Contratar contratistas independientes en lugar de empleados determina sus responsabilidades fiscales y obligaciones legales. Para las empresas globales, la decisión también afecta la velocidad de entrada al mercado y la flexibilidad de la fuerza laboral. Hay muchas cosas que debe tener en cuenta al elegir el tipo de trabajador adecuado para su negocio.

¿Cuál es la diferencia entre un contratista independiente y un empleado?

Tabla que muestra la diferencia entre un empleado y un contratista independiente

Los empleados trabajan bajo las reglas de una empresa, siguen las horas establecidas y reciben beneficios. En los EE. UU., el empleado promedio de tiempo completo trabaja al menos 40 horas por semana. Los contratistas operan de manera independiente, gestionan sus propios cronogramas y prestan servicios en virtud de un contrato. Las diferencias clave entre contratista y empleado incluyen:

  • Función y autonomía: los empleados trabajan bajo la supervisión y dirección de la compañía. El empleador administra las horas de trabajo, los métodos para realizar el trabajo y su trabajo está integrado en las operaciones centrales del negocio. Los contratistas operan de manera independiente, determinando cómo y cuándo realizar el trabajo, y su trabajo puede ser distinto del negocio principal de la compañía. También pueden trabajar con varios clientes simultáneamente. 

  • Herramientas y equipos de trabajo: los empleadores proporcionan a los empleados las herramientas y equipos necesarios para realizar su trabajo y reembolsar los gastos de trabajo. Los contratistas independientes proporcionan sus propios equipos y herramientas y cubren sus gastos. 

  • Beneficios: los empleados reciben beneficios como licencia con goce de sueldo, seguro médico y planes de jubilación. La mayoría de los contratistas independientes no obtienen ningún beneficio proporcionado por la compañía. Son responsables de su propio seguro y de la planificación de la jubilación.

  • Estado legal: los empleados están cubiertos por las leyes laborales locales y tienen derecho a los derechos y beneficios proporcionados en virtud de esas leyes. El empleador administra los impuestos sobre la nómina, las contribuciones sociales y los beneficios legales. Los contratistas independientes se consideran autónomos y no están sujetos a las leyes laborales y de empleo. Son responsables de sus propios impuestos, seguros y obligaciones de cumplimiento.

Ventajas y desventajas de contratar empleados frente a contratistas

Categoría

Profesionales de empleados

Desventajas de los empleados

Profesionales de contratistas

Desventajas del contratista

Control

El empleador tiene control total sobre el cronograma de trabajo, los procesos y las herramientas

El empleador proporciona supervisión, gestión y recursos

La entidad contratante puede enfocarse en los entregables sin la supervisión diaria del contratista

La entidad contratante tiene menos control sobre los horarios, métodos de trabajo y prioridades de los contratistas

Compromiso

Los empleados proporcionan estabilidad a largo plazo e se integran en la cultura de la empresa

Más difícil de escalar hacia arriba o hacia abajo

Es fácil aumentar o reducir la fuerza laboral según las necesidades del proyecto

Los contratistas pueden priorizar a otros clientes

Costo

Estructura salarial predecible, la inversión en capacitación da sus frutos con el tiempo

Costos continuos más altos de salarios, beneficios e impuestos

A menudo, un costo total más bajo sin beneficios ni impuestos sobre la nómina

Las tarifas por hora o por proyecto pueden ser más altas que el salario equivalente

Cumplimiento

Las reglas están claramente definidas en virtud de las leyes de empleo locales

Debe seguir regulaciones estrictas, requisitos de beneficios y reglas de despido

Cumplimiento simplificado en algunos países, con menos beneficios y obligaciones fiscales

Riesgo de clasificación errónea del trabajador si el contratista cumple con los criterios del empleado

Acceso a habilidades

Puede desarrollar experiencia interna especializada para el crecimiento a largo plazo

Los empleados pueden necesitar más capacitación por adelantado para funciones específicas

