Wenn Sie Ihr Unternehmen erweitern und Teams schneller aufbauen möchten, ist eine der ersten Lösungen, die in Betracht ziehen, unabhängige Auftragnehmer einzustellen, die oft als 1099 Mitarbeiter in den USA bezeichnet werden. Woher kommt dieser Begriff jedoch und was sollten Unternehmen mit Sitz in den USA bei der Einstellung globaler Auftragnehmer in dieser Region beachten?
Wie man einen 1099-Auftragnehmer klassifiziert
Es ist wichtig, Mitarbeiter und Auftragnehmer korrekt zu klassifizieren, um mögliche Bußgelder und Strafen zu vermeiden, insbesondere bei internationalen Einstellungen. Schließlich gibt es spezifische Regeln für die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer im Vergleich zu W-2-Mitarbeitern, und sie variieren je nach Land. Wenn Sie in den USA einstellen, sollten Sie Folgendes in Betracht ziehen:
Allgemeine Regeln zur Klassifizierung von 1099-Auftragnehmern |
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Verhalten
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Finanzen
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Beziehung
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1099 Mitarbeiter kontrollieren, wie, wann und wo sie die Arbeit ausführen. |
1099 Mitarbeiter zahlen in der Regel für ihre eigenen Materialien und Betriebsstoffe. Sie erhalten keine Kostenerstattung durch das Unternehmen. 1099 Mitarbeiter haben die Möglichkeit, aufgrund ihrer eigenen Fähigkeiten Gewinne oder Verluste zu erzielen. |
Oft führen 1099 Mitarbeiter für kurz- oder langfristige Projekte Arbeiten für ein Unternehmen auf begrenzter Basis durch. Sie haben keine ständige Beziehung zu einem Unternehmen, so wie ein Mitarbeiter es tut, und die Arbeit, die er leistet, ist im Allgemeinen kein zentraler Bestandteil des Kerngeschäfts des Unternehmens. |
Auch wenn die Einstellung internationaler Auftragnehmer wie eine effiziente Möglichkeit erscheint, die Gewässer in einem neuen Land zu testen, ist es wichtig, die Regeln bezüglich Auftragnehmern zu verstehen und zu befolgen. Sie sollten die Vor- und Nachteile der Einstellung von 1099 Auftragnehmern abwägen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Darüber hinaus können Unternehmen in Betracht ziehen, Auftragnehmer für langfristige Bedürfnisse in Mitarbeiter umzuwandeln.
Wie unterscheiden sich 1099 Mitarbeiter bei der Einreichung von Steuerdokumenten von Vollzeitmitarbeitern?
In den USA füllen Auftragnehmer in der Regel die Formulare 1099-NEC oder 1099-MISC aus, während Mitarbeiter das W-2-Formular für Einkommenssteuereinbehaltung ausfüllen. Der Hauptunterschied zwischen 1099 Mitarbeitern und Vollzeitmitarbeitern ist der Status ihrer juristischen Mitarbeiter.
Ein 1099er – auch als Freiberufler, unabhängiger Auftragnehmer oder Selbstständiger bekannt – ist ein Fachmann, der vorübergehend für ein oder mehrere Unternehmen arbeitet. Mitarbeiter, ob in Teilzeit oder Vollzeit, auch als W-2-Mitarbeiter bezeichnet, sind bei einem Unternehmen beschäftigt, und die Arbeitsgesetze und -vorschriften regeln die Beziehung.
Da es sich nicht um Mitarbeiter handelt, arbeiten Auftragnehmer unabhängig und unterliegen keinen Beschäftigungssteuern, Lohnsteuern oder arbeitsrechtlichen Schutzmaßnahmen, die Mitarbeiter erhalten. Auftragnehmer verwalten ihre eigenen Steuerpflichten, legen ihre eigenen Sätze und Zeitpläne fest und definieren ihre Arbeitsbeziehung und -bedingungen innerhalb eines Vertrags mit unabhängigen Auftragnehmern.
Unternehmen sind verpflichtet, die Hälfte der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern von W-2-Mitarbeitern in den USA zu zahlen und den Anteil der Mitarbeiter an ihren Gehaltsschecks einzubehalten. Im Gegensatz dazu sind 1099 Arbeitnehmer für die Durchführung geschätzter Steuerzahlungen allein verantwortlich.
