Was ist Formular W-9?

Wichtige Erkenntnisse

• Was Formular W-9 ist: Formular W-9 wird zur Erfassung der Steuerinformationen eines Auftragnehmers verwendet. Sie können genaue 1099-Formulare einreichen und Sicherungseinbehaltungen und Strafen vermeiden.

• Wie das Formular W-9 im Vergleich zu anderen Formularen abschneidet: Ein W-9-Formular dient nur zur Dokumentation und gilt für US-Auftragnehmer. Ein W-8-Formular ist für Nicht-US-Bürger. W-2 Mitarbeiter verwenden Formulare zur Vorbereitung ihrer Steuern. 1099 Formulare dienen zur Meldung verschiedener Einkommensarten, wie z. B. verschiedene Zahlungen an Auftragnehmer.

• Wo Sie ein WW-9-Formular erhalten: Sie können das W-9Formular auf der IRS-Website herunterladen oder mit G-P Contractor™ erstellen.

• Wer eine W-9: Personen und Unternehmen, die mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten, wie unabhängige Auftragnehmer und Lieferanten, muss ein Formular W-9 ausfüllen.

Durch die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer wird es einfacher, dein Unternehmen  zu vergrößern oder zu verkleinern, wenn sich deine Bedürfnisse ändern. Obwohl  Auftragnehmer nicht auf der Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens stehen, müssen Sie dennoch  bestimmte Anforderungen  befolgen, um mit diesem Mitarbeitertyp zu interagieren.

In den USA füllen Vollzeitmitarbeiter I-9 Formulare aus, während unabhängige Auftragnehmer oder 1099 Mitarbeiter W-9 Formulare ausfüllen. Diese Formulare  tragen dazu bei, die Einhaltung der Steuervorschriften zu gewährleisten und das Risiko von Strafen für falsche oder fehlende Informationen zu reduzieren. 

Lassen Sie uns  aufschlüsseln,  was ein W-9Steuerformular ist,  wofür es verwendet wird, wie es auszufüllen ist und häufige Fehler zu vermeiden sind.

Was ist ein W-9-Formular?

 AW-9 Form dient  der Erhebung von Steuerdaten von unabhängigen Auftragnehmern und Geschäftseinheiten, sodass Sie genaue Rücksendungen einreichen können. Sie reichen keine W-9 beim  Internal Revenue Service (IRS) ein. Sie  verwenden jedoch die Informationen auf diesem Formular, um  ein 1099 Formular vorzubereiten , das Sie am Ende des Jahres an den IRS senden. 

Der W-9 erfasst die Steueridentifikationsnummer (TIN) von natürlichen und juristischen Personen. Für Einzelpersonen ist dies in der Regel die Sozialversicherungsnummer (SSN), für Unternehmen die Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN).

Hinweis: Es gibt kein  W-9-Formular für Mitarbeiter. Ein W-9 ist nur für unabhängige Auftragnehmer oder Unternehmen bestimmt.

Wie Formular W-9 im Vergleich zu anderen Formularen abschneidet

Ein W-9-Formular für Unternehmen dient nur zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen. So unterscheidet  sich  das  W-9 von anderen IRS-Formularen:

W-9 vs. W-2 Formulare

Während  unabhängige Auftragnehmer  ein W-9-Formular ausfüllen, füllen Unternehmen  W-2- Formulare aus und senden sie an  das IRS.

Mitarbeiter verwenden  W-2-Formulare , um Steuern vorzubereiten. Bevor sie ein W-2 erhalten, müssen die Mitarbeiter das Formular W-4 ausfüllen und ihre Steuerinformationen, ihren Einreichungsstatus und gegebenenfalls andere Stellen angeben. Sie berechnen die einzubehaltenden Steuern auf der Grundlage von Formular W-4, während Formular W-2 diese Steuern widerspiegeln sollte.

Ein W-9 Formular  dient zur Vorbereitung des 1099-Formulars. Ein W-9 enthält den Namen, die Adresse und die TIN des Auftragnehmers. Im Gegensatz zu den Mitarbeitern sind Auftragnehmer für die Meldung und Zahlung ihrer Steuern verantwortlich. Im Allgemeinen gibt es keine Steuereinbehaltung für Auftragnehmer, außer in bestimmten Situationen, z. B. wenn sie keine korrekte TIN  bereitstellen  oder bestätigen. 

W-9 vs. 1099 Formulare

1099 ist eine Reihe von IRS-Formularen, die unterschiedliche Einkommensarten melden. Unternehmen verwenden am häufigsten:

• 1099-NEC: Verwenden Sie dieses Formular, wenn Sie Ihren unabhängigen Auftragnehmern  USD 600 oder mehr jährlich zahlen. 

