Vad arbetsgivare behöver veta om regelefterlevnad under distansarbete

Regelefterlevnad under arbete på distans är viktigare än någonsin. Sedan pandemin började har många företag antagit en permanent policy för arbete på distans först, som sannolikt kommer att bli normen snart. Faktum är att år 2025 kommer 75 procent av arbetskraften att arbeta på distans minst fem dagar i månaden.

Även om det finns få lagar som gäller för tillfälligt arbete hemifrån så har många länder börjat införa lagstiftning kring distansarbete.

Här är några av de juridiska  frågorna som  företag bör ta hänsyn till  när de arbetar för att implementera en kompatibel policy för distansarbete.

Problem 1: Dataefterlevnad (sekretess och säkerhet)

Dataefterlevnad bör stå högst upp bland ett företags prioriteringar. När det gäller känslig information – bland annat kundinformation – är det ytterst viktigt att säkerställa integriteten och säkerheten av den information som anställda har tillgång till och använder. En annan fråga är när data överförs internationellt. Följer ditt företag GDPR-reglerna?

Vad du kan göra: 

• Definiera sekretess- och säkerhetspolicyer som täcker programvara, hårdvara, information och åtkomstkontroll.
• Låt anställda använda en VPN-tjänst (Virtual Private Network) som håller  webbsurfningen säker, särskilt för  distansarbetare  som använder offentligt Wi-Fi.
• Kryptera konfidentiell information.
• Ställ in en tvåfaktorsautentisering för varje enhet.

[bctt tweet=”Vid hantering av känsliga uppgifter – inklusive kundinformation – är det avgörande att säkerställa integriteten och säkerheten för den information som anställda har tillgång till och använder.” användarnamn=”globalpeo”]

Problem #2: Löneefterlevnad

Efterlevnad av lönehantering är en vanlig utmaning som företag står inför när de har anställda på distans. Företag måste förstå gällande arbetsrätt och lagar om anställning i varje land där de anställer personal för att säkerställa att de betalar sina anställda i enlighet med dessa lagar.

Vad kan du göra:

Kontrollera varje delstats eller lands krav angående:

• Minimilön. Minimilön är den lägsta lön eller betalning som arbetsgivare lagligen får ge sina anställda som kompensation. Det varierar från land till land – och delstat för delstat i USA – och medan de flesta länder har en har vissa länder avstått från att införa en officiell minimilön. Av den anledningen är det avgörande att ha koll på lönekraven i det land du är verksam i. Företag som inte uppfyller dessa krav kan vara tvungna att betala böter och stämningar.
• Övertid och arbetstidslagar. Även om det finns en standard för   arbetstider runt om i världen finns det  variationer i olika länder. Lokala arbetslagar  fastställer   maximal och minimal  arbetstid och övertid  för anställda, och företag måste  följa.
• Semester. Lokala arbetslagar  etablerar  sitt eget system för  betalda  ledigheter. Semesterledigheter är annorlunda  i  Amerika  än de är i Europa  eller Afrika,  och  det  är  också mamma- och pappaledighet. Att hålla sig ovanpå dessa regler kommer att förhindra att företag står inför skulder.
• Betalningsfrekvens.  Lönefrekvensen  definierar  hur ofta  anställda  ska  betalas  (dvs. varje vecka, varannan vecka, varannan månad, varje månad) och skiljer sig åt i varje land. Det är viktigt att ha detta i åtanke för att  följa  varje lands  regler  och undvika efterlevnadsproblem.
• Förmåner Anställda har rätt till vissa obligatoriska förmåner som  krävs  enligt deras lands arbetslagstiftning. Även om det finns grundläggande förmåner som  social trygghet i varje land, har många andra  fastställt  att arbetsgivare också bör erbjuda  arbetslöshets- och pensionsförmåner.
• Försäkring. Många länder har krav på sjukvård, pension och arbetslöshetsförsäkring. Detta är något företag måste tänka på när de anställer medarbetare i dessa länder.
• Taxering. Vissa länder har mer komplexa taxeringssystem än andra. Att förstå dessa system är nyckeln till att   följa  skattelagar och förordningar.