Was sind die Unterschiede zwischen Formular 1099-NEC und Formular 1099-MISC?
Der erste Schritt, um zu bestimmen, welches Formular 1099 ausgestellt werden soll, besteht darin, die Bedeutung der Abkürzungen zu verstehen. NEC steht für „Vergütung ohne Mitarbeiter“, während MISC für „Verschiedenes“ steht. Ob Ihr Unternehmen ein 1099-NEC oder ein 1099-MISC ausstellt, hängt von der Art des Auftragnehmerverhältnisses und dem Zweck der Zahlung ab.
Sowohl die Steuerformulare 1099-NEC als auch 1099-MISC sind Dokumente, die vom IRS benötigt werden, um Einkommen zu melden, das an Personen außerhalb der regulären Beschäftigung gezahlt wird. Jede wird jedoch in verschiedenen Situationen verwendet. Unternehmen sollten Formular 1099-NEC einreichen, wenn die folgenden Bedingungen zutreffen:
- Das Unternehmen zahlte dem Auftragnehmer im Laufe des Jahres mindestens 600 USD.
- Das Unternehmen bezahlte jemanden, der kein Mitarbeiter war.
- Das Unternehmen hat eine Zahlung für Dienstleistungen im Zusammenhang mit seinem Geschäft oder Handel geleistet.
- Das Unternehmen bezahlte einen Nachlass, eine Einzelperson, eine Partnerschaft oder eine Kapitalgesellschaft.
- Der Auftragnehmer ist ein US-Steuerzahler, unabhängig davon, wo er lebt.
Unternehmen sollten Formular 1099-MISC für die folgenden Arten von Zahlungen ausstellen:
- Lizenzgebühren
- Miete
- Sonstiges Einkommen, wie z. B. Auszeichnungen und Preise
- Medizinische Dienstleistungen
- Erträge aus Crop-Versicherungen
- Fisch zum Weiterverkauf gekauft
- Erlöse, die an einen Anwalt für Vergleichsvereinbarungen oder ähnliches gezahlt werden
- Nicht qualifizierte Entgeltumwandlung
Sollten Sie das Formular 1099-NEC oder 1099-MISC für unabhängige Auftragnehmer ausfüllen?
Nein. Wenn Sie die Dienste von Auftragnehmern in den USA in Anspruch nehmen, die Staatsbürger eines anderen Landes sind, müssen Sie ihnen kein Formular 1099 ausstellen, da sie keine Steuern in die USA zahlen. Stattdessen müssen alle internationalen Auftragnehmer, mit denen Sie zusammenarbeiten, das Formular W-8BEN ausfüllen. Der Auftragnehmer übergibt Formular W-8BEN an das Unternehmen, nicht an den IRS. Dieses Formular dient als Nachweis für den Nicht-Staatsbürgerschaftsstatus des Auftragnehmers und bescheinigt, dass er nicht verpflichtet ist, Steuern in die USA zu zahlen.
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Sollten Sie das Formular 1099-NEC oder 1099-MISC für im Ausland lebende US-Auftragnehmer ausfüllen?
Wenn Ihr Unternehmen mit US-Steuerzahlern zusammenarbeitet, die in einem anderen Land leben, oder mit US-Bürgern, die in einem anderen Land leben, aber gelegentlich in den USA arbeiten, müssen Sie das gleiche Verfahren wie 1099 für US-Steuerzahler, die in den USA leben, befolgen.
Gibt es Strafen oder Bußgelder für die Nichtausstellung von Formular 1099?
Ja. Um Unternehmen zu ermutigen, ihre Formulare rechtzeitig einzureichen, verhängt der IRS Strafen für verspätete Einreichungen. Der Strafbetrag hängt davon ab, wann das Formular eingereicht wird. Das rechtzeitige Einreichen von Formularen hilft dem IRS, Betrug zu erkennen, indem genaue Informationen über das Einkommen einer Person bereitgestellt werden. Der IRS kann die für einen Steuerpflichtigen erhaltenen 1099-Formulare mit den in der Steuererklärung des Steuerpflichtigen ausgewiesenen Einkünften vergleichen, um Diskrepanzen zu identifizieren.
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