La tecnología adecuada puede ayudarlo a escalar su negocio y ayudar a su equipo a funcionar de manera más eficiente desde cualquier lugar del mundo. Con la abundancia de paquetes de software disponibles en el mercado, puede ser difícil tamizar el ruido y encontrar lo que realmente necesita. Entonces, ¿por dónde comienza?
Si bien cada empresa y cada situación son diferentes, estas son seis cosas que debe considerar a medida que analiza las soluciones tecnológicas para su equipo global.
Manténgase a la vanguardia de la curva
El mejor momento para pensar en una solución tecnológica es antes de llegar a un punto crítico con sus sistemas actuales. Busque en toda su organización “puntos de presión”: a medida que su empresa crece, ¿dónde aumentará el trabajo? Tal vez tenga un sistema existente que no pueda seguir el ritmo de su crecimiento, o tal vez haya procesos manuales que se están realizando en los que es necesario introducir un sistema para que pueda escalar su negocio.
Al evaluar el software, tenga en cuenta lo siguiente:
- Crecimiento futuro: compre un sistema que pueda mantenerse al día con su crecimiento en los próximos años; la transición de los sistemas es difícil y difícil para su equipo, así que invierta en su futuro por adelantado para evitar cambiar las cosas más adelante.
- Integración entre equipos: tener sistemas individuales para cada departamento puede ser ineficiente y costoso; busque software multiuso que pueda ser útil en varios lugares de su organización y/o sistemas que puedan integrarse fácilmente entre sí para mejorar la eficiencia en toda su empresa.
Conozca al equipo de implementación
Su decisión no es solo qué paquete de software elige, su éxito dependerá en gran medida del equipo de implementación del proveedor. Al analizar paquetes de software, es probable que haya varias opciones que le brinden la funcionalidad básica que necesita. Mientras habla con posibles proveedores, trate esas conversaciones como si estuviera entrevistando a un posible empleado; estas personas serán una extensión de su equipo. Necesitan comprender su cultura y poder avanzar con usted a través del proyecto.
En varias ocasiones, nuestra decisión final de elegir un proveedor definitivamente se tomó en cuenta en el equipo de implementación. ¿A quién quiere tener con usted en las zanjas mientras trabaja con fiebre para cumplir con una fecha límite? ¿O cuando las cosas salen mal? A veces, el gran proveedor de nombre familiar no es la respuesta correcta. Elegir el equipo más competente que se adapte al estilo de trabajo de su empresa siempre será la opción correcta.
Alcance la nube
Especialmente con un equipo global, tener la flexibilidad de trabajar desde cualquier lugar es crucial. Elegir sistemas que le permitan iniciar sesión a través de la nube desde cualquier dispositivo casi se considera el mínimo desnudo en la actualidad, pero esto se vuelve cada vez más importante cuando crece a nivel mundial. Como parte de una evaluación e implementación de nuevos sistemas, su equipo de TI también debe asegurarse de que todas sus oficinas tengan la infraestructura y el ancho de banda adecuados para respaldar su elección.
Enfoque en la seguridad
Con equipos que acceden a su información desde todo el mundo, la seguridad es fundamental. Como parte del proceso de evaluación, asegúrese de que su equipo de TI comprenda en qué países está trabajando actualmente y a dónde podría expandirse en un futuro cercano para evitar sorpresas. Deben comprender las leyes de seguridad de datos en esos países para que todos los sistemas que compre o construya cumplan con . Estas regulaciones varían MUCHO de un país a otro, así que tómese un tiempo para hacer su tarea y evitar cualquier problema más adelante.
También debe observar la funcionalidad dentro del sistema para ayudar a su equipo en todas las zonas horarias, como la capacidad de un usuario de restablecer su propia contraseña. No quiere que alguien en Asia pierda un día de trabajo porque el administrador del sistema con sede en los EE. UU. está dormido y no está disponible para restablecer la contraseña.
Minimice su personalización
No existe una fórmula mágica sobre cuál es el nivel perfecto de personalización en un paquete de software determinado. Depende del software y de su negocio. Debe esforzarse por lograr una personalización suficiente, suficiente para que tenga sentido para su negocio y flujo de trabajo, pero la cantidad mínima de personalización posible para lograr ese objetivo.
Cuanta más personalización tenga, más problemas podrá tener en el futuro cuando llegue el momento de una nueva versión del proveedor de software. Usted y su equipo, y tal vez su proveedor, tendrán que probar cada una de sus personalizaciones antes de que puedan lanzar una actualización. Eso puede traducirse en mucho tiempo y dinero. Personalice para obtener la mayor eficiencia para su equipo, pero minimice lo mejor que pueda y, en su lugar, encuentre formas creativas de usar la funcionalidad existente del sistema en el software para satisfacer sus necesidades.
Escuche a su equipo
Las personas que están mejor posicionadas para ayudarlo a elegir y diseñar su nuevo sistema NO son los proveedores de software, su gerente de proyecto o su equipo de gestión, sino las personas que están haciendo el trabajo. Es posible que se le ocurra una idea fantástica, pero en función de la forma en que el trabajo realmente fluye para su equipo, podría terminar haciendo que su trabajo sea ENORME y podría interferir potencialmente con su estrategia de escalamiento comercial. Deje que las personas que finalmente utilizarán el software sean su guía sobre los requisitos y las personalizaciones.
Debe estar en contacto con las personas que serán los usuarios finales del sistema durante todo su proceso de desarrollo e implementación:
- Tenga un tipo de debate de “grupo de enfoque” con cada uno de los equipos afectados mientras construye sus requisitos comerciales iniciales: sueñe a lo grande y obtenga la lista de deseos de todos, mientras establece la expectativa de que no todos los elementos de la lista de deseos harán el recorte
- Si se trata de una situación en la que tiene estructuras de alambre, reúna a los equipos para dar su opinión antes de profundizar demasiado en el desarrollo.
- Divida la funcionalidad en piezas o módulos y haga que los equipos se enfoquen en realizar pruebas de IU controladas
- Si necesita introducir la funcionalidad en etapas con el tiempo, pregunte al equipo qué será lo más útil e impactante para ellos, y priorice esos elementos.
- Tenga sesiones de capacitación interactivas con ellos antes de la implementación; son su mejor fuente para descubrir la logística detallada que hará que todo funcione a diario.
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