Leitfaden für die Einstellung von Mitarbeitern in Schweden

Schweden verfügt über eine gut ausgebildete, mehrsprachige Belegschaft mit starken Fähigkeiten in den Bereichen IT, Pharma, grüne Energie und Finanzdienstleistungen. Das Land ist in globalen Innovationsindizes durchweg hoch und für seine produktive Arbeitskultur bekannt. 

Bevor Sie nach Schweden expandieren, benötigen Sie ein solides Verständnis von Verträgen, Steuern, Löhnen, Sozialleistungen und anderen Beschäftigungsaspekten. Unser Leitfaden informiert Sie über alles, was Sie über die Einstellung in Schweden wissen müssen.

Was sollten Sie vor der Einstellung in Schweden beachten?

Wenn Sie Ihr Geschäft zum ersten Mal nach Schweden ausweiten, müssen Sie wichtige gesetzliche Anforderungen beachten. Diese Normen und Gesetze beeinflussen die Einstellungspraktiken in Schweden und viele Aspekte der Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung, einschließlich Vergütung und Sozialleistungen. 

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Hier sind fünf Dinge, die Sie über die Einstellung in Schweden wissen sollten.

1. Gewerkschaften

Schweden hat eine der höchsten Gewerkschaftsraten der Welt: 70 % der Arbeitnehmer sind einer Gewerkschaft angeschlossen. Gewerkschaften verhandeln Tarifverträge (Collective Bargaining Agreements, CBAs) mit Arbeitgebern auf nationaler, Sektor- oder Unternehmensebene. Diese Vereinbarungen legen Löhne, Arbeitsbedingungen, Sozialleistungen und andere Beschäftigungsbedingungen für fast 90 % der Belegschaft fest, da Gewerkschaften sogar Nichtmitglieder an Arbeitsplätzen abdecken, an denen eine CBA in Kraft ist.

2. Steuern

Schweden verfügt über ein umfassendes und fortschrittliches Steuersystem, das nationale, kommunale und Sozialversicherungssteuern umfasst. Verdiente Mitarbeiter zahlen einen Einkommensteuersatz von über 50 %. Alle Einwohner zahlen die Gemeindesteuer (zwischen 29–35 %, je nach Gemeinde) auf ihr steuerpflichtiges Einkommen. Für Einkommen über 613,900 SEK (2025) wird eine nationale Staatssteuer von 20 % zu dem Teil über diesem Schwellenwert hinzugefügt. Es gibt keine lokale oder regionale Einkommensteuer über die Gemeindesteuer hinaus. 

Arbeitgeber zahlen Sozialversicherungsbeiträge (arbetsgivaravgifter). Dies entspricht etwa 31.42 % des Bruttogehalts und deckt Renten, Krankenversicherung, Elternzeit und andere Leistungen ab. Mitarbeiter zahlen keine separaten Sozialversicherungsbeiträge; diese sind in den Lohnkosten des Arbeitgebers enthalten.

Die Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die Einkommensteuer einzubehalten und monatlich an die schwedische Steuerbehörde (Skatteverket) zu überweisen. Mitarbeiter reichen jährliche Steuererklärungen ein. Die meisten Mitarbeiter erhalten jedoch vorab ausgefüllte Retouren von der schwedischen Steuerbehörde und müssen diese nur bei Bedarf bestätigen oder anpassen. 

3. Beschäftigungsarten und -verträge

Das Employment Protection Act (LAS) und die CBAs regeln Arbeitsverträge in Schweden. Arbeitgeber legen dem Arbeitnehmer innerhalb eines Monats nach Arbeitsbeginn eine schriftliche Erklärung der Beschäftigungsbedingungen vor. Dieses Dokument sollte Details enthalten, wie z. B.:

• Stellenbezeichnung

• Pflichten

• Vergütung

• Arbeitszeiten

• Kündigungsfristen

• Aufnahme der Tätigkeit (Beginn)

• Anwendbaren Tarifvertrag beachten

Unbefristete (unbefristete) Verträge sind der Standard und der häufigste Vertrag in Schweden. Unbefristete Verträge haben kein festes Enddatum und bleiben bestehen, bis sie von einer der Parteien mit angemessener Vorankündigung und aus wichtigem Grund gekündigt werden. Befristete Verträge sind für temporäre Projekte oder saisonale Arbeiten zulässig. Wenn ein Mitarbeiter innerhalb eines Fünfjahreszeitraums mehrere befristete Verträge mit demselben Arbeitgeber für mehr als zwei Jahre hat, kann das Beschäftigungsverhältnis automatisch in Dauerhaftigkeit umgewandelt werden.

