HR-överväganden för internationell expansion

Effektiv personalhantering (HRM) är avgörande för framgången för alla företag. Förhoppningsvis känner du dig trygg med dina HR-rutiner (HR) på ditt företags huvudkontor, men vad händer om du expanderar till nya internationella marknader? Global expansion kan hjälpa dig att stärka och diversifiera ditt team, men det kommer också med några viktiga HR-överväganden och utmaningar. Vi kommer att titta på sju aspekter av internationell personalhantering som du bör vara beredd att hantera för att göra din expansion till en framgång.

1. Rekrytera och anställa personal

Att hitta rätt medarbetare för att bemanna din internationella filial eller dotterbolag, eller att gå med i ditt expanderande team på distans, är nyckeln till din expansions framgång. Men det är också ett av de mest utmanande HR-ansvaren under en internationell expansion.

Det finns många anledningar till att rekrytering och anställning kan innebära nya utmaningar internationellt. Om du hanterar rekrytering internt måste ditt HR-team navigera på olika sätt:

• Talangpooler: Det är klokt att undersöka ett lands arbetskraft innan du börjar rekrytera där. Du kan hitta sökande där har olika utbildningsbakgrund och färdigheter än du är van att se i ditt land. I vissa fall är ett lands imponerande talangpool en drivkraft för att expandera där, medan i andra kan luckor i färdigheter och kvalifikationer du letar efter utgöra en utmaning.
• Arbetsmarknader: Bekanta dig med andra länders arbetsdeltagande och arbetslöshet. Vet om en arbetsmarknad är stram, slack eller någonstans däremellan. På snäva arbetsmarknader kan rekryterare behöva rekrytera passiva arbetssökande och erbjuda mer konkurrenskraftiga kompensations- och förmånspaket för att locka topptalanger.
• Rekryteringsmetoder: Din rekryteringsstrategi i ditt hemland kan visa sig vara ineffektiv på en ny marknad. Vissa länder lägger större vikt vid personliga nätverk än du kanske är van vid. Du behöver också veta de bästa platserna för att publicera jobbannonser för att nå internationella arbetssökande, oavsett om det är på internationella jobbtavlor, landsspecifika jobbtavlor, sociala mediekanaler eller tryckta publikationer.
• Rättsliga parametrar: Rekryterings- och anställningsprocessen måste följa lokala lagar. Du är sannolikt van vid lagar mot diskriminering i ditt hemland, till exempel, men ett annat lands lagar mot diskriminering kan innehålla andra bestämmelser eller skyddade klasser. Länder kan också sätta lagliga gränser för en arbetsgivares förmåga att utföra bakgrundskontroller eller kräva vissa screeningprocedurer före anställning.

2. Följa anställningsbestämmelser

Många regler reglerar vanligtvis anställningsförhållandet. Det kan vara nationell lagstiftning, lokala lagar, branschpolicyer eller kollektivavtal. Internationella HR-avdelningar måste säkerställa att anställda beviljas alla de rättigheter som de är berättigade till. Arbetsrättsliga bestämmelser specificerar vanligtvis följande, bland annat:

• Regelbunden arbetstid och nödvändiga vilopauser
• Gränser och ersättning för övertidsarbete
• Rätt till semesterledighet och lön
• Rätt till sjukfrånvaro och lön
• Bidrag för mamma- och föräldraledighet
• Minimilön och andra ersättningskrav
• Arbetsgivaren tillhandahåller förmåner, såsom sparplaner och sjukförsäkring
• Sekretesskrav för anställdas uppgifter
• Skyldigheter för säkra och bekväma arbetsmiljöer
• Förfaranden för att avsluta ett anställningsförhållande

Varje lagkrav utgör också ett tillfälle för potentiell bristande efterlevnad. Genom att inte följa någon aspekt av arbetsrätten kan du riskera allvarliga påföljder från både styrande organ och anställda som vidtar rättsliga åtgärder. Det är inte konstigt att globala team lägger ut juridiska tjänster  mer än någon annan funktion. Även om du är bekant med anställningsreglerna i ditt hemland, anta aldrig att du kommer att vara beredd att anställa medarbetare i ett annat land. För varje nytt land du expanderar till, noggrant undersöka alla relevanta regler.

3. Köra lönehantering

Efter juridiska tjänster är lönehantering den näst vanligaste utkontrakterade funktionen för internationella HR-avdelningar. Vissa företag lägger ut sin lönehantering på entreprenad eftersom du inte kan placera internationella anställda på ditt företags lönehantering i ditt hemland.

För att anställa och fjärrbetala anställda i ett annat land måste du ha en affärsenhet där. I annat fall måste du lägga ut din lönehantering på en Employer of Record (EOR). Du kan också avstå från att sätta arbetare på din lönehantering om de är oberoende entreprenörer, men att felklassificera en anställd som entreprenör kan få allvarliga juridiska och ekonomiska konsekvenser.

