbetsgivaren, vanligtvis 1.67% för små arbetsgivare, men räntan varierar beroende på risk

• Sjukförsäkring: betalas av den anställde (2.45 %)

• Sjukförsäkring: betalas av den anställde (9 %)

Totalt är arbetsgivaravgifter (inklusive alla fonder) cirka 18–20 % och arbetsgivaravgifter är 13–14 %.

Arbetsgivare måste bidra med 2.45 % av de anställdas bruttolön till arbetsfonden (1.00 % till arbetsfonden och 1.45 % till solidaritetsfonden). Arbetsgivare bidrar också med 0.1 % till de anställdas garanterade förmånsfond.

Sjukvården finansieras genom obligatoriska sjukförsäkringsavgifter. Du behöver inte tillhandahålla privat sjukförsäkring, men kompletterande sjukförsäkring är en populär fördel.

De bästa anställningsnaven i Polen

Vissa städer i Polen är kända för vissa branscher. Att veta vad varje stad har att erbjuda gör att du kan fokusera dina anställningsinsatser på rätt plats och fylla roller snabbare. 

De främsta kompetensnaven i Polen är:

• Warszawa är Polens huvudstad och största stad. Warszawa är landets främsta affärs-, finans- och teknikcenter. Det är värd multinationella företag, finansinstitut och teknikföretag.

• Kraków är känt för sin IT, affärstjänster (BPO/SSC) och startscen. Kraków är en viktig anställningsdestination för globala företag, särskilt inom teknik, finans och delade tjänster.

• Wrocław är ett centrum för IT, FoU, tillverkning och affärstjänster, med en stark närvaro av globala teknikföretag och teknikföretag.

• Poznań är erkänt för sina tillverknings-, logistik- och affärstjänster och är en populär plats för globala arbetsgivare.

• Gdańsk har en skicklig talangpool inom IT, sjöfart, logistik och ekonomi. Staden har ett växande antal tech startups och globala affärscentra.

Viktiga industrier i Polen

Att förstå Polens viktigaste branscher gör att du kan jämföra löner och förmåner. Du kan använda denna insikt för att göra smarta val om var du ska investera och få din personalstyrka att växa. 

De viktigaste industrierna i Polen inkluderar:

• Affärsprocess outsourcing (BPO) och delade tjänster (SSC): Detta är en av Polens snabbast växande och modernaste sektorer. Globala företag baserar sina gemensamma servicecenter för ekonomi, redovisning, HR och FoU i städer som Kraków, Warszawa och Wrocław på grund av den högkvalificerade, flerspråkiga och utbildade arbetskraften.

• IT och digitala tjänster: Polen är ett viktigt IT-kompetenscentrum med en stor pool av programvaruutvecklare, ingenjörer och IT-specialister. Globala företag etablerar alltmer FoU- och digitala teknikcenter här. Regeringen investerar också kraftigt i digital teknik och AI.

• Fordon: Detta är en av Polens största industrisektorer. Den fokuserar på produktion av delar och komponenter (som levererar till globala tillverkare) samt lätta kommersiella fordon. Polen har också Europas största batterifabrik för elbilar.

• Elektronik och hushållsapparater: Polen är en ledande europeisk tillverkare av hushållselektronik och hushållsapparater. Stora globala företag har produktions- och FoU-center där.

• Avancerad tillverkning: Detta inkluderar områden som flyg och försvar, särskilt i kluster som Aviation Valley i sydöstra.

Kostnad för att anställa en medarbetare i Polen

Oavsett om du anställer en medarbetare eller ett helt team i Polen är utgifterna oundvikliga. Budget för följande:

• Inställning av enhet (såvida du inte samarbetar med en registrerad arbetsgivare)

• Platsannonser

• arbetskraftskostnader för granskning av arbetssökande

• Lönehantering

• Skatt

• löner

• Förmåner

• bonusar

• traktamenten,

• försäkring

• Resor

• Översättare (om tillämpligt)

Enligt G-P Verified Sources frånGia är arbetsgivarbördan i Polen, som inkluderar kostnader som utlöses utöver lönerna, cirka 20-21 %. 

Vad behöver ett företag för att anställa medarbetare i Polen?

Se till att du täcker dessa viktiga saker innan du utökar ditt team i Polen:

• Registrera ditt företag med det nationella domstolsregistret (KRS).

• Skaffa en REGON (statistiknummer).

• Registrera dig för ett skatteregistreringsnummer (NIP).

• Registrera dig hos ZUS.

• Öppna ett lokalt bankkonto.

• Registrera varje ny anställd hos ZUS.

• Registrera dig för efterlevnad av hälso- och säkerhetsbestämmelser (BHP).

• Meddela statens arbetsinspektion (vid behov).

• Konfigurera lönesystem.

• Registrera dig för moms.

Att starta ett dotterbolag i Polen kan ta veckor eller månader. Använd G-P EOR för att anställa heltidsanställda i Polen utan att starta din egen enhet. Bygg ditt team i Polen till en lägre kostnad och med sinnesfrid som du gör så lagenligt.