Acceso a muchas habilidades y experiencia a pedido

Cuando los contratistas pasan de un proyecto, sus habilidades van con ellos

Resumen

Fortalece la presencia y las relaciones del mercado a largo plazo

Mayores costos fiscales y de beneficios

Puede probar la entrada al mercado global antes de configurar una entidad

La clasificación errónea de los trabajadores puede desencadenar pagos atrasados y sanciones

Por qué contratar a un empleado frente a un contratista

Contratar a un empleado puede ser más beneficioso si necesita estabilidad y compromiso a largo plazo. Los empleados apoyan la continuidad del negocio y contribuyen a la cultura de la compañía. Priorice la contratación de un empleado para:

  • Funciones comerciales principales: los puestos que afectan las operaciones diarias o la calidad del producto se benefician de la supervisión consistente y la alineación de los procesos de la compañía.

  • Acceso a datos confidenciales: los empleados siguen protocolos de confidencialidad y seguridad más estrictos, lo que reduce el riesgo de filtraciones de datos.

  • Puestos orientados al cliente: estas personas deben generar confianza y alinearse con los valores corporativos.

  • Industrias reguladas: en los sectores financiero, de atención médica y de defensa, los empleados de tiempo completo ayudan a cumplir con las obligaciones de cumplimiento específicas de la industria.

Los empleados a largo plazo adquieren un profundo conocimiento de sus productos, procesos y relaciones con los clientes. Esta experiencia fortalece la resiliencia durante transiciones o interrupciones del mercado. Los empleados también vienen con beneficios de mitigación de riesgos y cumplimiento:

  • Clasificación clara: los empleados se ajustan a marcos legales definidos en la mayoría de los países, lo que reduce los riesgos de clasificación errónea de los trabajadores.

  • Cumplimiento normativo: los empleadores pueden cumplir con las obligaciones legales de beneficios, horas de trabajo y seguridad en el lugar de trabajo.

Control más sólido de la producción de trabajo: las leyes laborales otorgan a los empleadores más autoridad sobre los métodos de trabajo, la calidad y la capacitación de los empleados.

Por qué contratar a un contratista independiente en lugar de un empleado temporal

Los contratistas independientes y los empleados temporales ofrecen soluciones de fuerza laboral a corto plazo. Un empleado temporal es contratado por un período fijo. Trabajan bajo su supervisión y siguen las políticas de su empresa. Se diferencian de los contratistas independientes de las siguientes maneras:

  • Autonomía: un empleado temporal trabaja bajo la dirección del empleador y sigue los procesos establecidos.

  • Condición laboral: los empleados temporales están en la nómina de su empresa.

  • Beneficios: los empleados temporales pueden tener derecho a beneficios legales, según las leyes locales y la duración del empleo.

  • Cumplimiento: Los contratistas independientes se rigen por los términos de su contrato. Los empleados temporales están cubiertos por las leyes laborales y de empleo locales.

  • Estructura de costos: Si bien los contratistas independientes reciben un pago por proyecto o entregable, los empleados temporales reciben un pago por hora o por salario. Es posible que les adeude beneficios y contribuciones.

  • Flexibilidad: contratar a un contratista le permite ingresar a un nuevo mercado global sin el compromiso de un empleo de tiempo completo.

 

Contractor

Empleado temporal

Trabajo basado en proyectos

Ideal para proyectos especializados como el desarrollo de software o campañas de marketing

Adecuado para funciones que requieren integración con equipos existentes, como soporte administrativo durante transiciones del sistema

Necesidades estacionales

Ideal para funciones que necesitan orientación mínima, como diseño independiente para lanzamientos de productos de temporada

Eficaz para el comercio minorista o la hospitalidad durante los períodos pico cuando la coordinación en persona es crítica

Experiencia especializada

Acceso a experiencia técnica o legal especializada no disponible internamente

Llena las brechas de habilidades durante períodos definidos sin comprometerse con una contratación permanente

Consideraciones de cumplimiento

La clasificación errónea de los trabajadores tiene mayores riesgos si su acuerdo de trabajo refleja el de un empleado en virtud de la ley local

Tiene derecho a protecciones legales y puede desencadenar obligaciones regulatorias relacionadas con la plantilla en algunos países.

