¿Por qué comenzar un negocio en Alemania? El país ofrece muchas ventajas económicas y relacionadas con el personal. Su ubicación centralizada, su enorme economía y su alta calidad de vida proporcionan numerosos beneficios comerciales, incluida una gran población de clientes potenciales, una zona horaria ideal para los negocios globales, un PIB alto per cápita — USD 47,446 al2019— y una fuerza laboral calificada y educada. Si su empresa puede aprovechar estos beneficios, encontrará excelentes oportunidades de crecimiento y ganancias en Alemania.
Si está considerando expandir su negocio a Alemania, uno de los primeros pasos es registrarse formalmente. Registrar una empresa en Alemania puede ser complicado y llevar mucho tiempo, al igual que su investigación antes de comenzar el proceso.
Cómo expandir una empresa a Alemania
Cuando su empresa esté lista para expandirse, tiene dos opciones básicas: establecer una subsidiaria o trabajar con un empleador registrado (Employer of Record, EOR). La asociación con una EOR a menudo hace que el proceso sea más simple y fácil, aunque las empresas que ya están familiarizadas con las subsidiarias pueden elegir esta opción tradicional.
Para comenzar con una expansión tradicional basada en subsidiarias, su empresa necesita recopilar información esencial sobre temas como el costo de vida, los impuestos y las contribuciones al seguro social que necesita hacer en Alemania. También debe investigar lo que necesita para contratar, incluido lo siguiente:
- Requisitos del contrato
- Leyes laborales
- Salarios típicos
- Políticas de tiempo libre remunerado
- Prestaciones
- Restricciones de despido
- Requisitos del convenio colectivo de trabajo (Collective Bargaining Agreement, CBA)
La nómina en Alemania puede ser particularmente compleja: su empresa no puede simplemente depositar fondos en las cuentas bancarias de sus nuevos empleados. Debe investigar impuestos y retenciones para diversos programas de seguridad social, y deberá asegurarse de pagar estas sumas a tiempo para mantener el cumplimiento legal de su empresa.
Sin embargo, antes de completar todas estas tareas, debe incorporar su negocio y considerar el costo de registrar una empresa en Alemania. Estos pasos son esenciales para que su subsidiaria opere legalmente en el país.
¿Cuáles son los requisitos de formación de negocios en Alemania?
El registro de empresas extranjeras en Alemania puede ser un proceso complejo y lento. Estos son algunos de los pasos que su empresa deberá completar:
1. Una estructura corporativa
Cuando se trata de cómo establecer una empresa en Alemania, su empresa tiene algunas opciones sobre cómo puede incorporar:
Empresa de comercio abierto: constituirse como una empresa de comercio abierto, o Offene Handelsgesellschaft (OHG), a menudo es una opción atractiva para los comerciantes mayoristas. Como empresa comercial abierta, su empresa necesitaría un acuerdo formal de asociación y un registro en el registro comercial. No necesitaría aportar capital mínimo, por lo que los accionistas no serían responsables con sus activos privados por deudas o quiebra.
Sociedad limitada: Una sociedad limitada, conocida en Alemania como Kommanditgesellschaft (KG), requiere capital. Al igual que una compañía comercial abierta, requiere un acuerdo formal de asociación y un registro en el registro comercial alemán. El contrato entre los socios determina la distribución de ganancias y pérdidas, y el fundador debe presentar un informe de esas ganancias y pérdidas a la oficina fiscal local cada año. Si la compañía se declara en quiebra o incurre en deudas, los propietarios se vuelven responsables con sus activos privados, pero la responsabilidad de los socios limitados se extiende solo a su inversión.
Pequeña sociedad anónima: Es posible constituirse como una pequeña sociedad anónima, o Aktiengesellschaft (AG), pero es menos frecuente en Alemania. Esta estructura es más compleja de configurar que las alternativas, aunque solo requiere un accionista. Para incorporarse como una pequeña compañía de acciones, una empresa debe tener fundadores dedicados que puedan aportar grandes cantidades de capital, generalmente al menos 50,000 euros, y luego tomar el control de todas las acciones de la compañía. La empresa también debe formar una junta de supervisión, obtener la certificación de notario y obtener el registro en el registro comercial.
