هناك العديد من الأسباب التي تجعل الموظفين يغادرون الشركة - حيث يتقاعدون أو يجدون وظيفة جديدة أو يغادرون قسرًا بسبب تسريحهم أو إنهاء عملهم. وبغض النظر عن هذه الأسباب، يجب على الشركات الاستعداد لجعل الخروج عملية انتقالية سهلة.
يُعد خروج الموظف جزءًا من رحلة تجربة الموظف عن بُعد ويجب على الشركات الاستعداد مسبقًا لعملية الخروج من العمل. ويشمل ذلك استثمار الموارد في جعل العملية سلسة، لأن إغفال عملية الإبعاد عن العمل يمكن أن يضر بالعلامة التجارية لصاحب العمل بعد فترة طويلة من مغادرة الموظف. في الواقع، وفقًا لاستبيان أجرته شركة Fractl، ينتظر ثلث الموظفين الأمريكيين شهرًا كاملاً قبل تركهم لمراجعة شركتهم.
إن إلغاء الإلحاق لا يقل أهمية عن الإلحاق، وهو عنصر أساسي في دورة الموظف. يقول موريل دياس، مدير عمليات الموارد البشرية في أمريكا الجنوبية والوسطى في Globalization Partners: "يبدأ الإلحاق بالعمل من اللحظة التي تنضم فيها إلى فريق عمل الموظف، وبدون عملية إقالة مناسبة، يمكن للشركات تدمير تجربة الموظف ككل." قد يكون إعداد مغادرة الموظفين أمرًا صعبًا عندما تعمل في مكتب، ولكن في بيئة عمل عن بُعد، يتطلب الخروج من العمل مزيدًا من الوقت والاهتمام.
4 الأسباب التي تجعل الإقالة الفعالة أمرًا بالغ الأهمية لشركتك
لقد ثبت أن عملية الإلحاق المفصلة والفعالة تؤدي إلى استبقاء أفضل للمواهب. كما يضمن التفكيك المنظم المدروس جيدًا لفرق الموارد البشرية إمكانية تسهيل العملية لأصحاب العمل والموظفين.
يُعد إنشاء عملية إلغاء الإلحاق أمرًا بالغ الأهمية من أجل:
رقم 1: تجنب المشكلات القانونية والمالية سيؤدي
جمع جميع الوثائق اللازمة والتوقيع عليها كجزء من عملية إلغاء التعامل مع الموظف إلى الحد من مخاطر الشكاوى أو الدعاوى القضائية التي يتعرض لها صاحب العمل. وينطبق هذا بشكل خاص أثناء المغادرة غير الطوعية، مثل إنهاء الخدمة، عندما تكون هناك قوانين خاصة بالبلد يجب على أصحاب العمل اتباعها لضمان أن تكون تصرفاتهم قانونية.
#2: منع اختراقات البيانات
يجب أن تضمن فرق الموارد البشرية وجود وقت كافٍ لتسجيل خروج الموظفين من النظام وإلغاء تنشيط حساباتهم وقطع الوصول إلى أي منصات ومعلومات لم يعودوا بحاجة إليها. إذا تمكن الموظفون من الوصول إلى بيانات الشركة بعد مغادرتهم، فقد يؤدي ذلك إلى نشر معلومات سرية تعرض الشركة للخطر.
#3: تحسين سمعة الشركة
إنهاء العلاقة بين الموظف وصاحب العمل بأفضل طريقة ممكنة يضمن ترك الموظفين يشعرون بالاحترام والتقدير نظير الوقت الذي قضوه في الشركة. تؤثر آراء الموظفين على سمعة الشركة. في الواقع، تُعد المراجعات مهمة 95 بالنسبة المئوية للباحثين عن عمل، مما يعني أن المراجعات السلبية للشركة يمكن أن تؤثر على قرارات المرشحين المحتملين فيما يتعلق بما إذا كانوا سيتقدمون لشغل وظيفة أم لا.