Consideraciones de costos

Puede ser más rentable para proyectos cortos y especializados al evitar compromisos de salario y beneficios a largo plazo

Puede tener costos totales más altos debido a los impuestos y beneficios de nómina, pero ofrece más control operativo y alineación cultural 

Cómo los países definen a los contratistas frente a los empleados

Cómo los países definen a los contratistas frente a los empleados

Las definiciones de contratistas y empleados varían según el país, pero muchas leyes se centran en el grado de independencia y la integración comercial. La mayoría de las jurisdicciones aplican estas pruebas para determinar el estado:

  • Prueba de control: ¿Quién dirige cómo, cuándo y dónde se realiza el trabajo?

  • Prueba de integración: ¿El trabajador forma parte de las operaciones comerciales principales?

  • Prueba de dependencia económica: ¿El trabajador depende de un cliente para la mayor parte de sus ingresos?

  • Responsabilidad de equipos y gastos: ¿Quién proporciona herramientas y cubre los costos?

En los EE. UU., las dos agencias federales principales, el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS) y el Departamento de Trabajo (Department of Labor, DOL), actualmente utilizan diferentes pruebas para la clasificación de los trabajadores, lo que puede conducir a diferentes resultados para el mismo trabajador. El IRS se relaciona con la situación laboral para fines impositivos federales. La prueba DOL determina la condición de empleo en virtud de la Ley de Normas Laborales Justas (Fair Labor Standards Act, FLSA), que rige el salario mínimo y las horas extras. Por lo general, primero debe observar la prueba DOL. En los EE. UU., el IRS utiliza una prueba de tres categorías , control conductual, control financiero y tipo de relación, para definir contratistas y empleados. Actualmente, el Departamento de Trabajo (Department of Labor, DOL) de los EE. UU. aplica una prueba de “realidad económica” que analiza varios factores para determinar si un trabajador está en el negocio para sí mismo o depende de la compañía contratante.

En la Unión Europea (UE), la clasificación de los trabajadores se centra en el control, la integración y la dependencia. Países como Alemania tienen sanciones estrictas por el falso trabajo autónomo. Las definiciones varían en la región Asia-Pacífico. Australia prioriza los términos del contrato, mientras que India y Singapur se centran en la supervisión y el cumplimiento legal. En América Latina, la mayoría de los países, incluidos Brasil y México, asumen la condición de empleado a menos que pueda proporcionar evidencia clara de independencia.

 ConG-P Contractor™, puede verificar instantáneamente los contratos para detectar una clasificación errónea y obtener orientación procesable para proteger su negocio de multas costosas. G-P Contractor reúne a todos los contratistas y contratos en un solo lugar para que pueda ejecutar ciclos de pago rápidos y precisos en más de 190 países y más de 130 divisas. 

Implicaciones comerciales

Una plantilla de contrato no cumplirá con todos los estándares legales si su empresa opera en diferentes países. Siga estas mejores prácticas para mantener su negocio en cumplimiento:

  • Realizar revisiones de clasificación específicas de la jurisdicción antes de la contratación.

  • Alinear los contratos con las condiciones laborales reales.

  • Mantener evidencia que respalde las decisiones de clasificación.

  • Revisar el estado del trabajador periódicamente a medida que evolucionan las funciones.

Consideraciones sobre permisos de trabajo para contratistas y empleados internacionales

Asegurar los permisos de trabajo adecuados para sus trabajadores globales mantiene su negocio funcionando sin problemas. Sin la autorización de trabajo adecuada, puede enfrentar retrasos en el proyecto, desencadenar multas y dañar su capacidad para operar en mercados clave.

Necesidades de visas y permisos de trabajo

Por lo general, los empleados necesitan una visa de trabajo patrocinada por el empleador vinculada a una función y ubicación específicas. Estos permisos pueden tener condiciones estrictas, como contratos de empleo y prueba de calificaciones. 