Sociedad privada de responsabilidad limitada: La versión alemana de una sociedad de responsabilidad limitada es Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Es probable que este tipo de empresa sea más familiar para las empresas estadounidenses, británicas, suizas y austríacas, aunque las empresas de otros países también pueden usarla. A diferencia de las otras opciones de esta lista, un registro de GmbH en Alemania es financieramente independiente de las personas que lo operan, y cualquier ganancia se destina directamente a la compañía después de pagar los impuestos necesarios. Formar este tipo de empresa requiere una inversión de 25,000 euros en capital accionario, la mitad de los cuales los fundadores deben poner en práctica antes del registro.
Sociedad de responsabilidad limitada empresarial: Este tipo de sociedad, conocida en Alemania como Unternehmergesellschaft (UG), es un tipo particular de Gmbh que requiere solo 1 euro de capital accionario. Es ideal para fundadores que no desean aportar mucho capital por adelantado.
2. Un nombre de empresa único
Asegúrese de no usar ningún nombre de compañía alemana preexistente para su nueva sucursal. Consulte el registro comercial alemán, o Handelsregister, para asegurarse de que el nombre de su empresa propuesta no esté ya en uso.
Si está en uso, deberá cambiarlo antes de poder presentar la documentación oficial.
3. Un objetivo claro de la compañía
La ley alemana exige que usted establezca un objetivo oficial, o Unternehmensgegenstand, para su empresa cuando se registre. Este objetivo debe incluir el propósito de su empresa y las actividades en las que participará. El objetivo es legalmente vinculante, por lo que querrá considerar cuidadosamente los objetivos y las actividades de su empresa antes de finalizar una declaración oficial. También debe incluir el objetivo de su empresa en sus estatutos.
Por lo general, la Cámara de Comercio e Industria de Alemania verificará el nombre y el objetivo de su empresa de forma gratuita. Vale la pena aprovechar este servicio para ganar confianza en sus propuestas.
4. Actas constitutivas y una lista de accionistas
Su empresa debe redactar los estatutos oficiales antes de que usted pueda registrarse formalmente. Puede usar una plantilla estándar para armar estos artículos, elaborar su declaración de registro y definir los estatutos de la compañía. O bien, puede escribir sus artículos de asociación desde cero, si lo prefiere.
También debe compilar una lista de los accionistas en la sucursal de su empresa. Archivará esta lista formalmente durante el registro, así que asegúrese de que esté completa y sea precisa.
Si sus accionistas y directores no son ciudadanos alemanes o de la Unión Europea (UE), requerirán documentación extensa. Un notario local deberá confirmar la existencia de su empresa y la representación adecuada, y las autoridades estatales también deben firmar. Si sus directores no son ciudadanos naturalizados de Alemania, es posible que deban proporcionar una prueba de residencia permanente o una visa de entrada múltiple.
Debido a que estos requisitos son legalmente complicados, es posible que su empresa desee contratar los servicios de una EOR con conocimientos. Una EOR ya tendrá presencia comercial en Alemania, por lo que puede evitar los complejos requisitos comerciales alemanes y comenzar a contratar de inmediato.
5. Seguros
Es probable que su compañía necesite adquirir un seguro y, para mayor tranquilidad, probablemente desee obtener un seguro adicional más allá de lo que es obligatorio. Es posible que necesite un seguro de negocios, seguro de personal, seguro de construcción y contenido, seguro de responsabilidad pública u otros tipos de cobertura.
Cómo registrar su empresa en Alemania
Dado que el proceso de registro de la compañía en Alemania es complejo, es importante seguir estos pasos:
1. Vaya a un notario para incorporar su sucursal.
El primer paso es reunir a sus accionistas y dirigirse a la oficina de un notario. Asegúrese de traer la identificación y los documentos necesarios, como su acta constitutiva, lista de accionistas y objetivo de la compañía.
Si su empresa puede trabajar con un notario para pagar sus honorarios, es posible que pueda ahorrar tiempo. Ser responsable de los cargos usted mismo causará una demora: tendrá que esperar para recibir una factura por correo y no recibirá su licencia hasta que la haya pagado. Sin embargo, el notario con el que trabaja puede dar fe del pago, especialmente si deposita los fondos en efectivo en la oficina del notario.
2. Configure una cuenta bancaria alemana.
Su compañía requiere una cuenta bancaria alemana para sus transacciones comerciales, de nómina y relacionadas con impuestos dentro del país. Tener una cuenta bancaria alemana le permite declarar su negocio formalmente y comenzar a pagar impuestos.