#4: الحصول على تعليقات قيّمة
الموظفون الذين يغادرون الشركة طوعًا هم مصدر رائع للتعليقات. إن سماع أسباب مغادرتهم أو مجرد رأيهم الصادق سيساعد الشركة على التحسن في المستقبل.
وفقًا لـ Snapsurveys ، "لا تجيد الشركات الأعلى أداءً قبول التعقيبات فحسب، بل تطلب أيضًا عن عمد الحصول على تعقيبات. وهم يعرفون أن التعقيبات مفيدة فقط عندما تسلط الضوء على نقاط الضعف ونقاط القوة".
إلغاء الإلحاق في بيئة عمل عن بُعد
يتمتع العمل عن بُعد بالعديد من المزايا، ولكن لا يزال هناك بعض العيوب. بدون إمكانية وجود تفاعلات وجهًا لوجه، يمكن أن تصبح العوائق التي تحول دون الاتصال والتواصل تحديًا كبيرًا عندما يتعلق الأمر بالانفصال عن بُعد.
"الافتقار إلى القرب المادي يجعل من المهم بشكل خاص تنفيذ عملية خارجية مدروسة تكون واضحة الاتصالات هو مفتاح بناء الثقة وتجنب سوء الفهم وقت مغادرة الموظفين " كاميلا توريس ، HR Specialist في Globalization Partners .
يتمثل الغرض من تحديد عملية الإقالة في خلق انتقال سلس للموظف وحماية الشركة من انتهاكات البيانات والمخاطر الأمنية.
العوامل التي تحدد عملية إلغاء الإلحاق
هناك عاملان يحددان الخطوات التي يجب اتخاذها في عملية الخروج من العمل: سبب المغادرة ومنصب الموظف.
سبب المغادرة
بناءً على سبب المغادرة، قد تصبح بعض مراحل العملية أكثر أهمية من غيرها. ولهذا السبب يجب تخصيص عملية الإقلاع عن العمل وفقًا لظروف كل حالة. هناك أربعة أسباب رئيسية للمغادرة:
1. الاستقالة
من المهم لفرق الموارد البشرية أن تحدد عملية تساعد على منع المغادرة غير المتوقعة وتوفر الوقت الكافي لشغل الوظيفة الشاغرة. يجب أن يتلقى الموظفون إرشادات تحدد المتطلبات لضمان سهولة الخروج. يمكن أن تجعل هذه المبادئ التوجيهية فترة الإخطار بحد أدنى، وملاحظات التسليم، والتقارير، والوصول إلى البيانات ضرورية.
2. يجب أن تخطط فرق الموارد البشرية للتقاعد
لتقاعد الموظفين مقدمًا. ويجب عليهم ضمان الامتثال لخطط المعاشات وتحديد الدفعة النهائية للموظفين. تتمثل إحدى أفضل الممارسات لضمان المغادرة الممتعة في منح الموظفين المتقاعدين حفلة وداع مناسبة وتقدير في شكل جائزة، أو هدية، خاصةً إذا كانوا قد عملوا لدى الشركة لفترة طويلة.
3. إن
تسريح الموظفين أمر صعب، ولكن في بعض الأحيان لا يمكن تجنبه. في هذه الحالات، من الأفضل معاملة الموظف باحترام وتعاطف وتوضيح سبب تسريحه من العمل.
4. تُعد عمليات إنهاء الخدمة
واحدة من أصعب مهام الموارد البشرية، وفي هذه الحالات، يجب التخطيط لعملية إنهاء الخدمة بدقة. يجب أن يتلقى الموظف إخطارًا كتابيًا يوضح الحقائق التي تحفز الفصل والمواد القانونية التي تعتمد عليها الشركة لاتخاذ هذا القرار لتجنب أي مشكلات.
ضع في اعتبارك أن مكونات الامتثال المهمة مثل الوثائق المطلوبة وفترة الاختبار تختلف حسب البلد. يُعد السماح للموظفين بالتوديع لزملائهم، وحضور طلباتهم الأخيرة، وإظهار صورة لوحدة الشركة طوال العملية بعضًا من مفاتيح ضمان الفصل السلس.