Los contratistas pueden ingresar a ciertos países con visas de visitantes comerciales para actividades a corto plazo (como asistir a reuniones o negociar contratos). Muchas jurisdicciones regulan estrictamente lo que constituye una actividad de “visitante comercial” permisible, y realizar el trabajo real puede requerir un permiso específico del contratista o incluso una entidad local. La violación de estas reglas puede dar lugar a multas, deportación o prohibiciones. Las reglas difieren según el país, y algunos mercados, como la UE, requieren un registro adicional, incluso para estadías cortas. Vale la pena señalar que los contratistas no necesitan una visa de trabajo si trabajan de forma remota desde su propio país para una empresa internacional.

Riesgos de incumplimiento

Contratar personas sin la autorización adecuada puede dar lugar a multas, impuestos retroactivos, cancelaciones de visas y prohibiciones de viaje. Incluso puede obtener restricciones sobre los patrocinios de permisos de trabajo futuros. En casos graves, los ejecutivos pueden ser considerados personalmente responsables. El daño a la reputación puede afectar la confianza del cliente y la moral de los empleados.

Cómo las soluciones de EOR optimizan la movilidad global

Las soluciones de empleador registrado (Employer of Record, EOR), como G-P EOR, gestionan el cumplimiento, para que no tenga que hacerlo. Un proveedor de EOR tiene experiencia en el país y reduce el riesgo de clasificación errónea de los trabajadores. Las EOR manejan la preparación de documentos y adaptan los procesos a la ley local, lo que permite que su empresa contrate talentos de manera rápida y legal.

Riesgos de clasificar erróneamente a los contratistas internacionales y cómo mitigarlos

Las empresas que clasifican incorrectamente a los trabajadores pueden enfrentar sanciones financieras, acciones legales y daños a la reputación. A nivel internacional, la clasificación es aún más compleja. 

En algunos países, como Francia, el trabajador mal clasificado puede reclamar beneficios para empleados. Si el trabajador mal clasificado tiene una visa que requiere la condición de empleado, se puede prohibir a la compañía la contratación futura en ese país.

Las sanciones dependen del tamaño de su empresa, la duración de la clasificación errónea y si fue intencional.

Siga estos pasos para reducir el riesgo:

  1. Revise las regulaciones laborales que se aplican a su equipo.

  2. Realizar auditorías regulares. 

  3. Mantenga los contratos claros y actualizados.

  4. Consulte a expertos legales y de RR. HH. durante todo el proceso. 

Gracias a G-PÔ, puede contratar empleados y contratistas internacionales de manera rápida y conforme.

Consideraciones de pago e impuestos para contratistas independientes frente a empleados

Contratar empleados a nivel internacional conlleva varias obligaciones fiscales. Por ejemplo, la mayoría de los países exigen que los empleadores retengan el impuesto sobre la renta de los salarios de los empleados. 

El seguro social es otra consideración. Muchas veces, los empleados que trabajan internacionalmente contribuyen al sistema en el país donde viven y trabajan, en lugar del país donde son ciudadanos. Es raro que los empleados contribuyan al seguro social de un país en el que no viven ni trabajan. Los acuerdos de totalización, como el que se celebra entre los EE. UU. y el Reino Unido, están diseñados para evitar el doble impuesto de seguridad social y ayudar a determinar a qué sistema del país debe contribuir un empleado. 

Las empresas también pueden desencadenar el establecimiento permanente en los países donde contratan. Esto significa que se considera que su empresa tiene una presencia gravable en el país, incluso si no tiene una sucursal formal allí.

Muchas empresas contratan contratistas para explorar nuevos mercados sin el compromiso de un empleo de tiempo completo. Si va por esta ruta, asegúrese de clasificar a sus trabajadores de acuerdo con las leyes laborales locales.


Contratar empleados y contratistas con G-P

Si bien los contratistas ofrecen flexibilidad, los empleados apoyan la estabilidad operativa y la alineación cultural. Con G-P,  puede contratar a ambos tipos de trabajadores de manera rápida y conforme. 

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