Hitta experter som hjälper ditt företag att hålla sig informerat om lokala lagar och förordningar.

Fråga #3: Hälsa och säkerhet

Att skydda anställdas hälsa och säkerhet har blivit svårare för företag sedan de gick över till distansarbete. Men även om anställda inte fysiskt arbetar på ett kontor är företaget fortfarande ansvarigt för att hålla dem friska och säkra.

Vad kan du göra:

• Identifiera potentiella faror och implementera åtgärder för att kontrollera och minska risker.
• Anordna ett system för att rapportera skador eller tillbud och se till att arbetarna vet hur de ska använda det.
• Tillhandahåll hälso- och säkerhetsutbildning och uppmuntra anställda att vidta nödvändiga försiktighetsåtgärder.
• Psykisk hälsa  är också viktigt att vara uppmärksam på. Arbetsgivare bör se till att anställda tar raster och viloperioder.

Problem nr4: Utrustning

Det är viktigt att förse anställda med nödvändiga verktyg och utrustning för att utföra sitt arbete. I vissa länder är arbetsgivare skyldiga att ge anställda ersättning eller stipendium för kostnader som uppstår under distansarbete.

Vad kan du göra:

• Ge de resurser som anställda behöver för att arbeta hemifrån.
• När företaget inte kan tillhandahålla utrustningen är det nödvändigt att upprätta ett avtal med den anställde och ersätta eventuella utgifter.
• Följ lokala lagar för distansarbete som kräver extra kompensation för el-, telefon och internettjänster.

Utgåva nr5: Immateriell  egendom

Förutom att skydda känslig information bör företag även prioritera skyddet av det arbete som deras anställda producerar, inklusive författarskap, uppfinningar och design. Internationellt skydd för immateriell egendom (intellectual property, IP) är en nyckelfaktor att tänka på när du anställer distansarbetare.

Vad du kan göra: 

• Registrera immateriell egendom i de länder som dina anställda befinner sig.
• Lägg till en sekretessklausul som en del av anställningsavtalet och se till att villkoren förtydligas och förstås.

För  att undvika dessa problem bör företag  upprätta  och implementera en officiell policy för distansarbete.

 Policy för distansarbete

Det är oerhört viktigt att definiera en uppsättning regler och riktlinjer för att reglera och hantera distansarbetare.

En policy för distansarbete bör innehålla:

• Företagsregler
  Arbeta hemifrån undantar inte anställda från de villkor och policyer som gäller för dem på arbetsplatsen. För att förhindra förvirring är det bäst att tydligt ange detta inom företagets distansriktlinjer.
• Arbetsförväntningar och anställdas prestationer 
  Definiera riktlinjer kring scheman, deadlines, rapporter  och  uppgifter. Det är också viktigt att  förklara  hur du ska mäta prestanda och produktivitet, samt de  mätvärden  som  är viktiga för varje roll.
• Klausuler om dataintegritet och immateriella rättigheter Se till att anställda undertecknar ett sekretessavtal och förstår vikten av att skydda företagets information.
• Ersättningar och förmåner 
  Klargör att anställda har rätt till samma ersättning och förmåner som på arbetsplatsen. Observera även om det kommer att tillkomma ytterligare ersättning för el eller internetkostnader.
• Riktlinjer för kommunikation 
  Se till att anställda känner till de kommunikationsverktyg som  ditt team använder. Definiera  eventuella förväntningar  på  onlinetillgänglighet  under arbetstid  och betona  vikten av  avstämningar  och möten  för att  upprätthålla smidig kommunikation med ditt team.

Bygger du ditt distansteam internationellt?

Om du behöver hjälp med efterlevnad under distansarbete kan Globalization Partners hjälpa till. Som en Employer of Record tar vi på oss det juridiska ansvaret för dina globala teammedlemmar och tillåter ditt företag att anställa i 187 länder – och ingen enhet behövs.

Läs mer : Vad är en Employer of Record?