وفقًا لدياس وتوريس، بغض النظر عن سبب المغادرة، من الضروري أن يشعر الموظفون بالراحة. يجب ألا تنسَ الموارد البشرية أبدًا أنهم يتعاملون مع البشر، لذا فإن التعاطف والتواصل والتضامن أمر أساسي، خاصةً عندما تتعامل مع عملية تسريح عن بُعد.
من المهم أيضًا ضمان حصول الموظفين على جميع المدفوعات وحزم إنهاء الخدمة التي يحق لهم الحصول عليها. يجب أن يكون أصحاب العمل على دراية بأن القوانين واللوائح المحلية المتعلقة بحزم الإقالة والمدفوعات أثناء تسريح العمال تختلف حسب البلد أو المنطقة.
نوع المنصب
تختلف الخطوات التي تنطوي عليها عملية الخروج من العمل أيضًا حسب المنصب الذي يشغله الموظف. على سبيل المثال، قد يتطلب تسريح موظفي المحاسبة فحصًا للسجلات المالية قبل مغادرتهم، في حين أن الفحوصات الأمنية قد تكون ضرورية لأعضاء تكنولوجيا المعلومات لمنعهم من أخذ بيانات حساسة معهم.
كيفية إنشاء عملية فعالة لإلغاء الاشتراك عن بُعد
يجب على فرق الموارد البشرية إنشاء عملية إلغاء الاشتراك المخصصة بناءً على الاحتياجات الخاصة بشركتهم. ستعتمد العملية بشكل كبير على نوع المغادرة، خاصةً ما إذا كان الموظف يغادر طواعية أو غير طوعي، بالإضافة إلى أساسيات مثل حجم الشركة.
في بيئة العمل عن بُعد، تتطلب عملية الإبعاد عن العمل من الشركات إجراء الاتصالات الأساسية في بيئة افتراضية، والتي من المرجح أن تتطلب خطوات جديدة واعتبارات دقيقة. فيما يلي بعض النصائح لضمان تنفيذ عملية الخروج عن بُعد بشكل قانوني ونجاحي.
1. صياغة خطة تواصل تبدأ عملية
الإقالة من العمل في اللحظة التي يعلم فيها فريق الموارد البشرية بالمغادرة، بغض النظر عما إذا كانت تتضمن تسريحًا أو استقالة. من المهم بشكل خاص صياغة خطة اتصال عن بُعد تحدد كيفية إبلاغ بقية الفريق. إنشاء قناة مشتركة للتواصل وجدولة الاجتماعات ومكالمات الفيديو مقدمًا. وفق إدوينا تان ، مدير العمليات العالمية APAC في Globalization Partners ، من الضروري الانتباه إلى النغمة المستخدمة في رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات مع الموظفين.
يجب أن تراعي الخطة أيضًا عملاء الموظف وكيفية إخطارهم بشكل صحيح. يجب أن تحتوي خطة التواصل هذه على معلومات واضحة حول المغادرة لتجنب سوء الفهم.
2. إعداد الأوراق
لا تختلف الأوراق الخاصة بفصل الموظف عن بُعد عن عملية المغادرة وجهًا لوجه، باستثناء أنه يجب القيام بها رقميًا. يجب على فرق الموارد البشرية جمع جميع الوثائق اللازمة للتأكد من أن كل شيء على ما يرام وأنه يتم إجراؤه بشكل قانوني. من الضروري مراجعة العقود واتفاقيات عدم الإفصاح لتوضيح شروط المغادرة والإجابة عن أي أسئلة. يجب على الموارد البشرية أيضًا إعداد الأوراق المتعلقة بحزم التعويضات والمزايا والتعويضات والضرائب. يمكن مشاركة جميع هذه المستندات من خلال إدارة المستندات وأنظمة التوقيع الرقمي لضمان سلاسة العملية وأمانها.