Steg för att anställa i Polen

Anställningsprocessen i Polen liknar den som du sannolikt känner till i ditt eget land. Anställningsprocessen följer fem grundläggande steg: annonsera jobbet, utvärdera ansökningar, intervjua kandidater, skicka jobberbjudanden och onboarding av nya medarbetare.

1. Annonsera lediga jobb i Polen

Skapa en detaljerad arbetsbeskrivning och definiera rollen baserat på ansvar och kvalifikationer. Se till att arbetsbeskrivningen följer polska lagar mot diskriminering och arbetsrätt. 

Pracuj, Praca, OLX Praca, LinkedIn och GoldenLine är populära arbetsplatser i Polen.

2. Utvärdera ansökningar för dina polska kandidater

Samla in ansökningar och granska CV:n. Screena kandidater baserat på deras kvalifikationer, erfarenhet och lämplighet för rollen. Du behöver uttryckligt samtycke för att utföra bakgrundskontroller, kontakta tidigare arbetsgivare eller granska en professionells sociala medier.

3. Intervjukandidater i Polen

Intervjua kandidater som gjorde det på din lista. Du kan göra dessa intervjuer personligen eller virtuellt. Använd strukturerade, icke-diskriminerande intervjufrågor. Gia kan hjälpa dig att skapa frågor som följer lagar mot diskriminering i Polen, så att du kan hitta den som passar bäst för rollen samtidigt som du följer lokala bestämmelser. 

4. Gör jobberbjudanden i Polen

Kontakta din valda kandidat för att erbjuda dem en tjänst på ditt företag. Förbered ett lagenligt anställningsavtal på polska. Inkludera alla juridiskt obligatoriska villkor, såsom jobbtitel, lön, arbetstid, startdatum osv. Båda parter måste underteckna kontraktet innan den anställde börjar arbeta.

5. Onboarda nyanställda i Polen

Nu kan du onboarda nyanställda. Registrera din nya anställning hos ZUS inom sju dagar efter anställningens start. Ordna obligatorisk utbildning i hälsa och säkerhet på arbetsplatsen (BHP) och boka in en läkarundersökning före anställning. Samla in och verifiera nödvändiga dokument som ID, diplom och arbetstillstånd.

Om du arbetar med en registrerad arbetsgivare som G-P, behöver du inte oroa dig för den administrativa bördan av onboarding. Vi kommer att effektivisera processen så att du kan fokusera på att utbilda din nya medarbetare och integrera dem i din företagskultur. 

Anställa entreprenörer i Polen

Att arbeta med oberoende entreprenörer i Polen kan vara ett kostnadseffektivt sätt att testa marknaden och bygga en närvaro, utan engagemang från heltidsanställda. Entreprenörer baserade i Polen förstår lokala konsumentbeteenden, regler och affärsmetoder. De kommer att vara redo att börja arbeta snabbt med sin egen utrustning och etablerade arbetsprocesser.

Genom att anställa entreprenörer kan du enkelt anpassa din personalstyrka baserat på dina affärsbehov, utan komplexitet och kostnader för anställning. 

Innan du ingår ett avtal med en oberoende entreprenör i Polen, överväg följande:

1. Anställda kontra oberoende entreprenörer i Polen

Det är viktigt att förstå skillnaden mellan anställda och oberoende entreprenörer. I Polen anställer arbetsgivare anställda för att utföra arbete och betalar dem i gengäld en vanlig lön och förmåner. Oberoende entreprenörer tillhandahåller tjänster. Till skillnad från anställda sätter entreprenörer sina scheman, använder sin egen utrustning och arbetar med specifika projekt snarare än att ha en pågående roll.

2. Påföljder för felklassificering i Polen

Att klassificera någon som entreprenör när de inte är det kan leda till allvarliga påföljder. Om felklassificering inträffar måste du:

• Betala alla utestående ZUS-bidrag för felklassificeringsperioden.

• Betala eventuell obetald inkomstskatt med ränta.

• Böter för brott mot arbetsrätten, som kan variera från PLN 1,000–30.000 per brott.

3. Hur man betalar entreprenörer i Polen

G-P Contractor™ tar bort den röriga, tidskrävande processen att anställa och betala internationella entreprenörer. Du kan skapa och utfärda kontrakt och betala entreprenörer med bara några klick, samtidigt som du säkerställer en kompatibel process.

Anställ medarbetare och entreprenörer i Polen med G-P

Våra SaaS- och AI-drivna produkter – EOR, Contractor och Gia – stödjer företag när de bygger och hanterar globala team. 

G-P är den erkända ledaren inom global sysselsättning med mer än ett decennium av erfarenhet, det största teamet av HR-, juridiska och efterlevnadsexperter och en global patentskyddad kunskapsbas.

Gör din expansion till Polen enklare med G-P. Kontakta oss eller boka en demo idag.

Vanliga frågor (FAQ)