Wenn Ihr Unternehmen über Grenzen und Grenzen hinaus wächst, besteht die Möglichkeit, dass Sie sich mit der Einstellung unabhängiger Auftragnehmer beschäftigt haben. Während Vollzeitmitarbeiter ein Formular I-9 ausfüllen, müssen unabhängige Auftragnehmer, die als 1099 Mitarbeiter in den USA bekannt sind, ein Formular W-9 ausfüllen.
Was ist ein W-9-Formular? Wofür wird es verwendet? Wie sollten unabhängige Auftragnehmer ein W-9-Formular ausfüllen? Es ist nicht einfach, die Komplexität der globalen Compliance bei Beschäftigungsverhältnissen zu bewältigen, aber mit der Anleitung und dem Fachwissen eines erstklassigen Employer of Record (EOR) kann dies der Fall sein.
Was ist ein W-9-Formular?
Ein W-9-Formular, auch als Informationsnummer und Zertifizierung für Steuerzahler bezeichnet, ist ein Steuerdokument der U.S. Internal Revenue Service (IRS). Ein W-9-Formular wird normalerweise von Unternehmen und Personen verwendet, die eine Steueridentifikationsnummer (TIN) von einer anderen Partei für Steuerzwecke anfordern müssen.
Eine TIN wird verwendet, um Personen oder Unternehmen zu identifizieren, die innerhalb der Vereinigten Staaten besteuert werden können. Eine Employer Identification Number (EIN) ist eine Art von TIN, die zur Identifizierung von Unternehmen verwendet wird, während eine Sozialversicherungsnummer (SSN) für Einzelpersonen verwendet wird.
Ein W-9-Formular gilt für:
- Einkommen
- Immobiliengeschäfte
- Hypothekenzinsen
- Erwerb oder Aufgabe von gesichertem Eigentum
- Auflösung der Schulden
- Zuwendungen an ein IRA
Die häufigste Verwendung ist, wenn ein Unternehmen Informationen von einem unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler sammeln muss, um spezifische Zahlungen für erbrachte Dienstleistungen an den IRS zu melden. Darüber hinaus können Finanzinstitute auch W-9-Formulare verwenden, um die Identität der Kontoinhaber zu überprüfen.
Wo Sie ein Formular W-9 erhalten
Sie können ein Formular W-9 einfach direkt von der offiziellen Website des Internal Revenue Service (IRS) herunterladen. Viele Finanzinstitute und Unternehmen können auch die Möglichkeit bieten, ein W-9-Formular elektronisch über eine ihrer Online-Plattformen auszufüllen.
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Wer muss ein W-9 ausfüllen?
Jede natürliche oder juristische Person, die Zahlungen für erbrachte Dienstleistungen oder verkaufte Waren erhält, muss dem Kostenträger möglicherweise ein W-9-Formular vorlegen. Dazu gehören unter anderem unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler, Anbieter, Einzelunternehmer, Partnerschaften, LLCs, Unternehmen, Trusts, Nachlassvermögen und sogar Einzelpersonen, die Mieteinnahmen erhalten.
Im Allgemeinen gibt es vier wichtige Umstände, unter denen ein Unternehmen ein W-9-Formular von einer Person einholen kann:
- Das Unternehmen beauftragt einen unabhängigen Auftragnehmer. Vielleicht ist die häufigste Verwendung des W-9-Steuerformulars die Erfassung von Informationen über einen Freiberufler, einen unabhängigen Auftragnehmer oder eine selbstständige Person. Wenn Sie beispielsweise G-P Contractor nutzen, um Auftragnehmer für ein Grafikdesignprojekt einzustellen und zu bezahlen oder selbstständige Unternehmensberater hinzuzuziehen, können Sie sie bitten, ein ausgefülltes W-9Formular vorzulegen, bevor sie mit der Arbeit beginnen.
- Das Unternehmen ist eine Bank und ein Kunde eröffnet ein neues Bankkonto. Banken müssen dem IRS häufig Informationen über ihre Kunden vorlegen, wie z. B. den Betrag der im Laufe des Jahres verdienten Zinsen. Aus diesem Grund kann eine Bank einen W-9 von einem neuen Kunden anfordern. Einige Banken fordern das Formular nicht an, sondern bitten Kunden, Informationen wie ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) anzugeben, wenn sie ein Konto eröffnen.
- Ein Kreditgeber hat mit einer Schuld gearbeitet. Wenn eine Person ein Darlehen mit einem Darlehensgeber hat und der Darlehensgeber die Schuld storniert, gilt die stornierte Schuld oft als steuerpflichtiges Einkommen. Der Kreditgeber muss dem IRS Informationen zur Verfügung stellen und wird die Person wahrscheinlich bitten, ein Formular W-9 einzureichen, um es zu erhalten.
- Die Gesellschaft ist eine Investmentgesellschaft. Ähnlich wie Banken fordern Investmentfirmen häufig ein WW-9-Formular von Kunden an, damit sie dem IRS Einzelheiten zu Dividenden oder Gewinnen, die der Anleger verdient, zur Verfügung stellen können.