3. تخطيط عملية الانتقال
أهم خطوة في هذه المرحلة من العملية هي وضع خطة لجعل انتقال العمل والمسؤوليات بعد مغادرة الموظف عن بُعد سلسًا. يجب أن تتضمن هذه الخطة عمليات مراجعة منتظمة عبر الإنترنت لمراجعة حالة المشاريع، وإعادة تعيين المهام التي بدأها الموظف بالفعل، ووضع الأساس في مكانه الصحيح بحيث يمكن للموظف الجديد استئناف المهام الضرورية. يجب أن يكون قسم الموارد البشرية واضحًا مع الفرق المتأثرة بشأن شكل هذا الانتقال ومكان عمل الموظف.
4. جدولة جلسات
نقل المعرفة عبر الإنترنت هذا هو أحد أهم الأجزاء الأساسية في الإقلاع عن بُعد الفعال للمغادرة الطوعية. خلال جلسات نقل المعرفة عبر الإنترنت، يشارك الموظفون المغادرون المعلومات مع زملائهم في العمل أو مرؤوسيهم المباشرين ومع الموظف الجديد، إن أمكن. يجب أن تتضمن هذه المعلومات سجلاً للمسؤوليات والمهام وحالة المشاريع والوصول إلى المعلومات والبرامج والوثائق.
5. استعادة أصول
الشركة إذا قدمت الشركة معدات وأصول للموظفين خلال فترة عملهم، فمن المهم إعادة إرسالها بالبريد إلى صاحب العمل قبل المغادرة. يجب على فرق الموارد البشرية إجراء قائمة مرجعية رقمية وترتيبات لجمع هذه الأصول في الأيام الأخيرة قبل مغادرة الموظف. قد تشمل قائمة التحقق هذه عناصر مثل أجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة والمفاتيح وشارات الهوية وبطاقات ائتمان الشركة ويجب إرسالها إلى الموظف المغادر مع إعادة رقمية لخطاب ممتلكات الشركة.
6. حذف حسابات
المستخدمين يتطلب العمل عن بُعد مشاركة المعلومات عبر الإنترنت. لذلك، يمكن للموظفين الوصول إلى الأدوات الداخلية مثل حسابات البريد الإلكتروني، ومحركات الأقراص، وقواعد البيانات، ومصادر المعلومات الحساسة. يساعد منع الموظفين عن بُعد من الوصول إلى هذه المعلومات واستعادة أي أصول رقمية، بما في ذلك كلمات المرور ورموز المفاتيح، على منع الاختراقات الأمنية. بغض النظر عن مدى جودة العلاقة بين صاحب العمل والموظف، يجب ألا يتمكن الموظفون المغادرون من الوصول إلى أي معلومات بمجرد أن يصبحوا جزءًا من الفريق.
7. إجراء مقابلة
افتراضية للخروج في حين أنه لا ينطبق إلا على المغادرين الطوعيين، إلا أن مقابلات الخروج الافتراضية هي مفتاح ضمان الخروج المؤثر. يتمثل الهدف من هذه المقابلات في الحصول على تعقيبات قيمة حول تجربة الموظف داخل الشركة. ستكون هذه هي الفرصة الأخيرة لترك انطباع إيجابي لدى الموظفين قبل مغادرتهم. كما أنها وسيلة رائعة لجمع المعلومات التي ستساعد إدارة الموارد البشرية على اتخاذ قرارات أفضل في المستقبل. اغتنم الفرصة لاكتساب نظرة ثاقبة عن الدور الوظيفي، وأخذهم للعمل عن بُعد، وخبرتهم بشكل عام.
يُعد إنشاء عملية فعالة لإلغاء الإلحاق عن بُعد مفيدًا للشركات كما هو مفيد للموظفين. ومع ذلك، قد يكون من الصعب التعامل مع التعقيدات التي تنطوي عليها مغادرة الموظف، خاصةً عندما لا تكون الاتصالات الشخصية خيارًا.
Globalization Partners يحركها الذكاء الاصطناعي منصة التوظيف العالمية سيساعدك على ضمان الامتثال أثناء إقالة موظفيك الدوليين.
لمعرفة المزيد عن G-P Recruit، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني وأخبرنا كيف يمكننا مساعدتك في العثور على أفضل المواهب، في الموقع المناسب، وبالتكلفة المناسبة.