Även om du har en enhet i det land du anställer i kan lönehantering i ett nytt land innebära vissa komplexiteter. Du kanske har att göra med en ny valuta. Du måste också förstå alla lagar som reglerar lönehantering, inklusive när och i vilken form anställda ska betalas, och följa dataskyddslagar som kräver hur du hanterar anställdas personliga bankuppgifter för direkt insättning.

Slutligen, för länder med Pay As You Earn (PAYE)-system för att betala inkomstskatt och andra sociala avgifter måste du hålla inne rätt belopp från anställdas lönecheckar och överlämna dessa belopp till regeringen. Dessa bidrag tenderar att skilja sig från anställd till anställd beroende på faktorer som deras inkomst och ålder. Du kan också behöva tillhandahålla skatteformulär för anställda. Arbetsgivare kan också behöva betala någon form av löneskatt, som kan gå till arbetslöshetsförsäkring, arbetstagares ersättning eller andra program.

4. Hantera ersättning och förmåner

Förutom några korta förhandlingar under anställningsprocessen är det sannolikt något du förstår väl att bestämma de kompensations- och förmånspaket du erbjuder anställda i ditt hemland. När du anställer en internationell medarbetare kräver det att du skapar rättvisa och konkurrenskraftiga kompensations- och förmånspaket lite forskning om det landets:

• Rättsliga krav: Först måste du se till att dina ersättningserbjudanden uppfyller minimilönekraven och att dina förmånspaket uppfyller de rättsliga kraven för betald ledighet, pensioner och allt annat som omfattas av landets arbetslagstiftning. Du kan behöva erbjuda förmåner som transportkrediter som du inte är van vid att erbjuda i ditt hemland.
• Levnadskostnader: Att bestämma en rättvis lön bör gå utöver att följa minimikraven. Ett övervägande du bör ta hänsyn till är levnadskostnaderna där anställda bor. Ersättningen du ger bör räcka för att de ska kunna bo bekvämt på den platsen. In2023 inkluderade världens dyraste städer att bo i Zürich, Singapore, New York, Hongkong, Paris och Tel Aviv.
• Vanliga förmåner: Utöver juridiska krav måste HR-personal också vara medvetna om vilka typer av förmåner anställda förväntar sig baserat på lokala seder. I vissa länder krävs till exempel inte en extra månadslön som bonus, men den förväntas ändå. Anställda kan också förvänta sig att få ta ledigt av religiösa eller kulturella skäl, även om arbetsgivaren inte är tvungen att ha helgstängt dessa dagar.
• Branschnormer: Även om du är bekant med ett lands lagar och sedvänjor för kompensation och förmåner kan du missa andra normer som är specifika för din bransch. Dessa industrinormer är viktiga att vara medveten om. Är anställda i din bransch vana vid att ta emot företagsbilar, telefoner eller annan utrustning? Kräver ett kollektivavtal extra ledighet eller andra förmåner?

Utöver dessa överväganden kanske du vill strukturera dina kompensations- och förmånspaket annorlunda beroende på ett lands skattelagstiftning. Det är klokt att rådgöra med lokala experter i ett land som kan hjälpa dig att skapa rättvisa och effektivt strukturerade kompensations- och förmånspaket.

5. Navigera kulturella skillnader

Att hantera HR i internationella affärer handlar inte bara om siffror och juridisk efterlevnad. En aspekt av en global HR-strategi som lätt kan förbises, men som är avgörande för framgång, är den kulturella faktorn. Empati är en viktig del av det som får team att arbeta harmoniskt och effektivt, och denna empati kan vara svårare att uppnå i tvärkulturella team. Viktiga kulturella komponenter är trots allt ett gemensamt sätt att leva och gemensamma värderingar. När levnadssätt och inrotade värderingar skiljer sig åt mellan anställda kan missförstånd lätt uppstå.

En kulturs outtalade etikettregler och typiska kommunikationsstilar är viktiga att förstå om du vill bygga starka tvärkulturella relationer med internationella anställda. Till exempel kan västerländska företag upptäcka att affärer är mindre transaktionsbaserade och mer relationsbaserade i Östasien. Mänskliga resurser handlar också om mänskliga relationer, så internationella HR-avdelningar måste vara beredda att relatera till människor på ett kulturellt informerat sätt.

HRM måste ta hänsyn till kulturella problem i allt från anställningspraxis till hantering av konflikter på arbetsplatsen. Kom ihåg att kultur inte berättar hela historien om anställdas övertygelser, attityder och personligheter. Varje person är annorlunda, men kultur är en nyckelkomponent i mänskliga relationer, och när den förbises kan den skapa problem för internationella företag. Vår forskning visar ett positivt samband mellan att anställa eller samarbeta med kulturexperter och att rapportera höga nivåer av lycka och förtroende bland anställda.

6. Utbildning och stöd till anställda

En annan viktig funktion hos HRM som kan innebära nya utmaningar under internationell expansion är att utbilda medarbetare. HR-yrkesverksamma identifierar och tar alltmer itu med kompetensbrist i sina egna länder. En global McKinsey-undersökning fann att 87 procent av företagen för närvarande upplever kompetensluckor eller förväntar sig att luckor kommer att uppstå inom de närmaste fem åren. Medan många HR-avdelningar är bekanta med frågan om kompetensbrist på hemmafronten kan detta problem bli en ännu större utmaning i globala personalpraxis.

