Onboarding och offboarding spelar en grundläggande roll för att alla företag ska fungera smidigt. Dessa erfarenheter har långvariga effekter på anställda, så det är viktigt att göra dessa processer engagerande och minnesvärda.

Offboardingupplevelsen förbises ofta, men är inte mindre viktig än onboardingupplevelsen, eftersom avresa på en bitter anteckning kan få långsiktiga konsekvenser. Enligt en Glassdoor-undersökning, 70 procent av arbetssökande forskningsföretag recensioner - varav många är skrivna av tidigare anställda - innan de fattar karriärbeslut.

I en avlägsen arbetsmiljö har skapandet av ett strukturerat onboarding- och offboardingprogram en ökad komplexitet. Det finns tydliga utmaningar som kommunikationsluckor, olika tidszoner samt kontrasterande kulturella bakgrunder, så det är viktigt att anpassa dina befintliga processer till detta nya arbetssätt.

En grundläggande aspekt att tänka på när man utformar onboarding- och offboardingprogram är efterlevnad. Att hantera globala team innebär att olika lagar och förordningar ändras, så efterlevnad bör förbli en högsta prioritet under varje steg i medarbetarens livscykel för att skydda ditt företags tillgångar och information, undvika juridiska problem och hålla ditt rykte intakt. I den här artikeln kommer vi att förklara hur man säkerställer efterlevnad för team på distans under introduktions- och avstigningsstadierna.

Vad är onboarding?

Normalt är en nyanställds första vecka dedikerad till onboarding, som består av aktiviteter som bekantar dem med företagets vision, uppdrag, värderingar och kultur. Detta hjälper nyanställda att lära känna organisationsstrukturen och särdragen i deras roll. Enkelt uttryckt är det det första intrycket som din nya talang kommer att ha av ditt företag.

Trots dess betydelse visade en studie av Gallup att endast 12 procent av de anställda tycker att deras arbetsgivare gör ett bra jobb med att onboarda nya teammedlemmar. Onboarding ska inte reduceras till introduktionsmöten och chefsavstämningar. Du kan gå den extra mile ngenom att tilldela en högre anställd till varje nyanställd. Detta ger dem en kollega att vända sig till om de har frågor under sin första vecka på jobbet.

En strukturerad onboardingprocess är nyckeln till att få distansanställda att känna sig anslutna till ett företag, även om de är utspridda över hela världen. Det hjälper också till att påskynda tiden till produktivitet och minskar felmarginalen på lång sikt.

Du kan säkerställa en lagenlig onboardingprocess genom att slutföra följande uppgifter:

Verifiera och samla in nödvändigt pappersarbete: Pappersarbete kan vara extremt tråkigt, men dokumentation, såsom anställningsavtal, är avgörande för att uppfylla standarder i landet samt tydligt beskriva arbetsförväntningar för din nya talang.

För att göra denna process helt kompatibel, se till att dina nyanställda förstår anställningsvillkoren och undertecknar sekretessavtal, policyer mot trakasserier, sjukförsäkringsformulär och uppsägningsklausuler.  För att göra denna process helt kompatibel, se till att dina nyanställda förstår anställningsvillkoren och undertecknar sekretessavtal, policyer mot trakasserier, sjukförsäkringsformulär och uppsägningsklausuler.

En viktig punkt att tänka på under denna inledande fas är anställdas integritet. Skyldigheterna och rättigheterna avseende förhållandet mellan arbetsgivare och anställd kan variera avsevärt från land till land, och dessa nyanser måste beaktas när man skapar policyer för internationella team.

Medan arbetsgivare vanligtvis har tillgång till information om företagsägd utrustning är det fortfarande viktigt att ha dina anställdas samtycke. Ett företag kan vanligtvis övervaka följande aspekter:

  • E-post till företag
  • Plattformar för arbetsledning
  • Webbsökningshistorik
  • Geografisk plats

Kommunicera arbetsflödesprocesser: Enligt SHRM kan dålig kommunikation leda till skadade relationer, brutet förtroende och högre nivåer av ilska och fientlighet på arbetsplatsen.

Att kommunicera ditt företags arbetsflödesprocesser på ett tydligt och dynamiskt sätt hjälper därför till att effektivisera uppdrag, öka teamets moral och framför allt hjälpa anställda att förstå arbetsförväntningar.

Du kan kommunicera och bekräfta företagets processer genom virtuella möten, handböcker och e-postmeddelanden. All information måste delas och besvaras via företagets e-post och en säker server för att minska informationsintrång.

Tillhandahålla jobbspecifik utbildning: En studie utförd av Upwork förutspådde att under de kommande fem åren kommer 36.2 miljoner anställda att arbeta på distans. Det motsvarar en 87 procentuell ökning jämfört med prepandemisk statistik. Därför måste traditionella utbildningsprogram omvärderas för att hjälpa distansarbetskrafter att blomstra.

Om ett företag inte granskar en anställd på rätt sätt eller inte tillhandahåller jobbspecifik utbildning kan det leda till kostsamma rättegångar för vårdslöshet på arbetsplatsen.