CBAs auf Sektor- oder Unternehmensebene legen die meisten Beschäftigungsbedingungen wie Gehalt, Arbeitszeit und Sozialleistungen fest. Diese Vereinbarungen sind für alle Mitarbeiter an den von der Vereinbarung erfassten Arbeitsplätzen rechtlich bindend, unabhängig von der Gewerkschaftszugehörigkeit. Kündigungsfristen und Kündigungsgründe sind gesetzlich und durch CBAs geregelt. Entlassungen müssen objektiv gerechtfertigt sein, und Mitarbeiter haben einen starken Schutz vor unfairer Kündigung. 

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4. Arbeitszeiten

Schwedens Arbeitszeiten unterstreichen das Engagement des Landes für die Work-Life-Balance. Im Durchschnitt arbeitet ein Mitarbeiter in Schweden 1,441 Stunden pro Jahr. Das sind etwa 18 % weniger als der OECD-Durchschnitt.

Arbeitszeiten werden durch das Arbeitszeitgesetz (Arbetstidslagen) festgelegt und werden durch CBAs weiter spezifiziert. Die durchschnittliche Arbeitswoche beträgt 40 Stunden verteilt auf fünf Tage. Tägliche Arbeitszeiten und Terminplanung können je nach Sektor und Vereinbarung variieren. 

Die gesetzliche Höchstarbeitszeit pro Woche beträgt 48. Dies schließt Überstunden ein. Überstunden werden zu Prämiensätzen gezahlt, die von der jeweiligen CBA festgelegt werden. Mitarbeiter erhalten jeden Tag mindestens 11 aufeinanderfolgende Stunden Ruhe und am Ende der Woche 36 Stunden Ruhe. Mitarbeiter sollten nicht länger als sechs Stunden ohne Pause arbeiten.

Flexible Arbeitsvereinbarungen und Teilzeitarbeit sind üblich und gesetzlich geschützt. Mitarbeiter haben das Recht, Änderungen ihrer Arbeitszeit zu verlangen, und Arbeitgeber müssen solche Anträge berücksichtigen. 

5. Arbeitsfreie Zeiten

Gesetzliches Recht und CBA-Vereinbarungen regeln den Urlaub. Alle Mitarbeiter, ob Vollzeit oder Teilzeit, erhalten jedes Jahr mindestens 25 Tage bezahlten Urlaub. Viele Tarifverträge enthalten Bestimmungen für zusätzliche Tage. Das schwedische Urlaubsgesetz gibt Mitarbeitern das gesetzliche Recht, vier aufeinanderfolgende Wochen Urlaub während des Sommers zu nehmen. 

Mitarbeiter mit einem festen Monatsgehalt erhalten für jeden Urlaubstag einen gesetzlichen Urlaubszuschlag von 0.43 % ihres Monatsgehalts. Der Urlaubszuschlag wird im auf den Urlaub folgenden Monat gezahlt. Schweden hat jedes Jahr 13–15 Feiertage. Dazu gehören Neujahr, Ostern, Mittsommer und Weihnachten. Mitarbeiter müssen normalerweise nicht an diesen Tagen arbeiten. In diesem Fall kann eine Prämienzahlung anfallen.

In Schweden ist der erste Tag des Krankheitsurlaubs unbezahlt. Arbeitgeber zahlen für die nächsten 13 Tage zu 80 % des Gehalts des Mitarbeiters. Danach erbringt die schwedische Sozialversicherungsgesellschaft (Försäkringskassan) Krankengeld. Vård av Barn (VAB) ermöglicht es den Mitarbeitern, sich frei zu nehmen, um sich um ein krankes Kind zu kümmern, aber Arbeitgeber zahlen für diese Freizeit nicht. Stattdessen fordern die Mitarbeiter eine Entschädigung von der Försäkringskassan. 

Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub sind durch Elternzeit abgedeckt. Die Eltern teilen 480 Tage bezahlten Urlaub für jedes Kind. 390 Tage werden mit etwa 80 % Gehalt (bis zu einer festgelegten Obergrenze) bezahlt. Der Rest wird zu einer niedrigeren Pauschale bezahlt. 90 Tage sind für jeden Elternteil reserviert und können nicht auf den anderen übertragen werden. Die Elternzeit ist flexibel und kann bis zum 12. Lebensjahr genommen werden.

Top-Einstellungszentren in Schweden

Einige Städte in Schweden sind für bestimmte Branchen bekannt. Wenn du weißt, was jede Stadt zu bieten hat, kannst du deine Einstellungsbemühungen am richtigen Ort konzentrieren und die Rollen schneller besetzen. 

Die Top-Talentzentren in Schweden sind:

• Stockholm ist die Hauptstadt und größte Stadt. Es ist Schwedens wichtigstes Geschäfts- und Einstellungszentrum, insbesondere für Technologie, Finanzen und professionelle Dienstleistungen. Große Unternehmen wie Spotify, Klarna und Ericsson haben hier ihren Hauptsitz.

• Göteborg ist die Heimat der schwedischen Automobilindustrie. Unternehmen wie Volvo Cars, AB Volvo, CEVT und Polestar sind hier vertreten. 

• Malmö befindet sich in Südschweden. Es ist ein Drehkreuz für Logistik, Technologie und internationale Geschäfte. Die Stadt hat über die Öresund-Brücke enge Geschäftsverbindungen nach Kopenhagen, Dänemark.

• Uppsala ist für seine Universität und Forschungseinrichtungen bekannt. Es ist ein Zentrum für Biowissenschaften, Pharmazie und Bildung.

• Lund ist berühmt für die Universität Lund, eine der ältesten Universitäten Skandinaviens. Lund ist bekannt für seine Technologie-, Forschungs- und Innovationssektoren, insbesondere in den Bereichen Life Sciences und IT.

Wichtige Branchen in Schweden

Das Verständnis der wichtigsten Branchen Schwedens hilft Ihnen, Gehälter und Leistungen zu bewerten. Sie können diese Erkenntnisse nutzen, um kluge Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie investieren und Ihre Belegschaft ausbauen sollen. 

Zu den wichtigsten Branchen in Schweden gehören:

• Technologie und IT: Schweden ist führend in der Technologie, insbesondere in Stockholm. Das Land ist für seine Innovationen in den Bereichen Software, Telekommunikation und digitale Dienste bekannt. Es ist die Heimat erfolgreicher Unternehmen wie Spotify und Klarna. Zu den spezialisierten Talenten gehören Softwareentwicklung, Cybersicherheit, KI, Datenwissenschaft und Gaming.

• Herstellung und Technik: Schweden hat eine lange Tradition der fortschrittlichen Technik und hochwertigen Fertigung. Zu diesem Sektor gehören Automobilunternehmen wie Volvo und Scania sowie Maschinen und Industrieausrüstung. Zu den Spezialisten gehören Ingenieure, F&E-Spezialisten und Rollen in der Fertigung und Lieferkette.

• Life Sciences und Pharma: Schweden ist ein Zentrum für Biotechnologie, Pharmazie und Medizintechnik. Zu den Spezialisten gehören Forscher, medizinische Fachkräfte, Biotechnologen und Pharmaspezialisten.

• Ökostrom und Umwelttechnologie: Das Land investiert stark in erneuerbare Energien. Wasserkraft ist eine große Energiequelle für Schweden. Zu den spezialisierten Talenten gehören verschiedene Engineering-Rollen.

• Finanzdienstleistungen: Schweden verfügt über einen starken Banken-, Versicherungs- und Fintech-Sektor. Zu den Spezialisten gehören verschiedene Softwareingenieure und -entwickler, Finanzanalysten sowie Buchhalter und Wirtschaftsprüfer.

Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Schweden

Egal, ob Sie einen Mitarbeiter oder ein gesamtes Team in Schweden einstellen, Ausgaben sind unvermeidlich. Budget für Folgendes:

• Einrichtung eines Unternehmens (es sei denn, Sie arbeiten mit einem eingetragenen Arbeitgeber zusammen)

• Stellenangebote schalten

• Auszahlung von Empfehlungsboni an Mitarbeiter mit Verbindungen in Schweden

• Bezahlung eines internen Einstellungsausschusses

• Reisen nach und von Schweden, einschließlich Hotelaufenthalte, Mahlzeiten und Transport

• Zusammenarbeit mit einem Übersetzer, um Dokumente zu entwerfen oder Gespräche zu erleichtern (falls zutreffend)

• Verwendung eines Hintergrundüberprüfungsdienstes für das Screening von Kandidaten

Laut G-P Verified Quellen von Gia beträgt die Arbeitgeberbelastungsrate in Schweden, die zusätzlich zu den Gehältern ausgelöste Kosten beinhaltet, rund 31.42 %. 

Was muss ein Unternehmen tun, um Mitarbeiter in Schweden einzustellen?

Stellen Sie sicher, dass Sie diese wichtigen Dinge abdecken, bevor Sie Ihr Team in Schweden erweitern:

• Zahlung von Steuern zur Registrierung Ihres Unternehmens bei der schwedischen Steuerbehörde (Skatteverket)

• Registrierung einer lokalen Niederlassung beim schwedischen Registrierungsbüro

• Eröffnung eines Bankkontos nach offizieller Gründung

• Einzahlung des erforderlichen Mindestkapitals

• Beratung mit einer schwedischen Anwaltskanzlei, um während des Einstellungsprozesses konform zu bleiben

Die Gründung einer Tochtergesellschaft in Schweden kann Wochen oder Monate dauern. Verwenden Sie G-P EOR, um Vollzeitmitarbeiter in Schweden einzustellen, ohne Ihr eigenes Unternehmen einzurichten. Bauen Sie Ihr Team in Schweden zu geringeren Kosten und mit der Gewissheit auf, dass Sie dies konform tun.

Schritte zur Einstellung in Schweden

Der Einstellungsprozess in Schweden ähnelt dem, mit dem Sie wahrscheinlich in Ihrem eigenen Land vertraut sind. Der Einstellungsprozess folgt fünf grundlegenden Schritten: Bewerbung der Stelle, Bewertung von Bewerbungen, Vorstellungsgespräche mit Bewerbern, Versendung von Stellenangeboten und Onboarding neuer Mitarbeiter.

1. Stellenangebote bewerben

Unternehmen müssen alle Stellenangebote auf Platsbanken bewerben, der offiziellen Jobbörse des schwedischen öffentlichen Diensts. Diese Regel fördert Transparenz und Chancengleichheit für alle Stellensuchenden. 

Verwenden Sie integrative und nicht diskriminierende Sprache in Ihrer Stellenausschreibung. Alle Sprachanforderungen, wie z. B. schwedische Kenntnisse, müssen begründet und dokumentiert werden.

2. Anwendungen auswerten

Beurteilen Sie die Kandidaten auf der Grundlage ihrer relevanten Qualifikationen und Kompetenzen. Schwedens Antidiskriminierungsrahmen ist einer der stärksten in Europa. Der Diskriminierungsgesetz verbietet Diskriminierung aufgrund von Geschlechtsidentität, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Behinderung, sexueller Orientierung und Alter. 

3. Interviews mit Bewerbern

Bewerbungsgespräche mit Bewerbern, die es auf Ihre Auswahlliste geschafft haben. Sie können diese Interviews persönlich oder virtuell durchführen. Denken Sie daran, strukturierte, nicht diskriminierende Interviewfragen zu verwenden. Führen Sie die Dokumentation des Einstellungsprozesses, einschließlich Stellenanzeigen, Gesprächsnotizen und Einstellungsentscheidungen. 