• 1099-MISC: Verwenden Sie dieses Formular, um verschiedene Zahlungen wie Lizenzgebühren, Gesundheitsleistungen und Miete zu melden, wenn diese  USD 600 oder mehr pro Jahr betragen.

Ihr Unternehmen ist dafür verantwortlich,  Formulare 1099auszufüllen und  an das IRS zu senden. Im Gegensatz dazu füllen unabhängige Auftragnehmer  W-9 Formulare aus, die Sie in Ihren Unterlagen aufbewahren werden. Sie benötigen  W-9 Formulare  nur als Referenz für die Einreichung von Formular 1099.

W-9 vs. W-8 Formulare

W-9W-8 W-9 Formulare  gelten für US-Bürger, während Nicht-US-Bürger eine W-8 benötigen.  

Es gibt nur eine Art von W-9 Form.  Es gibt jedoch fünf Arten von  W-8 Formularen. Das richtige Formular hängt davon ab, ob der Auftragnehmer eine Einzelperson oder ein Unternehmen ist, welche Einkommensart er hat und ob er für eine spezielle steuerliche Behandlung qualifiziert ist. 

Sie  sollten das W-8-Formular  einsammeln, bevor Sie Ihre erste Zahlung vornehmen.  Es ist empfehlenswert, das W-9 einzusammeln, bevor der Auftragnehmer Arbeiten ausführt.

Wo Sie ein Formular W-9 erhalten

Auftragnehmer können  Formular W-9 direkt von der IRS-Website herunterladen. Oder Sie können  G-P Contractor verwenden, um den gesamten Einstellungslebenszyklus von Auftragnehmern zu vereinfachen – von Zahlungen bis hin zur Verwaltung von Papierkram. Erstellen Sie ganz einfach W-9-Formulare und greifen Sie auf alle Ihre Mitarbeiterinformationen auf einem Dashboard zu.

 Wenn Sie globale Teams skalieren und aufbauen, bietet  G-P Gia™, unsere erste KI  für HR, detaillierte Einblicke in Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Sozialleistungen in über 50 Ländern und allen 50 US-Bundesstaaten.

Wer muss eine W-9 ausfüllen?

Bestimmte natürliche und   juristische Personen, die Einkommen von Ihrem Unternehmen erhalten, müssen Formular W-9 ausfüllen.  Dazu  gehören unter anderem unabhängige Auftragnehmer, Anbieter, Personengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung (Limited Liability Companies, LLCs), Unternehmen, Trusts und Nachlassvermögen.

Hier sind einige Beispielszenarien, in denen ein W-9 erforderlich ist:

1. Sie sind  ein kleines Unternehmen, das Auftragnehmer in den USA einstellt. Kleine Unternehmen ohne große interne Teams stellen oft unabhängige Auftragnehmer ein. Wenn Sie beispielsweise  G-P Contractor verwenden, um Auftragnehmer für ein Grafikdesignprojekt einzustellen und zu bezahlen, kann der Arbeiter die W-9-Formularerstellungsfunktion verwenden, um das Formular auszufüllen, bevor er mit der Arbeit beginnt. 

2. Sie sind eine Bank mit einem Kunden, der ein neues Konto eröffnet. Banken verwenden W-9 Formulare , um Informationen über Steuerzahler zu sammeln, die erforderlich sind, um Zinsen und andere Einnahmen an die IRS zu melden.

3. Sie haben eine Schuld storniert. Stornierte Schulden gelten oft als steuerpflichtiges Einkommen. Formular W-9 hilft bei der Übermittlung der erforderlichen Informationen.

4. Sie sind eine Investmentfirma. Sie werden Formular W-9 von Ihren Kunden einholen und dann Ihre Einnahmen dem IRS auf dem entsprechenden Formular 1099 melden.

Wann und warum ein W‑9 angefordert wird

 DasW-9 Formular ist  nur für Anbieter erforderlich, die Sie für Dienstleistungen bezahlen. Dies schließt keine Unternehmen ein, da sie normalerweise von der Berichterstattung von 1099 ausgenommen sind. Sie benötigen auch kein W-9 für Anbieter, über die Sie mit Karte bezahlen, da diese Zahlungen vom Zahlungsabwickler gemeldet werden.

Mit einem W-9 Formular  können Sie Auftragnehmerzahlungen genau an den IRS melden. Obwohl Sie dieses Dokument nicht einreichen müssen, erleichtert es die Vorbereitung von 1099-Formularen, es bereitzuhalten. Sie vermeiden außerdem Bußgelder und zivil- oder strafrechtliche Sanktionen, wenn Sie das Formular nicht einsammeln.