Arbetstagare på andra marknader kan ha olika färdigheter än du är van vid på grund av olika utbildnings- och yrkesmöjligheter. Innan du anställer i ett land är det klokt att undersöka de utbildningsbakgrunder och kvalifikationer som sökande sannolikt kommer att ha och vad de inte sannolikt kommer att ha. Detta kan förbereda dig för att ta itu med luckor med inledande utbildning och pågående support. Även om jobbkandidater inte har den pedagogiska examen du letar efter kan de fortfarande vara en tillgång för ditt företag.

Mjuka färdigheter får större betydelse i takt med att tekniken utvecklas och de anställda behöver ständigt omskolas. Leta efter kandidater med efterfrågade mjuka färdigheter som kreativitet, övertalning, analytiskt resonemang, samarbete och anpassningsförmåga. När du har hittat dessa kandidater bör du vara beredd att utbilda dem i de tekniska färdigheter de behöver för att lyckas. Eller, om du hittar kandidater som är skickliga i de tekniska färdigheter du behöver men saknar mjuka färdigheter, skapa eller outsourca utbildningsprogram för att hjälpa dem att utveckla dessa färdigheter.

7. Kommunicera över språkbarriärer

HRM-strategier för internationell expansion bör alltid innehålla en plan för kommunikation mellan globala team. Språkskillnader kanske inte spelar in i vissa internationella expansioner, men  med tusentals olika språk som talas över hela världen kommer företag som utökar sin räckvidd att stöta på språkbarriärer. I vår 2019 undersökning sa 43 procent av internationella HR-proffs att mer än två språk officiellt användes i deras organisationer. Kanske ännu mer häpnadsväckande var att 22 procent av företagen använde fem eller fler språk för att kommunicera. Innan du rekryterar i ett nytt land, se till att du känner till den lokala språkliga makeupen. Om du letar efter anställda som är flerspråkiga eller skickliga på ett visst språk kan du snabbt begränsa din pool. Eller så kan du behöva anlita översättare för att underlätta kommunikationen.

Du bör också hitta kommunikationskanaler som hjälper ditt team att hålla kontakten. Även om ni alla talar samma språk kan globala team som samarbetar virtuellt snarare än personligen uppleva fler kommunikationsutmaningar. I takt med att affärsvärlden alltmer omfattar modeller för distansarbete växer dock många tekniska verktyg fram för att hjälpa team att kommunicera effektivt, oavsett hur långt ifrån varandra de befinner sig.

Fördelarna med outsourcing av internationell HR

Som vi har sett kan försök att expandera HR internationellt vara full av komplikationer. Med alla de utmaningar som internationell HRM, kanske du vill överväga att lägga ut vissa funktioner till globala experter. Outsourcing av internationella HR-funktioner kommer med några värdefulla fördelar. Du kan spara tid och pengar, undvika huvudvärk och behålla fokus på dina kärnkompetenser och problem på högre nivå.

Oavsett om du lär dig hur du bäst hanterar anställda på distans eller hur du lyckas på en ny marknad förtjänar dessa problem ett centralt fokus. Du vill inte att kritiska aspekter av ditt företags tillväxtstrategi ska överskuggas av tid och uppmärksamhet som ägnas åt att undersöka okända anställnings- och skattelagar eller sedvanliga förmåner.

Outsourcing kan vara ett strategiskt sätt att dra nytta av de områden där ditt företag och HR-team kan leverera  unikt värde, samtidigt som komplicerad logistik lämnas till någon som är bättre rustad att hantera dem. Att samarbeta med en registrerad arbetsgivare ger en strömlinjeformad lösning för de svårare aspekterna av internationell HRM, inklusive kompensation och förmåner, lönehantering och juridisk efterlevnad.

Internationell HR med Globalization Partners

Globalization Partners är en global registrerad arbetsgivare med aktiv närvaro i 187 länder över hela världen. Våra lokala team inkluderar HR-personal som förstår nyanserna i lokala lagar och seder. När du arbetar med Globalization Partners är allt du behöver göra att hitta toppkompetens för att gå med i din organisation, och vårt team kommer att hantera onboarding av anställda, lönehantering och tillhandahålla lagenliga och konkurrenskraftiga anställningsvillkor.

Du kan fokusera på att bygga starka relationer över dina globala team och göra din expansion till en framgång. För att lära dig mer om internationell HR så att du kan komma igång med att anställa i ett nytt land, ladda ner din kostnadsfria kopia av vår e-bok ”Global Hiring Handbook: Onboard and Manage Talent in 20 Top Expansion Countries”. Se också till att utforska andra artiklar på vår blogg för att lära dig mer om internationell HR och om partnerskap med en registrerad arbetsgivare är rätt lösning för ditt företag.