Gia kann Ihnen helfen, Fragen zu stellen, die den Antidiskriminierungsgesetzen in Schweden entsprechen, damit Sie die für die Rolle am besten geeignete finden und gleichzeitig die lokalen Vorschriften einhalten können. 

4. Stellenangebot machen

Wenden Sie sich an den von Ihnen ausgewählten Kandidaten, um ihm eine Stelle in Ihrem Unternehmen anzubieten. Die meisten Mitarbeiter sind durch CBAs abgedeckt. Diese Vereinbarungen legen Löhne, Arbeitszeiten, Überstunden, Elternzeit, Renten und andere Bedingungen fest. Obwohl mündliche Vereinbarungen in Schweden rechtsgültig sind, empfehlen wir, einen schriftlichen Vertrag vorzulegen, der alle Beschäftigungsbedingungen beschreibt. 

5. Neue Mitarbeiter einstellen

Jetzt können Sie neue Mitarbeiter einbinden. Sie müssen sich bei der schwedischen Steuerbehörde registrieren, bevor Sie Löhne oder Sozialleistungen zahlen. Neue Mitarbeiter benötigen für Steuer- und Sozialversicherungszwecke eine persönliche Identitätsnummer (Personennummer). Zu den bewährten Onboarding-Praktiken gehören Kommunikation vor der Einstellung, Orientierung, rollenspezifische Schulungen und die Einhaltung der Vorschriften für das Arbeitsumfeld. 

Wenn Sie mit einer EOR wie G-P arbeiten, müssen Sie sich keine Sorgen um den Verwaltungsaufwand des Onboardings machen. Wir rationalisieren den Prozess, damit Sie sich auf die Schulung Ihres neuen Mitarbeiters und die Integration in Ihre Unternehmenskultur konzentrieren können.  

Einstellung von Auftragnehmern in Schweden

Die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern in Schweden kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, den Markt zu testen und eine Präsenz aufzubauen, ohne dass Vollzeitmitarbeiter dazu verpflichtet sind. Auftragnehmer mit Sitz in Schweden verstehen das Verhalten, die Regeln und die Geschäftspraktiken der lokalen Verbraucher. Sie sind bereit, schnell mit ihren eigenen Geräten und etablierten Arbeitsprozessen zu arbeiten. 

Die Einstellung von Auftragnehmern ermöglicht es Ihnen, Ihre Mitarbeiter ganz einfach an Ihre Geschäftsanforderungen anzupassen, ohne die Komplexität und Kosten der Beschäftigung. 

Bevor Sie eine Vereinbarung mit einem unabhängigen Auftragnehmer in Schweden abschließen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

1. Mitarbeiter vs. unabhängige Auftragnehmer

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Mitarbeitern und unabhängigen Auftragnehmern zu verstehen. In Schweden stellen Arbeitgeber Mitarbeiter für die Arbeit ein und zahlen ihnen im Gegenzug ein reguläres Gehalt und Sozialleistungen. Unabhängige Auftragnehmer erbringen Dienstleistungen. Im Gegensatz zu Mitarbeitern legen Auftragnehmer ihre Zeitpläne fest, verwenden ihre eigene Ausrüstung und arbeiten an bestimmten Projekten, anstatt eine laufende Rolle zu spielen.

2. Strafen für Fehlklassifizierung

Die schwedische Steuerbehörde (Skatteverket) und die schwedische Arbeitsbehörde (Arbetsmiljöverket) beaufsichtigen die Klassifizierung der Arbeitnehmer. Wenn jemand als Auftragnehmer eingestuft wird, wenn er dies nicht tut, kann dies zu schweren Strafen führen. Wenn eine Fehlklassifizierung auftritt, müssen Sie:

• Zahlen Sie rückwirkende Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.

• Dem Mitarbeiter rückwirkende Beschäftigungsleistungen, wie z. B. bezahlten Urlaub und Rentenbeiträge, zukommen lassen.

• Zahlung von Verwaltungssanktionsgebühren.

3. Bezahlung von Auftragnehmern in Schweden

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Einstellung von Mitarbeitern und Auftragnehmern in Schweden mit G-P

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