So füllen Sie ein W-9-Formular aus

Auftragnehmer müssen ein W-9 Formular  korrekt ausfüllen, um die Einhaltung sicherzustellen. Sie können  W-9Anweisungen befolgen:

1. Geben Sie den Namen des Auftragnehmers oder des Unternehmens an: Auftragnehmer tragen ihren Namen in Zeile 1 ein, wie er auf ihrer Steuererklärung erscheint. Juristische Personen, wie z. B. eine Personengesellschaft, LLC oder ein Unternehmen, tragen ihren Namen in Zeile 2 ein und verwenden dabei ihre „Geschäftstätigkeit als“-Informationen. Wenn der Auftragnehmer unter einem bestimmten Geschäftsnamen tätig ist, sollte er diese Informationen in die Zeile „Geschäftsname“ eingeben.

2. Wählen Sie die Bundessteuerklassifizierung: Der Auftragnehmer markiert das entsprechende Kästchen für die Steuerklassifizierung. Einige Optionen umfassen Einzelpersonen, C-Gesellschaften, S-Gesellschaften, Personengesellschaften, Treuhandgesellschaften oder Nachlassgesellschaften oder LLC.

3. TIN hinzufügen: Auftragnehmer sollten ihre SSN hinzufügen, wenn sie eine Einzelperson sind. Unternehmen sollten ihre EIN hinzufügen.  Abhängig  von ihrer Staatsbürgerschaft oder ihrem Status als Unternehmen können Auftragnehmer  eine TIN beantragen und unter Teil I „beantragt“ schreiben. Sie unterliegen der Quellensteuer, bis sie ihre TIN erhalten. Danach müssen sie eine aktualisierte W-9 einreichen.

4. Adresse eingeben: Fügen Sie unter der Zeile „Adresse“ die Adresse hinzu, die mit der TIN verknüpft ist. 

5. Bestätigen Sie das Formular: Alle Informationen sollten korrekt sein und mit den IRS-Datensätzen übereinstimmen. Die Person, die das Formular ausfüllt, sollte die vorgesehenen Bereiche unterschreiben und datieren, um zu zertifizieren. Sie können  das IRS TIN Matching-Programm verwenden, um Datensätze zu überprüfen.

G-P Contractor erleichtert das Ausfüllen und Sammeln von Formularen. Auftragnehmer können das Formular auf der Plattform erstellen, auf die Sie jederzeit zugreifen können.

Wie Sie ein W-9 Formular einreichen und speichern

Der unabhängige Auftragnehmer oder die unabhängige Einheit sollte Ihnen das ausgefüllte Formular zur Aufbewahrung von Unterlagen zusenden. Sie müssen W-9 Formulare  für  mindestens vier Jahre aufbewahren. Eine längere Buchführung hilft auch bei verlängerten Prüfungszeiträumen. 

3 häufige W-9-Fehler und wie man sie vermeidet

Obwohl Sie  W-9 Formulare nicht an den IRS  senden müssen,  müssen sie  dennoch korrekt sein, um rechtliche und finanzielle Probleme zu vermeiden. Achten Sie auf diese häufigen Fehler:

1. Hinzufügen  falscher Informationen: Fehler umfassen die Verwendung der falschen TIN und des falschen Entitätstyps. Eine falsche TIN kann zu einem IRS-Hinweis führen, während der richtige Geschäftstyp sicherstellt, dass Ihre 1099-Berichte korrekt sind. 

2. Formulare verspätet einsammeln: Sie müssen W-9 -Formulare einsammeln,  bevor Auftragnehmer oder Unternehmen mit der  Arbeit beginnen  und bevor Sie Ihre erste Zahlung vornehmen. Auf diese Weise sind Sie auf die Berichterstattung zum Jahresende vorbereitet.

3. Aktualisierung fehlgeschlagen: Erstellen Sie ein System zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung von W-9Informationen. Verwenden Sie Methoden, bei denen ein Auftragnehmer seine Informationen einfach aktualisieren kann.

Einstellung von Mitarbeitern und  Auftragnehmern mit G-P

Mehr als  80 % der Führungskräfte  haben Schwierigkeiten, qualifizierte Talente in ihrem bestehenden Markt zu finden. G-P bietet eine schnelle und konforme Lösung, um globale Mitarbeiter und  Auftragnehmer einzustellen, ohne neue Unternehmen einzurichten.

Unsere KI- gestützten EOR- und Auftragnehmerlösungen werden durch das größte Team von HR-, Rechts- und Compliance-Experten im jeweiligen Land unterstützt, um den gesamten globalen Beschäftigungslebenszyklus zu vereinfachen. Fügen Sie Ihrem Team erstklassige Talente hinzu, ohne den Stress der internationalen Steuerkonformität.

Buchen Sie noch heute eine Demo.

W-9 FAQs zum Formular