Om en arbetstagare till exempel blir ombedd att använda en utrustning men saknar nödvändiga tekniska färdigheter kan arbetsgivaren eventuellt hållas ansvarig för eventuella skador som arbetstagaren orsakar sig själv eller andra på arbetsplatsen för att han eller hon inte tillhandahåller lämpliga utbildningsprocedurer i förväg.

Kontakta oss

Vad är offboarding?

Att avsluta ett anställningsförhållande är aldrig en trevlig sak att göra, oavsett om det är en frivillig avgång eller en uppsägning. Du kan dock göra detta till en smidig övergång genom att skapa ett strukturerat offboardingprogram - det hjälper inte bara till att undvika framtida juridiska problem, men det vårdar ditt arbetsgivarvarumärke.

En rapport från People Path och Cornell University fann att ungefär en tredjedel av tidigare anställda upprätthåller kontakter med tidigare arbetsgivare; och 15 procent av nyanställda kommer från hänvisningar från tidigare anställda. Att lämna ett gott intryck på avgående anställda kan därför få ditt företag att sticka ut och hjälpa till att locka framtida globala talanger.

Du kan säkerställa en kompatibel offboarding-process med följande åtgärder:

Meddela uppsägning av anställning: När du avslutar en distansanställd är det bäst att göra det ansikte mot ansikte i ett videosamtal. På så sätt kan du ha en privat konversation och lugnt förklara orsakerna till uppsägningen.

Uppsägningspolicyer är olika i alla länder, vilket gör efterlevnad avgörande för att undvika framtida rättsliga konsekvenser för ditt företag.

I USA tillåter till exempel at-will-anställning arbetsgivare att fritt säga upp arbetstagare när som helst utan föregående meddelande.

I Storbritannien måste arbetsgivare å andra sidan ge en veckas varsel för varje tjänsteår eller 12 veckors varsel om de är anställda i flera 12 år eller mer. Att hålla koll på dessa landsspecifika bestämmelser kommer att bidra till att säkerställa efterlevnad under offboardingprocessen.

I Storbritannien måste arbetsgivare å andra sidan ge en veckas varsel för varje tjänsteår eller 12 veckors varsel om de är anställda i flera 12 år eller mer. Att hålla koll på dessa landsspecifika bestämmelser kommer att bidra till att säkerställa efterlevnad under offboardingprocessen.

Skydda immateriella rättigheter: Visste du att 20 procent av företagen har upplevt dataintrång från tidigare anställda?

Här är några användbara tips för att hålla data säkra:

  • Öka tvärfunktionellt samarbete mellan HR- och IT-avdelningar.
  • Undvik att använda delade konton.
  • Byt lösenord regelbundet.
  • Inaktivera avgående anställdas inloggningar och e-postkonto omedelbart.
  • Schemalägg periodiska säkerhetskopieringar av data.

Fjärrarbetskrafter är mer mottagliga för dataintrång eftersom dataflödet inte kan övervakas på samma sätt som team på plats. Några ytterligare bidragande faktorer är:

  • Använda personliga enheter för att komma åt känslig företagsinformation.
  • Ansluter till offentliga Wi-Fi-nätverk.
  • Lagra företagsdata i molnet.

De rättsliga konsekvenserna av dataintrång kan vara katastrofala för både ditt rykte och din ekonomi. British Airways fick till exempel betala en 20 miljon GBP i böter 2020 för säkerhetsbrister som underlättade en cyberattack, vilket resulterade i att kunders och personals personuppgifter läckte ut.

Ge tillräcklig avgångsvederlag och ersättning för uppsägning: Den slutliga avgångsvederlag som en anställd har rätt till beräknas baserat på orsakerna till uppsägning och tjänstgöringstiden - det är viktigt att undersöka regler i landet för att undvika juridiska problem som rättegångar för orättvis betalning.

Det finns till exempel ingen lagstadgad avgångsvederlag i Tyskland; många arbetsgivare ger dock 50 procent av månadslönen per tjänsteår. I Kina motsvarar däremot avgångsvederlag en månads fulla lön för varje tjänsteår.

Eventuella felsteg i uppsägningsprocessen, särskilt när det gäller avgångsvederlag, kan ge upphov till allvarliga och kostsamma efterlevnadsproblem.

Nyckeln till en framgångsrik onboarding- och offboardingupplevelse

Kom ihåg att en anställds första intryck är lika viktigt som det slutliga avskedet. Om dessa processer ignoreras påverkar det inte bara dina anställdas prestationer, utan det kan också skada ditt rykte, vilket gör det svårt att behålla och förvärva framtida talanger.

Efterlevnad hjälper dig att undvika juridiska problem och skydda företagets tillgångar. På lång sikt kan ett strukturerat onboarding- och offboardingprogram hjälpa dig att bli en arbetsgivare som du väljer och sticka ut på global nivå.

För mer information om hur du skapar en förstklassig onboarding- och offboardingupplevelse för team på distans, kontakta Globalization Partners . Vår helt lagenliga Global Growth Platform™ företag att bygga upp och skala upp internationella team och gör det möjligt för företag att hantera hela HR-processen, från rekrytering och onboarding till lagenlig lönehantering och uppsägning – allt med en enda plattform.

Läs mer om vår plattform och begär ett förslag idag.

Begär offert

För mer om detta ämne, kolla in våra två nya playbooks:

 

Gillar du att läsa detta?
Kontakta oss