Si su empresa ya tiene una cuenta bancaria europea en otro país, es posible que pueda usar esa cuenta para operaciones comerciales en Alemania. La cuenta debe admitir transferencias de la Zona de Pagos Únicos en Euros (SEPA) si elige este acuerdo.
Tenga en cuenta que muchos bancos alemanes no prestan servicios a los fundadores de compañías que no son ciudadanos alemanes o de la UE. Es posible que su empresa desee ajustar su lista de fundadores en consecuencia o interactuar con socios externos que puedan prestar asistencia.
Tan pronto como tenga una cuenta bancaria, puede depositar su capital accionario, o Stammkapital, en la cuenta en efectivo o mediante transferencia bancaria. Luego, deberá enviar una copia del comprobante de depósito al notario como confirmación y pagar su factura del notario.
3. Contratar los servicios de asesores fiscales calificados.
Trabajar con asesores fiscales calificados es beneficioso porque pueden ayudarle a navegar por los matices fiscales locales complicados, y la asociación ofrece beneficios adicionales durante el proceso de registro de su empresa. Sus asesores fiscales pueden hacer parte del trabajo de registro por usted, lo que le ahorra tiempo y trabajo mental. Los buenos asesores fiscales también pueden ser fundamentales para ayudarle a completar el cuestionario de oficina de impuestos necesario, o Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Es posible que desee otorgar a sus asesores fiscales poder notarial para que puedan tomar decisiones relacionadas con los impuestos en nombre de su empresa.
4. Envíe su registro comercial y obtenga una licencia comercial.
El siguiente paso es enviar su registro comercial a su oficina comercial local, Gewerbeamt, y recibir la licencia conocida en Alemania como Gewerbeschein. Esta licencia comercial le permite a su empresa comenzar a operar en el país.
Es probable que su empresa pueda solicitar esta licencia comercial en línea, o puede ir a la oficina de cumplimiento de órdenes públicas, Ordnungsamt.
5. Registre su empresa en el registro comercial.
El siguiente paso en el registro de la empresa alemana es presentar la documentación de registro en el registro comercial, o Handelsregister, en su ubicación. Hacerlo establecerá su empresa legalmente y protegerá el nombre de su empresa.
Para registrarse en Handelsregister, su empresa debe proporcionar un contrato de empresa notarizado. También es probable que tenga que pagar una tarifa de unos cientos de euros.
6. Registre su empresa en la oficina de impuestos.
Una vez que haya obtenido las cuentas y licencias requeridas y presentado algunos documentos preliminares necesarios, puede registrar su empresa en Alemania. Para hacerlo, debe ir a la oficina de impuestos, Finanzamt, para completar la documentación de registro oficial, o puede enviar la documentación completa por correo. También es posible que deba mostrar el recibo de la caja registradora.
La documentación de registro, conocida oficialmente como Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, es larga y compleja. Para ahorrar tiempo y garantizar la precisión, muchas empresas solicitan ayuda a sus socios fiscales en esta etapa, si no antes.
7. Regístrese con organismos comerciales locales.
Una vez que su empresa esté registrada formalmente en Alemania, es posible que también desee registrarse en los organismos gubernamentales locales. Investigue las organizaciones relevantes en su área, incluida la Cámara de Industria y Comercio local o la Cámara de Artesanías Especializadas.
También querrá registrarse en la organización profesional, conocida en Alemania como Berufsgenossenschaft, que cubre la industria de su empresa.
8. Obtenga sus números de identificación fiscal.
Una vez que se registre, su empresa recibirá un número de identificación fiscal de Finanzamt. Este número, conocido como número de Steueridentifikations, es el número de impuesto que utilizará para muchas de sus transacciones fiscales locales.
Una vez que tenga su número de identificación fiscal, es posible que también deba presentar una solicitud ante la oficina de Impuestos Federales para obtener el número de identificación del impuesto al valor agregado (IVA), o USt-IdNr, que utilizará para sus impuestos al valor agregado. No recibirá un número de identificación de IVA si su empresa es lo suficientemente pequeña como para no pagar un IVA.
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Registrar una empresa en Alemania es un proceso largo y complejo. Una opción más atractiva es asociarse con una EOR de buena reputación. Una EOR puede proporcionar servicios valiosos para su empresa, lo que incluye actuar como empleador legal para sus empleados. El uso de una EOR significa que evita el complicado proceso de registrar una empresa y nunca tiene que preocuparse por las leyes fiscales o cumplir con regulaciones desconocidas.
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