Denken Sie daran: Die korrekte Klassifizierung von Mitarbeitern ist der Schlüssel zur Einhaltung der Vorschriften. Ein Unternehmen behält in der Regel Lohnsteuer von Vollzeitmitarbeitern ein, während unabhängige Auftragnehmer für die direkte Zahlung ihrer eigenen Steuern an die Steuerbehörden verantwortlich sind.
So füllen Sie ein W-9-Formular aus
Auftragnehmer müssen ein W-9-Formular korrekt ausfüllen, um die Einhaltung sicherzustellen. Obwohl das Formular vom IRS stammt und zur Erfassung von Steuerdaten verwendet wird, reichen Einzelpersonen das Formular nicht beim IRS ein. Stattdessen sollte Ihr Unternehmen sie aufbewahren und verwenden, um alle informativen Steuerformulare auszufüllen, wie z. B. 1099 Forms (auch bekannt als Formular 1099-NEC).
Anweisungen für W-9: Ausfüllen eines W-9Formulars |
|---|
| Schritt 1: Bundeslandname oder Geschäftsname. |
| Schritt 2: Geben Sie den Geschäftstyp an. |
| Schritt 3: Wählen Sie die Bundessteuerklassifizierung aus. |
| Schritt 4: TIN hinzufügen. |
| Schritt 5: Adresse eingeben. |
| Schritt 6: Zertifizieren Sie das Formular. |
| Schritt 7: Reichen Sie das Formular ein. |
1. Bundeslandname oder Geschäftsname.
In Formular W-9 wird nach dem Namen des Steuerpflichtigen gefragt, wie er in der Steuererklärung der Person erscheint. Wenn Selbständige oder Einzelunternehmer das Formular ausfüllen, ist das Ausfüllen von Zeile 1 einfach: Sie müssen nur ihren Namen auf die Zeile setzen, wie er auf ihrer Steuererklärung erscheint.
Wenn eine Person das Formular für eine Personengesellschaft, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC) oder eine andere Art von Gesellschaft ausfüllt, sollte die Person den Namen der juristischen Person in Zeile 2 eintragen. Beispielsweise würde eine Partnerschaft oder Einzelmitglieds- LLC hier ihren Namen „Tätigkeit von Geschäften als“ angeben.
2. Geben Sie den Geschäftstyp an.
Wenn der Auftragnehmer unter einem bestimmten Geschäftsnamen tätig ist, sollte er diesen in die Zeile „Geschäftsname“ eingeben.
3. Wählen Sie die Bundessteuerklassifizierung aus.
Der Auftragnehmer sollte das entsprechende Kästchen für die steuerliche Klassifizierung ankreuzen. Einige Optionen umfassen Einzelpersonen/Alleininhaber, C-Gesellschaft, S-Gesellschaft, Personengesellschaft, Treuhand-/Immobiliengesellschaft oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung.
4. TIN hinzufügen.
Auftragnehmer sollten ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) hinzufügen, wenn sie ein Einzel- oder Einzelunternehmer sind.
Wenn es sich um ein Unternehmen handelt, gilt eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN). Es kann sein, dass Personen, die ein W-9 ausfüllen, noch keine Steueridentifikationsnummer (TIN) haben. Je nach Staatsangehörigkeit oder Unternehmensstatus können sie eine TIN beantragen und in Teil I des schreibenW-9. Sie unterliegen der Quellensteuer, bis sie ihre TIN erhalten und W-9 dem Kostenträger eine aktualisierte einreichen.
5. Geben Sie die Adresse ein.
Als nächstes sollte der Auftragnehmer seine Adresse in die Zeile „Adresse“ eingeben. Dies sollte die Adresse sein, die mit ihrer TIN verbunden ist.
6. Zertifizieren Sie das Formular.
Der Arbeiter sollte das Formular in den dafür vorgesehenen Bereichen unterzeichnen und datieren, um zu bestätigen, dass die bereitgestellten Informationen korrekt sind.
7. Reichen Sie das Formular ein.
Das ausgefüllte Formular W-9 sollte an den Antragsteller gesendet werden, der es für Steuererklärungszwecke benötigt.
Um Probleme mit der Steuerberichterstattung oder -zahlungen zu vermeiden, ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle auf dem Formular W-9 bereitgestellten Informationen korrekt sind und mit den IRS-Datensätzen übereinstimmen.
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DIESE INHALTE DIENEN REIN INFORMATIVEN ZWECKEN UND STELLEN IN KEINERLEI WEISE RECHTLICHE ODER STEUERLICHE RATSCHLÄGE DAR. G-P bietet keine Beratung oder Unterstützung bei der Verarbeitung oder Verwaltung von W-9-Formularen an. Sie sollten sich stets von Ihrem/n eigenen Rechts- oder Steuerberater/n beraten lassen und sich auf sie verlassen. Die Informationen sind allgemeiner Natur und nicht auf ein bestimmtes Unternehmen oder eine bestimmte Belegschaft zugeschnitten und spiegeln nicht G-Ps Produktbereitstellung in jeglichen Ländern wider. G-P übernimmt keine Haftung oder Gewährleistung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität dieser Informationen und haftet nicht für Folgen oder Schäden, die aus der Anwendung oder dem Vertrauen auf diese Informationen, oder im Zusammenhang mit diesen Informationen entstehen.
